Öffentliche Ausschreibung 2022 Facilities Management Services for OCCAR-EA Bonn Site Referenznummer der Bekanntmachung: COS/23001/BONN Site 2022-12-09

Facilities Management Services for OCCAR-EA Bonn Site Referenznummer der Bekanntmachung: COS/23001/BONN Site

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
NUTS-Code: DEA22 Bonn, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 53175
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.occar.int/

I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung

Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben

I.3)Kommunikation

Der Zugang zu den Auftragsunterlagen ist eingeschränkt. Weitere Auskünfte sind erhältlich unter: https://www.occar.int/

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation

I.5)Haupttätigkeit(en)

Verteidigung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Facilities Management Services for OCCAR-EA Bonn Site

Referenznummer der Bekanntmachung: COS/23001/BONN Site

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

79993100 Betriebsmittelverwaltung - DA26

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Description of the subject and scope of the contract:

A competition to award a contract for Facilities Services for OCCAR-EA’s Bonn Site for a 3-year duration from 1st September 2023.

The main objective of the contract is to provide the following services to OCCAR during office working hours (08:15 -17:30 Monday to Thursday & to 15:30 on Fridays):

- To provide receptionist support for two reception points, manned during office hours;

- To provide a travel booking and administrative service during office hours;

- To manage postal, messenger, stationery and portering (furniture moving) services;

- Provision of First Aid support to OCCAR staff, with trained first aid staff;

- Administration of meeting room usage, preparation and catering;

- To provide first tier support in Facilities Management such as fault reporting, minor fault fixing;

- Any other reasonable office related tasks as directed by the OCCAR Site Management team.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

Wert ohne MwSt.: 1 800 000.00 EUR

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA22 Bonn, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

At OCCAR-EA Central Office site located at Godesberger Alle 150-154, Bonn, Germany.

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

- It is expected that a prime contractor is awarded the final contract. Whilst sub-contracting will be authorised, the prime contractor will be required to submit to open book accounting (prices agreed with any subcontractor) with OCCAR-EA, to validate the price, including any management fee and profit margin added by the prime contractor. There will also be a requirement to provide information on performance management criteria between the two parties in such a relationship

- The contract starting date is planned to be 1st of September 2023.

- The contract duration will be three (3) years with the option of an extension for one (1) year twice. Probationary, performance and renewal conditions are to be agreed in the contract.

- The contract will be awarded to the Most Economically Advantageous Tender ensuring best Value for Money in accordance with the Invitation to Tender (ITT), subject to minimum technical criteria being demonstrated.

- The bidder should be a security cleared company and shall provide a copy of Facility Security Clearance (FSC). The provided staff shall have a Personal Security Clearance (PSC) at the given level. A waiver will be given of 6 months to allow a PSC to be obtained, subject to the application for security clearance being made. (Facility Security Clearance (FSC) requires a “Geheimschutzbetreuung durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie”, Personal Security Clearance (PSC) requires a “Sicherheitsüberprüfung gemäß Sicherheitsüberprüfungsgesetz)

- It is mandated that the lead on-site representative and team will be able to communicate in English (both orally and in writing).

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 36

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: ja

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: ja

Beschreibung der Optionen:

Two one-year options will be included as part of the contract taking the potential maximum total contract duration to 60 months.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Depending on the volume of respondents, there may be a Pre-qualification questionnaire (PQQ ) exercise before the Invitation to Tender stage. This will be sent to companies selected from those that have expressed their interest in the RFI, on the basis of the above requested information. The contractual requirements will be defined in the Statement of Work

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen

III.2)Bedingungen für den Auftrag

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Nichtoffenes Verfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 03/02/2023

Ortszeit: 12:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 30/03/2023

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Englisch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/12/2023

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

Die Zahlung erfolgt elektronisch

VI.3)Zusätzliche Angaben:

For more detailed information please refer to the Current Advertisements section on the OCCAR-EA website at: https://www.occar.int/

Any expression of interest will only be accepted in English.

Expected date for companies to receive the ITT: 30th March 2023.

Expected date for companies to answer the ITT: 10 May 2023.

Expected Contract start date: 1st September 2023.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53175
Land: Deutschland
Internet-Adresse: https://www.occar.int/

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

06/12/2022

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