Öffentliche Ausschreibung Bedburg 2021 Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements (DMS) an den Arbeitsplätzen der Landratsämter - Landkreis Nordhausen - Unstrut-Hainich-Kreis - Wartburgkreis Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-DMS-001 2021-09-10

Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements (DMS) an den Arbeitsplätzen der Landratsämter - Landkreis Nordhausen - Unstrut-Hainich-Kreis - Wartburgkreis Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-DMS-001

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bedburg
NUTS-Code: DEA27 Rhein-Erft-Kreis
Postleitzahl: 50181
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.loesungenfinden.org

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Nordhausen
NUTS-Code: DEG07 Nordhausen
Postleitzahl: 99734
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.landratsamt-nordhausen.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Mühlhausen
NUTS-Code: DEG09 Unstrut-Hainich-Kreis
Postleitzahl: 99974
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.unstrut-hainich-kreis.de

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bad Salzungen
NUTS-Code: DEG0P Wartburgkreis
Postleitzahl: 36433
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.wartburgkreis.de

I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung

Der Auftrag betrifft eine gemeinsame Beschaffung

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YA6REMP/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YA6REMP

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene

I.5)Haupttätigkeit(en)

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements (DMS) an den Arbeitsplätzen der Landratsämter - Landkreis Nordhausen - Unstrut-Hainich-Kreis - Wartburgkreis

Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-DMS-001

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

48300000 Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität

II.1.3)Art des Auftrags

Lieferauftrag

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Rahmenvertrag zur Beschaffung der Einführung

elektronischen Dokumentenmanagements (DMS)

an den Arbeitsplätzen der Landratsämter

- Landkreis Nordhausen

- Unstrut-Hainich-Kreis

- Wartburgkreis

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA27 Rhein-Erft-Kreis

Hauptort der Ausführung:

Loesungenfinden.org Lindenstraße 3h 50181 Bedburg Das Verfahren wird operativ in Beauftragung der drei projektbeteiligten Landkreise gem. § 4 VgV vom Beratungsunternehmen Loesungenfinden.org durchgeführt. Loesungenfinden.org führt sämtliche Verfah-rensstufen und -entscheidungen ausschließlich im Auftrag und nach Freigabeprozessen durch die drei Landkreise rein operativ durch., Landkreis Nordhausen Behringstraße 3 99734 Nordhausen, Landkreis Unstrut-Hainich Lindenhof 1 99974 Mühlhausen, Wartburgkreis Erzberger Allee 14 36433 Bad Salzungen

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Leistung besteht aus einem Titel mit zwei Teilen und weiteren Unterpositionen. Eine Losteilung ist nicht vorgesehen.

Teil 1: Setupphase

1. Detailkonzeption für Prozesse

2. Lieferung der Software

3. Installation

4. Modellierung und Übernahme der Prozesse

5. Schulungen

Teil 2: Betriebsphase - 48 Monate

1. Servicevertrag zur Softwarepflege und Instandhaltung

2. Rahmenvertrag zur chargenweisen Abnahme der Leistungen für Arbeitsplätze definier-

ter Sachgebiete/Ämter

II.2.5)Zuschlagskriterien

Die nachstehenden Kriterien

Qualitätskriterium - Name: Bewertung Softwarelösung / Gewichtung: 40

Qualitätskriterium - Name: Bewertung Leistungskonzept / Gewichtung: 20

Kostenkriterium - Name: Angebotspreis / Gewichtung: 40

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 48

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden

Höchstzahl: 4

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Die Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebotes erfolgt an sämtliche Wettbewerbsunternehmen, die die Kriterien des Teilnahmewettbewerbes erfüllen.

Auf der Basis der Erstangebote erfolgt durch Anwendung der Zuschlagskriterien a. und b. eine Einladung zu Verhandlungsgesprächen an max. vier Bieterunternehmen.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

- Nachweis über eine Gewerbeanmeldung oder den Eintrag im Handelsregister bzw. Zweckverbandsvertrag oder Nachweis als eingetragener Verein (nicht älter als 01.01.2020)

- Firmenprofil / Unternehmensdarstellung

A. Haupttätigkeit des Unternehmens

B. für den Auftraggeber zuständige Niederlassung

C. dort verfügbare Anzahl an fachtechnischen Mitarbeitenden

- Haftpflicht, Datenverarbeitung, Verbindlichkeit

- Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 Mio. für Sach- und 3 Mio. für Personenschäden je Schadensfall

- Nachweis der Mitgliedschaft einer Berufsgenossenschaft

(nicht älter als 01.01.20)

- Nachweis zum Status bevorzugte Bewerber sofern das Bieterunternehmen diesen Status in Anspruch nimmt

Nach den Richtlinien für die Berücksichtigung bevorzugter Bewerber bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sind bevorzugte Bewerber Spätaussiedler, Vertriebene, Sowjetzonen-Flüchtlinge, Verfolgte, Evakuierte sowie Werkstätten für Behinderte und Blindenwerkstätten (Bevorzugten-Richtlinien - öABevR).

- Eigenerklärung zu § 123 GWB

- Eigenerklärung AentG

- Eigenerklärung: Fabrikations-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse

- Ergänzende Vertragsbedingungen zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10 und 12 Abs. 2 Thür VgG)

- Ergänzende Vertragsbedingungen zu

- § 12 und §15 ThürVgG - Nachunternehmereinsatz

- § 17 ThürVgG- Kontrollen

- § 18 ThürVgG- Sanktionen

- Nachunternehmererklärung zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG)

- Nachunternehmererklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10, 12 Abs. 2 und 15 Abs. 2 ThürVgG)

- Ergänzende Vertragsbedingungen zur Beachtung der ILO- Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG)

- Eigenerklärung zur Anerkennung der Informationen wegen der Erhebung personenbezogener Daten nach Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO (Verordnung [EU] 2016/679 vom 27. April 2016)

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

-Unbedenklichkeitsnachweis zu Steuern und Abgaben (Finanzamt und/oder Stadt)

- Eigenerklärung zu den Sozialversicherungen, bei denen die meisten Mitarbeiterinnen versichert sind

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Referenzliste

Benennung von drei vergleichbaren Referenzprojekten zur Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements in mindestens drei kommunalen Einrichtungen inkl. Verbände/Institutionen unter detaillierter Angabe der erbrachten Leistungen bezogen auf die zu erbringenden Leistungen (Anzahl Büroarbeitsplätze eines Landratsamtes) sowie Benennung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin mit Telefonkontakt

Referenzen im fachlichen Anwendungsbereich (Kämmerei, Veterinär, Beschaffung, Schwerbehinderung, Kreisplanung)

Dazu ist für die Referenzen nachzuweisen der Einsatz folgender Fachverfahren:

1. Kämmerei (newsystem kommunal)

2. Sozialwesen (OPEN/Prosoz oder LÄMMkom)

3. Kfz-Zulassung (kfz21 oder OK.Verkehr)

- Herstellerzertifizierungen des Unternehmens bezogen auf die angebotenen Softwarelösung (keine Vertriebszertifikate| Zertifizierungen gem. Anforderungen/z.B. Schulungsplan des Herstellerunternehmens).

Ist das Bieterunternehmen selbst der Hersteller, entfallen diese Nachweise.

- Darstellung des vorgesehenen Projektteams mit Tätigkeitsprofilen und Nachweisen der fachlichen Qualifikation dieser Personen, idealerweise Bezug zu den Referenzprojekten. Angaben können - bis auf die vorgesehene Projektleitung - anonymisiert gemacht werden zur Antragsabgabe.

- Es ist verbindlich zu erklären, dass dieses Projektteam zum Verhandlungsverfahren zur Verfügung steht. Diese Personen sind dann namentlich zu benennen mit Gültigkeit zum Vertragsabschluss.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs

Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung

Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 07/10/2021

Ortszeit: 11:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 22/10/2021

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 15/03/2022

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bekanntmachungs-ID: CXP4YA6REMP

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

06/09/2021

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