Öffentliche Ausschreibung Essen 2022 Einführung eines Zentralen Outputmanagements (ZOM) Referenznummer der Bekanntmachung: 2022-01 2022-12-07

Einführung eines Zentralen Outputmanagements (ZOM) Referenznummer der Bekanntmachung: 2022-01

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Essen
NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 45145
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.esh-essen.de

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Regional- oder Kommunalbehörde

I.5)Haupttätigkeit(en)

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Einführung eines Zentralen Outputmanagements (ZOM)

Referenznummer der Bekanntmachung: 2022-01

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

II.1.3)Art des Auftrags

Lieferauftrag

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Einführung eines Zentralen Outputmanagements (ZOM)

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)

Wert ohne MwSt.: 1.00 EUR

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

48773000 Softwarepaket mit Druckdienstprogrammen

48773100 Druckerpuffer-Softwarepaket

48970000 Druckereisoftwarepaket

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Essener Systemhaus Kruppstr. 82-100 45145 Essen

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Mit der Einführung eines Zentralen Outputmanagements soll die Digitalisierung der Stadtverwaltung vorangetrieben, Mitarbeiter*innen entlastet und Arbeitsabläufe optimiert werden.

Insbesondere für die Mitarbeiter*innen die mit eAkten arbeiten, soll sich durch die Nachverfolgbarkeit von Sendungen und dem Druck über die Stadtdruckerei ein durchgehender digitaler Prozess bieten, der in das DMS eingebunden werden kann.

Darüber hinaus unterstützt das ZOM folgende weitere Ziele:

- Ein einheitliches Tool für die Mitarbeiter*innen,

um verschiedene Ausgangs-/

Informationskanäle für Bürger*innen

ansprechen zu können

- Weniger IT-Kompetenz notwendig, da nur

noch ein System bedient werden muss

o Kaum Zeitverlust, da nicht zwischen den

Systemen gewechselt werden muss

o Portooptimierung und Papiereinsparung z.B.

durch die spätere Zusammenführung von

Sendungen und Auswahl der optimalen

Umschlaggröße

- Kostenersparnis durch die digitalen

Sendungsoptionen anstelle des Ausdrucks und

postalischen Versands

- Einsparung von Drucker- und Faxgeräten an

den Arbeitsplätzen

- Zeiteinsparung für die Sachbearbeiter*innen,

da das Falten, Kuvertieren und Versenden von

Post am Arbeitsplatz entfallen

- Zeitersparnis, da Briefe nicht mehr aus den

Fachbereichen in die Zentrale Poststelle im

Rathaus transportiert werden müssen, ehe der

Versand erfolgt.

- Verringerung von Postrückläufern aufgrund

von fehlerhaften Adressen durch einen

Abgleich mit einem Straßenverzeichnis im

ZOM und Vermeidung von Adressen

außerhalb des Adressfensters

- Höhere Auslastung der Stadtdruckerei

- Einführung eines fachbereichs- und

fachverfahrensübergreifenden Druckstandards

(Hardware, Software und Datenströme)

- Schaffung von Druckmöglichkeiten für die

Mitarbeiter*innen im HomeOffice

- Bessere Nachverfolgbarkeit von ausgehenden

Sendungen

o Erkennbarkeit für die Anwender*innen, wann

die Sendung tatsächlich versandt wurde

o Berechnung von Fristen

o Nachvollziehbarkeit von Fehlern bei der

Nichtzustellung von Sendungen.

Strategische Möglichkeit über eine Mandantenfähigkeit das ZOM auch für Beteiligungsunternehmen / Konzerngesellschaften einsetzen zu können.

Sämtliche Anforderungen an die ZOM-Lösung sind der beiliegenden Allgemeinen Leistungsbeschreibung (ALB) zu entnehmen.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Qualitätskriterium - Name: Preis / Gewichtung: 40

Qualitätskriterium - Name: Leistung / Gewichtung: 60

Preis - Gewichtung: 40.00

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Offenes Verfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2022/S 133-378659

IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: 4300011378

Bezeichnung des Auftrags:

Auftragsvergabe SET GmbH

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2)Auftragsvergabe

V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:

02/12/2022

V.2.2)Angaben zu den Angeboten

Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hannover
NUTS-Code: DE929 Region Hannover
Postleitzahl: 30163
Land: Deutschland
Internet-Adresse: http://set.de

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1.00 EUR

V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Der unter II.1.7 und V.2.4 angegebene Gesamtwert der Beschaffung ist fiktiv. Die tatsächlichen Werte werden nicht bekannt gegeben. Dem stehen die Gründe aus § 39 Abs. 6 VgV entgegen.

Insbesondere würde eine Veröffentlichung den berechtigten geschäftlichen Interessen der Unternehmen schaden sowie den lauteren Wettbewerb zwischen den Unternehmen beeinträchtigen.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYW8YW58EF

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

02/12/2022

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