Öffentliche Ausschreibung Bonn 2021 E-Akte-System Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-166 2021-06-02

E-Akte-System Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-166

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
NUTS-Code: DEA22 Bonn, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 53173
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.humboldt-foundation.de
Adresse des Beschafferprofils: http://www.humboldt-foundation.de/ausschreibungen

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXTYYYDYDH0/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXTYYYDYDH0

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Andere: Überwiegend aus Mitteln des Bundes finanzierte Stiftung des Privatrechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Andere Tätigkeit: Wissenschaftsverwaltung (Mittlerorganisation der Deutschen Auswärtigen Kultur- und Bildungspolitik)

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

E-Akte-System

Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-166

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Im Jahr 2013 wurde das E-Government-Gesetz (EGovG) zur Förderung der Elektronischen Verwaltung verabschiedet. Ein Kernelement der gesetzlichen vorgaben ist die Einführung der elektronischen Akte in der Bundesverwaltung.

Durch die in § 6 des EGovG vorgeschriebene Einführung der elektronischen Aktenführung soll eine zukunftssichere Schriftgutverwaltung gewährleistet werden.

Mit ihrer Hilfe sollen Effizienzsteigerungen ermöglicht und die Zusammenarbeit über Behördengrenzen hinweg erleichtert werden.

Der Abbau von Medienbrüchen, sowie der ortsunabhängige und zeitgleiche Zugriff auf Schriftgutobjekte sollen im Zuge der elektronischen Aktenbearbeitung zu Zeitersparnissen führen und eine durchgängig elektronisch unterstützte Leistungserbringung ermöglichen. Darüber hinaus bildet die elektronische Aktenführung eine wesentliche Voraussetzung für die weitere Optimierung von

Geschäftsprozessen.

Vor diesem Hintergrund plant die AvH die Beschaffung und Einführung eines E¿Akte-Systems, auch wenn sie selbst nicht unmittelbarer Teil der Bundesverwaltung ist. Das zu beschaffende E-Akte-System muss sämtliche für die Schriftgutverwaltung erforderliche Funktionalitäten bereitstellen. Darüber hinaus sollte das E-Akte-System erweiterbar sein, so dass perspektivisch auch

Zusatzfunktionalitäten, wie z.B. ein Modul für das Vertragsmanagement, angebunden werden können.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

48920000 Büroautomatisierungssoftwarepaket

72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

72261000 Software-Unterstützung

72300000 Datendienste

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA22 Bonn, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Alexander von Humboldt-Stiftung (AvH)

Jean-Paul-Str. 12

53173 Bonn

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Ziel dieser Ausschreibung ist die zentrale Bereitstellung und Weiterentwicklung eines einheitlichen E-Akte-Systems für die digitale Aktenführung innerhalb der AvH und ihrer 260 Mitarbeiter*innen.

Das E-Akte-System hat die Kernfunktionalitäten im Bereich Schriftgutverwaltung zu umfassen, insbesondere

a. die Registrierung und Verwaltung von Dokumenten,

b. die elektronische Aktenbearbeitung,

c. die Verwendung dokumentenbasierter Workflows,

d. die Abbildung aller Instrumente und Regularien der Schriftgutverwaltung (Aktenpläne, Geschäftszeichenbildungsregeln und Aufbewahrungsfristen, usw.), sowie

e. die Integration des E-Akte-Systems in vorhandene Fachverfahren der AvH, insbesondere die eingesetzten E-Mail-Verfahren

Dabei ist die Nutzung des vorhandenen Funktionsumfangs des angebotenen E-Akte-Systems im Rahmen einer Standardlösung vorgesehen und zugleich eine weitgehend nahtlose Integration in die Anwendungslandschaft der AvH unter Verwendung vorgegebener Industriestandard-Schnittstellen erfolgen (siehe Leistungsbeschreibung, Kap. 7.4.4).

Mit dieser Ausschreibung werden vom*von dem*der künftigen Auftragnehmer*in folgende Leistungsinhalte gefordert:

f. Lieferung (Miete bzw. alternativ Kauf) eines E-Akte-Systems inklusive Lizenzen,

g. Produktbereitstellung einschließlich Produkt-Customizing,

h. Weiterentwicklung, Pflege und Wartung des Produkts.

Die Erbringung von unterstützenden Dienstleistungen oder Werkleistungen über die Vertragslaufzeit unter anderem bei der E-Akte-Systemeinführung (u. a. fachliche und technische Beratung, Schulung, Testunterstützung, Migration von Altdaten) wird von dem*der Auftragnehmer*in erwartet.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 60

Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja

Beschreibung der Verlängerungen:

Die Laufzeit des Vertrages beginnt mit der Zuschlagserteilung und beträgt mindestens fünf Jahre mit der zweimaligen Option für die AvH einer Vertragsverlängerung um jeweils ein weiteres Jahr (5+1+1).

Es ist eine Gesamtlaufzeit des Vertrages von maximal 7 Jahren vorgesehen.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Nichtoffenes Verfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 30/06/2021

Ortszeit: 10:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 13/07/2021

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Die Vergabeunterlagen zum Teilnahmewettbewerb stehen über die elektronische Vergabeplattform Deutsches Vergabeportal www.dtvp.de registrierungsfrei zur kostenlosen Voransicht bzw. zum kostenlosen Download zur Verfügung. Die ausschreibende Stelle empfiehlt dennoch allen interessierten Unternehmen, sich zunächst auf der vorgenannten Plattform (kostenlos) zu registrieren und dann die Vergabeunterlagen herunterzuladen (vgl. Bewerbungsbedingungen). Details finden Sie in dem Dokument EU-N_Information zur elektronischen Kommunikation Oracle-Datenbank, welches mit den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt wird.

2. Der Teilnahmeantrag und das spätere Angebot mit den kompletten Unterlagen ist vom Bewerber/Bieter ausschließlich elektronisch die genannte Vergabeplattform „Deutsches Vergabeportal“ (www.dtvp.de) unter Verwendung des sog. Bietertools einzureichen.

3. Die Bewerber haben die Vergabeunterlagen unmittelbar nach dem Erhalt auf Vollständigkeit und Verständlichkeit zu überprüfen. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat er die Vergabestelle unverzüglich in Textform (§ 126b BGB) über den Projektzugang der genannte Vergabeplattform darauf hinzuweisen. Dies gilt auch für Fragen der Bewerber zu den Vergabeunterlagen, dem Verfahren oder dem Vergabegegenstand.

4. Fragen der Bewerber zu den Vergabeunterlagen, dem Verfahren oder dem Vergabegegenstand sind vor Ablauf der Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen zu stellen.

Bekanntmachungs-ID: CXTYYYDYDH0

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: [removed]
Fax: [removed]
Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Bei Erkennen eines Vergaberechtsverstoßes muss dieser innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

28/05/2021

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