Öffentliche Ausschreibung Münster 2021 Dynamisches Beschaffungssystem – Digitalisierung von Papierakten Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-0544-18 2021-07-14

Dynamisches Beschaffungssystem – Digitalisierung von Papierakten Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-0544-18

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Münster
NUTS-Code: DEA33 Münster, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 48143
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.stadt-muenster.de/recht/startseite.html
Adresse des Beschafferprofils: http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXTDYYDY6ST/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXTDYYDY6ST

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Regional- oder Kommunalbehörde

I.5)Haupttätigkeit(en)

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Dynamisches Beschaffungssystem – Digitalisierung von Papierakten

Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-0544-18

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

72252000 Datenarchivierung

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Stadt Münster – citeq richtet für die Digitalisierung von Papierakten ein dynamisches Beschaffungssystem ein. Das dynamische Beschaffungssystem läuft zunächst bis zum 30.12.2015.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

79995100 Archivierung

79999100 Scanning

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA33 Münster, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

48143 Münster

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Geplant ist in diesem Zeitraum die Digitalisierung von ca. 170 000 Papierakten für verschiedene Ämter und Einrichtungen der Stadt Münster.

Je Einzelauftrag erfolgt ein Wettbewerb innerhalb der zugelassenen Bewerber. Die konkrete Leistungsbeschreibung wird mit jedem Einzelauftrag bekannt gemacht. Je Einzelauftrag wird ein EVB-IT Dienstvertrag inkl. einer Anlage „Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 EU-DSGVO“ abgeschlossen. Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der vereinfachten Leistungs-/Preismethode nach UfAB. Der Zuschlag erfolgt unter allen Angeboten, auf das wirtschaftlichste (preislich günstigste) Angebot.

Die Bewerber müssen die geforderten Eignungsnachweise erfüllen (siehe Formular 315 EU).

II.2.5)Zuschlagskriterien

Die nachstehenden Kriterien

Preis

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Ende: 30/12/2025

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Einzureichende Unterlagen:

— Berufshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen: Bestand einer Haftpflichtversicherung (Betriebshaftpflicht und/oder Berufshaftpflicht). ("Eigenerklärung zur Eignung" liegt bei).

Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Versicherungsnachweis einschließlich Angabe der versicherten Risiken und Deckungssumme) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Einzureichende Unterlagen:

— Gesamtumsatz (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre. („Eigenerklärung zur Eignung“ liegt bei).

Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen.

— Insolvenzverfahren, Liquidation (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen: Es liegt keine Insolvenz, keine Liquidation vor. („Eigenerklärung ...“ liegt bei),

— Steuern, Abgaben, Beiträge (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen: Die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung ist erfüllt.

Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse (soweit mein Betrieb Beitragspflichtig ist), sowie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt)) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen. („Eigenerklärung zur Eignung“ liegt bei)

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Einzureichende Unterlagen:

— Berufsregister (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen: Eintragung im Berufs- und Handelsregister (o. ä., wie z. B. Partnerschafts-, Vereinsregister), soweit vorhanden („Eigenerkärung zur Eignung“ liegt bei).

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Nichtoffenes Verfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

Die Bekanntmachung betrifft die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 30/12/2025

Ortszeit: 06:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 02/01/2026

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

Die Zahlung erfolgt elektronisch

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Rückfragen werden durch Bieterkommunikation für alle Interessenten beantwortet. Die Information über vorliegende Bieterkommunikationen werden unaufgefordert per E-Mail nur an die Interessenten verschickt, die sich freiwillig registrieren lassen. Alle übrigen Interessenten werden aufgefordert, regelmäßig die in Abschnitt I.1) der EU Bekanntmachung angegebene Internetseite für das Herunterladen der Vergabeunterlagen aufzusuchen, um dort eventuelle Bieterkommunikationen abzurufen.

Hinweise zur Datenverarbeitung nach Artikel 13 bzw. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Kontaktdaten der für die Verarbeitung verantwortlichen Stelle: Stadt Münster, Rechts- und Ausländeramt, Zentrales Vergabemanagement, 48127 Münster, E-Mail: [gelöscht]

Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten: Die behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadtverwaltung Münster ist zu erreichen unter der Anschrift Stadt Münster, 48127 Münster, bzw. unter [gelöscht]

Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Sinne des Artikels 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO. Für die gesetzlich gebotene transparente und diskriminierungsfreie Auswahl des günstigsten Anbieters der von der Stadt nachgefragten Waren, Werke oder Dienste ist es zwingend notwendig, die personenbezogenen Daten der Bieter (bei Unternehmen: deren Vertreter) zu speichern und zu verwenden.

Datenkategorien und Datenherkunft:

— Anrede, Vorname, Nachname, ggfs. Unternehmensbezeichnung

— ggf. gültige E-Mail-Adresse,

— Anschrift,

— Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk).

Vollständige Angebots- oder Teilnahmeanträge

— Weitere Informationen, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage/ Ihres Angebots / Ihres Teilnahmeantrags notwendig sind.

Zu einer Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte kann es kommen, wenn Bieter Beschwerden gegen die Entscheidung erheben, mit wem die Stadt Münster den Vertrag schließen will.

Dauer der Speicherung: Bis zum Abschluss des im Wettbewerb stehenden Vertrags. Ggf. länger, wenn die Stadt Münster nach spezialgesetzlichen Vorschriften zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder Bieter in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO eingewilligt haben.

Rechte der betroffenen Person:

Bei entsprechendem Identitätsnachweis können Interessenten bzw. Bieter bei der eingangs genannten Stelle jederzeit:

1) Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen für welchen Zweck und für welche voraussichtliche Dauer verarbeiten.

2) Berichtigung verlangen, sofern Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten.

3) Löschung der zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen, sofern sie für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, oder zur Verteidigung von Rechten der Stadt Münster nicht mehr notwendig sind. Das Recht zur Löschung besteht nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO.

4) Einschränkung der Datenverarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO verlangen.

5) Verlangen, personenbezogenen Daten, die uns bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

6) Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO einlegen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde:

Wer der Ansicht ist, dass seine personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig verarbeitet werden, kann sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Die Kontaktdaten der für die Stadt Münster zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf (Hausanschrift: Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf), Tel. 0211/38424-0, Fax 0211/38424-10, E-Mail: [gelöscht]

Bekanntmachungs-ID: CXTDYYDY6ST

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Entsprechend der Regelungen in § 160 GWB.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Münster
Postleitzahl: 48143
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.stadt-muenster.de/recht/ausschreibungen.html

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

09/07/2021

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