Dokumentenmanagementsystem (DMS)-Beschaffung Referenznummer der Bekanntmachung: 8-655/22/VVI-2/02
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bergisch Gladbach
NUTS-Code: DEA2B Rheinisch-Bergischer Kreis
Postleitzahl: 51469
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.bergischgladbach.de
Abschnitt II: Gegenstand
Dokumentenmanagementsystem (DMS)-Beschaffung
Die Stadt Bergisch Gladbach ist als Kreisstadt mit seinen rund 110.000 Einwohnern das Zentrum des Rheinisch-Bergischen Kreises und gehört zum Regierungsbezirk Köln. Wie viele andere Kommunen auch, hat die Stadt einige Herausforderungen "zu meistern". So kämpft die Kreisstadt z. B. mit einem Fachkräftemangel und dem demographischen Wandel, der sich auch auf die Personalsituation auswirkt. Ein signifikanter Teil der Mitarbeitenden der Stadtverwaltung wird demnach in den nächsten Jahren in den Ruhestand eintreten. Darüber hinaus haben sich die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger im Zuge digitaler Technologien verändert und Auf-gaben der Mitarbeitenden nehmen an Komplexität und Quantität zu, wie Untersuchungen im Rahmen der E-Government-Strategie zeigten. Eine weitere Herausforderung sind die veränderten, rechtlichen Vorgaben, denen sich die Stadtverwaltung gegenübersieht. Das Onlinezugangsgesetz gibt vor, dass kommunale Verwaltungen einen Großteil ihrer Dienstleistungen digital zur Verfügung stellen müssen. Auch das E-Government-Gesetz des Landes Nordrhein-Westfalen beinhaltet Anforderungen, die die Stadtverwaltung zusätzlich zu ihrem ohnehin breiten Aufgabenspektrum zu bewältigen hat.
Eine moderne Verwaltung sollte in diesem Umfeld agil, flexibel und effizient agieren, um das Wachstum zu begleiten und den skizzierten Ansprüchen gerecht zu werden. Flexibilität und Zielorientierung sind notwendig, um mit den Anforderungen der Digitalisierung Schritt zu halten. Um Arbeitsprozesse dahingehend zu optimieren, sollen in der Stadtverwaltung Bergisch Gladbach ganzheitliche E-Government-Lösungen entwickelt werden, die nicht nur für einzelne, sondern für eine Vielzahl von Abteilungen und ihre jeweiligen Fachanwendungen nutzbar sind.
Stadt Bergisch Gladbach
Die Stadt Bergisch Gladbach möchte ihre Verwaltung mithilfe digitaler Technologien modernisieren. Damit möchte die Stadt den genannten Herausforderungen wie dem demografischen Wandel, rechtlichen Vorgaben wie dem Onlinezugangsgesetz (OZG) und veränderten Anforderungen seitens der Bürgerinnen und Bürgern begegnen. Zu diesem Zweck wurde eine E-Government-Strategie entwickelt, die das Leitbild, die Ziele und Maßnahmen inkl. einer Umsetzungs-Roadmap für die Digitalisierung der Verwaltung in den nächsten Jahren definiert. Die Stadt Bergisch Gladbach erhofft sich durch die Einführung eines DMS eine Beschleunigung der internen Arbeitsprozesse. Zugriffe auf Informationen und Dokumente sollen durch eine bessere Auffindbarkeit vereinfacht werden. Zusätzlich soll ein zentrales DMS eine möglichst medienbruchfreie Prozessbearbeitung ermöglichen und den Bürgerservice verbessern.
Gegenstand des Vergabeverfahrens, Abgrenzung
Inhalte des Verfahrens sind ausschließlich:
- Softwarelizenzen
- Dienstleistungen zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft
Details dazu sind in den folgenden Kapiteln beschrieben.
Hardwarekomponenten sind nicht Gegenstand des Vergabeverfahrens. Diese werden von der Auftraggeberin nach Vorgabe bereitgestellt.
Ebenso sind Dienstleistungen zur Unterstützung in der Betriebsphase nicht Gegenstand des Vergabeverfahrens.
Bewertung der Teilnahmeanträge im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs.
Die Wertung des Teilnahmeantrages erfolgt anhand des in der Anlage "Teilnahmewettbewerb" dokumentierten Bewertungsschemas.
Allgemeines zum Bewerber wird mit 26,7 %
und Referenzen mit 73,3 % gewertet.
Klarstellende Anmerkung:
Die unter II.2.5 genannten Zuschlagskriterien dienen der Bewertung der Angebote im Rahmen des Verhandlungsverfahrens.
Die Bewertung der Erstangebote umfasst den Preis, das Lösungskonzept und den Leistungskatalog/ Anforderungskatalog.
Leistungs- / Anforderungskatalog: Bewertungskriterien und Gewichtungen:
Der Leistungs- / Anforderungskatalog enthält KO-Kriterien (Ausschlusskriterien), die auf jeden Fall erfüllt werden müssen. Angebote, die nicht alle KO-Kriterien erfüllen, werden aus dem Verfahren ausgeschlossen.
Die als Bewertungskriterium gekennzeichneten Anforderungen werden nach definierten Bewertungsmaßstäben (Zielerfüllungsgrade) und einem Punktesystem (Bewertungspunkte mit Gewichtung) bewertet. Die einzelnen Bewertungskategorien werden folgendermaßen gewichtet:
- Integration Fachverfahren 15%
- Systemverwaltung 10%
- Dokumentenverwaltung 5%
- DMS-Rich-Client 10%
- DMS-Browser-Client 10%
- PC-Anwendungen, Filesystem 5%
- Postkorb, Workflow 10%
- Aktenverwaltung 25%
- Dokumenterfassung 10%
---------------------------------------------------------------
Summe Gewichtungen 100%
Die weiters konkrete Umsetzung der hier beschriebenen Vorgehensweise bei der Bewertung ist in Anlage "Bewertung Beispielrechnung" nachvollziehbar dokumentiert.
"Bewertungsvorgehen:
Alle mit A gekennzeichneten Kriterien sind Ausschlusskriterien und führen bei Nichteinhaltung zum Ausschluss des Bewerbers.
Grundsätzlich wird der höchste erreichte Prozentwert zur Auswertung herangezogen.
Additive Bewertungen werden durch ein "+" vor der Prozentzahl gekennzeichnet.
Abzügliche Bewertungen werden mit einem ""-"" vor der Prozentzahl gekennzeichnet."
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Im Formular "Eigenerklärung zur Eignung" sind folgende Angaben zu machen:
Eintragung in ein Präqualifikationsverzeichnis;
Eintragung im Handelsregister des Amtsgerichts;
Eintragung in sonstiges Berufsregister;
Keine Verpflichtung zu einer solchen Eintragung;
Eintragung bei der Handwerkskammer;
Eintragung bei der Industrie- und Handelskammer;
Gewerbeanmeldung;
Mitgliedschaft Berufsgenossenschaft.
Im Formular ''Anlage F05 Umsatz'' sind folgende Angaben zu machen:
Umsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre getrennt nach Gesamtumsatz und DMS spezifischer Umsatz.
Im Formular "Eigenerklärung zur Eignung" sind folgende Angaben zu machen:
Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte.
In dem Formular'' Auswahlkriterien zum Teilnahmewettbewerb'' sind folgende Angaben zu machen:
Zum weiteren Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit, werden die Bewerber aufgefordert, mindestens drei gültige Referenzen über früher ausgeführte Aufträge, betreffend die Implementierung von DMS-Lösungen, einzureichen
Folgende Rahmenbedingungen müssen durch alle Referenzen erfüllt sein:
- Referenz aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung (Städte oder Landkreise bzw. Kreise oder kommunale Verbände, Behörden, Ministerien oder andere, vergleichbare Verwaltungsebenen)
- Die erste Umsetzung mit der DMS-Lösung des Anbieters ist erfolgt und das DMS befindet sich im produktiven Einsatz
- Die erste Produktivsetzung der Gesamtlösung muss später als 2009 erfolgt sein.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXPTYDFDMA2
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.bezreg-koeln.nrw.de
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.bezreg-koeln.nrw.de
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.bezreg-koeln.nrw.de