Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Balingen
NUTS-Code: DE143 Zollernalbkreis
Postleitzahl: 72336
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.balingen.de/startseite.html
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Reutlingen
NUTS-Code: DE141 Reutlingen
Postleitzahl: 72764
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.atrium-gmbh.de
Abschnitt II: Gegenstand
Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software
Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft der Stadt Balingen betreut über 100 Liegenschaften mit schätzungsweise 150.000 m² Bruttgrundfläche. Die Kosten der Gebeäudeunterhaltung liegen bei ca. 2,5 Mio. € und die der Gebäudebewirtschaftung bei ca. 4 Mio. € jährlich. Derzeit erfolgt die Aufgabenerledigung mittels Word, Excel und SAP.
Aufgabe:
Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft, beabsichtigt, ein modernes, softwaregestütztes Facility Management (technisches-, infrastrukturelles- und kaufmännisches Gebäudemanagement) für ihre Liegenschaften aufzubauen. Durch die Digitalisierung analoger Prozesse sollen Arbeitsschritte automatisiert und vereinfacht werden. Dabei stehen Gebäude, TGA, Außenanlagen etc. mit den Themen wie z.B. Unterhaltung, Bewirtschaftung, Betreiberverantwortung, Energie und Vermietungen im Mittelpunkt sämtlicher Aufgaben und Entscheidungen im kommunalen Facility Management.
Mit einer WEB-basierten CAFM-Software sollen die o.g. Aufgaben und Entscheidungen unterstützt und systematisch organisiert werden.
Es ist vorgesehen, dass alle Mitarbeiter des Hochbauamtes, aber auch die Hausmeister in unseren Liegenschaften, auf die Basisidaten per PC, Tablets oder Handy zurückgreifen können.
Folgende Leistungen sind vorgesehen:
1. Lieferung und Installation einer WEB-basierten CAFM-Software.
2. Einrichtung der Arbeitsplätze.
3. Grunderfassung der Basisdaten wie z.B.
- Inaugenscheinnahme der einzelnen Liegenschaften vor Ort
- Dokumentation der vorhandenen Liegenschaftsstruktur
- Datenaufbereitung und Implementierung in die CAFM-Software
- Objektkategorisierung (Bauwerkszuordnungskatalog)
- Fotodokumentation der einzelnen Objekte
- Kenndatenerfassung (Räume, Türen, Fenster)
- 2-D Objektaufmaß
4. Digitalisierung von Aktenbeständen und Planunterlagen.
5. BIM-gerechte CAD-Aufbereitung.
6. Integration GIS System WebOffice zum Zugriff auf Flurstücksdaten.
7. Schulungen / Beratungen / Support.
8. Softwarepflege / Wartung.
Wesentliche Anforderungen an die CAFM-Software:
- Einfache und selbsterklärende Bedienoberfläche (Schwerpunkt)
- Nutzerfreundlichkeit (Schwerpunkt)
- Einfache, strukturierte und logische Datenablage
- WEB-basierte Anwendung
- App-Nutzung mittels handelsüblicher Tablets oder Handys
- BIM-gerechte Datenverwaltung
- Datenerfassung bzw. Datenablage mittels QR-Code.
Zeitablauf:
Es ist vorgesehen, innerhalb von 3 Jahren die Basisdaten für den größten Teil der städtischen Liegenschaften in die Software durch interne Mitarbeiter und/oder externe Dienstleister einzupflegen.
Balingen
Siehe Punkt II.1.4
Möglicherweise jährliche Vertragsverlängerungsoption
Die 3 bis 5 Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden zu den Verhandlungsgesprächen eingeladen. Bei punktgleichen Bewerbungen entscheidet gemäß § 75 Abs. 6 VgV das Los.
Zur Beurteilung der Bediener- und Nutzerfreundlichkeit wird dem Auftraggeber von den in die engere Wahl kommenden Bieter(n) ein Testzeitraum von ca. 6-8 Wochen zur Nutzung des CAFM-Systemes zugestanden.
Nach dem Testzeitraum wird sich der Auftraggeber für ein CAFM-System entscheiden, welches im Rahmen eines Probezeitraumes von 6 Monaten auf die weitere Umsetzbarkeit geprüft wird. Im Anschluss an diesen Zeitraum ist die Vergabe an den Bieter geplant.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Nachweis mindestens von einem Inhaber oder Führungskraft des Unternehmens über einen Hochschulabschluss in Informatik oder Wirtschaftsinformatik oder vergleichbare Ausbildungsnachweise als IT-Systemkaufmann/frau oder Fachinformatiker/in für Systemintegration oder einer entsprechenden Qualifikation.
(bei juristischen Personen die berufliche Qualifikation des für die Durchführung der Aufgabe Verantwortlichen, Eintragung in ein Berufsregister, z.B.Handwerkskammer bzw. IHK)
2.1.1. Umsatz gem. § 45 (4 Nr. 4) VgV.
Unser Umsatz für vergleichbare Leistungen (Implementierung und Customizing einer CAFM-Software) hat im angegebenen Zeitraum betragen:
im Mittel 2019- 2021:
- kleiner [Betrag gelöscht] EUR: 10 Punkte,
- ab [Betrag gelöscht] EUR bis kleiner [Betrag gelöscht] EUR: 20 Punkte,
- ab [Betrag gelöscht] EUR: 30 Punkte.
2.1.2. Beschäftigte gem. § 46 (3 Nr. 8) VgV.
Das jährliche Mittel der in den letzten drei Jahren (2019 - 2021) Vollzeitbeschäftigten inkl. der Führungskräfte betrug:
- weniger als 5 Vollzeitbeschäftigte: 10 Punkte,
- ab 5 bis 10 Vollzeitbeschäftigte: 20 Punkte,
- ab 10 Vollzeitbeschäftigte: 30 Punkte.
2.1.3. Einhaltung DSGVO.
- Anforderungen gemäss DSGVO werden eingehalten: 30 Punkte.
Weitere Informationen siehe Teilnahmeantrag und Auftragsunterlagen 2.2.1. CAFM – Software Anforderungen 2.2.2. Notwendige Basismodule 2.2.2.1 Liegenschaften 2.2.2.2. Straßen und Wege 2.2.2.3. Flure und Flurstücke 2.2.2.4. Karte 2.2.2.5. FM – Dokumentation 2.2.2.6. Einstellungen 2.2.2.7. Nachrichten 2.2.2.8. Persönlicher Kalender 2.2.2.9. To-do-Management 2.2.2.10. Benutzergruppen 2.2.2.11. Stammdaten 2.2.2.12. Kontakte 2.2.2.13. Mitarbeiter 2.2.3. Notwendige FM- Module 2.2.3.1. Auftragsmanagement 2.2.3.2. Belegungsplanung 2.2.3.3. Budgetmanagement 2.2.3.4. Energiemanagement 2.2.3.5. Instandhaltung 2.2.3.6. Rechnungsmanagement 2.2.3.7. Reinigung 2.2.3.8. Schlüsselmanagement 2.2.3.9. Störungsmanagement 2.2.3.10. Verkehrssicherungspflichten 2.2.3.11. Vermietung 2.2.3.12. Verträge 2.2.4. Referenzobjekt 1 des Bewerbers (es darf sich hierbei nicht um das Referenzobjekt 2 handeln).
2.2.4.1. Auftraggeber 2.2.4.2. Schulung der Nutzer 2.2.4.3. Gebäudebestandserfassung inkl. Implementierung in CAFM 2.2.4.4. Implementierte Module 2.2.4.5. Jahr der Umsetzung 2.2.5. Referenzobjekt 2 des Bewerbers (es darf sich hierbei nicht um das Referenzobjekt 1 handeln).
2.2.5.1. Auftraggeber 2.2.5.2. Schulung der Nutzer 2.2.5.3. Gebäudebestandserfassung inkl. Implementierung in CAFM 2.2.5.4. Implementierte Module 2.2.5.5. Jahr der Umsetzung
- § 42 VgV, § 123 und § 124 GWB: Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 42 VgV, § 123 und § 124 GWB bestehen (Ausschlusskriterium, bei den Ausschlussgründen gemäß § 124 GWB entscheidet die Vergabestelle über den Ausschluss),
- § 73 Abs. 3 VgV: Eigenerklärung, dass die Durchführung der Leistungen unabhängig von Ausführungs- und Lieferinteressen erfolgt Ausschlusskriterium).
Der Auftraggeber behält sich vor, gemäß § 43, Absatz 3 VgV nach Zuschlagserteilung eine bestimmte Rechtsform vorzuschreiben. Rechtsform von Bietergemeinschaften im Auftragsfall: Gesellschaft bürgerlichen Rechts mit gesamtschuldnerischer Haftung. Es sind alle Mitglieder der Bietergemeinschaft anzugeben, eines davon ist als bevollmächtigter Vertreter zu benennen. Sollte eine Bewerber-/Bietergemeinschaft angestrebt werden, ist das Formblatt 234 zu verwenden.
Erklärungen gemäß Tariftreuegesetz des Landes Baden-Württemberg sind abzugeben.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1) Beauftragung:
Die Vergabestelle behält sich vor, die ausgeschriebenen Leistungen nicht vollumfänglich, sondern abschnittsweise zu beauftragen.
2) Formale Ausschlusskriterien:
- Fristgerechter Eingang des Teilnahmeantrags (Frist siehe IV.2.2) der Bekanntmachung) gem. § 57 Abs. 1, Nr. 1 VgV;
- Vollständigkeit des Teilnahmeantrages.
3) Rechtliche Ausschlusskriterien:
- Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 1, 2, 3 GWB vorliegen (Gründe im Zusammenhang mit einer strafrechtlichen Verurteilung), bzw. Nachweis der erfolgreichen Selbstreinigung nach§ 125 GWB.
- Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 4 GWB (Gründe im Zusammenhang mit Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben), bzw. Nachweis nach § 123 Abs. 4 S. 2 GWB.
- Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB (Gründe im Zusammenhang mit Insolvenz, Interessenskonflikten oder beruflichem Fehlverhalten), bzw. Nachweis der erfolgreichen Selbstreinigung nach §125 GWB.
- Eigenerklärung, dass keine für den Auftrag relevante Abhängigkeit von Ausführungs- und Lieferinteressen vorliegt gem. § 73 Abs. 3 VgV
4) Weitere Ausschlusskriterien:
Weitere Ausschlusskriterien siehe unter Punkt III.1 der Bekanntmachung unter "geforderte Mindeststandards" (Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung bzw. wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit).
5) Bietergemeinschaften /Eignungsleihe / Unterauftragsvergabe:
- Bietergemeinschaften geben eine gemeinsame Bewerbung ab. Geforderte Eigenerklärungen und/oder Nachweise sind für jedes Bietergemeinschaftsmitglied gesondert zu erklären und vorzulegen. Dazu sind die entsprechenden Seiten zu kopieren und kenntlich zu machen, von welchem Bietergemeinschaftsmitglied die / der Erklärung/Nachweis stammt. Ferner ist eine Bietergemeinschaftserklärung (siehe Bewerbungsunterlagen) abzugeben, in der auch der Vertreter der Bietergemeinschaft mit postalischer und elektronischer Adresse zu
benennen ist,
- Im Fall der Eignungsleihe oder beabsichtigter Unterauftragsvergabe sind geforderte Eigenerklärungen und/oder Nachweise von dem Eignungsverleiher/ Unterauftragnehmer vorzulegen. Der AG behält sich vor, einen Nachweis der Verfügbarkeit im Auftragsfall vor Auftragserteilung zu fordern. Auf §§ 43, 47 VgV wird verwiesen.
Der Auftraggeber stellt die Bewerbungsunterlagen in Form einer Excel- und PDF- Tabelle zur Verfügung.
Die Bewerbungsunterlagen stehen unter der unter Ziffer I.3) genannten Internetplattform bis zum Ablauf der unter Ziffer IV.2.2 genannten Frist zum Herunterladen bereit und sind nur auf diesen Weg erhältlich. Für die Abgabe des Teilnahmeantrags sind zwingend die von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerbungsunterlagen zu verwenden und ausgefüllt abzugeben.
Die elektronisch ausgefüllte Bewerbungsunterlage einschließlich der geforderten Anlagen sind fristgerecht auf der Vergabeplattform bereitzustellen.
Die jeweiligen Angaben sind mit prüfbaren Unterlagen zu belegen und als Anlagen beizulegen. Ansprechpartner (Bauherrenvertreter) für Auskünfte zu den angegebenen Referenzprojekten sind zu benennen. Zusätzliche Unterlagen über die geforderten hinaus werden nicht gewertet.
Die drei bis fünf Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden zu den Verhandlungsgesprächen eingeladen.
Bei punktgleichen Bewerberbungen entscheidet gemäß § 75 Abs. 6 VgV das Los.
Der Auftraggeber behält sich vor, bis zum Abschluss der Wertung der Teilnahmeanträge unvollständige bzw. fehlende Nachweise und Unterlagen sowie fehlende Eintragungen in den Teilnahmeformularen nachzufordern.
Das Auswahlgremium ist für KW 45/2022 geplant. Die Bietergespräche mit den in der für die 2. Stufe ausgewählten Bietern sind vorgesehen in der KW 50/2022.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn der Bieter erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Auftraggeber gerügt hat (§ 160 Abs. 3, Nr. 1 GWB), aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbare Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht bis zum Ablauf der Frist der Bewerbung bzw. zur Angebotsabgabe beim Auftraggeber gerügt hat (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und Nr.3 GWB) oder soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S.1 Nr.4 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem nach Zuschlagserteilung unzulässig (§168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (per Fax oder Mail) bzw. 15 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post möglich.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Balingen
Postleitzahl: 72336
Land: Deutschland