Hybrider Postdienstleister
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Haan
NUTS-Code: DEA1C Mettmann
Postleitzahl: 42781
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [removed]
Telefon: +49 2129 / 911-391
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.haan.de
Abschnitt II: Gegenstand
Hybrider Postdienstleister
Die Stadt Haan plant die Einführung eines hybriden Postdienstleisters, der für die Stadt Haan die Ausgangspost übernehmen soll. Hierbei soll über eine bereitgestellte Software der Versand von Briefen ausgelagert werden, sodass der Dienstleister vom Drucken bis zur Zustellung der Sendungen die Arbeit übernimmt. Die wesentlichen Aufgaben sind:
— Bereitstellung von kompatibler Software,
— Drucken, falzen, kuvertieren, frankieren von Briefen,
— Übergabe an einen Postzustellungsdienstleiter oder Zustellung der Postsendungen.
Die meisten Briefe sind für Bürger der Stadt Haan beabsichtigt
Die Stadt Haan versendet derzeit knapp 90 000 Briefe im Jahr, wobei das höchste Aufkommen im Januar liegt. In diesem Monat werden zwischen 10 000 und 15 000 Briefe verschickt. Die Menge an Briefen muss spätestens innerhalb von einer Woche versandbereit sein.
Der Auftraggeber übernimmt keine irgendwie geartete Gewähr für die tatsächliche Menge an zu versendenden Schriftstücken. Die Briefsendungen erfolgen bedarfsabhängig. Das genannte Briefaufkommen stellt lediglich den Bedarf der letzten 12 Monate dar. Dabei handelt es sich nicht um Mindestabnahmemengen. Die Anzahl der Briefsendungen kann sich nach oben oder unten verändern.
Eine jährliche Vertragsverlängerung darüber hinaus ist bis zum 30.6.2025 möglich. Hierzu muss bis spätestens 3 Monate vor Vertragsende eine beidseitige Einverständniserklärung vorliegen. Der Vertrag kann ab dem 1.7.2022 jederzeit mit einer Frist von 3 Monaten zum Monatsende schriftlich oder per Mail gekündigt werden.
Nebenangebote sind für die nur für die Bereiche: II, III.2 zugelassen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
— Anlage 2 – Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen,
— Anlage 3 – Referenzliste.
Die Aufbereitung (sammeln von gleichen Empfängern) von Briefen erfordert eine maschinelle Verarbeitung von den gelieferten Daten. Diese Verarbeitung muss auf in Europa stationierten Servern erfolgen, die unter die DS-GVO Bestimmungen fallen und die BSI Sicherheitsmindestanforderungen abdecken.
Das Thema Datenschutz nimmt seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) im Mai 2016 (Ende der Übergangsfrist Mai 2018) auch in öffentlichen Projekten eine besondere Stellung ein. Der Bieter muss mit dem angebotenen Produkt die Forderungen der DS-GVO einhalten.
Daten, die personenbezogene Informationen beinhalten, dürfen nur bis zum Versand des Briefes vorgehalten werden und müssen anschließend restlos gelöscht werden. Dies beinhaltet auch Datensicherungen. Auswertungen, Meta-Daten, Hash-Werte über den Inhalt des Briefes oder Preisberechnungsdaten sind davon nicht betroffen.
IT-Sicherheitsvorfälle oder Datenschutzvorfälle müssen, neben der Informationspflicht beim LDI, direkt und vollumfänglich an die Stadt Haan ([removed]) gemeldet werden.
Die Stadt Haan behält sich vor zusätzlich einen AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) und NDA (Gemeinhaltungsvertrag) einzufordern. Die AVV orientiert sich an dem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DS-GVO (https://www.lda.bayern.de/media/muster/formulierungshilfe_av.pdf) von dem Bayerischem Landesamt für Datenaufsicht, alternativ ist ein AVV dem Angebot seitens des Bieters beizulegen.
Vorgehaltene Daten dürfen unangekündigt und kurzfristig von dem Datenschutzbeauftragen der Stadt Haan angefordert werden. Auch darf der IT-Sicherheitsbeauftragte der Stadt Haan unangekündigt und kurzfristig die Einhaltung der geforderten IT-Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen kontrollieren kommen.
Abschnitt IV: Verfahren
Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform „subreport ELViS“ durchgeführt. Angebote sind daher nur elektronisch abzugeben. Eine andere Form der Angebotsabgabe ist nicht zulässig und führt zum zwingenden Ausschluss des Angebotes.
Voraussetzung für die Abgabe eines elektronischen Angebotes ist die Registrierung auf der Vergabeplattform „subreport ELViS“ und an
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Zwecks Überprüfung der Einhaltung u. a. des § 1 Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz – MiLoG) fordert die Auftraggeberin für die Bewerber, die einen Zuschlag erhalten sollen, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung (GewO) beim Bundesamt für Justiz von Amts wegen an.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Die Gartenstadt Haan informiert gemäß § 134 GWB über den vorgesehenen Zuschlag vorab. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach u. a. insbesondere unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.