Lieferung eines ERP-Systems SITE auf Basis Navision-Version Business Central Referenznummer der Bekanntmachung: 22-67
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hemer
NUTS-Code: DEA58 Märkischer Kreis
Postleitzahl: 58675
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.sit.nrw
Abschnitt II: Gegenstand
Lieferung eines ERP-Systems SITE auf Basis Navision-Version Business Central
Beschaffung eines ERP-Systems SITE auf Basis Navision-Version Business Central inkl. Anpassung an die Bedürfnisse des Zweckverbands SIT und der mit ihm verbundenen Unternehmen
Hemer
Vgl. II.1.4
Abschnitt IV: Verfahren
- Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
- nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen
Die SIT ist ein kommunaler IT-Dienstleister als Zweckverband mit 71 Mitgliedern.Weitere Kunden bedient die SIT GmbH als 100%ige Tochter.
In 2014 wurde ein ERP ausgeschrieben.Der Auftrag wurde an Singhammer erteilt.Seit dem 01.01.2016 ist SITE basierend auf MS-Navision 2015 produktiv.
Diese Navisionversion wird bis 31.12.2024 unterstützt.Daher ist eine Migration auf Business-Central zwingend erforderlich.
Die o.a. Software verfügt über zahlreiche, für die SIT elementare Funktionalitäten, die von keinem anderen ERP,zumindest nicht in dieser Kombination,voll integrativ abgedeckt werden.Neben den üblichen Funktionalitäten eines ERP beinhaltet SITE insbesondere Folgendes:
-Integriertes Helpdesk- und Ticketmodul zur schnellen Abwicklung von Dienstleistungen und Problemen bei Hardware- u. Software
-Zentrale automatisierte Zuordnung von Tickets aufgrund einmalig im System vorhandener Kontakte zu verschiedenen Mandanten
-Aufnahme von Tickets per Mail, Telefon und Kundenhelpdesk-Portal
-Einhaltung vereinbarter Supportleistungen/-zeiten
-Aufbau Wissensdatenbank
-Automatisierte Zeiterfassung von Service-Aufwänden und automatischer Abrechnung
-Management von Eskalationsstufen
-Kontingentberücksichtigungen
-Relevante Kundeninformationen auf einen Blick
-Vertragsverwaltung von Hardware und Softwarelizenzen, wiederkehrenden Lizenzgebühren, Herstellergewährleistungspaketen u. Dauerschuldverhältnissen
-Auftragsabwicklung aus Zeiterfassung u. Leistungskomponenten der Vertragsverwaltung
-Automatisierte Leistungsverrechnung von Ressourcenverbräuchen aus Zeiterfassung zwischen Mandanten(Ticketsystem u. Zeiterfassung)
-Abrechnungsmöglichkeiten aus Verträgen nach Verhältniszahlen aus Debitoren mit besonderen Ratenspezifikationen für Fremdsoftwarelizenzen,Eigensoftware,RZ-Dienste,Dienstleistungen nach Aufwand,Befristete Leistungen
-die Abbildung der Verrechnungen mit Verbandsmitgliedern (z.B. kundenspezifisches Projektbudget und Verfügungen (auch mehrere Fälligkeiten bei Jahresrechnungen)
-automatische mandantenübergreifende Verrechnungen der Zeiterfassung(z.B.Eingangsrechnungen des einen=Ausgangsrechnungen des anderen)
-Definition von Workflows für Auftragsabwicklung,Projekte u. Support
-Digitalisierung der Eingangs- u. Ausgangsrechnung durch verschiedene eBelegformate
Sämtliche Kriterien sind weiterhin zwingend erforderlich. Allein Singhammer verfügt über Software,die vorgenannte Aspekte in Gänze umfasst u. in ihrer Software integriert.
Insbesondere der Bereich Helpdesk mit den beschriebenen Funktionen ist für Auftragsverarbeitung u. laufende Herausforderungen im Kundenbereich unabdingbar.Durch Eskalationsstufen werden Reaktions- u. Bearbeitungszeiten überwacht u. optimiert.
Diesem Umstand kommt besondere Bedeutung vor dem Hintergrund zu, dass interne strukturelle Veränderungen bei fortschreitender Digitalisierung,durch Corona-Pandemie veränderte Anforderungen an Arbeitsplätze u. mobiles Arbeiten die SIT dazu zwingen,Schritte in der vorhandenen SITE-Infrastruktur einzuleiten u. umzusetzen. Die neue strategische Ausrichtung der SIT basiert auf einem gut funktionieren Helpdesksystem,das die Kommunikation mit Kunden steuert.
Zudem ist Singhammer alleiniger Eigentümer der Lizenz u. Intellectual-Properties von SITE,die Microsoft durch besondere Lizenzschlüssel schützt.Singhammer ist daher einziger Anbieter am Markt, der
-bestehende SITE-Kundeninstallationen technisch bearbeiten sowie weiterentwickeln darf
-Beratungsleistungen hierzu anbieten darf,die über den Microsoft-Standard hinausgehen
-SITE-Lizenzen sowie –Lizenzerweiterungen zulassen darf
-Angebote bei Bestandskunden platzieren darf (Bestandsschutz).
Die SIT ist gem.§135(3) Satz 1 Nr.1 GWB der Ansicht,dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung zulässig ist.Hiermit bekundet die SIT die Absicht,einen Vertrag mit dem o.g. AN über oben beschriebenen Gegenstand abzuschließen.Der Vertrag wird nicht vor Ablauf der Frist von zehn Kalendertagen geschlossen.
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
Ort: Neuried
NUTS-Code: DE21H München, Landkreis
Land: Deutschland
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Ort: Münster
Land: Deutschland
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
§ 135 GWB Unwirksamkeit:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1. gegen § 134 verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertagen ach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.