Erweiterung des bestehenden Archiv- und Dokumentenmanagementsystems auf die 17 BGZ-Standorte

Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Essen
NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 45127
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]4
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://bgz.de/
Adresse des Beschafferprofils: https://bgz.de/ausschreibungen/
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Einrichtung des privaten Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Zwischenlagerung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Erweiterung des bestehenden Archiv- und Dokumentenmanagementsystems auf die 17 BGZ-Standorte

II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Erweiterung des bestehenden Archiv- und Dokumentenmanagementsystems auf die 17 BGZ-Standorte.

II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
72212311 Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware
72512000 Dokumentenmanagement
72252000 Datenarchivierung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt
Hauptort der Ausführung:

Essen und bundesweite Standorte

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die BGZ betreibt mit der Unterstützung der Fa. EASY Software AG (EASY) seit vielen Jahren ein bei Mitarbeitern und Administratoren etabliertes Archiv- und DMS-System. Bereits vor der Gründung der BGZ wurden dabei sowohl durch EASY, als auch durch Administratoren und Mitarbeiter viele gemeinsame Projekte durchgeführt und Erfahrungen gesammelt. Das zentrale System beheimatet derzeit viele einzelne Datensenken, in denen das Wissen und Know-How der BGZ verwaltet wird. Die implementierten Archive sind:

— Einkaufsarchiv (Belegverwaltung für den kaufmännischen Ablauf des Einkaufs),

— Rechnungsarchiv,

— Email-Archiv.

In Anlehnung an diese Lösungen sind diverse Workflows und Freigabestrategien für Rechnungsfreigaben und DMS-Prozesse bereits umgesetzt und Anbindungen an SAP, Sharepoint, File-Server und Scan-Applikationen geschaffen.

Derzeit werden zusätzliche Lösungen in Eigenentwicklung für die BGZ programmiert, die auf dasselbe Archiv-System zurückgreifen:

— Integriertes Lagersystem (ILS),

— Genehmigungsdatenbank.

Für die Standorte Essen und Berlin ist bereits durch EASY eine DMS-Lösung auf Basis des EASY-Archives implementiert worden. Dabei sind diverse Workflows und Freigabestrategien – für BGZ-relevante Dokumente – in enger Absprache mit den Unterlagenverantwortlichen Stellen, durch EASY umgesetzt worden.

Diese Lösungen sind bereits im Einsatz und sind bei den Mitarbeitern und Administratoren bekannt und etabliert. Diese Lösungen sind als BGZ-Standard gesetzt.

Für die Zukunft sind nun zusätzliche Erweiterungen geplant, welche sowohl die DMS-, als auch Archiv-Funktionalitäten angeht. Für die Lagerstandorte der BGZ ist es erforderlich, die derzeit noch bei den Energieversorgern befindlichen Dokumentationen in ein BGZ-eigenes DMS- und Archivsystem zu überführen.

Damit dies möglich ist, sind für die unterschiedlichen Anforderungen der Standorte passende Lösungen zu entwickeln, um eine passende Integration in die vorhandene Umgebung zu gewährleisten. Dies kann wegen der komplexen Lösung und erfolgreichen Projekterfahrung nur durch EASY ohne zusätzlichen Know-How-Transfer und Einarbeitungszeiten umgesetzt werden. Insbesondere sind bereits eingesetzte Scripte, sowie Funktionsklassen geistiges Eigentum der Fa. EASY und dementsprechend verschlüsselt. Diese können durch Drittanbieter nicht angepasst werden und müssten komplett neu entwickelt werden.

II.2.5)Zuschlagskriterien
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung
  • Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
    • nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen
Erläuterung:

Damit dies möglich ist, sind für die unterschiedlichen Anforderungen der Standorte passende Lösungen zu entwickeln, um eine passende Integration in die vorhandene Umgebung zu gewährleisten. Dies kann wegen der komplexen Lösung und erfolgreichen Projekterfahrung nur durch EASY ohne zusätzlichen Know-How-Transfer und Einarbeitungszeiten umgesetzt werden. Insbesondere sind bereits eingesetzte Scripte, sowie Funktionsklassen geistiges Eigentum der Fa. EASY und dementsprechend verschlüsselt. Diese können durch Drittanbieter nicht angepasst werden und müssten komplett neu entwickelt werden.

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1)Tag der Zuschlagsentscheidung:
01/07/2021
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bobingen
NUTS-Code: DE21E Landsberg am Lech
Postleitzahl: 86399
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: nein
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: [Betrag gelöscht] EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de/DE/Vergaberecht/vergaberecht_node.html
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Es gilt insoweit die am 18.04.2016 in Kraft getretene Neufassung des GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen). Auf folgende Punkte wird hingewiesen:

§ 135 GWB Unwirksamkeit

1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber

1. gegen § 134 verstoßen hat oder

2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.

2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss, geltend gemacht worden ist Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

3) die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn

1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,

2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit dem er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und

3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.

Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstandes, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
01/07/2021

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