Outsourcing und Digitalisierung der Patientenakten Referenznummer der Bekanntmachung: 2022-0435-JB
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Aachen
NUTS-Code: DEA2D Städteregion Aachen
Postleitzahl: 52074
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.ukaachen.de/kliniken-institute/ukafacilities/ukafacilities.html
Abschnitt II: Gegenstand
Outsourcing und Digitalisierung der Patientenakten
Mit der Ausschreibung verfolgt das Universitätsklinikum Aachen das Ziel einen Auftragnehmer mit der Digitalisierung der Patientenakten zu beauftragen.
Universitätsklinikum Aachen AöR Pauwelsstraße 30 52074 Aachen
Mit dem Vergabeverfahren verfolgt das Universitätsklinikum Aachen nachfolgende Ziele, die von den Bewerbern zur Kenntnis zu nehmen sind:
Ausgeschrieben wird die TR RESISCAN zertifizierte Digitalisierung der Patientendokumentation des Universitätsklinikums Aachen AöR (nachfolgend auch "UKA" genannt) einschließlich der revisionssicheren Langzeitarchivierung mit anschließender datenschutzgerechter Vernichtung (8 Wochen nach Verarbeitung).
Vom Dienstleister sind hierbei folgende Aufgaben zu erbringen:
1. Bereitstellung eines Aktenregistrierungstools, oder Nutzung des derzeit im UKA genutzten Tools.
2. Regulatorische Aufsicht und Unterstützung der Vorbereitung der Digitalisierung, Übernahme der Vorbereitung je nach Bedarf.
3. Logistik und Transport vor der Digitalisierung der Papierakten vom UKA zum Auftragnehmer.
4. Digitalisierung der Papierakten.
5. Elektronische Übergabe der digitalisierten Akten an das Archivsystem des UKA
6. Rechtssichere Speicherung der digitalisierten Akten
7. Logistik und Transport zur Rücklieferung von digitalisierten Aktenteilen, sofern diese aus Qualitätsgründen aufbewahrt werden müssen und nunmehr im UKA benötigt werden.
8. Aufbewahrung und Vernichtung der Akten und Daten.
Zudem sollen Altakten aus den Jahren 2020, 2021 und 2022, optional auch aus 2019 nachdigitalisiert werden, um den Fachkliniken ab dem Jahr 2020 einen durchgehend digitalisierten Patientenaktenbestand zur Verfügung stellen zu können. Hierfür sollen die gleichen Prozesse genutzt werden, wie für die tagesaktuelle Digitalisierung der neu anfallenden Akten. Es kann verhandelt werden, in welchen Chargen die Altakten zur Digitalisierung bereitgestellt und versandt werden sollen.
Der Vertrag soll zunächst für eine Dauer von 48 Monate abgeschlossen werden. Das Universitätsklinikum Aachen behält sich im Rahmen einer einseitigen Option vor, den Vertrag maximal einmal um zwei Jahre zu verlängern. Innerhalb des gesamten Zeitraumes dürfen die genannten Gebühren im Angebot durch den Bieter - später den Vertragspartner - nicht erhöht werden.
Der Bieter verpflichtet sich bei Ende des Vertrages alle übergebenen und noch nicht abgeschlossenen Fälle bis zu deren Abschluss weiterzubearbeiten. Sofern zum Ende des Vertrages die Vergabe des Folgevertrages nicht durchgeführt werden konnte, ist der Bieter verpflichtet, unter Beibehaltung der hier angebotenen Preise, die Leistungen für weitere max. 6 Monate zu erbringen. Die Vergabestelle weist im Hinblick auf den Umfang der bereitgestellten Vergabeunterlagen unter Hinweis auf die Entscheidung des OLG Düsseldorf (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 17.10.2018 - Verg 26/18) darauf hin, dass der Auftraggeber zunächst nur die Vergabeunterlagen bereitstellt, die zur Erfassung des Beschaffungsgegenstandes und des Leistungsumfangs erforderlich sind und dem Bewerber die Entscheidung über eine Teilnahme an dem Vergabeverfahren ermöglichen.
Die Leistungen müssen optimaler Weise ab dem 01.01.2023 bzw. in Absprache erbracht werden (Leistungsbeginn). Die Einzelheiten der ausgeschriebenen Leistung sind der vorläufigen Leistungsbeschreibung in Anlage 1 zu diesen Teilnahme- und Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Die Anlage 1 erhalten die Bieter ausschließlich gegen Abgabe einer Vertraulichkeitsvereinbarung, vgl. § 41 Abs. 3 VgV - Anlage 6 der Vergabeunterlagen.
Der Vertrag soll zunächst für eine Dauer von 48 Monate abgeschlossen werden. Das Universitätsklinikum Aachen behält sich im Rahmen einer einseitigen Option vor, den Vertrag maximal einmal um zwei Jahre zu verlängern.
Die Vergabestelle wertet die Teilnahmeanträge zunächst nach form- und fristgerechtem Eingang aus und prüft die Vollständigkeit der Unterlagen. Hierbei wird auch geprüft, inwiefern der Bewerber die aufgestellten Mindestanforderungen an die Eignung (A-Kriterien) erfüllt. Teilnahmeanträge, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden zwingend aus dem weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. A-Kriterien sind als solche gekennzeichnet. Die verbliebenen Teilnahmeanträge wertet die Vergabestelle im Hinblick auf die B-Kriterien aus. B-Kriterien sind als solche gekennzeichnet.
Die Punktzahlen ermittelt der Aufraggeber (sofern Lose gebildet sind im jeweiligen Los) wie folgt:
a) Auswahlkriterium 1: Durchschnittlicher jährlicher Umsatz des Bewerbers in den drei letzten abgeschlossenen Geschäftsjahren mit vergleichbaren Leistungen, vgl. Ziffer C. II 2 Nr. 3 der Anlage 0 und gemäß Ziffer III.1.2 dieser Bekanntmachung.
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b) Auswahlkriterium 2: Anzahl und Qualität der vergleichbaren Referenzen nach Ziffer C II 3 Nr. 7 der Anlage 0 und gemäß Ziffer III.1.3 dieser Bekanntmachung. Die Vergabestelle addiert über die erreichte Summe aus der Anzahl der Referenzen die Summe der erreichten Punkte der ausgefüllten Referenzmuster aus Anlage 2 F3 der Vergabeunterlagen hinzu. Die Vergabestelle legt dabei max. fünf Referenzen zugrunde, die mit den Ziffern 1-5 entsprechend gekennzeichnet sind. Sollte ein Bieter mehr als fünf Referenzmuster der Anlage 2 F3 einreichen und diese nicht mittels Nummerierung gekennzeichnet haben, wählt die Vergabestellt aus den Unterlagen die ersten fünf Referenzen in der Reihenfolge des übermittelten Antrags aus.
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d) Gesamtauswahlentscheidung
Grundsätzlich werden mindestens die 3 geeigneten Unternehmen mit den höchsten Punktzahlen in der Eignungsprüfung zur Angebotsabgabe zugelassen. Haben mehrere Bewerber dieselbe Punktzahl, erhalten diese denselben Rang. Bei mehreren Bewerbern auf demselben Rang, werden diese zugelassen, bis drei 3 Bewerber zugelassen sind. Wären bei Zulassung der Bewerber auf dem letzten Rang mehr als drei (3) Bewerber zuzulassen, entscheidet zwischen diesen punktgleichen Bewerbern jeweils der absolute Vorsprung beim Kriterium (b). Es wird in diesem Fall auf die Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzen abgestellt.
Sofern optionale Leistungen Gegenstand der Beschaffung sind, werden diese im Rahmen der Verhandlungen sichtbar und spätestens mit Aufforderung zur Angebotsabgabe des finalen Angebotes für alle Bieter gleichermaßen festgelegt.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag mindestens mittels Eigenerklärung die nachfolgenden Unterlagen einzureichen, wobei sich die Vergabestelle auf Nachfrage eine Überprüfung von Eigenerklärungen mittels Vorlage weiterer Unterlagen vorbehält:
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1) Nachweis über den Eintrag ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschrift des Landes, in dem der Bieter ansässig ist (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB i.V.m. § 44 Abs. 1 VgV), mit Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als sechs (6) Monate.
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2) Auf Nachfrage der Vergabestelle: Darstellung der gesellschaftsrechtlichen Strukturen des Bewerbers
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Die Einreichung zusätzlicher Nachweise und Erklärungen durch den Bieter ist zulässig. Hat der Auftraggeber nach Auswertung der eingereichten Erklärungen und Nachweise Zweifel an der Eignung eines Bieters, kann er den Bieter zur Erläuterung der von ihm eingereichten Unterlagen auffordern; im Übrigen behält sich der Auftraggeber die Nachforderung gemäß § 56 VgV vor.
Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag mindestens mittels Eigenerklärung die nachfolgenden Unterlagen einzureichen, wobei sich die Vergabestelle auf Nachfrage eine Überprüfung von Eigenerklärungen mittels Vorlage weiterer Unterlagen vorbehält:
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3) Erklärung zum Umsatz bezogen auf die Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 GWB i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV). Der Bewerber weist mindestens einen durchschnittlichen jährlichen Umsatz mit vergleichbaren Leistungen in Höhe von 1 Million Euro auf.
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4) Erklärung zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 GWB i.V.m. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV).
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für Sach- und Personenschäden in Höhe von 10 Mio. EUR p.a. (zweifach maximiert) durch eine Bescheinigung des Versicherungsgebers oder Bescheinigung eines Versicherungsgebers, dass eine entsprechende Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird (jeweils Kopie ausreichend).
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5) Erklärung zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 GWB i.V.m. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV).
Angabe der Höhe der Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von 5 Mio. EUR p.a. (zweifach maximiert) durch eine Bescheinigung des Versicherungsgebers oder Bescheinigung eines Versicherungsgebers, dass eine entsprechende Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird (jeweils Kopie ausreichend).
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6) Auf gesonderte Anforderung: Jahresabschlüsse oder Auszüge von Jahresabschlüssen, falls deren Veröffentlichung in dem Land, in dem der Bewerber oder Bieter niedergelassen ist, gesetzlich vorgeschrieben ist
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Die Einreichung zusätzlicher Nachweise und Erklärungen durch den Bieter ist zulässig. Hat der Auftraggeber nach Auswertung der eingereichten Erklärungen und Nachweise Zweifel an der Eignung eines Bieters, kann er den Bieter zur Erläuterung der von ihm eingereichten Unterlagen auffordern; im Übrigen behält sich der Auftraggeber die Nachforderung gemäß § 56 VgV vor.
3) Erklärung zum Umsatz bezogen auf die Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 GWB i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV). Der Bewerber weist mindestens einen durchschnittlichen jährlichen Umsatz mit vergleichbaren Leistungen in Höhe von 1 Million Euro auf.
Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag mindestens mittels Eigenerklärung die nachfolgenden Unterlagen einzureichen, wobei sich die Vergabestelle auf Nachfrage eine Überprüfung von Eigenerklärungen mittels Vorlage weiterer Unterlagen vorbehält:
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7) Erklärung zur beruflichen Leistungsfähigkeit (§ 122 Abs. 2 Nr. 3 GWB i.V.m. § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV).
geeignete Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers über die Lieferung der im jeweiligen Los abgefragten Beschaffungsgegenstände
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8) Mindestens drei vergleichbare Referenzen
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9) Erklärung zum Einsatz von Nachunternehmern - falls zutreffend -
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10) Verpflichtungserklärung zum Nachunternehmern - falls zutreffend -
Sofern die Unterauftragnehmer bei Angebotsabgabe noch nicht bekannt sind, muss die voll-ständig ausgefüllte Verpflichtungserklärung auf Aufforderung während des Auswertzeitraumes innerhalb von sieben Kalendertagen dem Auftraggeber vorgelegt werden.
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11) Verpflichtungserklärung zur Eignungsleihe - falls zutreffend -
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12) Nachweis nach DIN ISO 9001:2015 oder vergleichbar
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13) Erklärung zur beruflichen Leistungsfähigkeit (§ 122 Abs. 2 Nr. 3 GWB i.V.m. § 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV).
Der Bewerber weist einen Personalstamm nach, der die Durchführung der mit diesem Projekt verbundenen Aufgaben sicherstellt. Der Nachweis der erforderlichen Personalkapazität- und -fachlichkeit ist durch geeignete Nachweise zu erbringen.
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14) Erklärung zur beruflichen Leistungsfähigkeit (§ 122 Abs. 2 Nr. 3 GWB i.V.m. § 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV).
Nachweis einer Informationssicherheitsmanagement nach ISO/IEC 27001 oder BSI-Grundschutzzertifizierung
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Die Einreichung zusätzlicher Nachweise und Erklärungen durch den Bieter ist zulässig. Hat der Auftraggeber nach Auswertung der eingereichten Erklärungen und Nachweise Zweifel an der Eignung eines Bieters, kann er den Bieter zur Erläuterung der von ihm eingereichten Unterlagen auffordern; im Übrigen behält sich der Auftraggeber die Nachforderung gemäß § 56 VgV vor.
8) Mindestens drei vergleichbare Referenzen
Belege der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen:
15) Erklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ( § 123 GWB)
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16) Erklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ( § 124 GWB)
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17) Erklärung zur Selbstreinigung ( § 125 GWB) - falls zutreffend -
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18) Eigenerklärung BMWK-Rundschreiben vom 14.04.2022 - Ausschlussgründe
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Sonstige Besondere Bedingungen nach § 128 GWB:
19) Eigenerklaerung_Mindestlohngesetz
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20) Eigenerklärung zur Anerkennung der Antikorruptionserklärung
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21) Nach § 6 Abs. 1 WRegG ist ein öffentlicher Auftraggeber vor der Erteilung eines Zuschlags in einem Verfahren über die Vergabe öffentlicher Aufträge mit einem geschätzten Auftragswert ab 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer verpflichtet, das Wettbewerbsregister zu demjenigen Bieterunternehmen abzufragen, das den Auftrag erhalten soll.
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22) Eigenerklärung BMWK-Rundschreiben vom 14.04.2022 - Ausschlussgründe
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23) Einhaltung der Vorgaben des GDSG NRW sind zu beachten ( z.B. §§ 5,7 u 9 GDSG NRW).
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Die Einreichung zusätzlicher Nachweise und Erklärungen durch den Bieter ist zulässig. Hat der Auftraggeber nach Auswertung der eingereichten Erklärungen und Nachweise Zweifel an der Eignung eines Bieters, kann er den Bieter zur Erläuterung der von ihm eingereichten Unterlagen auffordern; im Übrigen behält sich der Auftraggeber die Nachforderung gemäß § 56 VgV vor.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
A) Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich auf der Vergabeplattform zum Herunterladen zur Verfügung. Sofern während des Vergabeverfahrens Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen oder zusätzliche Informationen bereitgestellt werden, erfolgt dies ebenfalls ausschließlich auf elektronischem Weg über die Vergabeplattform. Die potentiellen Bieter werden hierüber nur gesondert informiert, wenn Sie sich auf der Vergabeplattform registrieren. Anderenfalls obliegt es den Bietern selbst, regelmäßig zu prüfen, ob auf der Vergabeplattform neue Informationen zum Verfahren bereitstehen.
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B) Die Angebote sind in Textform ausschließlich über die Vergabeplattform einzureichen. Auf postalischem Wege oder per E-Mail übermittelte Angebote sind nicht zugelassen.
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C) Die Bieter haben eine Eigenerklärung darüber einzureichen, ob Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 1 bis 4 GWB und § 124 Abs. 1 GWB, nach §§ 21 Abs. 1 und Abs. 3 i. V. m. § 23 Abs. 2 und Abs. 3 AEntG, nach §§ 19 Abs. 1 und Abs. 3 i. V. m. § 21 MiLoG vorliegen (s. Anlage 2 Eigenerklärungen Eignung).
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D) Sofern sich Bietergemeinschaften beteiligen, ist mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterzeichnete Bietergemeinschaftserklärung vorzulegen, in der u. a. ein Bevollmächtigter Vertreter benannt wird und die gesamtschuldnerische Haftung der Mitglieder im Auftragsfall erklärt wird. Das Formblatt Eignung und die weiteren Eigenerklärungen sind in diesem Fall von jedem Mitglied
der Bietergemeinschaft vorzulegen. Die Eignung der Mitglieder einer ordnungsgemäß teilnehmenden Bietergemeinschaft (Referenzen, Umsatzzahlen etc.) wird kumulativ berücksichtigt.
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E) Das Formblatt Eignung (Anlage 2F2.1) ist auch zu verwenden von Nachunternehmen, welche Teile des Auftrags erbringen sollen (Unteraufträge gemäß § 36 VgV), und Drittunternehmen, auf deren Eignung sich der Bieter/die Bietergemeinschaft beruft (Eignungsleihe gemäß § 47 VgV). Nachunternehmen müssen lediglich die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Anlage 2F2.1.) abgeben. Drittunternehmen müssen ebenfalls die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen abgeben. Darüber hinaus sind Angaben zu denjenigen Eignungskriterien zu machen, die der Bieter/die Bietergemeinschaft im Rahmen der Eignungsleihe in Anspruch nehmen will.
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F) Fragen zu den Vergabeunterlagen (Bieterfragen) sind im Hinblick auf § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV spätestens bis zum 8. Kalendertag vor Ablauf der Einreichungsfrist in Textform über den entsprechenden Projektraum des Vergabeportals zu stellen.
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G) Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen haben (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1, 2 und Nr. 3 GWB), damit die Bewerber für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Sofern die Vergabestelle einer Rüge nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens an den Rügenden diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Bekanntmachungs-ID: CXS0YYJYD87
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bezreg-koeln.de
1) Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
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2) Insbesondere § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1, Nr. 2 und 3 GWB sowie § 134 Abs. 2 GWB sind zu beachten.
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3) Die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit des Vertragsschlusses nach § 135 GWB endet spätestens 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union, vgl. § 135 Abs. 2 Satz 2 GWB.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Aachen
Postleitzahl: 52074
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.ukaachen.de