Prozessunterstützung bei der Umsetzung und Begleitung bei der Weiterentwicklung des Förderprogramms Neue Künste Ruhr Referenznummer der Bekanntmachung: 117/22
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Düsseldorf
NUTS-Code: DEA11 Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 40221
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.mkw.nrw.de
Abschnitt II: Gegenstand
Prozessunterstützung bei der Umsetzung und Begleitung bei der Weiterentwicklung des Förderprogramms Neue Künste Ruhr
Mit dem vorliegenden Vergabeverfahren soll ein Rahmenvertrag mit einer in komplexen Kultur-Entwicklungsprozessen und in der Betreuung von Förderprogrammen im Kulturbereich erfahrenen Agentur (im Folgenden "Auftragnehmerin") abgeschlossen werden. Die Auftragnehmerin soll das in Nordrhein-Westfalen für Kultur zuständige Ministerium (Ministerium für Kultur und Wissenschaft [MKW], im Folgenden "Auftraggeberin") bei der Betreuung und Weiterentwicklung des neu aufgebauten Förderprogramms Neue Künste Ruhr (im Folgenden "NKR") im Sinne einer Prozessunterstützung begleiten.
Das Förderprogramm NKR ist im Rahmen der Ruhr-Konferenz entstanden, mit der das Land Nordrhein-Westfalen das Ziel verfolgt, die Metropole Ruhr als wirtschaftlich starke und lebenswerte Zukunftsregion für alle Menschen zu gestalten. In diesem Zusammenhang hat das Landeskabinett am 05.11.2019 beschlossen, von 2020-2030 ein Dekadenprojekt zur Entwicklung der sogenannten Neuen Künste aufzusetzen. Das Ruhrgebiet soll als "Metropole der Künste" bis 2030 so attraktiv werden, dass immer mehr junge Künstlerinnen und Künstler durch hervorragende Arbeits- und Lebensbedingungen an die Region gebunden werden. Um dieses Ziel zu erreichen, werden mit dem Förderprogramm NKR insbesondere die Neuen Künste umfassend gefördert, die künftig das kulturelle Profil der Region prägen sollen. Das Förderprogramm NKR umfasst die vier Förderbereiche Digitale Künste, Urban Art, Zeitgenössischer Zirkus und die Clubszene der elektronischen Musik.
Für den Aufbau des Förderprogramms NKR wurde die Agentur Rosy DX beauftragt, welche im Jahr 2020 mit der Umsetzung begonnen hat. Der Vertrag endete zum 31.03.2022. Auf der Grundlage der bereits erfolgten Vorarbeiten von Rosy DX soll ab Oktober 2022 die neue Auftragnehmerin zum einen die organisatorische Umsetzung des Förderprogramms betreuen und zum anderen die Weiterentwicklung des Förderprogramms begleiten. Im Abschlussbericht von Rosy DX werden die Ziele und Maßnahmen des Förderprogramms NKR dargelegt, die teilweise bereits umgesetzt wurden. Der Abschlussbericht wird der Auftragnehmerin als Arbeitsgrundlage zur Verfügung gestellt.
40221 Düsseldorf
Konkret umfasst der Auftrag der Auftragnehmerin folgende Aufgaben:
1. Betreuung / Prozessunterstützung Förderprogramm NKR
a) Inhaltliche Beratung und Begleitung der Antragssteller, sowohl im Vorfeld und bei Antragsstellung, als auch nach Bewilligung (u.a. mit Infomaterial zur Antragsstellung z.B. in Form von Video-Tutorials, ggf. in Form von Veranstaltungen). Hinweis: Die Antragsberatung bzgl. formaler Fragen erfolgt durch die Bezirksregierungen als Bewilligungsbehörden.
b) Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der derzeit zwei Mal jährlich stattfindenden Jurysitzung anhand eines existierenden Kriterienkatalogs und Bewertungssystems (u.a. Aufbereitung der Antragsunterlagen, Bereitstellung von Materialien, Einholung der zunächst schriftlich abgegebenen Juryvoten, Terminkoordination, Organisation, Moderation und Protokollierung der Sitzungen, Vorbereitung von Zu- und Absageschreiben), Auswertung der schriftlichen Jurybewertungen und Erstellung einer Sammelvorlage in Vorbereitung auf die Jurysitzung für die Auftraggeberin.
c) Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Beiratssitzungen und künftigen Lenkungskreissitzungen (u.a. Terminkoordination, Organisation, Moderation und Protokollierung der Sitzungen).
d) laufend: Informationsfluss und Austausch mit den Antragstellern
e) laufend: regelmäßige Abstimmungen mit der Auftraggeberin (fortlaufend telefonisch/per E-Mail, 1 x im Monat ein Jour fixe von ca. 2 Stunden vor Ort bei der Auftraggeberin oder als Videokonferenz, ggf. Erstellung von Sachstandsberichten über den laufenden Stand der Arbeiten nach Bedarf und vorheriger Absprache mit der Auftraggeberin)
f) laufend: landes- und bundesweite sowie internationale Recherchen zu Akteuren der NKR, um Auskünfte darüber geben zu können, was aktuell in der Szene passiert, Stärkung sowie Erweiterung des Netzwerks u.a. durch Kontaktaufnahme und Kontaktpflege mit potentiellen Fördernehmern sowie Ermittlung der Bedarfe (siehe auch Ziffer A. II. 2. a)),
g) laufend: Öffentlichkeitsarbeit, d.h. Bekanntmachung und Bewerbung des Förderprogramms, der geförderten und weiteren Projekten im Netzwerk sowie Bekanntmachung und Bewerbung der Antragsfristen u.a.
- durch einen redaktionellen Beitrag pro Monat auf der NKR-Homepage zu geförderten NKR-Projekten oder Akteuren, die bisher noch keine NKR-Förderung erhalten
- auf den Social Media-Kanälen (Instagram, Facebook, Twitter) in Form von zwei Postings pro Woche, Re-Postings, Follower-Akquise und Engagement mit anderen Usern und Akteuren des Netzwerks (Community Management)
- durch Aufbau und Pflege eines E-Mail-Verteilers des NKR-Netzwerks (Fördernehmer und potentielle Fördernehmer),
- durch Erarbeitung von Entwürfen für Pressemitteilungen in Abstimmung mit der Auftraggeberin;
- ggf. durch Veranstaltungen.
- technische und redaktionelle Betreuung der bereits bestehenden NKR-Homepage (u.a. Webhosting und technische Pflege sowie redaktionelle Betreuung der Homepage wie Beantwortung von User-Fragen via Kontaktformular)
Für diese Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit soll die Auftragnehmerin regelmäßig Dokumentationsmaterial der Projekte (Fotos/ Videos/ Texte) einholen, um diese zur Bewerbung des Programms auf den NKR-Online-Kanälen zu veröffentlichen. In den Förderkriterien ist festgeschrieben, dass die Fördernehmer ensptrechendes Material zur Verfügung stellen müssen.
2. Begleitung bei der Weiterentwicklung des Förderprogramms NKR
a) Stärkung und Erweiterung des Netzwerks: Die Auftragnehmerin soll als
- zentrale Anlaufstelle für das NKR-Netzwerk fungieren,
- das NKR-Netzwerk stärken und erweitern
- und den Austausch der NKR-Akteure auch zwischen den vier Förderbereichen anregen.
Dafür müssen laufend Kontakte gepflegt sowie Informationen über aktuelle Entwicklungen online und auf Nachfrage zur Verfügung gestellt werden (siehe auch Ziffern A. II. 1. e) - i)). Durch die Stärkung des Netzwerks sollen ein enger fachlicher Austausch und etwaige Kooperationen zwischen den derzeit eher dezentral arbeitenden Akteuren im Ruhrgebiet gefördert werden. Der intensive Austausch der Auftragnehmerin mit den Akteuren soll dazu beitragen, das NKR-Förderprogramm ständig weiterzuentwickeln, zu verbessern und bekannter zu machen.
b) Einrichtung und Organisation von Lenkungskreisen und Koordinierungsstelle: Die Aufragnehmerin soll bei der Einrichtung und Organisation der Lenkungskreise der Ankerprojekte und der weiteren Koordinierungsstelle im Bereich Urban Art eine zentrale Auflaufstelle sein und eine Vermittlungsposition für die beteiligten Akteure und Stellen einnehmen (vgl. Ziffer A. I. 5./6.).
c) ggf. Beratung der Auftraggeberin: Die Auftragnehmerin soll ggf. bei Ausbau weiterer geeigneter Förderstrukturen (bspw. NKR-Residenzen und NKR-Fellowships), bei einer etwaigen Juryneubesetzung und bei Bündelung der bisher dezentralen Stränge in den einzelnen Förderfeldern beraten.
3. Abschlussbericht und Projektevaluation
Zum Ende des Auftrags soll ein Abschlussbericht verfasst werden, in dem detailliert dargelegt wird, wie das Förderprogramm entsprechend der oben genannten Punkte und darüber hinaus weiterentwickelt wurde. Der Abschlussbericht orientiert sich in Art und Umfang an dem von Rosy DX erstellten Dokument (138 Seiten), das der Auftragnehmerin zur Verfügung gestellt wird. Details sind in der Auftragsumsetzung final zu klären.
4. Ggf. weitere optionale Leistungen, die sich im Projektverlauf ergeben
Da sich die derzeitigen Rahmenbedingungen für das Förderprogramm im Laufe der Vertragslaufzeit noch ändern können, fallen gegebenfalls weitere optionale Leistungen an. Dies könnten zum Beispiel die Durchführung und Planung von Veranstaltungsformaten sowie Studien zu inhaltlichen Themen der Neuen Künste oder vergleichbare Leistungen umfassen.
Eine detaillierte Beschreibung des Auftrags ist in der Leistungsbeschreibung dargestellt.
Die Vertragslaufzeit beginnt am 10.10.2022 und endet am 30.09.2024. Es besteht die Option, den Vertrag um ein weiteres Jahr vom 01.10.2024 bis zum 30.09.2025 zu verlängern. Von diesem Recht hat die Auftraggeberin spätestens bis zum 31.03.2024 Gebrauch zu machen. Die Ausübung des Optionsrechts hat schriftlich zu erfolgen. Die Wahrnehmung der Option steht unter dem Vorbehalt der Verfügbarkeit der benötigten Finanzmittel im Landeshaushalt und steht somit unter Haushaltsvorbehalt.
Ggf. weitere optionale Leistungen, die sich im Projektverlauf ergeben
Da sich die derzeitigen Rahmenbedingungen für das Förderprogramm im Laufe der Vertragslaufzeit noch ändern können, fallen gegebenfalls weitere optionale Leistungen an. Dies könnten zum Beispiel die Durchführung und Planung von Veranstaltungsformaten sowie Studien zu inhaltlichen Themen der Neuen Künste oder vergleichbare Leistungen umfassen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU)
- Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Unternehmensbeschreibung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
Für die Feststellung der Leistungsfähigkeit hat der Auftraggeber folgende Soll-Kriterien festgelegt:
- Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern bei komplexen Kultur-Entwicklungsprozessen und insbesondere Erfahrung mit der Koordination und Organisation von vergleichbaren Förderprogrammen, d.h. mit Bezug zu den vier Förderbereichen der NKR und / oder der Kulturszene in Nordrhein-Westfalen (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Nachweis ihrer Eignung bezogen auf die fachlichen Herausforderungen des Auftrags (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter unverzüglich folgende Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW oder im Ausnahmefall per E-Mail darauf hinzuweisen:
Ministerium für Kultur und Wissenschaft
des Landes Nordrhein-Westfalen
Frau Dr. Jessica Klein
Referat Z.14
40190 Düsseldorf
E-Mail: [gelöscht]
II. Informationen und Kommunikation
Information und Kommunikation finden im gesamten Vergabeverfahren ausnahmslos schriftlich statt und zwar grundsätzlich nur über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW. Ausnahmen vom Grundsatz der Übermittlung per E-Mail bestehen nur aufgrund entsprechender gesetzlicher Vorschriften.
Fragen sind an die oben unter Ziffer I. genannte Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu richten. Im Interesse der Effektivität werden Fragen der Bieter erbeten bis spätestens zum:
29.07.2022
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form an alle Bieter, an die Vergabeunterlagen versandt wurden, unaufgefordert über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW bis spätestens zum 04.08.2022 zur Kenntnis gegeben.
Im Anschluss besteht die Möglichkeit, Nachfragen zu diesen Fragen und Antworten bis spätestens 10.08.2022 über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu stellen.
Alle Nachfragen und Antworten werden wiederum bis zum 16.08.2022 in anonymisierter Form über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW allen Interessierten zur Kenntnis gegeben.
Bekanntmachungs-ID: CXS7YYPYY5M
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de