Einscannen und Erfassen der Eingangspost der Landwirtschaftskammer NRW Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-058
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Münster
NUTS-Code: DEA33 Münster, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.landwirtschaftskammer.de
Abschnitt II: Gegenstand
Einscannen und Erfassen der Eingangspost der Landwirtschaftskammer NRW
Im Zuge der Einführung der E-Akte müssen die Postsendungen der Landwirtschaftskammer NRW gem. BSI TR-03138 RESISCAN Version: 1.4.1 digitalisiert werden. Ziel der Beschaffung ist es, einen Rahmenvertragspartner zu finden, der das Erfassen und Einscannen der Eingangspost der Landwirtschaftskammer NRW gemäß den Vorgaben der Leistungsbeschreibung übernimmt. Hierzu gehört auch die Zwischenlagerung und Vernichtung der ersetzend gescannten Originale. Die ordnungsgemäße Digitalisierung der Dokumente erfolgt mit dem Ziel der Aufrechterhaltung der Beweiskraft des digitalen Dokuments (Digitalisats).
Der Schätzwert der aus dem Rahmenvertrag abzurufenden Leistungen über die mögliche Gesamtdauer von vier Jahren wird auf [Betrag gelöscht] EUR/netto geschätzt.
Der Höchstwert der aus dem Rahmenvertrag abzurufenden Leistungen über die mögliche Gesamtdauer von vier Jahren wird auf [Betrag gelöscht] EUR/netto festgelegt.
Wird vorstehender Höchstwert erreicht, endet der Rahmenvertrag, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.
Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen Nevinghoff 40 48147 Münster Zur Landwirtschaftskammer NRW, mit dem zentralen Standort in Münster, gehören 31 Kreisstellen an 14 Standorten, sieben Fachschulen, fünf Versuchs- und Bildungszentren sowie fünf Bezirksstellen für Agrarstruktur. Die Tierseuchenkasse NRW gehört als Sondervermögen zur Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen. Die LUFA NRW - Landwirtschaftliche Untersuchungs- und Forschungsanstalt - ist das spezialisierte Labor für Agrar- und Umweltanalytik der Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen.
Die Adressen der Standorte der Landwirtschaftskammer NRW können der Anlage 4 - Adressen der LWK NRW in den Vergabeunterlagen entnommen werden.
Die Landwirtschaftskammer NRW unternimmt derzeit, wie alle Verwaltungen in NRW, enorme Anstrengungen zur weitergehenden Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Das zu scannende Posteingangsvolumen beträgt nach einer Stichprobe 600.000 Seiten pro Jahr. Die Landwirtschaftskammer NRW erhält pro Postsendung durchschnittlich etwa zwei bedruckte Seiten. Es wird davon ausgegangen, dass die vorgenannten Posteingangsquantitäten der Posteingangsstichprobe dauerhaft nicht mehr erreicht werden. Aufgrund der schrittweisen Umstellung der Geschäftsprozesse und der Digitalisierungsvorhaben stellen sich die zu scannenden Posteingangsquantitäten voraussichtlich wie folgt dar: 2022: ungefähr 90.000 Seiten, 2023: ungefähr 430.000 Seiten, 2024: ungefähr 490.000 Seiten und ab 2025: ungefähr 400.000 Seiten.
Die ordnungsgemäße Digitalisierung der Dokumente erfolgt mit dem Ziel der Aufrechterhaltung der Beweiskraft des digitalen Dokuments (Digitalisats). Die Dateien werden auf einem Webserver (digitaler Abholort) des Auftragnehmers bereitgestellt (sFTP/FTPS). Der Auftragnehmer betreibt den sFTP/FTPS-Server. Die Landwirtschaftskammer NRW holt die Digitalisate von diesem digitalen Abholort ab.
Die Signatursoftware wird durch die Landwirtschaftskammer NRW betrieben und ist nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Nicht zum Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung gehört ebenfalls der Betrieb der E-Akten-Software oder die Postverteilung bzw. Verteilung der Digitalisate innerhalb der Landwirtschaftskammer NRW nach der Bereitstellung durch den Dienstleister.
Der gesamte Service wird für einen Zeitraum von zwei Jahren vereinbart. Nach Ablauf von zwei Jahren verlängert sich der Vertrag maximal zweimal um jeweils ein Jahr, sofern nicht eine Partei ihren entgegenstehenden Willen innerhalb von 26 Wochen vor Vertragsende dem anderen Teil erklärt.
Das Zuschlagskriterium "Fachliche Anforderungen" fließt mit insgesamt 40 % in die Gesamtwertung ein und umfasst die die folgenden drei B-Kriterien der Leistungsbeschreibung mit den dazugehörigen Gewichtungspunkten:
- Leistungszeiten II: 40 Gewichtungspunkte
- Sondergrößen Scan: 30 Gewichtungspunkte
- Re-Scan II: 30 Gewichtungspunkte
Die in der Leistungsbeschreibung mit einem "B" gekennzeichneten Anforderungen stellen den von der Auftraggeberin definierten Erwartungshorizont dar (Kategorie B). In der in der Leistungsbeschreibung zu tätigenden Bietererklärung zu diesen B-Kriterien kann der Bieter umfassend die konkrete Umsetzung unter Bezugnahme auf das jeweilige Unterkapitel der Leistungsbeschreibung als Angebot darlegen.
Auf der Grundlage der Bietererläuterungen nimmt die Auftraggeberin die fachliche Bewertung der genannten B-Kriterien vor. Jedes B-Kriterium kann maximal 5 Bewertungspunkte erhalten. Die Leistungspunktzahl für das jeweilige B-Kriterium ergibt sich aus der erreichten Bewertungspunktzahl multipliziert mit den jeweiligen Gewichtungspunkten. Es können maximal 500 Leistungspunkte erzielt werden. Dies entspricht den 40 % des Zuschlagskriteriums "Fachliche Anforderungen".
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
- Referenzangaben
Es müssen mit dem ausgeschriebenen Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzen aus den letzten drei Jahren mit Auftragserhalt genannt werden. Ausgangspunkt für die Berechnung des Zeitraums ist der Tag des Ablaufs der Angebotsfrist dieser Ausschreibung. Die Eignung ist bei der Nennung von mindestens einer vergleichbaren Referenz nachgewiesen.
Für die Referenzprojekte sind Ansprechpartner mit gültigen Kontaktdaten (Name der Referenzfirma und des Ansprechpartners, E-Mail und Telefon) des jeweiligen Auftraggebers zu nennen. Die Angaben zu den Referenzen müssen vollständig erfolgen. Zur Angabe der Referenz ist ausschließlich die Tabelle des Kapitels 7 - Wertung der Leistungsbeschreibung zu nutzen. Eine zusätzliche detaillierte Beschreibung kann dem Angebot beigefügt werden.
Jede eingereichte Referenz muss folgende Mindestkriterien erfüllen, damit sie als vergleichbar zum Leistungsgegenstand angesehen wird:
- Der Referenzgeber hat mindestens 500 Mitarbeiter UND
- das Volumen der Posteingangs-Scandienstleistung muss bei über 100.000 Postsendungen pro Jahr liegen oder gelegen haben.
- 511 EU Bewerbungsbedingungen
- 512 EU Vertragsbedingungen Land NRW
- 513 EU BVB TVgG
- die Leistungsbeschreibung sowie die dazugehörigen Anlagen
- sowie alle weiteren Vergabeunterlagen, die im Bereich der "Vergabeunterlagen" zum Download bereitgestellt sind.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXPNYMVD0NY
Ort: Münster
Land: Deutschland
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist ein Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 III Nr. 1 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 III Nr. 2 GWB).
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 III Nr. 3 GWB).
Teilt der Auftraggeber dem Unternehmen mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, ist dieses berechtigt, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zustellen (§ 160 III Nr. 4 GWB).