Elektronische Akte in Strafsachen (P2020) Referenznummer der Bekanntmachung: ZIB 21.18 - 0793/21/VV : 1
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
NUTS-Code: DE Deutschland
Postleitzahl: 53119
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]7
Fax: [gelöscht]927
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.bescha.bund.de
Abschnitt II: Gegenstand
Elektronische Akte in Strafsachen (P2020)
Elektronische Akte in Strafsachen
Mit der vorliegenden Vergabe zur Anpassung einer vorhandenen Softwarelösung und Betriebsunterstützung ((Wieder-)Herstellung der Betriebsbereitschaft) soll die Bereitstellung einer zentralen E-Akten-Lösung in Strafsachen realisiert werden. Die E-Akten-Lösung wird in virtualisierten Systemumgebungen (Produktions-, Pre-Produktions- und Schulungsumgebung) durch den AG oder in seiner Verantwortung durch einen von ihm beauftragten Dienstleister betrieben.
Aufgrund gesetzlicher Vorgaben ist die Einführung einer elektronischen Akte in Strafsachen (EAS) für die Polizei spätestens zum 01.01.2026 erforderlich. Gleiches gilt für die elektronische Aktenführung in Bußgeldsachen.
Zweimalige Verlängerung der Vertragslaufzeit um jeweils 12 Monate. (Gesamtvertragsdauer: maximal 72 Monate)
Nach Ablauf der Teilnahmefrist werden die Teilnahmeanträge einer Prüfung und Wertung unterzogen. Nach der formalen Prüfung des Teilnahmeantrags gem. §§ 56 ff. VgV wird geprüft, ob ein Bewerber die für die Durchführung des Auftrags notwendige Eignung besitzt (vgl. Ziffer 3.4) und nicht nach §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen werden muss (vgl. Ziffer 3.5.1).
Bewertet wird der Zielerfüllungsgrad der "Eignungskriterien" entsprechend der im Kriterienkatalog dargestellten Systematik. Dabei erhält jedes Kriterium eine Punktzahl zwischen 0 und 5. In das Gesamtergebnis gehen die vergebenen Punktzahlen mit ihrer individuellen Gewichtung ein. Es können maximal 400 Eignungspunkte erreicht werden. Anhand der Gesamtpunktzahl wird die Reihenfolge festgelegt, wobei die höchste Punktzahl auf Platz 1 und dann entsprechend absteigend platziert wird. Zur Angebotsabgabe werden die Bewerber auf den ersten drei Wertungsrängen aufgefordert. Kommt es infolge von Punktgleichheit dazu, dass mehrere Bewerber sich den letzten Platz, der zur Angebotsabgabe berechtigt, teilen, wird im Wege des Auslosungsverfahren entschieden, wer zur Angebotsabgabe aufgefordert wird.
Der angegebene Schätzwert entspricht gleichzeitig dem Höchstwert
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
E.1.1 "Ausschlussgründe
Bitte reichen Sie die unterzeichnete Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GwB ein."
E.2.1 "Berufs- oder Handelsregisterauszug
Bitte reichen Sie einen Berufs- oder Handelsregisterauszug (oder gleichwertig) ein, der nicht älter als 6 Monate ist."
E.2.2 "Nachweis gewerberechtliche Voraussetzungen
Bitte befüllen Sie die Anlage ""Unternehmensdaten"" vollständig. "
E.3.1 "Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
Bitte reichen Sie einen Nachweis über Ihre Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung ein."
E.3.2 "Gesamtumsätze
Geben Sie den jährlichen Nettojahresumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre an. Bewertet wird der durchschnittliche Nettojahresumsatz aus den letzten drei Jahren. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist der Umsatz aller Unternehmen anzugeben. Die Umsätze werden für die Erfüllung des Ausschlusskriteriums kumuliert berücksichtigt."
E.3.3 "Umsatz relevanter Geschäftsbereich
Geben Sie den jährlichen Nettojahresumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre in einschlägigen Geschäftsbereichen an:
(1) Softwareentwicklung und -weiterentwicklung
(2) Betriebsunterstützung und Systemservice
Bewertet wird der durchschnittliche Nettojahresumsatz aus den letzten drei Jahren. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist der einschlägige Umsatz aller Unternehmen anzugeben. Die Umsätze werden für die Erfüllung des Ausschlusskriteriums kumuliert berücksichtigt."
E.3.1 Nachweis vorhanden & aktuell
Deckungssumme jeweils mindestens 2 Mio. Euro für Personen-, Sach- und Vermögensschäden. Der Höchstbetrag muss mindestens einmal jährlich zur Verfügung stehen.
E.3.2 Geeignet sind nur solche Unternehmen, die einen Gesamtumsatz von mindestens 2,5 Mio. EUR pro Jahr nachweisen können.
E.3.3: Geeignet sind nur solche Unternehmen, bei denen der Jahresumsatz in den oben genannten Bereichen mindestens 1,5 Mio EUR beträgt."
E.4.1 "Unternehmensdarstellung
Reichen Sie eine Darstellung Ihres Unternehmens ein und stellen Sie ihr Unternehmen prägnant vor. Gehen Sie dabei u. a. auf folgende Punkte ein:
- Angabe des Gründungsjahrs
- Übersicht / Aufstellung über die Standorte des Unternehmens
- Ausweis der konzernverbundenen Standorte bzw. Standorte von
Partnern/Subunternehmern
- Erläuterung der Unternehmensstruktur und Geschäftsbereiche
- Beschreibung des Leistungsportfolios/-spektrums"
E.4.2 "Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung des Personals
Für weitere als die bereits überprüften Mitarbeiter kommt es vor deren Einsatz zur Notwendigkeit einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung (Ü2-Sabo). Bitte bestätigen Sie die Bereitschaft, dass sich das eingesetzte Personal einer Sicherheitsüberprüfung (Ü2-Sabo) unterziehen wird."
E.4.3 "Anzahl Gesamtbeschäftigter (Festangestellte / Stammpersonal)
Geben Sie die Anzahl der insgesamt Beschäftigten in Vollzeitäquivalenten als Jahresdurchschnittswerte in den letzten 3 Jahren an. Bewertet wird die niedrigste Beschäftigtenzahl aus den letzten drei Jahren. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Beschäftigtenzahl aller Unternehmen anzugeben. Für die Erfüllung des Ausschlusskriteriums wird die kumulierte Beschäftigtenanzahl berücksichtigt."
E.4.4 "Anzahl Softwareentwickler (Festangestellte / Stammpersonal)
Geben Sie die Anzahl der Softwareentwickler an, in Vollzeitäquivalenten als Jahresdurchschnittswerte in den letzten 3 Jahren. Bewertet wird die niedrigste Beschäftigtenzahl aus den letzten drei Jahren. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Beschäftigtenzahl aller Unternehmen anzugeben. Für die Erfüllung des Ausschlusskriteriums wird die kumulierte Beschäftigtenanzahl berücksichtigt."
E.4.5 "Anzahl Beschäftigte Betriebsunterstützung / Systemservice (Festangestellte / Stammpersonal)
Geben Sie die Anzahl der Beschäftigten für die Betriebsunterstützung und/oder Systemservice bzw. Pflege (vgl. auch Mitarbeiterprofil Experte für Systemservice) an, in Vollzeitäquivalenten als Jahresdurchschnittswerte in den letzten 3 Jahren. Bewertet wird die niedrigste Beschäftigtenzahl aus den letzten drei Jahren. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Beschäftigtenzahl aller Unternehmen anzugeben. Für die Erfüllung des Ausschlusskriteriums wird die kumulierte Beschäftigtenanzahl berücksichtigt."
E.4.6 "Projektreferenzen (Mindestanforderung: eine ausgefüllte Unternehmensreferenz)"
E.4.2 "vorhanden
Der Bewerber erklärt sich bereit, die im Rahmen der Auftragsdurchführung tätigen Personen, die beim AG vor Ort eingesetzt werden, einer Sicherheitsüberprüfung gemäß § 9 SÜG (erweiterte Sicherheitsüberprüfung) zu unterziehen."
E.4.3 "Ausschlusskriterium:
Geeignet sind nur solche Unternehmen, die in jedem Jahr mindestens 30 Mitarbeiter nachweisen können."
E.4.4 "Ausschlusskriterium:
Geeignet sind nur solche Unternehmen, die in jedem Jahr mindestens 15 Mitarbeiter nachweisen können."
E.4.5 "Ausschlusskriterium:
Geeignet sind nur solche Unternehmen, die in jedem Jahr mindestens 10 Mitarbeiter nachweisen können."
E.4.6 "Mindestanforderung: eine ausgefüllte Unternehmensreferenz"
"Es muss mindestens eine Referenz vergleichbaren Typs angegeben werden, welche im Zeitraum der letzten 5 Jahre vor Veröffentlichung dieses Teilnahmewettbewerbes nach einer Entwicklung bzw. Weiterentwicklung im Umfang von 150 Personentagen oder [Betrag gelöscht] Euro in den Wirkbetrieb überführt wurde. Ein Projekt wird als vergleichbare Referenz zugelassen, sofern es Entwicklung, Weiterentwicklung und Pflege bzw. Betriebsunterstützung einer Individualsoftware beinhaltet.
Bei Vorlage von mehr als zwei vergleichbaren Referenz fließen die besten zwei Referenzen (gemessen an der erreichten Punktzahl) in die Gesamtbewertung mit ein. Die übrigen Referenzen bzw. deren Bewertungsergebnisse werden im Rahmen der Punktevergabe bzw. Rankingerstellung nicht berücksichtigt."
Der Auftraggeber legt besonderen Wert darauf, dass keine vertraulich zu behandelnden Informationen an ausländische Sicherheitsbehörden weitergegeben werden. Die Bieter werden daher ausdrücklich auf die "No‐Spy‐Klausel" im EVB-IT Systemvertrag hingewiesen.
Die Regeln zur sozialen Nachhaltigkeit für IT sind einzuhalten (siehe EVB-IT Systemvertrag).
Abschnitt IV: Verfahren
Der gesetzliche Auftrag zur Führung elektronischer Akten ab 01.01.2026 bedingt ein stabil funktionierendes und an die polizeilichen Erfordernisse angepasstes E-Akten-System. Die in der Abweichungsanalyse identifizierten Anpassungsbedarfe wurden zwar bereits hinsichtlich des Umsetzungszeitpunkts (bis zur Pilotierung/bis zum Wirkbetrieb) differenziert. Es ist jedoch davon auszugehen, dass in der ersten Zeit des Wirkbetriebs Anpassungsbedarfe sichtbar werden, die zusätzlich kurzfristig umgesetzt werden müssen. So sind fachlich begründete Anpassungsbedarfe zu erwarten, die erst in der täglichen Nutzung des Systems durch eine Vielzahl von verschiedenen Anwendern und durch den digitalen Austausch von Akten und Aktenteilen mit der Justiz offenkundig werden. Ein Auftragnehmerwechsel in der Einführungsphase würde die Erfüllung des gesetzlichen Auftrags gefährden, da zunächst ein aufwändiges Einarbeiten erforderlich wäre und sich die Gefahr von "Fehlern" in der Softwareentwicklung erheblich erhöhen würde.
Gegenstand der Ausschreibung ist zudem die Unterstützung des Bieters beim Betrieb der Lösung innerhalb der Architektur des Programms Polizei 20/20. Gerade in der Anfangszeit des Wirkbetriebs wird hier entsprechende Unterstützung notwendig bleiben, um die medienbruchfreie Kommunikation mit der Justiz zu etablieren. Die Lauffähigkeit und Performance der E-Akten-Lösung muss sichergestellt werden. Dazu ist ein umfassendes Verständnis der Lösung erforderlich. Ein Auftragnehmerwechsel in der Anfangsphase des Wirkbetriebs sollte dabei dringend vermieden werden, um einen ordnungsgemäßen Betrieb und damit eine reibungslose Kommunikation zwischen Polizei und Justiz sicherzustellen.
Die zweimalige Option zur Verlängerung um jeweils 12 Monate nach der Grundlaufzeit des Vertrags von 48 Monaten entsprechen daher den Vorgaben des § 21 Abs. 6 VgV.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Die vorliegenden Vergabeunterlagen wurden mit Hilfe der Beratungsunternehmen:
— Holger Gadorosi Consulting,
— PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH,
— PricewaterhouseCoopers GmbH WPG,
— PwC Strategy& (Deutschland) GmbH,
— umlaut SE.
Sowie den Rechtsanwaltskanzleien:
— TCI Partnerschaft von Rechtsanwälten Müller Schmidt mbB,
erstellt.
In den Vergabeunterlagen sind Verschlusssachen nach dem Geheimhaltungsgrad VS-NfD (Verschlusssache - nur für den Dienstgebrauch) enthalten. Aus diesem Grund muss der Bewerber sich verpflichten, die im Merkblatt für die Behandlung von VS (GHB-Anlage 4) festgelegten Bestimmungen einzuhalten und die Verschlusssachen entsprechend zu behandeln. Nur wenn dem Beschaffungsamt des BMI diese Verpflichtungserklärung vorliegt, können die als VS-NfD eingestuften Bestandteile der Vergabeunterlagen überlassen werden. Soweit Drittunternehmen oder Mitglieder einer Bewerber-/Bietergemeinschaft ebenfalls Kenntnis von den vorgenannten Verschlusssachen erhalten sollen, sind von diesen ebenfalls jeweils eigene Erklärungen abzugeben.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.