Ausschreibung des Rahmenvertrag Veranstaltungstechnik
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 51147
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.dlr.de/DE/Home/home_node.html
Abschnitt II: Gegenstand
Ausschreibung des Rahmenvertrag Veranstaltungstechnik
Die Fachgruppe Veranstaltungsmanagement (VO-PR-VMG) ist innerhalb der Abteilung Kommunikation und Presse (Communications and Media Relations – VO-PR) für die Umsetzung der DLR-Präsentation bei Messen und Veranstaltungen verantwortlich. Das DLR schreibt nun insbesondere für diese Fachgruppe einen Rahmenvertrag für die Erbringung von Leistungen rund um das Thema „Veranstaltungstechnik“ aus. Gegenstand dieser Leistungen sind die technische Planung und das Bereitstellen von Veranstaltungstechnik mit entsprechendem Technikpersonal zum Bau und Bedienung in fachgerechter Ausführung.
Nebst bundesweiten Einsätzen sind auch wenige, gelegentliche internationale Einsätze vorgesehen.
Gegenstand dieser Leistungen sind die technische Planung und das Bereitstellen von Veranstaltungstechnik mit entsprechendem Technikpersonal zum Bau und Bedienung in fachgerechter Ausführung. In diesem Zusammenhang übernimmt der zukünftige Auftragnehmer die komplette Planung und das Management der Veranstaltungstechnik und wird sich dabei mit der für die Durchführung der Veranstaltung beauftragten Kreativ-Agentur sowie weiterer Projektbeteiligten proaktiv einbringen und abstimmen.
Unter dem Begriff Veranstaltungstechnik versteht das DLR-Veranstaltungsmanagement:
• Ton- und Beschallungstechnik • Kamera- und Videotechnik • Präsentationstechnik (z.B. Screen-, Medien-, LED-, Projektionstechnik) • Beleuchtungstechnik • Bühnentechnik, sowie Set- und Bühnenbau • Übertragungstechnik • Aufzeichnungstechnik • Veranstaltungssoftware für Online-Events, Streaming-Lösungen • Funktechnik, Interkom, Internet-Systeme Diese Informationen und die Aufzählung sind nicht abschließend, sondern reißen die Leistungsbeschreibung nur an. Weitergehende Informationen sind daher u.a. der Leistungsbeschreibung (als Bestandteil der Vertragsunterlagen) zu entnehmen.
Das DLR beabsichtigt den Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von insgesamt vier Jahren (inklusive aller Verlängerungsoptionen) zu vergeben.
Ein verbindliches Auftragsvolumen kann nicht genannt und garantiert werden. Als eine sehr grobe unverbindliche Schätzung soll ein Volumen zwischen 200.000€ und 400.000€ im Jahr genannt werden.
Auf diesen insbesondere für die Fachgruppe Veranstaltungsmanagement ausgeschriebenen Rahmenvertrag können zudem weitere Bedarfsträger des DLR (diverse Standortleitungen, Institute, Abteilungen usw.) zugreifen, wobei diese weiteren Bedarfsträger aber nicht zur Nutzung des Vertrages verpflichtet sind.
Der Vertrag läuft zunächst für ein Jahr und kann dann dreimal um jeweils ein Jahr verlängert werden. Die o.g. 48 Monate stellen also die maximale Laufzeit da. Weitere Einzelheiten regelt der Vertrag.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
1. Eigenerklärungen zu den Ausschlussgründen und der Selbstreinigung gemäß der §§ 123, 124 und 125 GWB gemäß Anlage A der Vergabeunterlagen 2. Verpflichtungserklärungen der Unterauftragnehmer (§36 VgV) gemäß Anlage B der Vergabeunterlagen 3. Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Eignungsleihe) gemäß Anlage C der Bewerbungsbedingungen 4. Eigenerklärung einer Bietergemeinschaft gemäß Anlage D der Bewerbungsbedingungen
5. Versicherungsnachweis: Gültiger Nachweis über eine bestehende Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 2.000.000,00 € für Vermögensschäden und Personen- und Sachschäden je Schadensereignis.
Wenn eine solche Versicherung nicht bereits besteht, dann genügt die Bestätigung eines Versicherers, dass im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird. Diese Bestätigung ist dem Angebot beizufügen.
6. Eine Unternehmensdarstellung, in der der Bieter seine technische, personelle, fachliche und berufliche Leistungsfähigkeit und Erfahrung im Tätigkeitsbereich der ausgeschriebenen Leistung darzustellen hat. Eine Unternehmensdarstellung, in der der Bieter seine technische, personelle, fachliche und berufliche Leistungsfähigkeit und Erfahrung im Tätigkeitsbereich der ausgeschriebenen Leistung darzustellen hat.
Folgende Eckdaten zum Unternehmen müssen mindestens enthalten sein:
a) Gesellschaftsform, Geschäftstätigkeit, ggf. Konzernverbindungen, Angabe der Standorte, Liste der verbundenen Unternehmen und strategischer Partner b) Angaben zur durchschnittlichen Mitarbeiterzahl der letzten drei Jahre in Deutschland.
c) Wie viele fest angestellte Mitarbeiter beschäftigen sich mit dem ausgeschriebenen Tätigkeitsbereich d) Die in dem ausgeschriebenen Tätigkeitsbereich in dem Zeitraum 01.01.2018 – 31.12.2020 erzielten Umsätze (nach Kalenderjahren aufschlüsseln). Für den ausgeschriebenen Tätigkeitsbereich wird jeweils ein jährlicher Mindestjahresumsatz von 500.000€ erwartet.
7. Referenzen: Es sind mindestens sechs Referenzen über bereits erbrachte mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbarer Aufträge zu nennen. Alle Referenzaufträge müssen innerhalb der letzten drei Jahre vor dem Abgabetermin für die Angebotes ausgeführt worden sein. Zu jeder der benannten Referenzen ist der Auftraggeber mit Anschrift, Ansprechpartner und Telefonnummer anzugeben. Darüber hinaus ist anzugeben, ob die Leistung als Hauptauftragnehmer, als Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft oder als Nachauftragnehmer erbracht wurde.
Für sechs einzureichende Referenzen (I bis VI) gelten dabei im Einzelnen folgende Mindestanforderung:
I. Es ist ein Referenzauftrag aus den letzten drei Jahren aus dem Bereich „Tagungen und Kongresse“ einzureichen. Der Auftrag muss mindestens folgende Leistungen umfassen: Technische Planungsarbeiten in Hauptverantwortung inklusive Bereitstellung der Veranstaltungs-Technik (mit Bühnenbau, Beleuchtung, Ton, Kameratechnik) und des Technik-Personals für u.a. Auf- und Abbau, Operating und technische Leitung.
II. Es ist ein Referenzauftrag aus den letzten drei Jahren aus dem Bereich „Veranstaltungen“ (z.B. Empfänge, Jubiläen) einzureichen.
Der Auftrag muss mindestens folgende Leistungen umfassen: Technische Planungsarbeiten in Hauptverantwortung inklusive Bereitstellung der Veranstaltungs-Technik (mit Bühnenbau, Beleuchtung, Ton, Kameratechnik) und des Technik-Personals für u.a. Auf- und Abbau, Operating und technische Leitung III. Es ist ein Referenzauftrag aus den letzten drei Jahren aus dem Bereich „internationale Veranstaltungen/Messen/Ausstellungen“ einzureichen. Der Auftrag muss mindestens folgende Leistungen umfassen: Technische Planungsarbeiten in Hauptverantwortung inklusive Bereitstellung der Veranstaltungs-Technik und des Technik-Personals ggf. über örtliche Unterauftragnehmer.
IV. Es ist ein Referenzauftrag aus den letzten drei Jahren aus dem Bereich „OpenAir Event“ (z.B. Tag der offenen Tür) einzureichen. Der Auftrag muss folgende Leistungen um-fassen: Technische Planung in Hauptverantwortung inklusive Bereitstellung der Veranstaltungs-Technik (mit Bühnenbau im Outdoorbereich, Beleuchtung, Ton) und des Technik-Personals für u.a. Auf- und Abbau, Operating und technische Leitung.
V. Es ist ein Referenzauftrag aus den letzten drei Jahren aus dem Bereich „Messen/Ausstellungen“ einzureichen. Der Auftrag muss folgende Leistungen umfassen: Technische Planung in Hauptverantwortung inklusive Bereitstellung der Veranstaltungs-Technik (mit Rigging- und Beleuchtungskonzept, Medientechnik) und des Technik-Personals für u.a. Auf- und Abbau und technische Leitung.
VI. Es ist ein Referenzauftrag aus den letzten drei Jahren aus dem Bereich „Online-Events/digitale Events“ einzureichen. • Der Auftrag muss folgende Leistungen um-fassen: Technische Planung in Hauptverantwortung; Bereitstellung der Software-Lösung für das Veranstaltungs-Streaming und zur Einbindung/Verwaltung mehrerer Programm-Beiträge aus verschiedenen Orten, Bereitstellung des Technik-Personals für u.a. Operating und technische Leitung.
Alle Referenzaufträge sind inhaltlich kurz und knapp soweit zu beschreiben, dass der Vergabestelle die Prüfung der Erfüllung der Mindestanforderungen gut möglich ist.
Siehe oben die konkreten Ausführungen zu den Mindestanforderungen unter Punkt 6 "Unternehmensdarstellung" und Punkt 7 "Referenzen".
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Grob geschätzt: 1.10.2025
Die elektronische Abgabe der Angebote ist zwingend. Zur Abgabe in elektronischer Form benötigen Sie nur noch in Ausnahmefällen eine rechtskonforme, digitale Signatur. I. d. R. ist die rechts konforme Unterschrift, in Textform, nach § 126b BGB zu leisten. Das bedeutet, Vor- und Zuname der zeichnungsberechtigten Person in Klarschrift an den jeweils erforderlichen Stellen. Bei Fragen zur Signatur und/oder zur Bedienung der Vergabeplattform subreport ELViS, wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiter von subreport:
Herr Felix Hinske, Tel.: 0221/98578-38, E-Mail: [gelöscht] oder Herr Stefan Ehl, Tel.: 0221/98578-58, E-Mail: [gelöscht] .
Bitte nutzen Sie bei Fragen zu dem Verfahren und den Vergabeunterlagen (z. B. Bieterfragen) ausschließlich die Nachrichtenfunktion in ihrem Kundenaccount bei subreport ELViS.
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de
Der Bieter hat das Recht ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einzuleiten. Hierbei sind die Vorschriften und Fristen gem. §§ 160 ff GWB zu beachten. Auf die Verfahrensvorschriften der §§ 155 ff. GWB wird verwiesen. Auf weitere Informationen in den Vergabeunterlagen wird ebenfalls hingewiesen.