Öffentliche Ausschreibung Bonn 2021 E-Akte-System und zugehörige Serviceleistungen 2021-12-08

E-Akte-System und zugehörige Serviceleistungen

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
NUTS-Code: DEA22 Bonn, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 53173
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.humboldt-foundation.de
Adresse des Beschafferprofils: http://www.humboldt-foundation.de

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Andere: Überwiegend aus Mitteln des Bundes finanzierte Stiftung des Privatrechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Andere Tätigkeit: Wissenschaftsverwaltung (Mittlerorganisation der Deutschen Auswärtigen Kultur- und Bildungspolitik)

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

E-Akte-System und zugehörige Serviceleistungen

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Im Jahr 2013 wurde das E-Government-Gesetz (EGovG) zur Förderung der

elektronischen Verwaltung verabschiedet. Ein Kernelement der gesetzlichen

Vorgaben ist die Einführung der elektronischen Akte in der Bundesverwaltung.

Durch die in § 6 des EGovG vorgeschriebene Einführung der elektronischen

Aktenführung soll eine zukunftssichere Schriftgutverwaltung gewährleistet werden.

Mit ihrer Hilfe sollen Effizienzsteigerungen ermöglicht und die Zusammenarbeit

über Behördengrenzen hinweg erleichtert werden.

Der Abbau von Medienbrüchen, sowie der ortsunabhängige und zeitgleiche Zugriff

auf Schriftgutobjekte sollen im Zuge der elektronischen Aktenbearbeitung zu

Zeitersparnissen führen und eine durchgängig elektronisch unterstützte

Leistungserbringung ermöglichen. Darüber hinaus bildet die elektronische

Aktenführung eine wesentliche Voraussetzung für die weitere Optimierung von

Geschäftsprozessen.

Vor diesem Hintergrund plant die AvH die Beschaffung und Einführung eines E¿Akte-Systems, auch wenn sie selbst nicht unmittelbarer Teil der Bundesverwaltung ist. Das zu beschaffende E-Akte-System muss sämtliche für die Schriftgutverwaltung erforderliche Funktionalitäten bereitstellen. Darüber hinaus sollte das E-Akte-System erweiterbar sein, so dass perspektivisch auch

Zusatzfunktionalitäten, wie z.B. ein Modul für das Vertragsmanagement,

angebunden werden können.

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)

Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

48920000 Büroautomatisierungssoftwarepaket

72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

72261000 Software-Unterstützung

72300000 Datendienste

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA22 Bonn, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Alexander von Humboldt-Stiftung (AvH) Jean-Paul-Str. 12 53173 Bonn

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Ziel dieser Ausschreibung ist die zentrale Bereitstellung und Weiterentwicklung eines einheitlichen E-Akte-Systems für die digitale Aktenführung innerhalb der AvH und ihrer 260 Mitarbeiter*innen.

Das E-Akte-System hat die Kernfunktionalitäten im Bereich Schriftgutverwaltung zu umfassen, insbesondere

a. die Registrierung und Verwaltung von Dokumenten,

b. die elektronische Aktenbearbeitung,

c. die Verwendung dokumentenbasierter Workflows,

d. die Abbildung aller Instrumente und Regularien der Schriftgutverwaltung (Aktenpläne, Geschäftszeichenbildungsregeln und Aufbewahrungsfristen, usw.), sowie

e. die Integration des E-Akte-Systems in vorhandene Fachverfahren der AvH, insbesondere die eingesetzten E-Mail-Verfahren

Dabei ist die Nutzung des vorhandenen Funktionsumfangs des angebotenen E-Akte-Systems im Rahmen einer Standardlösung vorgesehen und zugleich eine weitgehend nahtlose Integration in die Anwendungslandschaft der AvH unter Verwendung vorgegebener Industriestandard-Schnittstellen erfolgen (siehe Leistungsbeschreibung, Kap. 7.4.4).

Mit dieser Ausschreibung werden vom*von dem*der künftigen Auftragnehmer*in folgende Leistungsinhalte gefordert:

f. Lieferung (Miete bzw. alternativ Kauf) eines E-Akte-Systems inklusive Lizenzen

g. Produktbereitstellung einschließlich Produkt-Customizing

h. Weiterentwicklung, Pflege und Wartung des Produkts

Die Erbringung von unterstützenden Dienstleistungen oder Werkleistungen über die Vertragslaufzeit unter anderem bei der E-Akte-Systemeinführung (u. a. fachliche und technische Beratung, Schulung, Testunterstützung, Migration von Altdaten) wird von dem*der Auftragnehmer*in erwartet.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Qualitätskriterium - Name: KHG1 Rechtliche, technische und organisatorische Rahmenbedingungen der AvH / Gewichtung: 60

Qualitätskriterium - Name: KHG2 Funktionale Anforderungen / Gewichtung: 600

Qualitätskriterium - Name: KHG3 Clients / Gewichtung: 90

Qualitätskriterium - Name: KHG4 Integrationskomponenten / Gewichtung: 20

Qualitätskriterium - Name: KHG5 Nicht-funktionale Anforderungen / Gewichtung: 530

Qualitätskriterium - Name: KHG6 Barrierefreiheit / Gewichtung: 260

Preis - Gewichtung: 30.00

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Auftragsvergabe ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (für die unten aufgeführten Fälle)

Keine oder keine geeigneten Angebote/Teilnahmeanträge im Anschluss an ein nichtoffenes Verfahren

Erläuterung:

Das Vergabeverfahren wurde im EU-Amtsblatt unter 2021/S 105-276828 (Vergabenr. 2021-166) veröffentlicht. Die Anlage einer neuen Vergabenr. 2021-253 war erforderlich, weil in 2021-166 die falsche Verfahrensart gewählt worden war.

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2021/S 105-276828

IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: 2021-253

Bezeichnung des Auftrags:

Auftragsvergabe EITCO GmbH

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2)Auftragsvergabe

V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:

03/12/2021

V.2.2)Angaben zu den Angeboten

Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10785
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]

Der Auftragnehmer ist ein KMU: nein

V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)

Gesamtwert des Auftrags/Loses: [Betrag gelöscht] EUR

V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Das Kriterium Preis wurde hilfsweise mit einer Gewichtung von 30 angegeben. Die Auswertung erfolgte jedoch nach der Erweiterten Richtwertmethode.

Bekanntmachungs-ID: CXTYYYDYD9V

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Bei Erkennen eines Vergaberechtsverstoßes muss dieser innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

03/12/2021

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