Campus-Management-System Referenznummer der Bekanntmachung: 090-2021-014
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hagen
NUTS-Code: DEA53 Hagen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 58097
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]9
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.fernuni-hagen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Campus-Management-System
Erstellung eines Campus-Management-Systems und Systemservice über einen Zeitraum von 15 Jahren.
FernUniversität in Hagen Universitätsstraße 47 58097 Hagen
Die FernUniversität in Hagen
Der Auftraggeber ist die einzige staatliche Fernuniversität im deutschsprachigen Raum. Aktuell sind über 79.000 Studierende eingeschrieben, während 80% davon berufstätig sind. Seit über 40 Jahren ist die FernUniversität die Anlaufstelle für alle diejenigen, die eine vollwertige akademische Ausbildung anstreben, sich jedoch nicht an einer Präsenzuniversität einschreiben wollen oder können. Fünf Fakultäten bieten vielfältige Studienmöglichkeiten auf Bachelor- und Masterstufe sowie die Möglichkeit zur Promotion und Habilitation. Außerdem werden Teilstudien für die berufliche oder persönliche Weiterbildung angeboten.
Die Außenstellen der FernUniversität in Form von Regional- und Studienzentren sind hauptsächlich über Deutschland verteilt. Es gibt 13 deutsche Regionalzentren, die in einigen Regionen durch Studien- oder Informations- und Beratungszentren unterstützt werden. Unterlagen werden weltweit versandt, so dass ein Studium auch aus dem Ausland aufgenommen werden kann. Zentren zur Unterstützung des Auslandsstudiums befinden sich in der Schweiz, Österreich und Ungarn.
Das Zentrum für Digitalisierung und IT (ZDI) stellt die gesamten IT-Services für die FernUniversität bereit. Der Betrieb des künftigen Campus-Management-Systems wird im ZDI verortet sein. Das ZDI ist in drei KompetenzCenter (KC) strukturiert - das KC Rechenzentrum (Zentrale Services und Infrastruktur), das KC Software (Softwaretechnik sowie Webportal- und Serveranwendungen) sowie das KC SAP (Entwicklung und Betrieb).
Student Lifecycle
Der Student Lifecycle wird an der FernUniversität durch eine Vielzahl größerer und kleinerer Systeme unterstützt, die teils auch über komplexe Schnittstellen miteinander verbunden sind.
Um ihren Studierenden zukünftig ein besseres Studienerlebnis anbieten zu können, sucht die FernUniversität eine moderne, serviceorientierte und performante Softwarelösung, um den kom-pletten Student Lifecycle von der Information bis zur Exmatrikulation und ein anschließendes Netzwerken als Alumni abbilden zu können. Neben dem Lehr- soll auch das Weiterbildungsangebot in der neuen Lösung abgebildet werden können und die Veranstaltungs- und Prüfungsplanung (weltweit) soll vollumfänglich möglich sein. Die gesuchte Softwarelösung soll die Konzepte des Blended Learnings unterstützen, was bedeutet, dass nach fachspezifischen und didakti-schen Erfordernissen Bausteine der Online- und Präsenzlehre miteinander kombiniert werden.
Gebühren
Der Auftraggeber unterscheidet sich von anderen Hochschulen nicht nur im Hinblick auf die Möglichkeit des Studiums aus der Ferne. Ein weiterer Unterschied liegt darin, dass im Studium Gebühren anfallen, die auf curricularer Ebene erhoben werden, also in Abhängigkeit von den belegten Modulen. Das neue Campus-Management-System muss diese Besonderheiten abbilden.
Vertragliche Eckpunkte
Der Auftraggeber geht davon aus, dass die Erstellung des Campus-Management-Systems bis zu fünf Jahre in Anspruch nehmen wird. Diese Phase des Vertrags ist dienstvertraglicher Natur und es ist beabsichtigt, das System in agiler Projektmethodik zu errichten. Die Vergütung erfolgt auf Basis des Zeitaufwandes. Dieser ist vom Auftragnehmer vor jedem Sprint vorab zu schätzen. Die tatsächlichen Kosten der Sprints und der Erstellungsphase insgesamt werden vom Auftraggeber engmaschig kontrolliert. Der Auftrag ist in der Erstellungsphase für den Auftraggeber jederzeit mit kurzer Frist kündbar.
Die im Campus-Management-System verwendete Standardsoftware wird dem Auftraggeber auf Zeit ("Miete") überlassen. Die Überlassung hat eine Laufzeit von bis zu 15 Jahren.
Im Produktivbetrieb hat der Auftragnehmer den Systemservice zu übernehmen. Dieser besteht aus den Teilleistungen "Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft", "Wiederherstellung der Be-triebsbereitschaft" und "Bereitstellung neuer Programmstände". Die Vergütung erfolgt auf Basis einer Pauschale, die nach Zeitabschnitten bemessen ist. Der Systemservice hat eine Laufzeit von bis zu 15 Jahren.
Darüber hinaus ist erkennbar, dass der Auftragnehmer während der gesamten Vertragslaufzeit weitere Leistungen benötigen wird, welche insbesondere die Weiterentwicklung des Systems betreffen können. Der Auftragnehmer soll diese Leistungen auf Basis eines Rahmenvertrags übernehmen.
Sämtliche genannten Leistungen sind in einen einheitlichen Vertragsentwurf integriert. Hierbei handelt es sich nicht um einen EVB-IT Systemvertrag, denn dort ist die Erstellung des Systems werkvertraglich ausgestaltet. Der Vertragsentwurf orientiert sich aber an dem Muster des EVB-IT Systemvertrags. Dies gilt auch für die verwendete Terminologie.
1 Vorgehen bei der Auswahl
Der Auftraggeber prüft die Teilnahmeanträge auf Ausschlussgründe sowie die Einhaltung der für dieses Verfahren geltenden Mindestanforderungen an die Eignung und der sonstigen formalen Anforderungen. Einzelheiten hierzu sind in den Bewerbungsbedingungen für den Teilnahmewettbewerb beschrieben.
Sollten bis zu drei wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so werden alle Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, die einen wertungsfähigen Teilnahmeantrag eingereicht haben.
Sollten mehr als drei wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so wählt der Auftraggeber drei Teilnahmeanträge aus. Die Auswahl erfolgt anhand des folgenden Kriteriums:
2 Auswahlkriterium: Auftragsnähe
2.1 Bewertungsgrundlage
Im Rahmen der Auswahlentscheidung wird nur der Referenzauftrag betrachtet, den der Bieter in Ziffer 3.4 der Anlage "Referenzen" bezeichnet hat.
2.2 Inhalt des Kriteriums: Auftragsnähe im Einführungsprojekt
Der Auftraggeber bewertet die Auftragsnähe der Referenz. Die Bewertung erfolgt anhand einer Gesamtwürdigung der prägenden Eigenschaften des Einführungsprojekts des Referenzauftrags. Diese werden mit den prägenden Eigenschaften des vorliegenden zu vergebenden Auftrags verglichen. Es werden insbesondere die folgenden Eigenschaften in den Blick genommen:
- Zeitaufwand im Einführungsprojekt auf Auftragnehmerseite
- Komplexität der anzubindenden Systeme
- Technologische Vergleichbarkeit der anzubindenden Systeme
- Erhebung von Gebühren auf curriculare Elemente (z.B. Module/ Studienmaterialien)
Im Rahmen der Gesamtwürdigung kann eine besonders hohe Vergleichbarkeit in einem Aspekt eine weniger ausgeprägte Vergleichbarkeit in anderen Aspekten kompensieren.
2.3 Vergabe von Bewertungspunkten
Der Auftraggeber vergibt Bewertungspunkte auf einer Skala von 0 bis 10. Es gelten die folgenden Zielerfüllungsgrade:
10 bis 8 Punkte: Der Referenzauftrag weist starke Ähnlichkeit zum vorliegenden Auftrag auf.
7 bis 4 Punkte: Der Referenzauftrag ist trotz einiger Unterschiede mit dem vorliegenden Auftrag grundsätzlich vergleichbar.
3 bis 0 Punkte: Der Referenzauftrag ist mit dem vorliegenden Auftrag kaum vergleichbar.
3 Aufforderung zur Angebotsabgabe
Es werden die drei Bewerber aufgefordert, deren Teilnahmeanträge in der Wertung führen. Bei Punktgleichheit mehrerer Teilnahmeanträge entscheidet das Los.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Anlage Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Anlage "Eigenerklärung Umsatz" mit folgenden Angaben: Gesamtumsatz des Bieters in den letzten vier abgeschlossenen Geschäftsjahren; Umsatz des Bieters mit Leistungen im Bereich "Campus-Management-Systeme" sowohl mit Kunden aus dem Bereich Hochschulen als auch mit Bildungsanbietern aus dem privaten Bereich in den letzten vier abgeschlossenen Geschäftsjahren.
Der Umsatz mit Leistungen im Bereich "Campus-Management-Systeme" muss in den letzten vier abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich mindestens EUR 1,5 Mio. betragen haben.
Der Bewerber hat mit seinem Angebot mindestens drei Referenzaufträge nachzuweisen. Diese müssen die hier angegebenen Mindestanforderungen erfüllen. Unter "Campus-Management-System" ist dabei jedes System zu verstehen, das der Abbildung von Geschäftsprozessen im Bereich des studentischen Lebenszyklus dient. Ist der Referenzauftraggeber keine Hochschule, so muss es sich um einen inhaltlich entsprechenden Lebenszyklus von auszubildenden Personen handeln, so z.B. den Lebenszyklus der Teilnehmenden von Fortbildungen.
Für die Angabe der Referenzen ist zwingend die oben angegebene Vorlage zu nutzen. Diese fragt für jeden Referenzauftrag die folgenden Angaben ab:
- Auftraggeber
- Adresse des Auftraggebers
- Ansprechpartner beim Auftraggeber
- Telefonnummer des Auftraggebers
- Zeitpunkt der Produktivsetzung
- Dauer des Einführungsprojektes
- Zeitaufwand im Einführungsprojekt auf Auftragnehmerseite in Personentagen
- Angaben zur Komplexität und der Anzahl der anzubindenden Systeme
- Enthielt das System die Möglichkeit der Erhebung von Gebühren auf curriculare Elemente (z.B. Veranstaltungen/ Module/ Studienmaterialien)?
- Weitere Beschreibung des Auftragsgegenstands und insbesondere der Eigenschaften des Einführungsprojekts
- Gesamtauftragswert
1 Mindestanforderungen
Der Bewerber hat mit seinem Angebot mindestens drei Referenzaufträge nachzuweisen. Diese müssen die hier angegebenen Mindestanforderungen erfüllen. Unter "Campus-Management-System" ist dabei jedes System zu verstehen, das der Abbildung von Geschäftsprozessen im Bereich des studentischen Lebenszyklus dient. Ist der Referenzauftraggeber keine Hochschule, so muss es sich um einen inhaltlich entsprechenden Lebenszyklus von auszubildenden Personen handeln, so z.B. den Lebenszyklus der Teilnehmenden von Fortbildungen.
1.1 Mindestanforderungen an jeden einzelnen Referenzauftrag
Jeder Referenzauftrag muss die folgenden Mindestanforderungen einhalten:
- Jeder Referenzauftrag muss die Implementierung eines Campus-Management-Systems mit Modulen in den Bereichen Studierendenmanagement, Studiengangsmanagement und Prüfungsmanagement zum Gegenstand haben. Ist der Referenzauftraggeber keine Hochschule, so müssen die Module, die den genannten Modulen zumindest inhaltlich entsprechen (z.B. "Teilnehmendenmanagement" statt "Studierendenmanagement"). Das gilt zum Beispiel, wenn der Referenzauftraggeber eine Private Bildungseinrichtung ist; und
- In jedem Referenzauftrag muss mindestens eines der zuvor genannten Module bei Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge produktiv genutzt werden. Das ist auch erfüllt, wenn sich das betreffende Modul nach der Produktivsetzung weiterentwickelt hat, so zum Beispiel durch neue Programmstände (Patches, Updates, Upgrades und neue Releases/Versionen).
1.2 Weitere Mindestanforderungen an einzelne Referenzaufträge
Die gemäß Ziffer 1.1 wertungsfähigen Referenzaufträge müssen darüber hinaus insgesamt die folgende weitere Mindestanforderung einhalten:
- Bei mindestens einem Referenzauftraggeber muss es sich um eine deutsche Hochschule handeln, an der zum Zeitpunkt des Ablaufs der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträ-ge mindestens 10.000 immatrikulierte Studierende mit dem System verwaltet werden.
Abschnitt IV: Verfahren
Das Campus-Management-System wird über einen Zeitraum von bis zu 15 Jahren genutzt werden. Während dieses Zeitraumes ist es denkbar, dass der Auftraggeber Beratungs- und Entwicklungsleistungen benötigt, deren Umfang und Inhalt derzeit nicht feststeht und auch nicht definierbar ist.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXPNYHTDEPP
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Siehe § 160 (3) GWB
Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des
Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens
bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer
2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.