Erweiterung des bestehenden Archiv- und Dokumentenmanagementsystems auf die 17 BGZ-Standorte
Bekanntmachung vergebener Aufträge
Ergebnisse des Vergabeverfahrens
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Essen
NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 45127
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]4
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://bgz.de/
Adresse des Beschafferprofils: https://bgz.de/ausschreibungen/
Abschnitt II: Gegenstand
Erweiterung des bestehenden Archiv- und Dokumentenmanagementsystems auf die 17 BGZ-Standorte
Erweiterung des bestehenden Archiv- und Dokumentenmanagementsystems auf die 17 BGZ-Standorte
Essen und bundesweite Standorte
Die BGZ betreibt mit der Unterstützung der Fa. EASY Software AG (EASY) seit vielen Jahren ein bei
Mitarbeitern und Administratoren etabliertes Archiv- und DMS-System. Bereits vor der Gründung der BGZ
wurden dabei sowohl durch EASY, als auch durch Administratoren und Mitarbeiter viele gemeinsame Projekte
durchgeführt und Erfahrungen gesammelt. Das zentrale System beheimatet derzeit viele einzelne Datensenken,
in denen das Wissen und Know-How der BGZ verwaltet wird. Die implementierten Archive sind:
- Einkaufsarchiv (Belegverwaltung für den kaufmännischen Ablauf des Einkaufs)
- Rechnungsarchiv
- Email-Archiv
In Anlehnung an diese Lösungen sind diverse Workflows und Freigabestrategien für Rechnungsfreigaben und
DMS-Prozesse bereits umgesetzt und Anbindungen an SAP, Sharepoint, File-Server und Scan-Applikationen
geschaffen.
Derzeit werden zusätzliche Lösungen in Eigenentwicklung für die BGZ programmiert, die auf dasselbe ArchivSystem zurückgreifen:
- Integriertes Lagersystem (ILS)
- Genehmigungsdatenbank
Für die Standorte Essen und Berlin ist bereits durch EASY eine DMS-Lösung auf Basis des EASY-Archives
implementiert worden. Dabei sind diverse Workflows und Freigabestrategien – für BGZ-relevante Dokumente –
in enger Absprache mit den Unterlagenverantwortlichen Stellen, durch EASY umgesetzt worden.
Diese Lösungen sind bereits im Einsatz und sind bei den Mitarbeitern und Administratoren bekannt und
etabliert. Diese Lösungen sind als BGZ-Standard gesetzt.
Für die Zukunft sind nun zusätzliche Erweiterungen geplant, welche sowohl die DMS-, als auch ArchivFunktionalitäten angeht. Für die Lagerstandorte der BGZ ist es erforderlich, die derzeit noch bei den
Energieversorgern befindlichen Dokumentationen in ein BGZ-eigenes DMS- und Archivsystem zu überführen.
Damit dies möglich ist, sind für die unterschiedlichen Anforderungen der Standorte passende Lösungen zu
entwickeln, um eine passende Integration in die vorhandene Umgebung zu gewährleisten. Dies kann wegen
der komplexen Lösung und erfolgreichen Projekterfahrung nur durch EASY ohne zusätzlichen Know-HowTransfer und Einarbeitungszeiten umgesetzt werden. Insbesondere sind bereits eingesetzte Scripte, sowie
Funktionsklassen geistiges Eigentum der Fa. EASY und dementsprechend verschlüsselt. Diese können durch
Drittanbieter nicht angepasst werden und müssten komplett neu entwickelt werden.
Abschnitt IV: Verfahren
- Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
- nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen
Damit dies möglich ist, sind für die unterschiedlichen Anforderungen der Standorte passende Lösungen zu
entwickeln, um eine passende Integration in die vorhandene Umgebung zu gewährleisten. Dies kann wegen
der komplexen Lösung und erfolgreichen Projekterfahrung nur durch EASY ohne zusätzlichen Know-HowTransfer und Einarbeitungszeiten umgesetzt werden. Insbesondere sind bereits eingesetzte Scripte, sowie
Funktionsklassen geistiges Eigentum der Fa. EASY und dementsprechend verschlüsselt. Diese können durch
Drittanbieter nicht angepasst werden und müssten komplett neu entwickelt werden.
Abschnitt V: Auftragsvergabe
Erweiterung des bestehenden Archiv- und Dokumentenmanagementsystems auf die 17 BGZ-Standorte
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bobingen
NUTS-Code: DE21E Landsberg am Lech
Postleitzahl: 86399
Land: Deutschland
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de/DE/Vergaberecht/vergaberecht_node.html
Es gilt insoweit die am 18.04.2016 in Kraft getretene Neufassung des GWB (Gesetz gegen
Wettbewerbsbeschränkungen). Auf folgende Punkte wird hingewiesen:
- § 134 GWB
Demnach darf eine Vertrag erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information an die nicht berücksichtigten
Bieter geschlossen werden. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich
die Frist auf 10 Kalendertage.
- § 160 GWB: Einleitung, Antrag
„(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und
gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat, der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt
unberührt.
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis
Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber
dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind.“