Digitalisierung des Bauaktenarchivs der Stadt Delbrück Referenznummer der Bekanntmachung: 08032022-1100

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Delbrück
NUTS-Code: DEA47 Paderborn
Postleitzahl: 33129
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]243
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.delbrueck.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYRN9P3Y/documents
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYRN9P3Y
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
I.5)Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Digitalisierung des Bauaktenarchivs der Stadt Delbrück

Referenznummer der Bekanntmachung: 08032022-1100
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72252000 Datenarchivierung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Stadt Delbrück beabsichtigt für ihr Bauordnungsamt das bestehende analoge Bauaktenarchiv zu digitalisieren. Im Zuge des digitalen Arbeitsprozesses werden die erzeugten digitalen Daten in die bereits vorhandene Fachanwendung PROSOZ Bau

(ehemals ProBauG) von der Firma Prosoz importiert bzw. verwaltet. Darüber hinaus wird der Datenbestand in ein Dokumentenmanagement-System = DMS (Codia d.3) überführt.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEA47 Paderborn
Hauptort der Ausführung:

Stadt Delbrück Marktstraße 6 33129 Delbrück Der Werkunternehmer holt die zu digitalisierenden Akten aus dem Gebäude "Marktstraße 6, 33129 Delbrück" ab und transportiert sie in die Räumlichkeiten seines Unternehmens.

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Das auszuschreibende Volumen beträgt ca. 420 lfd. m Bauakten.

Daraus ergeben sich schätzungsweise für das gesamte analoge Bauaktenarchiv

ca. 54.200 Vorgänge

ca. 1,920 Mio. beschriebene Seiten bis einschließlich DIN A3

ca. 76.500 beschriebene Seiten größer DIN A3.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: Qualität / Gewichtung: 60
Kostenkriterium - Name: Preis / Gewichtung: 40
II.2.6)Geschätzter Wert
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/06/2022
Ende: 31/03/2025
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Um die Qualität bewerten zu können, muss der Bieter drei Konzepte (Anlage E - 2a - 2b - 2c) zu den einzelnen Unterkriterien der "Qualität" (siehe Anhang 3 der Bewerbungsbedingungen) erstellen. Hierfür ist zwingend die Anlage E zu verwenden - hier sind auch die genauen Anforderungen an die Konzepte beschrieben.

Bei der Beurteilung des wirtschaftlichsten Angebotes steht nicht die Leistungsfähigkeit der Bieter im Focus, die diese alle in gleicher Weise haben müssen, sondern es geht dem Besteller um die Darstellung der Leistungserbringung in konzeptioneller Hinsicht.

Die Bewertung der Konzepte erfolgt anhand von 0 bis 4 Bewertungspunkten. Es wird ein Produkt aus den jeweiligen Bewertungspunkten und den Gewichtungspunkten pro Unterkriterium gebildet. Die so ermittelten Ergebnisse je Unterkriterium werden summiert. Als Gesamtpunktzahl können maximal 600 Punkte erreicht werden.

Dem Besteller bleibt die Vergabe vorbehalten, sollte sich dieses Projekt als gesamt-wirtschaftlich nicht darstellbar bzw. finanzierbar erweisen.

Dem Werkunternehmer obliegt zur Gewährleistung der Qualität eine verifizierende Teststellung zu erbringen.

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Die Digitalisierung von analogen Bauakten erfordert ein hohes Maß an Fachwissen und leistungsstarken Geräten beim Werkunternehmer. Folgende allgemeine Anforderungen

werden dazu an den Werkunternehmer gestellt:

- Vor der Projektvergabe sind realistische Arbeitsproben mit Originalakten aus dem Bauarchiv der Stadt Delbrück zu digitalisieren und das Ergebnis zu erläutern.

- Vor Beginn der Arbeiten sind ein verantwortungsvoller Projektleiter/in und Vertreter/in zu benennen. Die Erreichbarkeit zu den ortsüblichen Geschäftszeiten muss sichergestellt sein.

- Der Werkunternehmer hat nachzuweisen, dass er ein Qualitätsmanagement - System führt. Wünschenswert sind Zertifizierungen nach ISO 27001, ISO 9001:2008.

- Benennung von Referenzprojekten.

- Pläne größer als DIN A3 sind in der Multipage-Datei an ihrer ursprünglichen Position einzufügen und im geforderten Transfervermerk dokumentiert werden.

- Es ist ein geeigneter PDF-Compressor nach dem Stand der Technik zu verwenden.

- Beachtung der technische Richtlinie BSI TR Resiscan.

- Bereitstellung einer Verfahrensdokumentation (in Abstimmung mit dem Besteller).

- Der Werkunternehmer hat über die gesamte Projektzeit an 365 Tagen im Jahr dafür Sorge zu tragen, dass ein digitaler Zugriff auf die Bauakten innerhalb von 3 Stunden gewährleistet ist, wenn vertretbare plausible Gründe (wie z.B. ein dringender notwendiger Zugriff auf Aktenmaterial bedingt durch Polizeieinsätze,

Feuerwehr- und Rettungseinsätze) vorliegen. Sollte ein digitaler Zugriff nicht möglich sein, hat der Werkunternehmer dafür Sorge zu tragen, dass die Akte dem Besteller innerhalb von 3 Stunden analog zur Verfügung gestellt wird.

- Wird eine analoge Akte, die sich beim Werkunternehmer befindet, nur inhaltlich benötigt, wird diese vom Werkunternehmer gescannt und als Vorabzug über ein miteinander abgestimmtes Austauschverfahren innerhalb von 24 Stunden während

der Geschäftszeiten kostenfrei zugesandt. Die betroffene Bauakte wird jedoch nochmals mit der endgültigen Lieferung der Charge geliefert.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Leistungsfähig ist, wer neben der beruflichen Leistungsfähigkeit über die wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können (§ 45 VgV).

Als leistungsfähig ist nur derjenige Bieter anzusehen, der über die speziellen auftragsspezifischen Sachkenntnisse verfügt, die erforderlich sind, um den zu vergebenden Auftrag ordnungsgemäß durchzuführen.

Ein Bieter gilt in diesem Vergabeverfahren als leistungsfähig, wenn er aufgrund seiner Geschäftstätigkeit, seiner Historie und seiner Position und seiner strategischen Ausrichtung am Markt keinen Anlass zu Zweifeln gibt, den zu vergebenden Auftrag (bzw. den ihn davon betreffenden Teil) fachgerecht ausführen zu können. Bei Bietergemeinschaften oder Nachunternehmen gilt der stärkste Einzelnachweis eines an der Bietergemeinschaft beteiligten Unternehmens bzw. eines Nachunternehmers für die Beurteilung des Angebots in dieser Hinsicht.

Zur Feststellung der Leistungsfähigkeit wertet der Besteller die Anlage C (Unternehmensdarstellung und Eigenerklärung zur Eignung) aus.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Leistungsfähig ist, wer über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie über ausreichende Erfahrungen verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können (§ 46 VgV).

Hinsichtlich der technischen / beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Besteller folgendes Mindestkriterium für die Leistungsfähigkeit eines Bewerbers festgelegt:

Bei der Auftragsdurchführung hat der Werkunternehmer sicherzustellen, dass die Kontaktpersonen in ausreichendem Maße über Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift verfügen.

Soweit dem Besteller keine gegenteiligen Erkenntnisse vorliegen, beschränkt sich die Prüfung der Einhaltung dieses Mindestkriteriums auf die rechtsverbindliche Abgabe der im Angebotsdeckblatt hierzu enthaltenen Erklärung.

Als weiterer Beleg für die erforderliche technische, berufliche, wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit werden geeignete Referenzen über vergleichbare Dienstleistungsaufträge verlangt.

Kriterien zur Prüfung der Eignung gem. § 122 Abs. 2 GWB

i.V.m. § 46 Abs. 3 Ziffer 1 VgV:

"Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand" 100 %"

Folgende Anforderungsblöcke werden als Kriterien "Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand" bewertet:

1. Erfahrung mit einem vergleichbaren Auftraggeber 10%

2. Fach- und Projekterfahrung bei der Digitalisierung

vergleichbarer Aktenbestände 45%

3. Erfahrungen bei der Lagerung/Verwahrung vergleichbar großer

Aktenbestände und damit verbundener Vorkehrungen zum

Schutz gegen Zerstörung, Beschädigung, Verlust etc. 15%

4. Erfahrung mit vergleichbaren Vorgehensweisen bei der

Digitalisierung (wie im Leistungsverzeichnis beschrieben): 30%

Für das Kriterium "Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand" erhält der Bieter insgesamt einen Punktwert von 0 bis 5.

Dazu wertet der Besteller die Anlage D (Referenzen) sowie das Angebotsdeckblatt aus. Die Bewertung erfolgt mit Hilfe einer Nutzwertanalyse. Die Vorgehensweise bei der Nutzwertanalyse ist im Anhang 1 der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen näher beschrieben.

Der Bieter benennt in der Anlage D vergleichbare Referenzprojekte der letzten 3 Geschäftsjahre.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Bei der Auftragsdurchführung hat der Werkunternehmer sicherzustellen, dass die Kontaktpersonen in ausreichendem Maße über Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift verfügen.

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

s.o. zu Allgemeinen Anforderungen an den Werkunternehmer

Die Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW sind zu berücksichtigen.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 08/03/2022
Ortszeit: 11:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 16/05/2022
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 08/03/2022
Ortszeit: 11:00
Ort:

Verwaltungsgebäude Springpatt 3, 33129 Delbrück-Westenolz, Zimmer C 17

Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

Bieter sind nicht zugelassen (§ 55 Abs. 2 VgV)

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die Zahlung erfolgt elektronisch
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Rückfragen werden nur über das Vergabeportal "Vergabemarktplatz NRW" (vgl. die in Abschnitt I.3 angegebene Internetadresse) beantwortet. Nur dort registrierte Unternehmen werden über neue Bieterinformationen unaufgefordert informiert. Eine entsprechende Registrierung bereits unmittelbar beim Herunterladen der dort abrufbaren Unterlagen wird deshalb dringend empfohlen. Alle nicht registrierten Interessenten sind aufgefordert, regelmäßig das genannte Vergabeportal aufzusuchen, um dort eventuelle Bieterinformationen abzurufen.

Die Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen wird auf den 01.03.2022 festgesetzt.

Bekanntmachungs-ID: CXPWYRN9P3Y

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.bezreg-muenster.de
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der unter VI.4.1) genannten Vergabekammer kann allenfalls bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Eine wirksame Zuschlagserteilung ist erst möglich, wenn der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung der Information 15 Kalendertage (bei Versand per Telefax oder auf elektronischem Weg: 10 Kalendertage) vergangen sind.

Ein Nachprüfungsantrag ist gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit

- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat,

- Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in IV.2.2) genannten Frist gerügt werden, oder

- Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gerügt werden.

Teilt der Auftraggeber einem Bieter mit, dass er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann der betroffene Bieter wegen dieser Rüge nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
04/02/2022

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