Öffentliche Ausschreibung Bielefeld 2022 Veranstaltungsmanagement "WissensWerkStadt" Referenznummer der Bekanntmachung: 100.31-5738-VV-2 2022-02-23

Veranstaltungsmanagement "WissensWerkStadt" Referenznummer der Bekanntmachung: 100.31-5738-VV-2

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bielefeld
NUTS-Code: DEA41 Bielefeld, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 33602
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.bielefeld.de/node/7868

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Regional- oder Kommunalbehörde

I.5)Haupttätigkeit(en)

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Veranstaltungsmanagement "WissensWerkStadt"

Referenznummer der Bekanntmachung: 100.31-5738-VV-2

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

79952000 Event-Organisation

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Vergabe des Veranstaltungsmanagement für die WissensWerkStadt an einen externen Dienstleister ab 01.01.2022

1. Phase: Konzeptphase ab Auftragsvergabe bis zum 31.12.2022: Der Auftragnehmer erstellt ein interessantes und vielseitiges Programm auf Grundlage eines vorhandenen ersten Konzeptes. Dieses ist weiter auszuarbeiten und zu konkretisieren. Es wird eine aktiver Vernetzung mit Akteuren aus dem Hochschulwesen, der Wissenschaft, Wirtschaft, Zivilgesellschaft und der Verwaltung der Stadt Bielefeld erwartet.

Phase 2: Betriebsphase ab 01.01.2023: Der Betrieb erfolgt auf Grundlage des weiterentwickelten/modifizierten Konzeptes oder eines vergleichbaren vom Auftragnehmer erstellten Konzepts. Der Auftragnehmer übernimmt dabei das komplette Veranstaltungsmanagement. Dies soll mindestens folgende Aspekte umfassen: Ausstellungen über längere Zeiträume, Aktionen zu besonderen und markanten Ereignissen (z. B. Aufgreifen von Jubiläen wissenschaftlicher Ereignisse, Aktionen zu besonderen Events im Hochschul-,Stadt- bzw. Kulturbereich), Vorträge und Lesungen, Diskussionsforen, (Abend-)Veranstaltungen, Ticketing.

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)

Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR

II.2)Beschreibung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA41 Bielefeld, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Bielefeld Dem Auftragnehmer werden Räumlichkeiten im Gebäude Wilhelmstraße 3/Herforder Straße 4 - 6, 33602 Bielefeld zur Verfügung gestellt.

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Vergabe des Veranstaltungsmanagement für die WissensWerkStadt an einen externen Dienstleister ab 01.01.2022 bis 31.12.2028 mit Verlängerungsoptionen.

Phase 2: Betriebsphase ab 01.1.2023: Der Betrieb erfolgt auf Grundlage des weiterentwickelten/modifizierten Konzeptes oder eines vergleichbaren vom Auftragnehmer erstellten Konzepts. Der Auftragnehmer übernimmt dabei das komplette Veranstaltungsmanagement. Dies soll mindestens folgende Aspekte umfassen: Ausstellungen über längere Zeiträume, Aktionen zu besonderen und markanten Ereignissen (z. B. Aufgreifen von Jubiläen wissenschaftlicher Ereignisse, Aktionen zu besonderen Events im Hochschul-,Stadt- bzw. Kulturbereich), Vorträge und Lesungen, Diskussionsforen, (Abend-)Veranstaltungen, Ticketing.

Der Auftragnehmer hat ein Präsensbüro in Bielefeld vorzuhalten, das mindestens montags - freitags erreichbar ist. Als Öffnungszeit der WissensWerkStadt wird zunächst ein wöchentliches Minimum von 35 Stunden erwartet.

Zur Deckung der Kosten erhält der Betreiber von der Stadt Bielefeld zunächst jährlich folgende Erstattungsbeträge: Konzeptphase: [Betrag gelöscht] EUR, Betriebsphase: [Betrag gelöscht] EUR - zuzügl. [Betrag gelöscht] EUR aus unterstützender Trägerschaft der Hochschulen. Zur Vorbereitung des laufenden Betriebes wird für das Jahr 2022 eine Vergütung in der Höhe gezahlt, die für die laufende Betriebsphase ab 01.01.2023 zur Auszahlung kommt. Folgende Aufgaben fallen u. a. an: Beteiligungs- und Berichtspflichten, Personalgestellung, Abschluss einer Finanzierungsvereinbarung über Veränderungen ab 01.01.2024, Jahresrechnung.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Qualitätskriterium - Name: Geplantes Veranstaltungsangebot / Gewichtung: 45 %

Qualitätskriterium - Name: Einbeziehung von Netzwerkpartner*innen / Gewichtung: 25 %

Qualitätskriterium - Name: Marketing- und Öffentlichkeitsarbeit, speziell im Hinblick auf die Wissenschaftskommunikation / Gewichtung: 20 %

Qualitätskriterium - Name: Besondere Eignung der Projektleitung / des eingesetzten Personals / Gewichtung: 10 %

Kostenkriterium - Name: es gibt kein Kostenkriterium, da Fixum / Gewichtung: 0 %

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

zu Zuschlagskriterien:

Das Kriterium "Geplantes Veranstaltungsangebot" hat folgende Unterkriterien: 1. Verständnis für das Projekt, Bezüge zur vorgegebenen Nutzungsbeschreibung - 20 % .2. Vielseitigkeit des Angebotes, Innovation, Attraktivität Erlebnis-wert für die Nutzerinnen und Nutzer der WissensWerkStadt - 20 % 3. Herangehensweise und Methodik zur Aufgabenbewältigung - 5 % Das Kriterium "Einbeziehung von Netzwerkpartner*innen" hat folgende Unterkriterien: 1. Konzept zur aktiven Einbindung von Akteuren aus Wissenschaft und Hochschule, Rückgriff auf bestehende Strukturen /alternativ: überzeugende Darlegung wie Strukturen bis zum Betrieb aufgebaut werden - 20 % 2. Kommunikativer Ansatz zum Auf- und Ausbau eines Kommunikationsnetzwerkes, auch mit Unterstützern - 5 % Das Kriterium "Marketing- und Öffentlichkeitsarbeit, speziell im Hinblick auf die Wissenschaftskommunikation" hat folgende Unterkriterien: 1. Konzept zum Einsatz verschiedener Kommunikationswege, Umfang - 10 % 2. Ansprache der unterschiedlichen Zielgruppen - 10 % Beim Kriterium "Besondere Eignung der Projektleitung / des eingesetzten Personals" wird insbes. folgendes betrachtet: Besonderes Erfahrungswissen in Projektorganisation, Vernetzung der verschiedenen Akteure, Moderation, Kostenkalkulation, Identifikation mit dem Projekt

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2021/S 144-383084

IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: 100.31-5738

Bezeichnung des Auftrags:

Veranstaltungsmanagement "WissensWerkStadt"

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2)Auftragsvergabe

V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:

11/02/2022

V.2.2)Angaben zu den Angeboten

Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 1

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bielefeld
NUTS-Code: DEA41 Bielefeld, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 33602
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: +0[gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bielefeld-marketing.de

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)

Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/des Loses: [Betrag gelöscht] EUR

Gesamtwert des Auftrags/Loses: [Betrag gelöscht] EUR

V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

s. bereits erfolgten Teilnahmewettbewerb

Bekanntmachungs-ID: CXPWYDZ9PQ2

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Münster
Postleitzahl: D-48147
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Gem. § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

18/02/2022

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