Dokumentenmanagementsystem Referenznummer der Bekanntmachung: 01
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Ort: Leverkusen
NUTS-Code: DEA24 Leverkusen, Kreisfreie Stadt
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.ivl.de
Abschnitt II: Gegenstand
Dokumentenmanagementsystem
Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung ist die Erstellung eines Dokumentenmanagementsystems (EVB-IT-Systemvertrag - Kauf) mit elektronischer Archivierung, Aktenverwaltung, Postkorb- / Workflow-Funktionen, mobilem Zugriff, Scanfunktion und Dokumentenintegration in Fachverfahren zur Nutzung durch die Stadt Leverkusen und städtischen Tochtergesellschaften inklusive der notwendigen Lizenzen, der Wartung (Hotline und Softwarepflege) und alle notwendigen Dienstleistungen zur Einrichtung sowie Schulungsmaßnahmen für Administratoren und Pilotanwender nach näherer Maßgabe der Leistungsbeschreibung.
Die Rahmenvereinbarung besteht mit einem Unternehmen. Sie verleiht keine Exklusivität und begründet keinen Anspruch auf Abruf einer bestimmten Jahresmenge. Eine Mindestabnahmegrenze wird nicht zugesagt.
Unverbindlich eschätzte Abnahmemenge sind Lizenzen für 1.200 Nutzer und 240 Personentage. Verbindliche Höchstabnahmemenge sind Lizenzen für 1.500 Nutzer und 300 Personentage.
Leverkusen
a) Beratung
Bereits bei der Planung, aber auch bei der Einführung der DMS-Lösung, erwartet die ivl vom Bieter eine ausführliche Beratung hinsichtlich technischer und organisatorischer Aspekte, sodass notwendige Entscheidungen in Kenntnis möglicher Konsequenzen getroffen werden können.
Vom Bieter wird auch erwartet, dass er bei kritischen Punkten darstellt, wie andere Kunden vergleichbare Aufgaben gelöst haben (Best Practice).
b) Umsetzungskonzept
Erstellung von Umsetzungskonzepten für die Aufgabenstellungen der beschriebenen Projektphasen (s. Leistungsbeschreibung) mit den Dienstleistungen für:
- Analyse, Erhebung der notwendigen Informationen
- Schriftliche Zusammenfassung in Form eines Umsetzungskonzepts
- Vorstellung und Verabschiedung des Umsetzungskonzeptes
c) DMS-Basisinstallation
Die DMS-Basisinstallation muss alle benötigten Leistungen umfassen, die zur Inbetriebnahme der zugesicherten Standardfunktionen der gelieferten Produkte erforderlich sind. Das DMS-Basissystem umfasst das Produktivsystem und das Testsystem sowie zumindest jeweils einen Referenz-Client für jede unterschiedliche Client-Stationsart (Scan-Client, Fat-Client, Browser-Client, Citrix-Client, Mobile-Client).
Technische Komponenten, die von der ivl bereitgestellt werden müssen, sind vom Bieter nach Art und Ausstattung zu beschreiben. Der Bieter sichert zu, dass die von ihm empfohlenen Komponenten für die beschriebene Aufgabenstellung wirtschaftlich, zweckdienlich und ausreichend dimensioniert sind. Darüber hinaus ist der Bieter aufgefordert, auf erkennbare notwendige Änderungen und Erweiterungen der Kundenumgebung hinzuweisen, soweit diese für den Projekterfolg von Bedeutung sind.
Die Initialeinrichtung ist auf allen Geräten der Produktions- und der Testumgebung vom Bieter vorzunehmen und umfasst
- die Installation der für den Betrieb erforderlichen, gelieferten Server-Softwaremodule,
- deren Einbindung in die Netzwerkumgebung der ivl GmbH, so dass auf das DMS im Netzwerk zugegriffen werden kann,
- die Anbindung an das ADS der ivl, so dass Benutzer und deren Gruppenzuordnungen im DMS fortlaufend und automatisch mit den Benutzern und Gruppenzuordnungen des ADS synchron gehalten werden,
- die Grundkonfiguration für die Anbindung sowohl der bereitgestellten Datenbanken als auch der bereitgestellten Speichersysteme,
- die Bereitstellung / Herstellung eines Software-Verteilpakets für die Installation der Windows-Client-Software auf den PCs der Anwender,
- die Einrichtung der Client-Software auf einem Citrix-Server der ivl GmbH mit Übergabe einer Dokumentation / Anleitung, anhand derer die ivl die Einrichtung auf den weiteren Servern eigenständig durchführen kann,
- die Einbindung der gelieferten Komponenten in die IT-Betriebsumgebung (v. a. Überwachung und Datensicherung) der ivl GmbH.
d) Kundenspezifische DMS-Lösung einrichten und in Betrieb nehmen
Der Auftragnehmer richtet die im Umsetzungskonzept beschriebene DMS-Lösung unter Mitwirkung des Auftraggebers ein und stellt sie zur Abnahme bereit. Er unterstützt den Auftraggeber bei der Planung und Durchführung der Abnahmetests und sorgt für unverzügliche Korrekturen von Fehlern und Abweichungen.
Zudem unterstützt er bei der Übernahme der getesteten Lösung in die Produktivumgebung und richtet hierfür entsprechende Transportverfahren ein, die in weiteren Umsetzungsphasen vom Auftraggeber autark genutzt werden können.
e) Dokumentation bereitstellen
Der Auftragnehmer erstellt und liefert umfassende Dokumentationen:
- Technische Dokumentation und Handbücher zu den lizenzierten Produkten.
- Dokumentation der kundenspezifischen Systemkonfiguration und -parameter für alle installierten DMS-Module.
- Dokumentation der Programme, die kundenspezifisch entwickelt wurden (u. a. mögliche selbst erstellte Schnittstellen zu Fachverfahren).
Sämtliche Dokumentationen werden in deutscher Sprache erwartet.
f) Quelltexte bereitstellen
Alle Rechte zur Nutzung kundenindividuell erstellter Programme / Skripte etc. gehen mit der Abnahme an den Kunden über. Der Bieter übergibt mit Lieferung den vollständigen Quelltext sowie alle benötigten Ressourcen in unverschlüsselter Form auf einem elektronischen Datenträger mit Kompilierungsangaben (z. B. Make-File).
g) Schulungen durchführen
Für die Einrichtung und Produktivsetzung der komplexen DMS-Umgebung müssen auf unterschiedlicher Ebene Schulungsmaßnahmen angeboten werden:
- Schulung über das Systemkonzept für die Projektleitung
- Schulung über die Systemadministration für die Systembetreuer (soll als hausinterne Schulung am Testsystem durchgeführt werden)
- Schulung der Endanwender (Scanpersonal, Fachanwender)
Schulungsunterlagen sind elektronisch bereitzustellen. Dem Kunden muss es erlaubt sein, die Schulungsunterlagen an Mitarbeiter zu verteilen, auch wenn diese nicht an den Schulungsmaßnahmen teilnehmen.
h) Support bereitstellen
Es wird erwartet, dass der Bieter im Rahmen der Supportleistungen eine Hotline für die Aufnahme und Behandlung von Störungsmeldungen unterhält, die montags bis freitags von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr, mit Ausnahme bundeseinheitlicher Feiertage, permanent besetzt ist. Beim Auftreten einer produktionsverhindernden Störung muss der Auftragnehmer spätestens 2 Stunden nach Meldung mit der Behebung der Störung beginnen. Eine einfache Bestätigung des Eingangs der Fehlermeldung wird nicht als Beginn der Störungsbehebung akzeptiert.
i) Softwarepflege, neue Softwareversionen im Rahmen der Supportleistungen
Der Bieter muss der ivl Updates (Fehlerbehebungen, Sicherheits-Patches etc.) der lizenzierten Software im Rahmen des Softwarepflegevertrags zur Verfügung stellen.
In derSoftwarepflege muss auch das Nutzungsrecht für neue Versionen der lizenzierten Standard-Softwarekomponenten (inkl. Standardschnittstellen) enthalten sein.
j) Projektleitung
Der Auftragnehmer stellt einen Projektleiter, der als Koordinator für alle Leistungen des Auftragnehmers fungiert.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
(1.) Bieter müssen je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen (bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied). Der Nachweis kann in Kopie vorgelegt werden und darf nicht älter als 12 Monate ab Auftragsbekanntmachung sein. § 50 VgV bleibt unberührt.
(2.) Für jeden Nachunternehmer ist zum Zeitpunkt seiner Benennung je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem der Nachunternehmer niedergelassen ist, entweder die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen. Der Nachweis kann in Kopie vorgelegt werden und darf nicht älter als 12 Monate ab Auftragsbekanntmachung sein. § 50 VgV bleibt unberührt.
Erklärung über den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Lieferung, Einrichtung und Customizing eines Dokumentenmanagementsystems) für die letzten drei Geschäftsjahre vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind. §§ 45 Abs. 5 VgV und § 50 VgV bleiben unberührt.
Der Umsatz des Bewerbers in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Lieferung, Einrichtung und Customizing eines Dokumentenmanagementsystems) muss in den letzten drei Geschäftsjahren vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung jeweils pro Geschäftsjahr mindestens [Betrag gelöscht] EUR betragen haben. § 50 VgV bleibt unberührt.
(2.) Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung ersichtlich ist. Hierfür ist der Vordruck 03: Eigenerklärung zur Eignung zu verwenden. § 50 VgV bleibt unberührt.
(1.) Nachweis von mindestens zwei geeigneten Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in den letzten höchstens drei Jahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung (Referenzzeitraum). Jede Referenz ist mit ihrem Empfänger / Referenzkunden (mit namentlich bezeichnetem Ansprechpartner sowie dessen Telefonnummer oder E-Mail-Anschrift) sowie ihrem Erbringungszeitraum anzugeben. Anonymisierte Angaben sind insoweit nicht zulässig. Die Auftraggeberin behält sich vor, die Referenzleistungen jederzeit bei dem angegebenen Empfänger / Referenzkunden zu überprüfen.
Der Nachweis der Referenzen hat auf dem Vordruck 03: Eigenerklärung zur Eignung zu erfolgen. Die erforderliche Referenzerläuterung kann bei weitergehendem Erläuterungsbedarf formlos auf Anlagen zu diesem Vordruck erfolgen. Soweit ein Bieter mehr Referenzen angeben will als der Vordruck hierfür Felder vorsieht, kann der Vordruck vervielfältigt eingereicht werden. § 50 VgV bleibt unberührt.
zu (1.): Referenzen müsse die folgenden Mindestbedingungen erfüllen:
Referenz 1:
- Lieferung, Einrichtung und Customizing eines Dokumentenmanagementsystems
- mit automatischer Dokumentenablage aus Fachverfahren in das DMS oder DMS-Objektzugriff aus dem Fachverfahren (Anzeige der DMS-Objekte in DMS-Oberfläche oder in Fachverfahren-Oberfläche)
- für den Bereich allgemeine Verwaltung (Städte oder Landkreise/Kreise) bzw. kommunale Verbände, Gerichte oder vergleichbar
- mit mehr als 1.000 aktiven Nutzern
- welches mindestens drei Fachverfahren integriert
Referenz 2:
- Lieferung Einrichtung und Customizing eines Dokumentenmanagementsystems
- welches in Kombination mit AKDN-sozial über eine spezifische Schnittstelle den direkten Zugriff auf DMS Unterlagen über die AKDN-sozial Oberfläche erlaubt.
zu (2.): Die Beschäftigtenzahl des Bieters muss in den letzten drei Geschäftsjahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung jeweils mindestens 15 Vollzeitäquivalente p.a. betragen haben.
a) Zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, ist die Eigenerklärung zum Ausschluss von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB gemäß Vordruck 04 und die Erklärung zum Mindestlohngesetz gemäß Vordruck 04a abzugeben (bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied).
b) Für jeden Nachunternehmer ist zum Zeitpunkt seiner Benennung zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, die Eigenerklärung zum Ausschluss von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB gemäß Vordruck 04 und die Erklärung zum Mindestlohngesetz gemäß Vordruck 04a abzugeben.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Die von der Auftraggeberin vorgesehenen objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien für die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber lauten: Referenzen, insbesondere im Hinblick auf:
a. Möglichst umfänglich durchgeführtes Customizing,
b. Möglichst hohe Anzahl aktiver Nutzer und integrierter Fachverfahren.
Bekanntmachungs-ID: CXPTYR7DRPS
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Fax: [gelöscht]
§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2. § 134 Abs. 1 S. 2 GWB bleibt unberührt.