Rahmenvertrag Dolmetscherleistungen - Fachbereich Zentrale Ausländerbehörde, Staatsangehörigkeiten und Ausländerangelegenheiten Referenznummer der Bekanntmachung: V-2022-0075
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Essen
NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 45127
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]0
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.essen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvertrag Dolmetscherleistungen - Fachbereich Zentrale Ausländerbehörde, Staatsangehörigkeiten und Ausländerangelegenheiten
Gegenstand der Ausschreibung ist die Vergabe von Dolmetscherleistungen für den Fachbereich "Zentrale Ausländerbehörde, Staatsangehörigkeits- und Ausländerangelegenheiten" der Stadt Esssen.
Der Fachbereich benötigt für die pflichtgemäße Aufgabenerfüllung Dolmetscher/innen. Die Leistung soll in zwei Losen vergeben werden. Die Leistung wird wie folgt aufgeteilt:
Los 1 = genereller Rahmenvertrag für Dolmetscherleistungen
Laufzeit: 1 Jahr (01.08.2022-31.07.2023) mit der zweimaligen automatischen Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr (bis maximal 31.07.2025)
Los 2 = Sonderbedarf (Dauerdolmetscher Ukraine Flüchtlinge)
Laufzeit: 01.08.2022 - 30.09.2022, mit der dreimaligen optionalen Verlängerungszeit um einen weiteren Monat (maximal bis 31.12.2022)
genereller Rahmenvertrag
Stadt Essen - Zentrale Ausländerbehörde Am Funkturm 8 45145 Essen
LOS 1:
Konsekutivdolmetscher/Innen
Zeitversetzte, mündliche Übersetzung von Gesprächen mit Gästen, Kundinnen und Kunden aus
der jeweiligen Fremdsprache in die deutsche Sprache und umgekehrt.
Es wird vorausgesetzt, dass auch Texte (Formulare, Schreiben etc.) mündlich übersetzt werden.
Zusätzlich sollte im Notfall eine telefonbasierte Übersetzung möglich sein.
Übersetzung von Schriftstücken
Eine schriftliche Übersetzung von Schriftstücken in Rechtssprache, wie zum Beispiel
Ordnungsverfügungen und Belehrungen. Die Originaldokumente müssen in den meisten Fällen ins Deutsche übersetzt werden. Es kann allerdings auch vorkommen, dass deutsche Schriftstücke in eine andere Sprache (alle Sprachen - siehe nächsten Punkt "Sprachen") übersetzt werden müssen.
Sprachen
Übersetzung aller Sprachen inkl. Dialekte
Sprachniveau: C1 oder vergleichbar (siehe Eigenerklärung Punkt 4)
Eine Liste mit Sprachen, die in der Vergangenheit häufig gebucht worden sind, befindet sich in der Anlage "Übersicht Sprache". Diese Liste ist nicht abschließend und dient lediglich zur Orientierung.
Sofern ein Dolmetscher mehrere Sprachen die innerhalb eines Einsatzes erforderlich sind, (z.B. in der Sprechstunde werden mehrere arabische Dialekte oder kroatisch und serbisch benötigt) abdecken kann, ist dieser bevorzugt für den Auftrag einzusetzen.
Die Abrechnung des Dolmetschers umfasst dann in diesem Fall "einen Auftrag".
Aufgabengebiete
In folgenden Bereichen werden Dolmetscherleistungen aktuell benötigt:
Passersatzpapierbeschaffung (PEP), Hafthausbetreuung, Registrierung von Asylbewerbern,
Vorbereitung Rückführung, Begleitung ärztlicher Untersuchungen.
Es müssen hauptsächlich Gespräche übersetzt werden, die zwischen den Mitarbeitern, Ärzten, Botschaften, usw. mit den von der Maßnahme betroffenen Personen geführt werden.
Im Bereich Passersatzpapierbeschaffung handelt es sich um Fragen zur Klärung der Identität im Rahmen einer Anhörung (Einsatzort: Zentrale Ausländerbehörde Essen).
Das Aufgabengebiet Hafthausbetreuung (Einsatzort: diverse JVA) klärt Fragen hinsichtlich der freiwilligen Ausreise.
Zusätzlich finden regelmäßige Sprechstunden in den Zentralen Unterbringungseinrichtungen (unter Regeleinsatzorte zu finden) statt. Bei diesen Sprechstunden geht es hauptsächlich um die Beantwortung von ausländerrechtlichen Fragestellungen und Belehrungen.
Bei Maßnahmen zur Rückführung mit den Außendiensten der kommunalen und zentralen Ausländerbehörde (zum Flughafen, zur Landesgrenze, usw.) kann es vorkommen (entspricht nicht der Regelmäßigkeit und kommt eher selten vor), dass der Dolmetscher diese begleiten muss. In diesen Situationen muss der Dolmetscher nicht durchgehend dolmetschen, die
dauerhafte Anwesenheit eines Dolmetschers ist allerdings erforderlich.
Die beschriebenen Aufgabengebiete sind nicht abschließend. Es können jederzeit weitere hinzukommen.
Die Auflistung (Leistungsbeschreibung) der Einsatzorte stellt keine abschließende Liste dar. Es können jederzeit weitere Orte hinzukommen.
Einsatzzeiten
Die Dolmetscherleistungen werden 24 Stunden, 7 Tage die Woche auf Abruf benötigt.
Die durchschnittliche Einsatzzeit betrug im letzten Jahr 60 min. Dies ist aber vom Einzelfall abhängig. Die Einsätze können von einer Stunde bis hin zu einem ganzen Arbeitstag reichen. Die Startzeit ist immer bestimmbar. Der Endzeitpunkt kann bei Beauftragung nicht immer genau im Voraus festgelegt werden.
Erreichbarkeit und Reaktionszeit
Der Bieter muss 24 Stunden am Tag erreichbar sein! Es muss mind. ein/eine Ansprechpartner*in und eine Stellvertretung benannt werden (siehe Anlage 1 Eigenerklärung Erreichbarkeit).
Die Beauftragung der Dolmetscherleistung findet aber in der Regel montags bis sonntags in der Zeit von 8 - 16 Uhr statt (direkte Erreichbarkeit - auch telefonisch).
In der Regel werden die Einsatzzeiten ca. 72 - 24 Stunden vorher bekannt gegeben.
In Ausnahmefällen (bei Haftsachen o.ä.) erfolgt eine kurzfristigere Bekanntgabe von ca. 5 Stunden vorher.
In akuten Einsatzlagen muss eine Reaktionszeit (Verfügbarkeit vor Ort) von grundsätzlich
höchstens einer Stunde eingehalten werden können.
Die einzelnen Abrufe können sowohl mündlich (z.B. Telefon/Handy), wie auch schriftlich (per Mail) erfolgen.
Sofern der Auftrag nicht durch eigenes Personal des Auftragnehmers übernommen werden kann (aus Kapazitätsgründen) ist für eine entsprechende Ersatzbeauftragung sorgezutragen (Fremdbeauftragung eines anderen Anbieters). Die Abrechnung erfolgt analog zu den im Auftrag vereinbarten Konditionen. Das Vertragsverhältnis zwischen dem Auftragnehmer und der Stadt Essen bleibt davon unberührt. In diesen Fällen wird ein Vertrag zwischen dem Auftragnehmer und dem Ersatzdienstleister geschlossen.
Abrechnung
Dolmetscherleistungen
Es wird ein Stundensatz gezahlt für die Einsatzdauer. Angebrochene Stundenanteile werden auf jeweils volle 15 Minuten aufgerundet und anteilig
abgerechnet.
Für die Anfahrtszeiten (Hin- und Rückfahrt) und die Fahrkosten wird pro Einsatz (pro Dolmetscher) eine Pauschale bezahlt. Der Bieter hat diese unter Beachtung der verschiedenen Einsatzorte im Preisblatt (Anlage 6) in EURO zu kalkulieren. Somit können keine Anfahrtszeiten und Fahrkosten extra abgerechnet werden. Die Abrechnung der Leistung beginnt somit mit dem Beginn der Dolmetscherleistung am Einsatzort.
Mit der Einreichung jeder Rechnung muss das ausgefüllte Formular "Dolmetschernachweis"
zusätzlich eingereicht werden, so dass die Rechnung einwandfrei zuzuordnen ist. Das Formular ist als Anlage beigefügt. Das Dokument wird von den zuständigen Sachbearbeitern zu den jeweiligen Einsätzen mitgebracht und entsprechend zur Verfügung gestellt.
Übersetzung von Schriftstücken
Die Abrechnung der Übersetzung von Schriftstücken erfolgt nach Zeilenhonorar. Die
Abrechnung erfolgt pro Zeile (jeweils angefangene 55 Anschläge des schriftlichen Textes) in der Zielsprache.
Es wird eine Rahmenvereinbarung mit einem Dienstleister für die Zeit von einem Jahr mit der zweimaligen automatischen Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr (maximale Laufzeit somit drei Jahre) geschlossen.
Dauerdolmetscher (ukrainisch/russisch)
Stadt Essen - Zentrale Ausländerbehörde Am Funkturm 8 45145 Essen
LOS 1:
Konsekutivdolmetscher/Innen
Zeitversetzte, mündliche Übersetzung von Gesprächen mit Gästen, Kundinnen und Kunden aus
der jeweiligen Fremdsprache in die deutsche Sprache und umgekehrt.
Es wird vorausgesetzt, dass auch Texte (Formulare, Schreiben etc.) mündlich übersetzt werden.
Zusätzlich sollte im Notfall eine telefonbasierte Übersetzung möglich sein.
Übersetzung von Schriftstücken
Eine schriftliche Übersetzung von Schriftstücken in Rechtssprache, wie zum Beispiel
Ordnungsverfügungen und Belehrungen. Die Originaldokumente müssen in den meisten Fällen ins Deutsche übersetzt werden. Es kann allerdings auch vorkommen, dass deutsche Schriftstücke in eine andere Sprache (alle Sprachen - siehe nächsten Punkt "Sprachen") übersetzt werden müssen.
Sprachen
Übersetzung aller Sprachen inkl. Dialekte
Sprachniveau: C1 oder vergleichbar (siehe Eigenerklärung Punkt 4)
Eine Liste mit Sprachen, die in der Vergangenheit häufig gebucht worden sind, befindet sich in der Anlage "Übersicht Sprache". Diese Liste ist nicht abschließend und dient lediglich zur Orientierung.
Aufgabengebiete
In folgenden Bereichen werden Dolmetscherleistungen aktuell benötigt:
Passersatzpapierbeschaffung (PEP), Hafthausbetreuung, Registrierung von Asylbewerbern,
Vorbereitung Rückführung, Begleitung ärztlicher Untersuchungen.
Es müssen hauptsächlich Gespräche übersetzt werden, die zwischen den Mitarbeitern, Ärzten, Botschaften, usw. mit den von der Maßnahme betroffenen Personen geführt werden.
Im Bereich Passersatzpapierbeschaffung handelt es sich um Fragen zur Klärung der Identität im Rahmen einer Anhörung (Einsatzort: Zentrale Ausländerbehörde Essen).
Das Aufgabengebiet Hafthausbetreuung (Einsatzort: diverse JVA) klärt Fragen hinsichtlich der freiwilligen Ausreise.
Zusätzlich finden regelmäßige Sprechstunden in den Zentralen Unterbringungseinrichtungen (unter Regeleinsatzorte zu finden) statt. Bei diesen Sprechstunden geht es hauptsächlich um die Beantwortung von ausländerrechtlichen Fragestellungen und Belehrungen.
Bei Maßnahmen zur Rückführung mit den Außendiensten der kommunalen und zentralen Ausländerbehörde (zum Flughafen, zur Landesgrenze, usw.) kann es vorkommen (entspricht nicht der Regelmäßigkeit und kommt eher selten vor), dass der Dolmetscher diese begleiten muss. In diesen Situationen muss der Dolmetscher nicht durchgehend dolmetschen, die
dauerhafte Anwesenheit eines Dolmetschers ist allerdings erforderlich.
Die beschriebenen Aufgabengebiete sind nicht abschließend. Es können jederzeit weitere hinzukommen.
Außerdem kann es in Einzelfällen zu Einsätzen an Flughäfen (bundes- und landesweit), Grenzübergängen und privaten Unterkünften kommen.
Diese Einsätze werden in der Regel frühzeitig im Voraus geplant (ca. 14 Tage Vorlauf).
Die Auflistung der Einsatzorte stellt keine abschließende Liste dar. Es können jederzeit weitere Orte hinzukommen.
Einsatzzeiten
Die Dolmetscherleistungen werden 24 Stunden, 7 Tage die Woche auf Abruf benötigt.
Erreichbarkeit und Reaktionszeit
Der Bieter muss 24 Stunden am Tag erreichbar sein! Es muss mind. ein/eine Ansprechpartner*in und eine Stellvertretung benannt werden (siehe Anlage 1 Eigenerklärung Erreichbarkeit).
Die Beauftragung der Dolmetscherleistung findet aber in der Regel montags bis sonntags in der Zeit von 8 - 16 Uhr statt (direkte Erreichbarkeit - auch telefonisch).
In der Regel werden die Einsatzzeiten ca. 72 - 24 Stunden vorher bekannt gegeben.
In Ausnahmefällen (bei Haftsachen o.ä.) erfolgt eine kurzfristigere Bekanntgabe von ca. 5 Stunden vorher.
In akuten Einsatzlagen muss eine Reaktionszeit (Verfügbarkeit vor Ort) von grundsätzlich
höchstens einer Stunde eingehalten werden können.
Die einzelnen Abrufe können sowohl mündlich (z.B. Telefon/Handy), wie auch schriftlich (per Mail) erfolgen.
?
LOS 2:
Anzahl der Dolmetscher 3
Standort 1
Dieser kann sich in der Zukunft auch noch ändern (innerhalb des Essener Stadtgebietes) Bürgeramt Essen-Borbeck
Rudolf-Heinrich-Straße 1
45355 Essen
Sprache Ukrainisch und Russisch
in Wort und Schrift
Zeitraum montags - freitags
07:30 - 16:00 Uhr
(Beginn der Termine vor Ort ab 08:00 Uhr)
(9 Stunden pro Tag)
Weitere Anforderung mind. eine weibliche und eine männliche Person
Anzahl der Dolmetscher 1
Standort 2
Dieser kann sich in der Zukunft auch noch ändern (innerhalb des Essener Stadtgebietes) Job Center Essen-Borbeck
Germaniastraße 253
45355 Essen
Sprache Ukrainisch und Russisch
in Wort und Schrift
Zeitraum dienstags - donnerstags
08:45 - 15:15 Uhr
(Beginn der Termine vor Ort ab 09:00 Uhr)
(6,5 Stunden pro Tag)
Es ist erforderlich dieselben Dolmetscher*innen dauerhaft einzusetzen. Neben den Hauptdolmetscher*innen soll für Ausfallzeiten (Krankheit, Urlaub) eine Vertretungsregelung (Benennung von zwei weiteren Dolmetscher*innen) erfolgen.
wird eine Rahmenvereinbarung mit einem Dienstleister für die Zeit vom 01.08.2022 bis 30.09.2022 (9 Wochen) mit einer dreimaligen optionalen Verlängerungszeit um jeweils einen weiteren Monat (maximale Laufzeit somit bis 23.12.2022) geschlossen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Nachfolgende Angaben durch die Eigenerklärung zur Eignung:
- Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaften
- Eintragungen im Berufsregister
- Eintragungen im Handelsregiste
Nachfolgende Angaben durch die Eigenerklärung zur Eignung:
- Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahr
Einzureichende Unterlagen:
- Bieterreferenzen (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Es müssen mind. zwei Referenzen im Bereich von Dolmetscherleistungen auf dem Fachgebiet des Ausländerwesens bei Behörden (Bundes-, Landes-, Kommunalbehörden) nachgewiesen werden. Diese dürfen max. 5 Jahre zurückliegen (Stichtag 01.06.2017- 5 Jahre, da Corona-Jahre schwierig zu bewerten). Zum Nachweisen der Referenzen ist die Anlage 5 "Bieterreferenzen" zu nutzen.
Einzureichende Unterlagen:
- Verschwiegenheitserklärung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter versichert durch die Anlage 4 - Eigenerklärung "Verschwiegenheitserklärung", dass er alle für die Leistungserbringung eingesetzten Dolmetscher*innen zur Verschwiegenheit über die im Laufe des Einsatzes erlangten Kenntnisse verpflichtet. Die Verschwiegenheitserklärungen der einzelnen Dolmetscher*innen sind auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen.
- Eigenerklärung eingesetztes Personal (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Hierzu ist die von der Auftraggeberin mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage 3 "Eingesetztes Personal" ausgefüllt einzureichen. Die Anlage umfasst folgende Bereiche:
? Sprachniveau
Der Bieter versichert, dass lediglich entsprechend geeignete Dolmetscher/innen zum Einsatz
kommen. Dolmetscher/innen gelten als ausreichend qualifiziert, wenn sie mindestens des Sprachniveaus C1 mächtig sind (nicht nur für die zu übersetzende Sprache, sondern auch für Deutsch), bzw. über vergleichbare Sprachkenntnisse verfügen.
Vergleichbare Sprachkenntnisse liegen vor, wenn:
? ein breites Spektrum anspruchsvoller, längerer Texte verstanden und auch implizite
Bedeutungen erfasst werden können.
? spontan und fließendes Ausdrücken möglich ist, ohne öfter deutlich erkennbar nach Worten suchen zu müssen.
? die Sprache im gesellschaftlichen und beruflichen Leben oder in Ausbildung und
Studium wirksam und flexibel gebraucht werden können.
? klar, strukturiert und ausführlich zu komplexen Sachverhalten Äußerungen getroffen und dabei verschiedene Mittel zur Textverknüpfung angemessen verwendet werden können.
? Führungszeugnis
Der Bieter versichert, dass keine Einträge im polizeilichen Führungszeugnis der eigesetzten
Dolmetscher/innen vorliegen. Der Bieter hat diese der Auftraggeberin auf Verlangen jederzeit vorzulegen.
? Auswahl des Personals
Die Auswahl der eingesetzten Dolmetscher/innen erfolgt durch den Anbieter unter
Berücksichtigung des jeweiligen Anliegens der Aufraggeberin.
Es besteht die Option durch die Auftraggeberin gezielte Dolmetscher/innen anzufordern.
Es muss möglich sein bedarfsorientiert (mindestens jedoch innerhalb von drei Arbeitstagen) - insbesondere schriftliche Übersetzungen von Schriftstücken (auch in Form von vorliegenden Screenshots) für die Verwendung im formalen Verwaltungsstreitverfahren, durch nach § 142 Abs. 3 Zivilprozessordnung ermächtigte Übersetzer, zu beauftragen und das Ergebnis von diesen innerhalb der o.g. Frist zu erhalten.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.
Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68YYLF
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin.
Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Eine Rüge ist an die in Ziffer I.1) genannte Vergabestelle zu richten.
Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer VI.4.1) der ursprünglichen Bekanntmachung genannt. Statthafter Rechtsbehelf ist gem. § 160 GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. VI.4.1 der ursprünglichen Bekanntmachung).
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.