Einführung eines Zentralen Outputmanagements (ZOM) Referenznummer der Bekanntmachung: 2022-01
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Essen
NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 45145
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.esh-essen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Einführung eines Zentralen Outputmanagements (ZOM)
Einführung eines Zentralen Outputmanagements (ZOM)
Essener Systemhaus Kruppstr. 82-100 45145 Essen
Mit der Einführung eines Zentralen Outputmanagements soll die Digitalisierung der Stadtverwaltung vorangetrieben, Mitarbeiter*innen entlastet und Arbeitsabläufe optimiert werden.
Insbesondere für die Mitarbeiter*innen die mit eAkten arbeiten, soll sich durch die Nachverfolgbarkeit von Sendungen und dem Druck über die Stadtdruckerei ein durchgehender digitaler Prozess bieten, der in das DMS eingebunden werden kann.
Darüber hinaus unterstützt das ZOM folgende weitere Ziele:
- Ein einheitliches Tool für die Mitarbeiter*innen,
um verschiedene Ausgangs-/
Informationskanäle für Bürger*innen
ansprechen zu können
- Weniger IT-Kompetenz notwendig, da nur
noch ein System bedient werden muss
o Kaum Zeitverlust, da nicht zwischen den
Systemen gewechselt werden muss
o Portooptimierung und Papiereinsparung z.B.
durch die spätere Zusammenführung von
Sendungen und Auswahl der optimalen
Umschlaggröße
- Kostenersparnis durch die digitalen
Sendungsoptionen anstelle des Ausdrucks und
postalischen Versands
- Einsparung von Drucker- und Faxgeräten an
den Arbeitsplätzen
- Zeiteinsparung für die Sachbearbeiter*innen,
da das Falten, Kuvertieren und Versenden von
Post am Arbeitsplatz entfallen
- Zeitersparnis, da Briefe nicht mehr aus den
Fachbereichen in die Zentrale Poststelle im
Rathaus transportiert werden müssen, ehe der
Versand erfolgt.
- Verringerung von Postrückläufern aufgrund
von fehlerhaften Adressen durch einen
Abgleich mit einem Straßenverzeichnis im
ZOM und Vermeidung von Adressen
außerhalb des Adressfensters
- Höhere Auslastung der Stadtdruckerei
- Einführung eines fachbereichs- und
fachverfahrensübergreifenden Druckstandards
(Hardware, Software und Datenströme)
- Schaffung von Druckmöglichkeiten für die
Mitarbeiter*innen im HomeOffice
- Bessere Nachverfolgbarkeit von ausgehenden
Sendungen
o Erkennbarkeit für die Anwender*innen, wann
die Sendung tatsächlich versandt wurde
o Berechnung von Fristen
o Nachvollziehbarkeit von Fehlern bei der
Nichtzustellung von Sendungen.
Strategische Möglichkeit über eine Mandantenfähigkeit das ZOM auch für Beteiligungsunternehmen / Konzerngesellschaften einsetzen zu können.
Sämtliche Anforderungen an die ZOM-Lösung sind der beiliegenden Allgemeinen Leistungsbeschreibung (ALB) zu entnehmen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Gefordert ist die unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular Zuverlässigkeit zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen.
Die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.
- bestehende, aktuell gültige Betriebshaftpflichtversicherung bzw. Bereitschaft zum Abschluss im Auftragsfall
Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung. Die Haftpflichtdeckungshöhe sollte mindestens zusammen 1 Millionen EUR für Personen-/Sachschäden je Versicherungsjahr betragen. Sofern dies nicht gegeben ist, ist vom Bieter eine Eigenerklärung vorzulegen, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung unverzüglich und noch vor Zuschlagerteilung abzuschließen und den Nachweis über einen entsprechenden Abschluss im Auftragsfalle auf Anforderung der Auftraggeberin innerhalb von 5 Kalendertagen vor-zulegen. Diese Eigenerklärung kann formlos erfolgen und ist dem Angebot beizufügen. Ihr ist außerdem die Erklärung eines Versicherers (in unbeglaubigter Kopie) beizufügen, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist.
Die Versicherung sollte den Zusatzbaustein "Produkthaftpflichtversicherung" beinhalten.
Die Versicherung ist über die gesamte Laufzeit des Vertrages vorzuhalten. Entsprechende Nachweise sind auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen.
- Referenzen (Formular Referenzen)
- Mitarbeiteranzahl (formlose Erklärung)
- Projekt- und Implementierungserfahrung bzgl. der angebotenen ZOM-Lösung (Formular Projektteam)
- Kerngeschäft des*r Bieters*in (formlose Erklärung)
- Qualifikationsbenennung der Mitarbeiter*innen (Formular Projektteam)
Gefordert ist, dass Anbietende die Softwarelösung mit zentralem Druck und Kuvertierung zum Stichtag 01.07.2022 produktiv in drei Großstädten (mind. 100.000 Einwohner) in der Kommunalverwaltung einsetzt. Hinweis: Privatwirtschaftliche Unternehmen, Vereine, Kirchen, Gewerkschaften, Krankenhäuser, kommunale Gesellschaften (mit Ausnahme von IT-Rechenzentren) wie bspw. Stadtwerke, Entsorgungs- und Verkehrsbetriebe, Messegesellschaften, Flughäfen, Hafenbetriebe, Wohnungsbaugesellschaften; Rettungs- und Hilfsdienste (THW, DRK, etc.), die Bundeswehr, Polizei, Feuerwehr oder andere Organisationen werden als Referenz grds. nicht anerkannt!
Zur Darstellung der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular "Referenzen" zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben des Bieters bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber vor.
Der*die Bieter*in hat eine Projekt- und Implementierungserfahrung mit der in dieser Ausschreibung angebotenen ZOM-Lösung von mindestens drei vollständigen Kalenderjahren (Formular Projektteam).
Die für das Projekt vorgesehenen Mitarbeiter*innen des*r Auftragnehmers*in, einschließlich der Projektleitung und ihrer Vertretung sind verbindlich zu benennen und ihre Qualifikation ist in geeigneter Form nachzuweisen (siehe Formular Projektteam).
Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter*innen beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, dies entspricht Niveaustufe C1 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).
Bei der angebotenen ZOM-Lösung handelt es sich um ein Kerngeschäftsfeld des Unternehmens (formlose Erklärung).
Der Bieter hat mind. 5 Vollzeitbeschäftigte. Die Höhe der Mitarbeiterzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des ZOM-Anbieters (formlose Erklärung).
Abschnitt IV: Verfahren
Die Öffnung erfolgt elektronisch über den Vergabemarktplatz.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Es ist eine verifizierende vierwöchige Teststellung vorgesehen.
Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 05.08.2022, 11:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen.
Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYYYH
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland