Projektunterstützung SAP-Migration (S/4HANA) bei IT.NRW Referenznummer der Bekanntmachung: 22-1205000036
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Düsseldorf
NUTS-Code: DEA11 Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 40476
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.it.nrw.de
Abschnitt II: Gegenstand
Projektunterstützung SAP-Migration (S/4HANA) bei IT.NRW
Projektunterstützung SAP-Migration (S/4HANA) bei IT.NRW
Land NRW vertreten durch den Landesbetrieb Information und Technik NRW Mauerstraße 51 40476 Düsseldorf Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Dienstleistungen erfolgen in den Räumlichkeiten von IT.NRW oder nach Absprache aus den Räumlichkeiten des Auftragnehmers.
Gegenstand der Ausschreibung und Beschreibung der allgemeinen Ausgangslage:
Das Rechnungswesen bei IT.NRW (SAfIR) wird systemseitig auf SAP ERP (SAP ECC 6.0) abgebildet. Der Support dieses Software-Release ist seitens SAP SE zum Jahr 2027 (mit optimalem kostenpflichtigen Wartungspaket bis 2030) abgekündigt. Das aktuell als Kontierungselement verwendete CS-Modul (Customer Service) wird in S/4HANA langfristig nicht mehr unterstützt. Daher hat IT.NRW im Januar 2022 ein Projekt zur Migration und Transformation des aktuellen SAP ERP (SAP ECC 6.0) auf SAP S/4HANA initiiert. Projektende ist nach aktuellem Stand der 31.03.2024, ein Go-Live des neuen Systems wird für Januar 2024 angestrebt. Zusätzlich zu der technischen Migration wird das Projekt genutzt, um die bestehenden Geschäftsprozesse und Systemlandschaft zu untersuchen und bei Bedarf zu optimieren.
Das Projekt sieht auf Basis der Erkenntnisse aus der Vorstudie vor, dass in einem Greenfield-Ansatz und nach einer Phase der Konzeption in einer agilen Projektmethode gearbeitet und der Projekterfolg realisiert wird.
Im Rahmen der Prozessfokussierung wird es ein Rahmenprojekt und entsprechende Teilprojekte sowie Querschnittsfunktionen geben. Die Teilprojekte betrachten dabei konkret die folgenden End-to-End-Prozesse:
- Bewirtschaftung/ Produktion
- Record-to-Report (Finanzbuchhaltung incl. Anlagenbuchhaltung)
- Plan-to-Control (Controlling)
- Order-to-Cash (Vertrieb)
- Purchase-to-Pay (Einkauf)
Das Hauptprojekt wird in der ersten Konzeptionsphase über fokussierte Workshops mit Teilprojektleitungen, internen Experten, Lenkungsausschuss und externen Dienstleistern vorangetrieben mit dem Ziel, die generelle Ausrichtung des Systems zu erörtern.
In der Phase "Design & Implementierung" werden Sprints in den einzelnen Teilprojekten durchgeführt mit Unterstützung aus den Geschäftsbereichen (Endanwender-Sicht).
Vorhaben:
Der Projektgröße und -Komplexität wegen ist dringend die Implementierung einer zentralen Projektunterstützung (vergleichbar PMO oder Projektbüro) notwendig. Die Projektleitungen - und teams führen Projektaufgaben neben ihren operativen Aufgaben aus, so dass sie administrativ entlastet werden sollen. Dazu gehören Aufgaben in der Planung, Organisation, Berichterstattung, Dokumentation und Controlling im Projektumfeld. Besonders der Anfertigung von Projektdokumentationen wie Statusberichte, Risiko- und Stakeholdermanagementansätze wird ein Schwerpunkt der Un-terstützungsleistung sein.
Ein weiterer Schwerpunkt wird die Unterstützung in der Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse sein. Vor allem in den Phasen Ist-Erhebung, Ist-Analyse und Soll-Konzeption, Umsetzung wird Unterstützungsleistung erforderlich sein. Das Projekt soll zudem im Rahmen des Kommunikations- und Changemanagements durch den Auftragnehmer unterstützt werden.
Die Höchstgrenze für Abrufe aus diesem Rahmenvertrag beträgt 3.800 Personentage (Höchstmenge). Der Rahmenvertrag endet bei Erreichen der Höchstmenge ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
- Die Projektdokumentation und -organisation erfolgt auf Software des Unternehmens Atlassian (Confluence und JIRA) oder Plattformen, die darauf basieren (NRW Connect)
- Prozesse müssen im Geschäftsprozessmodellierungstool "BIC" modelliert und dokumentiert werden. Der Auftraggeber stellt dazu Schulungen zur Verfügung.
- Als Projektmanagementmethode ist ein an PRINCE2 angelehntes interne Projektmanagementmethode (PeM = Projekte einfach machen) anzuwenden. Der Auftragnehmer wird dabei durch Methodenexperten des Auftraggebers eingeführt.
- In der Landesverwaltung NRW erfolgt die Verarbeitung elektronischer Doku-mente standardmäßig als Office-Dokumente und PDF-Dokumente. Abweichende Formate sind sicherlich möglich, bedürfen dann aber der vorherigen Absprache.
- Der Austausch von schützenswürdigen Unterlagen über elektronische Medien hat verschlüsselt zu erfolgen.
- Alle beim Auftragnehmer befindlichen Dokumente sind vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Insbesondere tragbare Medien (Laptops, Netbooks usw.) sind nach dem heutigen Stand der Technik zu verschlüsseln.
- Alle beim Auftragnehmer eingesetzten Daten verarbeitenden Geräte und Anlagen sind mit einem, nach heutigem Stand der Technik gültigen Virenscanner auszurüsten und stets auf dem aktuellsten Stand zu halten.
- Die Übertragung von schützenswürdigen Daten auf bzw. von so genannten Smartphones ist nicht zulässig.
- Alle Unterlagen in elektronischer, oder nichtelektronische Form sind auf Verlangen, spätestens jedoch nach Auftragende vollständig an den Auftraggeber zu übergeben.
- Die Aufgaben der Projektassistenz werden vom Auftragnehmer durchgeführt.
Die Projektassistenz ist dem Auftraggeber namentlich zu benennen.
Von der Projektassistenz werden u.a. die Daten für das Projektcontrolling erhoben und die aufbereiteten Daten auf Verlangen der Projektleitung des Auftraggebers jederzeit innerhalb des Projektes zur Verfügung gestellt.
- Die Projektdokumentation wird vom Auftragnehmer geplant bzw. konzipiert, erstellt und bis zum Abschluss des Projektes fortgeschrieben.
- Die Planungen, Festlegungen und Entscheidungen erfolgen in Abstimmung mit dem Ansprechpartner des Auftraggebers. Alle Dokumente werden in elektronischer Form (Festlegung der Formate in Rücksprache mit dem Auftraggeber) und Papierform bereitgestellt.
Unternehmensbezogene Eignungskriterien:
- Der Anbieter muss bis zu 5 geeignete Personen innerhalb eines Monats entsprechend der einzunehmenden Rolle auf Anforderung des Auftraggebers für ein Projekt bzw. Auftrag im Bereich des Projektmanagements bereitstellen
- Falls eine bereitgestellte Person sich während eines Einsatzes als ungeeignet herausstellt, muss der Anbieter diese Person in einer für die bekannt zu gebende Planungsinstanz akzeptablen Zeit (10 Werktage) durch eine andere Person, die über die geforderte Qualifikation verfügt, ersetzen.
- Der Anbieter muss seit mindestens drei Jahren kontinuierlich die geforderten Leistungen erbracht haben. Es müssen alle ausgeschriebenen Leistungen vom Unternehmen angeboten werden.
- Der Anbieter muss über nachweisliche Grundkenntnisse oder Erfahrung in der Projektdokumentation über Atlassian-Produkte (Confluence/JIRA) und insbesondere MS Excel verfügen.
- Der Anbieter muss über Grundkenntnisse und Erfahrungen in SAP ERP (oder vergleichbare ERP-Systeme) und/oder Grundkenntnisse zu SAP BW verfügen.
- Der Anbieter muss Berater/innen mit abgeschlossenem Hochschulstudium mit wirtschaftswissenschaftlichem Bezug bereitstellen.
- Der Anbieter muss die Durchführung mindestens eines Projekts vergleichbar zur ausgeschriebenen Leistung innerhalb der letzten drei Jahre nachweisen. Dieses Projekt muss mit einem Öffentlichen Auftraggeber im kaufmännischen und/oder verwaltungsrechtlichen Arbeitsbereich durchgeführt worden sein.
- Aus Sicherheitsgründen sind die Mitarbeiter bei Beauftragung namentlich bekannt zu geben.
- Der Anbieter hat einer Verpflichtung seiner Mitarbeiter gemäß der "Verpflichtung nicht beamteter Personen" zuzustimmen und diese zu unterzeichnen.
Es gelten die Bestimmungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen (TVgG NRW).
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXPNYDRDLPH
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Fax: [gelöscht]
Gem. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist ein Antrag auf Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.