Entwicklung einer Buchungs- und Verleihsoftware für Equipment an Hochschulen (2) Referenznummer der Bekanntmachung: 2022-06-20
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 50676
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.khm.de
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Essen
NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 45239
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.folkwang-uni.de
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Münster
NUTS-Code: DEA33 Münster, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 48149
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.kunstakademie-muenster.de
Abschnitt II: Gegenstand
Entwicklung einer Buchungs- und Verleihsoftware für Equipment an Hochschulen (2)
Entwicklung einer Buchungs- und Verleihsoftware für Equipment an Hochschulen
Gegenstand der Ausschreibung ist ein EVB-IT Cloudvertrag über die Entwicklung und Bereitstellung (Software as a Service - SaaS) einer Buchungs- und Verleihsoftware für Equipment an Hochschulen zur gemeinsamen Nutzung durch die Kunsthochschule für Medien Köln, die Folkwang Universität der Künste die Kunstakademie Münster (nachfolgend gemeinsam: Auftraggeberin) einschließlich Projektmanagement, Pflege, Weiterentwicklung, Schulung, Dokumentation und Support. Die Kunsthochschule für Medien Köln handelt im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens im Namen der Kunstakademie Münster und der Kunsthochschule für Medien Köln sowie in eigenem Namen.
Der Verleih elektronischen Equipments im Kontext studentischer und lehrbezogener Aktivitäten hat spezifische Anforderungen, die mit Softwarelösungen, die für den kommerziellen Verleih konzipiert wurden, bisher nicht angemessen abgebildet werden können (u.a. einsehbare Darstellung der zeitlichen Verfügbarkeit von Geräten, Timeline mit Tagesansicht; umfassendes Berechtigungskonzept). Erforderlich ist u. a. ein umfassendes Berechtigungskonzept, das multiple Berechtigungsnachweise für verschiedene Artikelklassen und unterschiedliche Berechtigte vorsieht und den autorisierten Zugang zu hoch performantem und hochpreisigem Equipment regelt. Dieses Equipment umfasst z. B. Geräte zur Aufnahme und Verarbeitung von Video-, Audio und Fotomaterial, das vorwiegend für studentische Projekte und lehrbezogene Aktivitäten aus den Bereichen Film, Video, Fotografie und Medienkunst benötigt wird.
Die Software soll für den Entleiher leicht, intuitiv und ohne Schulung bedienbar sein. Sie muss sich von Software im für den kommerziellen Equipmentverleih unterscheiden. Module wie Angebotsverwaltung, Rechnungsstellung oder Bilanzierung sind nicht notwendig und sollen in der angepassten Software nicht implementiert sein. Sollte die anzupassende Software solche Module beinhalten, müssen diese zwingend abgeschaltet und ausgeblendet werden können. Es ist davon auszugehen, dass solche Module die Arbeit an den Hochschulen unnötig erschweren würden. Andere, notwendige Vorgänge könnten sogar unmöglich werden. So müssen zum Beispiel im Hochschulumfeld Ausleihen möglich sein, ohne dass im Vorfeld ein Angebot erstellt worden ist.
Sowohl bei der Planung als auch bei der Einführung der Software-Lösung wird eine ausführliche Beratung hinsichtlich technischer und organisatorischer Aspekte erwartet, sodass notwendige Entscheidungen in Kenntnis möglicher Konsequenzen getroffen werden können. Darüber hinaus wird erwartet, dass der Auftragnehmer bei kritischen Punkten darstellt, wie andere Kunden vergleichbare Aufgaben gelöst haben (Best Practice). Der Bieter muss darüber hinaus Umsetzungskonzepte für die Aufgabenstellungen der vorgesehenen Projektphasen erstellen, mit der Auftraggeberin abstimmen und die dafür erforderlichen Informationen erheben und auswerten.
Es bedarf der Verhandlung, ob das System jeweils separat oder gemeinsam für die beteiligten Hochschulen beschafft wird. Darüber hinaus muss verhandelt werden, wie sich für das jeweils konkret angebotene System ein wirksamer Insolvenzschutz sicherstellen lässt. Es muss die Möglichkeit bestehen, dass auch weitere Hochschulen in Nordrhein-Westfalen dem Vertrag beitreten und das System in Anspruch nehmen können (insbesondere durch Lizensierung zu vergleichbaren Konditionen).
Die Laufzeit verlängert sich jeweils automatisch um ein weiteres Jahr, sofern sie nicht von mindestens einer Partei mit einer Frist von 12 Monaten zum jeweiligen Laufzeitende gekündigt wird. Während der Grundlaufzeit ist eine ordentliche Kündigung durch den Auftragnehmer ausgeschlossen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt. Jede Kündigung bedarf der Schriftform.
Die Kündigung von Systemserviceleistungen hat keinen Einfluss auf das Bestehen der Nutzungsrechte an Individualsoftware. Insbesondere ist der Auftraggeber nach Kündigung von Systemserviceleistungen weiterhin berechtigt, etwaige Individualsoftware zu nutzen und diese auf eigenen oder fremden Servern zu speichern.
1. Die von der Auftraggeberin vorgesehenen objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien für die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber lauten:
Referenzen, insbesondere im Hinblick auf:
a. Lieferung und Einrichtung einer Verleihsoftware bevorzugt für audiovisuelle Geräte (Film, Foto, Veranstaltungstechnik) für den Bildungsbereich,
b. bevorzugt Hochschulen
c. mit mehr als 1.000 aktiven Nutzern
d. an mindestens zwei Standorten
2. Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Eignungsanforderungen und ist die Bewerberzahl auch nach einer objektiven Auswahl entsprechend der zugrunde gelegten Eignungskriterien zu hoch, kann die Auswahl unter den verbleibenden gleichrangigen Bewerbern durch Los getroffen werden.
Die Auftraggeberin behält sich vor, die vorliegende Ausschreibung aufzuheben, soweit die zu ihrer Durchführung erforderlichen Haushaltsmittel nicht zur Verfügung gestellt werden können oder - gleich aus welchem Rechtsgrund - nicht oder nicht unter Beteiligung der Auftragnehmerin bewilligt oder ausgezahlt werden dürfen.
Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der genannten Mindestzahl liegt, kann die Auftraggeberin das Vergabeverfahren fortführen, indem sie den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Eignung verfügen.
Die Auftraggeberin kann den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten.
Im Weiteren behält sich die Auftraggeberin vor, die Verhandlungen in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
(1.) Bieter bzw. Mitglieder von Bietergemeinschaften müssen je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen (bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied). Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. § 50 VgV bleibt unberührt.
(2.) Für jeden Nachunternehmer ist zum Zeitpunkt seiner Benennung je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem der Nachunternehmer niedergelassen ist, entweder die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen. Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. § 50 VgV bleibt unberührt.
(1.) Erklärung über den Umsatz (insgesamt) für die letzten drei Geschäftsjahre vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind.
(2.) Erklärung über den Umsatz für die letzten drei Geschäftsjahre vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Lieferung, Implementierung und Customizing eines Buchungs- und Verleihsystems-Systems).
Der Umsatz des Bewerbers zu (1.) - Umsatz insgesamt - muss in den letzten drei Geschäftsjahren vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung jeweils pro Geschäftsjahr mindestens 100.000 EUR betragen haben.
Die Mindestanforderung eines Umsatzes aus einem bestimmten Zeitraum ist keine Mindestanforderung an die Bestandszeit eines Unternehmens. Kann ein Bewerber den Mindestumsatz nicht nachweisen, weil er z.B. als Neugründung noch keine drei Jahre am Markt tätig ist, hat er dies bzw. objektive Gründe darzulegen und seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit zur Ausführung des ausgeschriebenen Auftrags durch geeignete andere Unterlagen nachzuweisen (§ 45 Abs. 5 VgV). Diese können nicht pauschal vorgegeben werden. In Betracht kommen Unterlagen, die geordnete finanzielle Verhältnisse belegen und eine Prognose für die Leistungsfähigkeit erlauben z.B. Bankerklärungen, Bonitätsauskünfte, Bilanzen, Jahresabschlüsse, Gewinn- und Verlustrechnungen o.Ä. §§ 45 Abs. 5 VgV und § 50 VgV bleiben unberührt.
(1.) Nachweis von mindestens fünf geeigneten Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in den letzten höchstens drei Jahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung (nachfolgend: Referenzzeitraum). Jede Referenz ist mit ihrem Empfänger / Referenzkunden (mit namentlich bezeichnetem Ansprechpartner sowie dessen Telefonnummer oder E-Mail-Anschrift) sowie ihrem Erbringungszeitraum anzugeben. Anonymisierte Angaben sind insoweit nicht zulässig. Die Auftraggeberin behält sich vor, die Referenzleistungen jederzeit bei dem angegebenen Empfänger / Referenzkunden zu überprüfen. § 50 VgV bleibt unberührt.
Der Nachweis der Referenzen hat durch jeden Bieter bzw. jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft auf dem Vordruck 03 und bei weitergehendem Erläuterungsbedarf auf Anlagen zu diesem Vordruck erfolgen. Soweit ein Bieter mehr Referenzen angeben will als der Vordruck hierfür Felder vorsieht, ist der Vordruck mehrfach einzureichen.
(2.) Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte im letzten Jahr vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung ersichtlich ist.
Zu (1.):
Jede Referenz ist im Hinblick auf die nachfolgend angegebenen Referenzleistungen aussagekräftig zu erläutern. Es gelten die folgenden Mindestbedingungen, deren Erfüllung anhand der erforderlichen aussagekräftigen Referenzerläuterung pro Referenz nachgewiesen sein müssen:
Mindestens eine Referenz muss die folgenden Mindestbedingungen erfüllen:
- Lieferung und Einrichtung einer Verleihsoftware
- auf der Grundlage einer bereits entwickelten, am Markt existierenden Standardsoftware
- für die Ausleihe von Equipment
- Abnahme und uneingeschränkter Betrieb einschließlich Pflege und Support für mindestens 6 abgeschlossene Leistungsmonate im Referenzzeitraum
Mindestens eine Referenz muss die folgenden Mindestbedingungen erfüllen:
- Kundenspezifische Anpassung einer vorhandenen Standardsoftware (gleich welcher Art)
- in folgenden Bereichen: Erweiterung der Kernfunktionalität der Software, Abbildung von Geschäftsprozessen, visuelles Erscheinungsbild
- Abnahme und uneingeschränkter Betrieb einschließlich Pflege und Support für mindestens 6 abgeschlossene Leistungsmonate im Referenzzeitraum
Zu (2.):
Die Beschäftigtenzahl des Bieters muss im letzten Geschäftsjahr vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung jeweils mindestens 5 Vollzeitäquivalente betragen haben.
a) Zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, ist die Eigenerklärung zum Ausschluss von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB gemäß Vordruck 04 und die Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) gemäß Vordruck 04a abzugeben (bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied). § 50 VgV bleibt unberührt.
b) Für jeden Nachunternehmer ist zum Zeitpunkt seiner Benennung zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, die Eigenerklärung zum Ausschluss von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB gemäß Vordruck 04 und die Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) gemäß Vordruck 04a von Ausschlussgründen. § 50 VgV bleibt unberührt.
c) Zum Nachweis, dass kein Zuschlagsverbot und/oder ein Vertragserfüllungsverbot gegen den Teilnehmer/Bieter wegen eines Russland-Bezugs i.S.d. Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 besteht, ist eine Eigenerklärung gemäß Vordruck 09 erforderlich.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1. Mit jedem Teilnahmeantrag zwingend vorzulegende Unterlagen***
Nr. Unterlage
1 Vordruck 01 Vordruck Teilnahmeantrag
2 Vordruck 03 Eigenerklärung zur Eignung*
3 Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen*
4 Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG*
5 Vordruck 06 Verantwortlicher Ansprechpartner*
6 Handelsregisterauszug*
7 Vordruck 09 Eigenerklärung-RUS-Sanktionen
2. Nur vorzulegen, soweit für den Teilnahmeantrag relevant***
Nr. Unterlage
1 Vordruck 02 Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung
2 Vordruck 05 Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe**
3 Vordruck 05a Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer/Eignungsleiher**
4 Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen für Nachunternehmer**
5 Vordruck 04a Eigenerklärung § 19 Abs. 3 MiLoG des Nachunternehmers**
6 Handelsregisterauszug des Nachunternehmers**
7 Vordruck 09 Eigenerklärung-RUS-Sanktionen für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie für jeden Nachunternehmer, sofern nicht bereits von Erklärung des federführenden Mitglieds der Bietergemeinschaft/des Bieters erfasst
3. Mit jedem Erstangebot zwingend vorzulegende Unterlagen
Nr. Unterlage
1 Vordruck 07 Angebot
2 Vordruck 08 Preisblatt
3 Bewertungsmatrix_Buchungs_u-Verleihsoftware
4 Beschreibender Teil_Buchungs_u-Verleihsoftware
4. Mit jedem überarbeiteten Angebot vorzulegende Unterlagen
Nr. Unterlage
1 Vordruck 07 Angebot
2 Vordruck 08 Preisblatt
3 Bewertungsmatrix_Buchungs_u-Verleihsoftware
4 Beschreibender Teil_Buchungs_u-Verleihsoftware
* Bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied.
** Bei mehreren Nachunternehmern vorzulegen für jeden Nachunternehmer.
*** § 50 VgV bleibt unberührt.
Soweit die Bewerbungsbedingungen nicht Abweichungen zulassen, sind ausschließlich die auftraggeberseits vorgegebenen Vordrucke zu verwenden, und zwar in jeweils aktuellster Fassung. Diese Vordrucke müssen an den dafür vorgesehenen Stellen ausgefüllt werden. Sie dürfen bei Bedarf vervielfältigt, aber nicht verändert werden. Jegliche Form der Veränderung kann zum Angebotsausschluss führen.
Jeder Bieter ist verpflichtet, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse in dem von ihm eingereichten Teilnahmeantrag / Angebot kenntlich zu machen. Es ist unzulässig, die Teilnahme- / Angebotsunterlagen ohne nähere Begründung insgesamt für geheimhaltungsbedürftig zu erklären.
Bekanntmachungs-ID: CXPNY5CDFMZ
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.