Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen ERP-Systems für die Universität Stuttgart - hier: Beauftragung Implementierungsleistungen Stufe 1
Bekanntmachung einer Änderung
Änderung eines Vertrags/einer Konzession während der Laufzeit
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Stuttgart
NUTS-Code: DE111 Stuttgart, Stadtkreis
Postleitzahl: 70174
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.uni-stuttgart.de
Abschnitt II: Gegenstand
Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen ERP-Systems für die Universität Stuttgart - hier: Beauftragung Implementierungsleistungen Stufe 1
Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen ERP-Systems für die Universität Stuttgart - hier: Beauftragung Implementierungsleistungen Stufe 1
Stuttgart
Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen zentralen ERP-Systems für die Universität Stuttgart auf Basis von SAP S/4HANA im Rahmen eines Stufenkonzepts. Die Universität Stuttgart betreibt derzeit ein SAP ERP 6.0 sowie ein SAP Business Warehouse (getrennte virtualisierte Server), welche beide auf SAP NetWeaver 7.5 basieren. Als Datenbank wird MS SQL Server eingesetzt. Beide Systeme sind als 3-Systemlandschaft aufgebaut. Sie wurden 2007 als zentrale Systeme für das Rechnungswesen eingeführt.
Fachlich sind die Module FI, FI-AA, CO und PSM ausgestaltet. Logistische Prozesse wie z.B. der Einkauf finden im System nicht statt. Die Personalabrechnung findet über das Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg extern statt. Personalstammdaten sind nicht im System integriert. Das SAP ist zentralistisch organisiert. Ein Zugriff aus der Dezentrale auf das zentrale ERP-System besteht nicht.
Die IT-Landschaft in den dezentralen Einrichtungen ist sehr heterogen. Während sehr kleine Institute auf Basis von Papier und Excel arbeiten, wurden in anderen Einrichtungen eigenständige ERP-Systeme mit unabhängiger Stammdatenhaltung, eigener Buchhaltung und teilweiser auch eigener Personalverwaltung eingeführt. Der hierfür genannte Grund ist eine nicht ausreichende Prozessunterstützung der dezentralen Belange durch das SAP-System der Zentralverwaltung. Beispielsweise werden keinerlei Aspekte der Planung für dezentrale Einheiten ermöglicht. Ein weiterer oft genannter Aspekt betrifft die fehlende Sys-temunterstützung zur Abwicklung von Drittmittelprojekten im Sinne eines zentralen Projektcontrollings. Insbesondere bei komplexen Projekten (bei denen einzelne Institute z.B. die Konsortialführerschaft in-nehaben) sind die derzeit im zentralen ERP-System angebotenen Strukturen nicht zweckmäßig.
Eine Schnittstelle zum HIS SVA für das Personalmanagement existiert derzeit nicht. Das System d.3ecm als revisionssicheres Archiv (inkl. SAP ArchiveLink-Schnittstelle) wurde im Rahmen des Projekts "Digitaler Rechnungsworkflow (DRW)" eingeführt. Der Roll-Out der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung im Rahmen dieses Projekts auf Basis der Lösung XSuite Invoice auf die gesamte Universität wird bis Ende 2021 abgeschlossen sein. Mit dieser Lösung werden große Teile der bisher papierbasierten Auszahlungs-anordnungen durch einen digitalen Workflow ersetzt.
Die Schnittstellenlogik (insb. für die Übergabe der Kassenbuchungen aus den dezentral betriebenen ERP-Systemen) ist größtenteils in ein separates "Schnittstellensystem" (Eigenentwicklung) ausgelagert worden.
Das BW-System wertet ausschließlich Daten aus dem SAP ERP aus, weitere Systeme sind derzeit nicht an-gebunden. Einen "Kontoauszug" im Sinne eines PSM-Budgetberichts bekommen die dezentralen Einrich-tungen über einen SAP BW-Bericht zur Verfügung gestellt, der zentral einheitlich zur Verfügung gestellt wird. Die Neukonzeptionierung des Berichtswesens ist Bestandteil der in diesem Dokument beschriebenen Aufgaben.
Die dezentral betriebenen Lösungen bieten nur wenig Integration mit dem System der Zentralverwaltung. In den Bereichen, die nicht mit der Lösung für die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung abgedeckt werden, beschränkt sich eine Schnittstellenanbindung häufig auf das automatische Erzeugen der Papieranordnungen, die gedruckt an die Zentralverwaltung geschickt werden. Ein mengen-/wertmäßiger Abgleich ist aufgrund des zeitlichen Versatzes der Buchungen in den Systemen nur schwer möglich. Wenn ein Abgleich geschieht, dann rein manuell durch den händischen Vergleich von Berichten. Dies führt insbesondere im Rahmen des Jahresabschlusses sowie bei der Erzeugung von Steuermeldungen zu regelmäßigen Fehleranalysen und entsprechendem Frustpotential in der Zentralverwaltung und den dezentralen Einrichtunge
Die Universität Stuttgart beabsichtigt, SAP S/4HANA in mehreren Implementierungsstufen einzuführen und damit eine Modernisierung ihres bestehenden ERP-Systems zu erreichen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen ERP-Systems für die Universität Stuttgart - hier: Beauftragung Implementierungsleistungen Stufe 1
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Saarbrücken
NUTS-Code: DEC01 Regionalverband Saarbrücken
Postleitzahl: 66123
Land: Deutschland
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Fortsetzung zu Ziffer VII.2.2): Der Gesamtcharakter des Projektvertrags sowie des zu erstellenden ERP-Systems ändert sich durch die Änderung nicht, da es sich weiterhin um Beratungs-/Dienst- und Werkleistungen für das ERP-Projekt handelt. Der unter Ziffer VII.1.6) angegebene Wert bezieht sich auf die Gesamtvergütung für die Implementierung der Stufe 1, einschließlich Auftragsänderungen. Der Wert der Auftragsänderung beträgt dagegen lediglich [Betrag gelöscht] EUR. Der Wert der Auftragsänderung übersteigt damit, wie von § 132 Abs. 2 Satz 2 GWB verlangt, den Wert des ursprünglichen Gesamtauftrages ([Betrag gelöscht] EUR) um weniger als 50 %.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Auf die Frist gem. § 135 Abs. 2 Satz 2 GWB wird hingewiesen. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Zusätzlich wird auf die freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung in Bezug auf die hier bekanntgemachte Auftragsänderung einschließlich der dortigen Rechtsbehelfsbelehrung in Ziffer VI.4.3.) hingewiesen (Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2022/S 135-386765).
Ort: xx
Land: Deutschland
Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession
Stuttgart
Funktionaler Leistungsumfang unverändert, siehe Beschreibung in Ziffer II.2.4). Die Leistungen zur Implementierung der sog. Stufe 1(Leistungen Stufe 1b) werden unter Änderung und Erweiterung des Auftragsgegenstands beauftragt.
Ort: Saarbrücken
NUTS-Code: DEC01 Regionalverband Saarbrücken
Land: Deutschland
Auftragserweiterung der im Übrigen als Projekt unveränderten Leistungen der Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen ERP-Systems für die Universität Stuttgart. Zuvor war bereits eine (geringfügige) Auftragserweiterung auf Grundlage der im Rahmen der Initiierungsphase vorgesehenen aufwandsbasierten Dienstleistungen erfolgt (Beauftragung weiterer Umfänge im Rahmen eines Change Requests).
Die Leistungen zur Implementierung der sog. Stufe 1(Leistungen Stufe 1b) werden unter Änderung und Erweiterung des Auftragsgegenstands beauftragt. Die Änderungen und Erweiterungen sind insbesondere auf Änderungen im Kontierungsmodell sowie höhere Abstimmungsaufwände zurückzuführen. Dies führt zu höheren Aufwänden aufgrund für das Projekt zusätzlich erforderlichen Aufgaben sowie zu einer Verschiebung des Enddatums in Bezug auf die nun beauftragten Implementierungsleistungen. Die Auftraggeberin stützt die Auftragserweiterung auf die Ausnahmeregelung in § 132 Abs. 2 Nr. 1 GWB (stufenweise Beauftragung). Die zusätzliche Begründung (siehe sogleich Ziffer VII.2.2) erfolgt hilfsweise.
Dass eine Änderung des Auftragsumfangs um die genannten Bedarfe notwendig werden würde, war für die Auftraggeberin zum Zeitpunkt des ursprünglichen Vergabeverfahrens nicht vorhersehbar. Die Auftraggeberin hatte bereits ein stufenweises Vorgehen vorgesehen, um weitere Bedarfe abdecken zu können. Falls die Änderungen nicht mehr als von der Stufenoption umfasst sein sollten (z.B. weil nicht mehr als „projekttypisch“ eingestuft), war für die Auftrraggeberin dagegen nicht vorhersehbar. Die Auftraggeberin hatte die Auftragsinhalte in Bezug auf die im Auftrag folgenden Stufen auf Grundlage einer Vorstudie prognostiziert. Die Möglichkeit überschießender zusätzlicher Bedarfe in den nun von der Auftragsänderung betroffenen Bereichen stand nicht im Raum. Der Gesamtcharakter des Projektvertrags sowie des zu erstellenden ERP-Systems ändert sich durch die Änderung nicht. Siehe im Übrigen Ziffer VI.3.).