Mediadienstleistungen Referenznummer der Bekanntmachung: ZE 2021-110-02
Berichtigung
Bekanntmachung über Änderungen oder zusätzliche Angaben
Dienstleistungen
(Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union, 2021/S 184-479049)
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.wdr.de
Abschnitt II: Gegenstand
Mediadienstleistungen
Der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) beabsichtigt, federführend für die ARD eine Rahmenvereinbarung über Mediadienstleistungen abzuschließen.
Zur wirtschaftlichen Abwicklung dieser Beschaffungen haben sich die folgenden Rundfunkanstalten zusammengeschlossen:
Bayerischer Rundfunk (BR)
Deutschlandradio (DLR)
Hessischer Rundfunk (hr)
Mitteldeutscher Rundfunk (MDR)
Norddeutscher Rundfunk (NDR)
Radio Bremen
Rundfunk Berlin-Brandenburg (rbb)
Saarländischer Rundfunk (SR)
Südwestrundfunk (SWR)
Westdeutscher Rundfunk (WDR)
sowie die Programmdirektion Das Erste
Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens wird nach einer Media Agentur gesucht, die alle Bereiche von Print/ OoH/ Ambient und Online/ Social Media bis Mobile mit Full-Service-Beratung sowie den gebündelten und koordinierten Mediaeinkauf abdeckt. Ein Ziel dieser Ausschreibung ist neben den wirtschaftlichen Vorteilen ein Best Practice Sharing zwischen den Bezugsberechtigten der ARD.
Unmittelbar bezugsberechtigt aus dem abzuschließenden Rahmenvertrag sind die vorgenannten Rundfunkanstalten, die Programmdirektion Das Erste sowie jeweils deren Tochtergesellschaften und die im Mehrheitsbesitz
befindlichen Unternehmen. Im Folgenden werden diese als Bezugsberechtige genannt.
A. Regelleistungen: Buchung von Mediengattungen
Die Regelleistungen werden in acht Leistungsphasen erbracht:
1. Media-Analyse und Forschung (Markt-, Trend-Analysen, etc.)
2. Media-Beratung (reine Beratungsleistung // Informationscharakter)
3. Media-Konzeption (Erstellung einer Konzeption // Media-Strategie hinsichtlich Media-Mix // Zielgruppenableitung // Touchpointanalyse // strategisches Vorgehen // übergreifende Kampagnenplanung)
4. Media-Planung
5. Media-Einkauf und Optimierung
6. Media-Produktion
7. Media-Kontrolle und -Dokumentation
8. Media-Abrechnung
B. Individuelle Beratungsleistungen
Darüber hinaus können aus dem Rahmenvertrag Individuelle Beratungsleistungen abgerufen werden.
Es werden zwei Vergütungsmodelle angewendet:
o Pauschalmodell für die genannten Regelleistungen
o Individualmodell mit leistungsbezogener Vergütung für die individuellen Beratungsleistungen
Mit der Auftragsvergabe erfolgt der Abschluss eines Rahmenvertrages mit einem Auftragnehmer. Der Rahmenvertrag hat eine Grundlaufzeit von zwei Jahren. Die Vergabestelle/WDR hat das Recht, den Vertrag insgesamt zweimal um jeweils 12 Monate zu verlängern. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre. Voraussichtlicher Vertragsbeginn ist der 01.04.2022.
Die Beteiligten schätzen das Gesamtauftragsvolumen für alle Leistungen für zwei Jahre auf ca. 38 Mio. EUR inkl. Umsatzsteuer. Die Beteiligten verpflichten sich gegenüber dem Auftragnehmer zur Beauftragung von mindestens 15 Mio. EUR inklusive Umsatzsteuer für die ersten zwei Jahre der Vertragslaufzeit. Darüber hinaus besteht keine Abnahmeverpflichtung seitens der Beteiligten.
Unter der zusätzlichen Berücksichtigung auch ergänzender Bedarfe, die derzeit nicht prognostiziert werden können, geht der WDR von einem maximalen Abrufvolumen aller Bezugsberechtigten in vier Jahren von ca. 83 Mio. EUR inklusive Umsatzsteuer aus.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Abschnitt VII: Änderungen
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Der Bewerber muss mit dem Teilnahmeantrag einen jährlichen Mindesthonorarumsatz in Höhe von 40 Mio. Euro für die Jahre 2020, 2019 und 2018 nachweisen.
Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärung in der Anlage "Allgemeine Eignungsanforderungen" zum Teilnahmeantrag.
Wird der geforderte Mindesthonorarumsatz in einem der genannten
Jahre nicht erreicht, führt dies zwingend zum Ausschluss vom weiteren Verfahren.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Der Bewerber muss mit dem Teilnahmeantrag als Mindestvoraussetzung
bezüglich des Umsatzes ein Billingvolumen (nicht Honorarumsatz) in Höhe
von bis zu 144,6 Mio. EUR über die letzten vier Jahre 2021, 2020, 2019 und
2018 (oder wenn die Zahlen für 2021 noch nicht vorliegen, für die Jahre
2017, 2018, 2019 und 2020) nachweisen.
Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärung in der Anlage "Allgemeine Eignungsanforderungen" zum Teilnahmeantrag.
Wird das geforderte Billingvolumen nicht erreicht, führt dies zwingend zum Ausschluss vom weiteren Verfahren.
Dem Teilnahmeantrag sind mindestens 4 geeignete Referenzen über früher ausgeführte, vergleichbare Dienstleistungsaufträge aus den letzten höchstens drei Jahren beizufügen; soweit erforderlich, um einen
ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird der WDR auch einschlägige Aufträge berücksichtigen, die mehr als drei Jahre zurückliegen.
Werden mehr als vier Referenzen mit zugehörigen Kampagnen (Ziffer 4.3.2) eingereicht, so wird der WDR alle Referenzen bewerten und die vier bestbewerteten für die Wertung des Teilnahmeantrags heranziehen. Für die Vergleichbarkeit der Referenzen werden folgende Kriterien angesetzt:
- Mindestens 4 Referenzen aus den letzten 3 Jahren zu vergleichbaren Aufträgen (A). Die Referenzleistungen dürfen nicht vor 2018 erbracht worden sein, also ab 01.01.2018 bis heute, wobei der Referenzauftrag auch noch andauern darf.
- Jährliches Billingvolumen je Referenz von durchschnittlich mindestens 10 Mio. Euro (A) Cost to client (= Tarifpreise abzgl. aller tariflichen und außertariflichen Rabatte, abzgl. AE, abzgl. Skonto, zzgl. MwSt. und zzgl. Agenturhonorar) in den unter Punkt 1 genannten Mediengattungen.
- Alle Mediaplanungen/Einzelaufträge/Kampagnen innerhalb der Referenzen wurden innerhalb der Bundesrepublik Deutschland geplant und umgesetzt. (A)
- Im Rahmen aller vier Referenzen müssen Fullserviceleistungen mit Abdeckung von mindestens drei unterschiedlichen Mediengattungen (entsprechend der Clusterung in Außenwerbung analog und digital, Print, Online/Mobile/Social Media, Kino/Ambient/Direktmarketing) erbracht worden sein. (A)
- Zusammenarbeit von mind. einem Jahr bei allen Referenzen (A). Das bedeutet, dass die Zusammenarbeit zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags schon ein komplettes Jahr bestanden haben muss.
Die Darstellung der Referenzen muss die folgenden Angaben enthalten:
- Name und Anschrift
- Kurzbeschreibung des Auftragsgegenstandes
- Durchschnittliches jährliches Billingvolumen (cost to client; Definition siehe oben) pro Referenz overall und in den unter Punkt 1 genannten Mediengattungen
- Dauer der Zusammenarbeit
- Branche
- Möglichst Angabe einer Ansprechperson des Referenzkunden mit Telefonnummer
Angaben zu den Referenzen sind für jede der Referenzen in der "Anlage - Referenzen" zu machen. Die Anlage ist mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
Der WDR behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu überprüfen. Die Überprüfung basiert allein auf den vom Bewerber gemachten Angaben. Der Bewerber hat insofern unbedingt auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der von der Vergabestelle geforderten Angaben zu achten.
Sofern und soweit der Bewerber auf Referenzen von Nachunternehmern zurückgreift, so sind nur solche Referenzen des Nachunternehmers zu-lässig, die inhaltlich mit dem Leistungsteil vergleichbar sind, den der Nachunternehmer konkret im Rahmen der angebotenen Leistung erbringen soll.
Dem Teilnahmeantrag sind mindestens 4 geeignete Referenzen über früher ausgeführte, vergleichbare Dienstleistungsaufträge aus den letzten höchstens drei Jahren beizufügen; soweit erforderlich, um einen
ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird der WDR auch einschlägige Aufträge berücksichtigen, die mehr als drei Jahre zurückliegen.
Werden mehr als vier Referenzen mit zugehörigen Kampagnen (Ziffer 4.3.2) eingereicht, so wird der WDR alle Referenzen bewerten und die vier bestbewerteten für die Wertung des Teilnahmeantrags heranziehen. Für die Vergleichbarkeit der Referenzen werden folgende Kriterien angesetzt:
- Mindestens 4 Referenzen aus den letzten 3 Jahren zu vergleichbaren Aufträgen (A). Die Referenzleistungen dürfen nicht vor 2018 erbracht worden sein, also ab 01.01.2018 bis heute, wobei der Referenzauftrag auch noch andauern darf.
- Jährliches Billingvolumen je Referenz von durchschnittlich mindestens 20 Mio. Euro (A) in den unter Punkt 1 genannten Mediengattungen.
- Alle Mediaplanungen/Einzelaufträge/Kampagnen innerhalb der Referenzen wurden innerhalb der Bundesrepublik Deutschland geplant und umgesetzt. (A)
- Im Rahmen aller vier Referenzen müssen Fullserviceleistungen mit Abdeckung von mindestens drei unterschiedlichen Mediengattungen (entsprechend der Clusterung in Außenwerbung analog und digital, Print, Online/Mobile/Social Media, Kino/Ambient/Direktmarketing) erbracht worden sein. (A)
- Zusammenarbeit von mind. einem Jahr bei allen Referenzen (A). Das bedeutet, dass die Zusammenarbeit zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags schon ein komplettes Jahr bestanden haben muss.
Die Darstellung der Referenzen muss die folgenden Angaben enthalten:
- Name und Anschrift
- Kurzbeschreibung des Auftragsgegenstandes
- Durchschnittliches jährliches Billingvolumen pro Referenz overall und in den unter Punkt 1 genannten Mediengattungen
- Dauer der Zusammenarbeit
- Branche
- Möglichst Angabe einer Ansprechperson des Referenzkunden mit Telefonnummer
Angaben zu den Referenzen sind für jede der Referenzen in der "Anlage - Referenzen" zu machen. Die Anlage ist mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
Der WDR behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu überprüfen. Die Überprüfung basiert allein auf den vom Bewerber gemachten Angaben. Der Bewerber hat insofern unbedingt auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der von der Vergabestelle geforderten Angaben zu achten.
Sofern und soweit der Bewerber auf Referenzen von Nachunternehmern zurückgreift, so sind nur solche Referenzen des Nachunternehmers zu-lässig, die inhaltlich mit dem Leistungsteil vergleichbar sind, den der Nachunternehmer konkret im Rahmen der angebotenen Leistung erbringen soll.
Dokumentation von vier konkreten Mediaplanungen/ Einzelaufträgen/ Kampagnen
Dem Teilnahmeantrag sind für vier konkrete Mediaplanungen/ Einzelaufträge/ Kampagnen, die der Bewerber umgesetzt hat, aussagefähige Dokumentationen in der Anlagen "Mediaplanung/Einzelauftrag/ Kampagne" vorzunehmen und dem Teilnahmeantrag beizufügen. Es muss sich zwingend um je eine Mediaplanung/Einzelauftrag/Kampagne pro vorgenannter Referenz handeln.
Werden mehr als vier Mediaplanungen/Einzelaufträge/Kampagnen eingereicht, so wird der WDR alle Mediaplanungen/ Einzelaufträge/ Kampagnen bewerten und die vier bestbewerteten für die Wertung des Teilnahmeantrags heranziehen.
Die Dokumentation wird nach folgenden Kriterien bewertet:
- Zwei Mediaplanungen/Einzelaufträge/Kampagnen müssen über Fullserviceleistungen mit Abdeckung von mindestens zwei unter-schiedlichen Mediengattungen (entsprechend der Clusterung in Außenwerbung analog
und digital, Print, Online/Mobile/Social Media, Kino/Ambient/Direktmarketing) mit einem durchschnittlichen Billingvolumen (cost to client; Definition siehe oben) von jeweils mind. [Betrag gelöscht] EUR sein. (A)
- Zwei Mediaplanungen/Einzelaufträge/Kampagnen müssen das Cluster Online/Mobile/Social Media abdecken (A)
Die Darstellung muss die folgenden Angaben enthalten:- Kurzbeschreibung der Mediaplanung/Einzelauftrag/Kampagne: Aufgabenstellung / Ausgangssituation sowie Angaben zum Hintergrund der zu erbringenden Medialeistungen
- Billingvolumen (cost to client; Definition siehe oben) der zu erbringenden Mediaplanung/Einzelauftrag/Kampagne
- Auflistung und kurze Beschreibung der erbrachten Tätigkeiten für den Auftraggeber: Zielsetzung der Kampagne (Kommunikationsziel + Mediaziel), Zielgruppe der Kampagne, Umsetzung der Kampagne: Mediastrategie und Mediaplan der Kampagne, Auswertung und Fotodokumentation der Kampagne
- Nennung wesentlicher Nachunternehmer mit prozentualer Angabe von Eigenanteil/Nachunternehmereinsatz
- Beschreibung des Projektteams, mit dem die Leistungen erbracht wurden (inkl. Anzahl, Funktionen, die mit den in der Aufgabenstellung benötigten Funktionen vergleichbar sind und Qualifikationen, die für die Leistungserbringung notwendig sind)
Dokumentation von vier konkreten Mediaplanungen/ Einzelaufträgen/ Kampagnen
Dem Teilnahmeantrag sind für vier konkrete Mediaplanungen/ Einzelaufträge/ Kampagnen, die der Bewerber umgesetzt hat, aussagefähige Dokumentationen in der Anlagen "Mediaplanung/Einzelauftrag/ Kampagne" vorzunehmen und dem Teilnahmeantrag beizufügen. Es muss sich zwingend um je eine Mediaplanung/Einzelauftrag/Kampagne pro vorgenannter Referenz handeln.
Werden mehr als vier Mediaplanungen/Einzelaufträge/Kampagnen eingereicht, so wird der WDR alle Mediaplanungen/ Einzelaufträge/ Kampagnen bewerten und die vier bestbewerteten für die Wertung des Teilnahmeantrags heranziehen.
Die Dokumentation wird nach folgenden Kriterien bewertet:
- Zwei Mediaplanungen/Einzelaufträge/Kampagnen müssen über Fullserviceleistungen mit Abdeckung von mindestens zwei unter-schiedlichen Mediengattungen (entsprechend der Clusterung in Außenwerbung analog
und digital, Print, Online/Mobile/Social Media, Kino/Ambient/Direktmarketing) mit einem durchschnittlichen Billingvolumen von jeweils mind. 1.2 Mio EUR sein. (A)
- Zwei Mediaplanungen/Einzelaufträge/Kampagnen müssen das Cluster Online/Mobile/Social Media abdecken (A)
Die Darstellung muss die folgenden Angaben enthalten:- Kurzbeschreibung der Mediaplanung/Einzelauftrag/Kampagne: Aufgabenstellung / Ausgangssituation sowie Angaben zum Hintergrund der zu erbringenden Medialeistungen
- Billingvolumen der zu erbringenden Mediaplanung/Einzelauftrag/Kampagne
- Auflistung und kurze Beschreibung der erbrachten Tätigkeiten für den Auftraggeber: Zielsetzung der Kampagne (Kommunikationsziel + Mediaziel), Zielgruppe der Kampagne, Umsetzung der Kampagne: Mediastrategie und Mediaplan der Kampagne, Auswertung und Fotodokumentation der Kampagne
- Nennung wesentlicher Nachunternehmer mit prozentualer Angabe von Eigenanteil/Nachunternehmereinsatz
- Beschreibung des Projektteams, mit dem die Leistungen erbracht wurden (inkl. Anzahl, Funktionen, die mit den in der Aufgabenstellung benötigten Funktionen vergleichbar sind und Qualifikationen, die für die Leistungserbringung notwendig sind)