Kultur Ruhr GmbH; Beschaffung von Softwarelizenzen für ein ECM-System, Leistungen für die Einführung sowie Störungsbeseitigung, Betrieb, Support und Schulungen
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bochum
NUTS-Code: DEA51 Bochum, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 44793
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.ruhrtriennale.de/en/
Abschnitt II: Gegenstand
Kultur Ruhr GmbH; Beschaffung von Softwarelizenzen für ein ECM-System, Leistungen für die Einführung sowie Störungsbeseitigung, Betrieb, Support und Schulungen
Gegenstand des zu vergebenen Auftrags sind die Beschaffung von Softwarelizenzen für ein ECM-System, Leistungen für die Einführung sowie Störungsbeseitigung, Betrieb, Support und Schulungen.
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Bochum
Auftraggeber ist Kultur Ruhr GmbH, ein Veranstaltungsunternehmen mit den Gesellschaftern Land NRW und dem Regionalverband Ruhr. Kultur Ruhr GmbH wurde 2001 gegründet und beschäftigt heute rund 80 Mitarbeitende. Charakteristisch zeichnet die Kultur Ruhr die Produktion und Vermittlung von zeitgenössischer und spartenübergreifender Kunst in der Kulturmetropole Ruhr aus.
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Infolge der Corona-Pandemie wurde festgestellt, dass der gegenwärtige Digitalisierungsgrad nicht dem eigentlichen Bedarf entspricht. Aus diesen Gründen hat Kultur Ruhr ein umfangreiches Digitalisierungsprojekt initialisiert, mit dem Ziel, den Digitalisierungsgrad zu steigern und die gesamte Organisation zukunftsfähig auszurichten. Wesentlichen Schwerpunkte des Transformationsprozess: Digitalisierung der Prozesse (Verwaltungsprozesse), (Digitale) Kommunikation, Digitale (sozial) Kompetenz, Mobiles/Flexibles Arbeiten und Produkte der Kultur Ruhr.
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Kultur Ruhr nutzt DATEV für den Rechnungslauf und plant, dieses auch zukünftig weiter zu nutzen. Entsprechend soll DATEV in die zu beschaffenden ECM Lösung integriert und nutzbar gemacht werden. DATEV bietet für eine Reihe von Softwarelösungen zertifizierte Schnittstellen an. DATEV bietet den Softwareherstellern auch eine fachliche Kooperation an, die mit einer Zertifizierung seitens DATEV abschließt.
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Ziel der Einführung einer ECM-Lösung ist es, die Mitarbeitenden von Kultur Ruhr GmbH in die Lage zu versetzen, definierte Unternehmensprozesse durchgängig digital zu bearbeiten. Folgende Prozesse sollen hierfür umgesetzt werden:
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• Digitaler Posteingang,
• Dokumentenablage,
• rechtssichere Archivierung für Rechnungen,
• Rechnungslauf inkl. Rechnungsfreizeichnungsprozess,
• Nachhalten der Rechnungsregulierung,
• Vertragsanbahnung,
• Vertragsverwaltung,
• Vertragspflege,
• Vertragscontrolling,
• Vergaben,
• Personalakte
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Die Umsetzung erfolgt in drei Phasen (jeweils vier bis sechs Monate). Die Anwendung wird iterativ durch das Feedback der Mitarbeitenden von Kultur Ruhr optimiert. Nach Abschluss der dritten Phase wird das Projekt in den Regelbetrieb überführt. Dann obliegen der Betrieb sowie die Störungsbeseitigung der Lösung dem Auftragnehmer. Alle Phasen werden durch Support und Schulungen unterstützt.
Vor den Einführungsphasen ist eine Vorbereitungsphase angedacht, in der Workshops zum Schärfen der Anforderungen und die Einführung des Systems in Abstimmung mit der Kultur Ruhr konzipiert und geplant werden sollen.
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Mit einem voraussichtlichen Ende des Vergabeverfahrens ist Anfang April 2023 zu rechnen. Mit der Leistungserbringung soll unmittelbar im Anschluss daran begonnen werden.
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Der Gesamthöchstwert des Auftrages, der als Rahmenvertrag mit Einzelabrufen ausgebildet ist, beläuft sich auf 450.000,00 EUR (netto). Es werden gleichzeitig maximal 200 Lizenzen benötigt. Diese Festlegung eines Höchstwerts erfolgt vor dem Hintergrund der Rechtsprechung des EuGH vom 17. Juni 2021, Rs. C-23/20, wonach öffentliche Auftraggeber zur Angabe des Höchstwertes der gemäß einer Rahmenvereinbarung zu erbringenden Leistungen verpflichtet sind. In diesem Sinne ist der hier angegebene Höchstwert in Abweichung vom Schätzwert zu verstehen, um den Auftraggeber mengenmäßig auch im Falle aktuell noch nicht absehbarer Leistungsspitzen abzusichern, ohne dass eine Abnahmeverpflichtung aus den hier angegebenen Höchstwerten resultiert. Die Schätzung des Auftragswerts basiert - eben dieses Absicherungsziel verfolgend, auch unvorhersehbar großen Bedarf des Auftraggebers die vergabegegenständlichen Dienstleistungen betreffend im Rahmen der Laufzeit abzudecken - zudem auf der oberen Bandbreite der nach Erfahrung des Auftraggebers marktgängigen Preisbildung.
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Auftraggeberseitig können zwei Verlängerungsoptionen um jeweils 12 Monate in Anspruch genommen werden.
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Das Verfahren bedeutet einen erheblichen Aufwand für den Auftraggeber. Die Auswahl der Bieter erfolgt daher durch Kriterien, die bei Überschreiten bestimmter Mindestanforderungen an die Eignung greifen. Es können die Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, die anhand der erreichten Punktzahlen die Plätze 1 – 5 belegen. Dabei obliegt es dem Ermessen des Auftraggebers, ob mehr als 3 Bewerber, höchstens jedoch 5 Bewerber, zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Folgende Bewertung wird hierbei zugrunde gelegt:
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1. Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit [Gewichtung 20%]: Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren im Mittel, vgl. Abschnitt III.1.2 Nr. 2. Für das Kriterium „Gesamtumsatz Unternehmen in den letzten abgeschlossenen Geschäftsjahren" gilt: Die volle Punktzahl von 5 Punkten erhalten Bewerber, die im Mittel 2,4 Mio. EUR (netto) oder mehr Umsatz erzielt haben. Die Punktzahl von 4 Punkten erhalten Bewerber, die im Mittel 2,0 Mio. EUR (netto) oder mehr Umsatz erzielt haben. Die Punktzahl von 3 Punkten erhalten Bewerber, die im Mittel 1,5 Mio. EUR (netto) oder mehr Umsatz erzielt haben. Die Punktzahl von 2 Punkten erhalten Bewerber, die im Mittel 1,0 Mio. EUR (netto) oder mehr Umsatz erzielt haben. Die Punktzahl von 1 Punkt erhalten Bewerber, die im Mittel 0,5 Mio. EUR (netto) oder mehr Umsatz erzielt haben.
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2. Technische Leistungsfähigkeit [Gewichtung 80%]: Referenzen des sich bewerbenden Unternehmens, vgl. Abschnitt III.1.3 Nr. 2.
Im Bereich der technischen Leistungsfähigkeit wird jede eingereichte Referenz mit einem Punkt bewertet, sofern die Referenzen die in Abschnitt III.1.3 Nr. 2 genannten Mindestanforderungen erfüllen. Die volle Punktzahl von 5 Punkten erhalten diejenigen Bewerber, die 8 oder mehr ordnungsgemäße Referenzen vorlegen. Die Punktzahl von 4 Punkten erhalten diejenigen Bewerber, die 7 ordnungsgemäße Referenzen vorlegen. Die Punktzahl von 3 Punkten erhalten diejenigen Bewerber, die 6 ordnungsgemäße Referenzen vorlegen. Die Punktzahl von 2 Punkten erhalten diejenigen Bewerber, die 5 ordnungsgemäße Referenzen vorlegen. Die Punktzahl von 1 Punkt erhalten diejenigen Bewerber, die 4 ordnungsgemäße Referenzen vorlegen.
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3. Die für das jeweilige Kriterium vorgenommene Bepunktung wird mit der dem Kriterium zugewiesenen Gewichtung multipliziert, woraus sich die für das jeweilige Kriterium erzielte Punktzahl ergibt.
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4. Es qualifizieren sich höchstens 5 Bewerber für die nächste Runde. Bei Punktgleichstand auf Rang 5 qualifizieren sich 6 Bewerber. Im Übrigen erfolgt ein Losentscheid.
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Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Alle Nachweise und Erklärungen sind mit dem Angebot vorzulegen. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind sämtliche unter Abschnitt III.1.1. aufgeführten Unterlagen jeweils von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Die unter Abschnitt III.1.2. und III.1.3. aufgeführten Unterlagen können für die Bewerbergemeinschaft insgesamt vorgelegt werden. Die Vergabestelle behält sich vor Zuschlagserteilung vor, von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter Führungszeugnisse sowie Gewerbezentralregisterauszüge zu fordern und Abfragen bei dem Wettbewerbsregister vorzunehmen.
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Die Vergabestelle behält sich zudem vor, zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens erneut in die Eignungsprüfung einzutreten. Dies gilt auch bezogen auf Unterauftragnehmer. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Zusätzlich sind diese ins Deutsche zu übersetzen.
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Folgende Eigenerklärungen und Nachweise sind unter Abschnitt III.1.1 im Einzelnen erforderlich:
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- Soweit zutreffend: Bewerbergemeinschaftserklärung. Hierfür ist das Formular I „Erklärung der Bewerbergemeinschaft“ zu verwenden;
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- Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. Diese Erklärungen können durch die Abgabe des den Vergabeunterlagen beigefügten Formulars II „Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit“ erbracht werden;
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- Aktueller Auszug aus dem Handels- oder Berufsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes. Falls keine Eintragungspflicht im Handelsregister besteht, eine formlose Erklärung, weshalb für den Bewerber keine Eintragungspflicht besteht und darüber, wer die vertretungsberechtigten Personen sind.
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- Erklärung zu § 19 Abs. 3 MiLoG. Hierfür ist das Formblatt III „Erklärung zu § 19 Abs. 3 MiLoG“ zu verwenden.
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- Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576. Hierfür ist das beigefügte Formular IV zu verwenden.
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Die unter Ziffer III.1.2) geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bewerber bzw. einer Bewerbergemeinschaft als solcher oder getrennt von jedem Mitglied vorzulegen. Im Übrigen gilt das unter Ziffer III.1.1 ausgeführte. Geforderte Erklärungen / Nachweise sind:
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- Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von je 2,5 Mio. EUR für Sachschäden (2-fach maximiert), 2,5 Mio. EUR für Personenschäden (2-fach maximiert) und 2,5 Mio. EUR für Vermögensschäden (2-fach maximiert) oder eine entsprechende Absichtserklärung, das ein Abschluss im Falle der Zuschlagserteilung erfolgen wird. Hierfür ist das Formular V „Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung“ zu verwenden.
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- Erklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens in EUR (netto) jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2019 – 2021) und über den Umsatz im Bereich „Implementierung und Störungsbeseitigung für ein Dokumentenmanagementsystem“.
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Hierfür ist das Formular VI „Erklärung zu den Umsätzen“ zu verwenden und vollständig auszufüllen.
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Ein Mindestgesamtumsatz von 600.000 EUR (netto) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren muss im Mittel erreicht oder überschritten worden sein. Andernfalls erfolgt ein Ausschluss.
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Die unter Ziffer III.1.3) geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bewerber bzw. einer Bewerbergemeinschaft als solcher oder getrennt von jedem Mitglied vorzulegen. Im Übrigen gilt das unter Ziffer III.1.1 ausgeführte. Geforderte Erklärungen / Nachweise sind:
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- Eigenerklärung zum Unternehmen, unter Berücksichtigung folgender Punkte: Firma, Hauptsitz und Gründungsjahr des Bewerbers, Geschäftsfelder, Darstellung der Mitarbeiterstruktur einschließlich Nennung der Gesamtzahl aller Mitarbeiter sowie der Mitarbeiterzahl einzelner Berufsgruppen. Für die Darstellung des Unternehmens ist das Formular VII „Eigenerklärung zum Unternehmen“ zu verwenden. Soweit erforderlich sind die darin genannten Erklärungen in separaten Nachweisen selbst zu erstellen.
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- Es sind mindestens 3 unterschiedliche Referenzen über (a.) die Projektplanung zur Beschaffung von Softwarelizenzen, (b.) Implementierung, (c.) Störungsbeseitigung, (d.) Support für ein ECM-System (e.) mit einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten innerhalb der letzten 3 Jahre ab Datum dieser EU-Bekanntmachung inklusive jeweils einer aussagekräftigen Kurzbeschreibung des Auftragsinhalts einzureichen. Für die Referenzen gilt, dass eine Benennung des Auftraggebers und eines Ansprechpartners sowie die Angabe des Auftragswertes und des Ausführungszeitraumes vorzunehmen ist. Hierfür sind die Formulare VIII „Unternehmens-Referenz“ zu verwenden.
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- Nachweis einer Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 in der jeweils gültigen Fassung oder ein gleichwertiger Nachweis von akkreditierten Stellen aus anderen Staaten (§ 49 VgV) über ein vergleichbares firmeninternes Qualitätsmanagementsystem, welches den Vorgaben der genannten Norm entspricht. Das Zertifikat muss in Kopie vorgelegt werden.
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Alle genannten Anforderungen sind Mindeststandards.
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- den EVB IT-Vertrag nebst AGB,
- die Besonderen Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW, sowie
- die Regelungen des BGB
wird hingewiesen.
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Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1. Das vom Auftraggeber durchgeführte Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach Maßgabe der VgV. Die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz des Verfahrens und der Gleichbehandlung aller Bewerber bzw. Bieter werden im gesamten Verfahren streng beachtet.
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2. Die für die Angebotsabgabe erforderlichen Formulare und Vordrucke (siehe Ziff. III.1) können über den unter I.3 angegebenen Link heruntergeladen werden.
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3. Auskunftsersuchen des Interessenten sind ausschließlich über die Vergabeplattform an den Auftraggeber zu richten. Andere Stellen dürfen keine Auskünfte erteilen. Dennoch anderweitig erlangte Auskünfte sind unbeachtlich.
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4. Ein Bieter oder eine Bietergemeinschaft kann andere Unternehmen als Unterauftragnehmer und/oder Eignungsverleiher einsetzen. Diese sind im Angebot unter Verwendung von Formular IX zu benennen. Im Hinblick auf die Einreichung zusätzlicher Unterlagen sind 3 Fälle zu unterscheiden:
Fall 1: Für die Benennung eines Unterauftragnehmers ohne Eignungsleihe hat der Bieter zusätzlich für jeden Unterauftragnehmer einzureichen: die zum Nachweis der Zuverlässigkeit und Gesetzestreue des Unterauftragnehmers unter Abschnitt III.1.1 der EU-weiten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen allesamt mit Ausnahme der Formulare I und IV (also Formulare II, III und Handelsregisterauszug).
Fall 2: Für die Benennung eines Unternehmens als Unterauftragnehmer mit Eignungsleihe bezogen auf die technische oder berufliche Leistungsfähigkeit hat der Bieter zusätzlich einzureichen: (i) die unter Abschnitt III.1.3 der EU-weiten Bekanntmachung bezeichneten Unterlagen für diesen Dritten in dem Umfang, in dem sich der Bieter auf die Kapazitäten des Dritten zum Nachweis der Leistungsfähigkeit beruft, (ii) die unter Abschnitt III.1.1 der EU-weiten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen jeweils allesamt mit Ausnahme der Formulare I und IV auch von diesem benannten Dritten (also Formulare II, III und Handelsregisterauszug), (iii) eine Verpflichtungserklärung von dem Unterauftragnehmer unter Verwendung von Formular X.
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Hinweis zu Fall 2: Ein Bieter oder eine Bietergemeinschaft kann im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- und Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung, für die diese Kapazitäten benötigt werden, tatsächlich erbringen werden.
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Fall 3: Für die Benennung eines Unternehmens als Eignungsverleiher bezogen auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit hat der Bieter zusätzlich einzureichen: (i) Formular VI gemäß Abschnitt III.1.2) der EU-weiten Bekanntmachung, (ii) die unter Abschnitt III.1.1 der EU-weiten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen jeweils allesamt mit Ausnahme der Formulare I und IV von dem Eignungsverleiher (also Formulare II, III und Handelsregisterauszug), (iii) eine Verpflichtungserklärung von dem Unterauftragnehmer unter Verwendung von Formular XI.
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Es wird darauf hingewiesen, dass ein anderes Unternehmen nicht nur ein selbständiges, von dem Bieter rechtlich verschiedenes Unternehmen sein kann, sondern hierunter auch ein konzernverbundenes/-angehöriges Unternehmen zu verstehen ist.
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Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.bezreg-muenster.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/vergabekammer_westfalen/index.html
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.bezreg-muenster.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/vergabekammer_westfalen/index.html
1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
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2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach §160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
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3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
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4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
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Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
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