Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung der Bauakten im Vermessungs- und Katasteramt der Stadt Hamm Referenznummer der Bekanntmachung: VgV/EU/22/005
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hamm
NUTS-Code: DEA54 Hamm, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 59065
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.hamm.de
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung der Bauakten im Vermessungs- und Katasteramt der Stadt Hamm
Die Stadt Hamm (Auftraggeber) schreibt für das Vermessungs- und Katasteramt der Stadt Hamm eine Rahmenvereinbarung für die Digitalisierung der Bauakten in einem offenen Verfahren europaweit aus.
Vermessungs- und Katasteramt Gustav-Heinemann-Str. 10 59065 Hamm Die Akten werden im Kellergeschoss des Technischen Rathauses der Stadt Hamm gelagert.
- Gustav-Heinemann-Str. 10, 59065 Hamm
Im Dienstgebäude ist ein Fahrstuhl vorhanden.
Die Bauakten des Auftraggebers werden vom Auftragnehmer digitalisiert und über einen Upload in der ownCloud dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt.
Eine detaillierte und konkrete Darstellung des Digitalisierungsumfangs ist nicht möglich. Daher wurde der Leistungsumfang auf der Basis von Stichproben grob geschätzt:
Im Vermessungs- und Katasteramt der Stadt Hamm beläuft sich der zu digitalisierende Aktenbestand auf ca. 41.000 Akten. Jährlich sollen ca. 5.000 Stück gescannt werden. Eine Akte umfasst durchschnittlich 2 Bände mit ca. 180 Blatt pro Akte. Folglich handelt es sich hierbei um ca. 900.000 Blatt. Pro Akte sind ca. 63.000 Blatt, somit ca. 7% der Blätter größer als DIN A3 (einseitig). Ca. 10% der Blätter kleiner DIN A3 sind doppelseitig.
Die Bauakten sind in Karton-Schnellheftern abgeheftet. Zusätzlich sind einzelne Dokumente teilweise geheftet, geklammert, geöst oder genäht.
Die Hängeregister sind eindeutig, lesbar und mit der jeweiligen Bauaktennummer beschriftet. Der Zustand der Akte unterscheidet sich stark nach dem jeweiligen Alter der Akte. Die Dokumente können vergilbt, gerissen, geknickt, doppelseitig bedruckt, überklebt (z.B. mit Post-It) sein. Innerhalb der Akte befinden sich Dokumente in unterschiedlichen Formaten (DIN A5 bis >DIN A0, teilweise auch in von der DIN abweichenden Formaten). Schriftstücke sind in Hand- oder Maschinenschrift, teilweise mit Bleistift beschrieben. Es kann sich um unterschiedlichste Papierarten und -stärken, Transparent- oder Lichtpauspapier oder auch Fotos handeln.
Der Auftrag zur Digitalisierung des Aktenbestands umfasst:
- den Transport der Akten vom Vermessungs- und Katasteramt der Stadt Hamm zum Digitalisierungsstandort / zu den Digitalisierungsstandorten (Die Bauakten befinden sich im Kellergeschoss und sind barrierefrei über den Innenhof des Technischen Rathauses zugänglich)
- die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess
- die Digitalisierung (Scannen) der Bauakten
- die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A-2u Format mit MRC Komprimierung und OCR-Indizierung) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder
- die Bereitstellung der elektronischen Dokumente an einer spezifizierten Übergabeschnittstelle (OwnCloud)
- den Rücktransport der Akten zum Vermessungs- und Katasteramt der Stadt Hamm
- das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitätssicherung und Rechnungslegung.
Die Stadt Hamm kann unter der Voraussetzung der gesicherten Finanzierung die Rahmenvereinbarung nach Ablauf der Vertragslaufzeit oder vorzeitig, sofern die Höchstkostengrenze des Leistungsvolumens erschöpft ist, maximal 3 Mal um bis zu insgesamt 36 Monate (i.d.R. in 12-Monats-Intervallen) zu den gleichen Bedingungen verlängern (sog. Optionen). Die Option wird spätestens 3 Monate vor Vertrags- bzw. Optionsablauf schriftlich ausgeübt.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
(1) Auf besondere Anforderung innerhalb von 6 Kalendertagen sind folgende Unterlagen vorzulegen sind:
(1.1) Erklärung des Bieters über den Gesamtumsatz seines Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand dieser Ausschreibung ist, in den letzten 3 Geschäftsjahren
(1.2) Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
(1) Mit dem Angebot vorzulegen sind:
(1.1) Bieterfragebogen (Vordruck)
(1.1.1) Referenzen (im Vordruck Bieterfragebogen):
mind. jeweils 3 Referenzen der vergangenen 3 Jahre (2019 bis 2021) hinsichtlich der Digitalisierung von Akten (z.B. Bauakten):
a) Quantität = Kapazität zur Verarbeitung von ca. 800.000 Blatt
b) Qualität = Erfahrung mit Verarbeitung von Dokumenten einer öffentlichen Verwaltung unter Berücksichtigung von Anforderungen
Die Referenzliste muss zusätzlich folgende Angaben enthalten:
- Beschreibung der Projekte (u. a. Vergleichbarkeit der Leistung)
- erfolgreiche, vergleichbare Digitalisierungsprojekte (Akten, großformatige Pläne/Zeichnungen mit PDF/A Konvertierungen) für öffentliche Auftraggeber mit einem darauf bezogenen Auftragsvolumen von jeweils mehr als [Betrag gelöscht]EUR
- Zeitraum der Leistungserbringung
- Name des Auftraggebers
- Benennung von Ansprechpartnern beim Referenzkunden (zentrale Telefonnummer/Email-Adresse des Auftraggebers)
Siehe dazu Ziffer 2.1 des Vordrucks "Bieterfragebogen.docx"
(1.1.2) Nachweis über Erfüllung der Anforderung nach TR-RESISCAN-03138 oder vergleichbarem Standard (im Vordruck Bieterfragebogen):
Die technische Ausstattung und die Digitalisierungsprozesse gehen konform mit den Basisanforderungen der BSI TR RESISCAN-03138 oder einem vergleichbaren Standard.
Siehe dazu Ziffer 2.2 des Vordrucks "Bieterfragebogen.docx"
Bei Bildung einer Bietergemeinschaft ist der Vordruck Bieterfragebogen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft für die zu übernehmende Teilleistung vorzulegen.
(1.2) Nach § 46 Abs. 3 Ziffer 10 VgV:
(1.2.1) bei Einschaltung anderer Unternehmen: Angaben gem. Vordruck "Eigenerklärung zur Leistungsübertragung an Nachunternehmen bzw. zur Eignungsleihe"
(1.2.2) Bei Eignungsleihe: Angaben gem. Vordruck "Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen" Diese Erklärung ist vom anderen Unternehmen gesondert zu unterschreiben.
Abschnitt IV: Verfahren
Es sind keine Bieter zur Öffnung zugelassen.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
(1) Mit dem Angebot einzureichen:
(1.1) Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gem. §§ 123 und 124 GWB haben die Bieter mit dem Angebot eine entsprechende Eigenerklärung nach Vordruck abzugeben.
(1.2) Bei der Bildung von Bietergemeinschaften ist:
(1.2.1) die Bietergemeinschaftserklärung (Vordruck) vorzulegen
(1.2.2) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft ist eine unterzeichnete Eigenerklärung des Bieters zu Ausschlussgründen einzureichen
(1.3) Bei Eignungsleihe ist eine unterzeichnete Eigenerklärung des Bieters zu Ausschlussgründen einzureichen
(1.4) Vordruck "Angebot"
(1.5) Leistungsverzeichnis (Vordruck)
(1.6) Bieterfragebogen (Vordruck)
(1.7) Zertifikate als Nachweis der Zertifizierung nach ISO 9001 und ISO 27001
(2) Praxistest nach Angebotsöffnung und vor Zuschlagserteilung
Nach Angebotsöffnung werden die 5 Bieter mit den preislich bestplatzierten Angeboten dazu aufgefordert, Testakten zu digitalisieren. Hierzu erhalten diese 5 Bieter je 2 Testakten mit einmal 5 und einmal 2 Bänden. Die Testakten werden durch den Auftraggeber in Papierform zur Verfügung gestellt und müssen vom Bieter in den benannten Standards digitalisiert werden. Die Abholung der Testakten erfolgt durch den Bieter nach Terminrücksprache (vgl. Teil A, Ziffer 6.4 der Leistungsbeschreibung). Der Bieter hat hier das bestmögliche Scanergebnis einzureichen, welches der Auftraggeber über die Vertragslaufzeit zu erwarten hat.
Die vom Bieter digitalisierten Testakten müssen der Stadt Hamm binnen 6 Kalendertagen über einen Upload in der ownCloud der Stadt Hamm zur Verfügung gestellt werden.
Der Uploadlink wird von der Stadt Hamm zur Verfügung gestellt.
Die analoge Akte muss spätestens 3 Werktagen nach Abholung an den Auftraggeber zurück geliefert werden.
(3) Die Stadt Hamm behält sich die Nachforderung nicht vorgelegter Erklärungen und Nachweise gemäß § 56 VgV vor. Werden die
nachgeforderten Unterlagen nicht innerhalb der jeweiligen Nachreichungsfrist (von 6 bzw. 10 Kalendertagen nach Anforderung) eingereicht, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen.
Für den Zeitpunkt der Anforderung durch den Auftraggeber ist maßgeblich das Datum der Versendung per Telefax bzw. der dokumentierten Kommunikation über das Bietertool des Vergabemarktplatzes Nordrhein-Westfalen -www.evergabe.nrw.de-.
(4) Die gesamte Kommunikation im Vergabeverfahren hat vorzugsweise über den Vergabemarktplatz zu erfolgen. Nach Ablauf der Angebotsfrist behält sich die Stadt Hamm einen Wechsel der Kommunikationsart (z.B. per Fax, Mail) vor.
(5) Im Falle einer Absage übermitteln sie bitte den zur Verfügung gestellten Vordruck "Absage" über das Modul "Kommunikation" in diesem Projektraum.
(6) Folgende Unterlagen müssen nicht mit dem Angebot eingereicht werden:
(6.1) Leistungsbeschreibung
(6.2) Bewerbungsbedingungen
(6.3) Zusätzliche Vertragsbedingungen
(6.4) Wichtige Hinweise zur Angebotsabgabe
(6.5) Informationsblatt DSGVO
(6.6) Bewertungsmatrix
Bekanntmachungs-ID: CXPSYDDD46Y
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bezreg-muenster.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/vergabekammer_westfalen/index.html
Gemäß § 160 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriftengeltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
Der Antrag ist unzulässig, soweit
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
§ 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bezreg-muenster.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/vergabekammer_westfalen/index.html