Südwestfalen-IT — Rahmenvertrag über die Digitalisierung von Posteingängen — Vergebener Auftrag Referenznummer der Bekanntmachung: SIT 02/2020
Bekanntmachung vergebener Aufträge
Ergebnisse des Vergabeverfahrens
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hemer
NUTS-Code: DEA58 Märkischer Kreis
Postleitzahl: 58675
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.sit.nrw
Abschnitt II: Gegenstand
Südwestfalen-IT — Rahmenvertrag über die Digitalisierung von Posteingängen — Vergebener Auftrag
Gegenstand des vergebenen Auftrags ist der Abschluss eines Rahmenvertrags zur Digitalisierung von Posteingängen für die Mitgliedskommunen der Südwestfalen-IT insbesondere in den Bereichen Verkehrsordnungswidrigkeiten und Rechnungsverarbeitung. Hiervon umfasst sind u.a. die Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse, die Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente, deren sichere elektronische Bereitstellung sowie die Aufbewahrung der Original-Dokumente.
Der Auftragnehmer übernimmt auf Abruf durch Einzelbeauftragung die Digitalisierung von Posteingängen und Schriftstücken für die bezugsberechtigten Kommunen des Zweckverbandes Südwestfalen-IT. Der Auftragnehmer erbringt die Dienstleistung in von ihm bereitzustellenden Räumlichkeiten und mit von ihm bereitzustellenden Hardware-, Software- und Personal-Ressourcen.
Die Südwestfalen-IT ruft dabei die digitalisierten Posteingangsdokumente vom Auftragnehmer ab und verteilt sie an die bezugsberechtigten Kommunen im Zweckverband.
Der vormalige Scandienstleister führte bislang die Digitalisierung der Posteingänge im Bereich Verkehrsordnungswidrigkeiten für drei der bezugsberechtigten Kommunen sowie im Bereich des kreditorischen Rechnungsworkflows für zwei der bezugsberechtigten Kommunen durch.
Es besteht die Absicht, die Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und Aufbewahrung der Originaldokumente auf weitere Fachbereiche und Leistungsprozesse der Verbandsmitglieder auszuweiten.
Der Auftragnehmer hat auf Abruf durch Einzelbeauftragung durch die jeweilige bezugsberechtigte Kommune folgende Leistungen zu erbringen:
— Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse oder Fachbereiche mehrerer Nutzerkommunen in verschiedenen PLZ-Bezirken im Einzugsgebiet an einem zentralen Ort.
— Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente gemäß den in der Leistungsbeschreibung spezifizierten Anforderungen.
— Sichere elektronische Bereitstellung der digitalisierten Eingangsdokumente und Metadaten für die Südwestfalen-IT.
— Aufbewahrung der Original-Eingangsdokumente inklusive deren physischer Bereitstellung oder Vernichtung auf Anforderung durch die Nutzerkommune.
— Bedarfsorientierte Anpassung der beim Auftragnehmer eingesetzten Hardware, Software und Prozesse zur Erfüllung der Leistungs- und Qualitätsanforderungen der Nutzerkommune (Change Request Management zur Ausweitung und Optimierung des Services auf weitere Leistungsprozesse) sowie Beratung im Zusammenhang mit der Ermittlung und Konzeption technischer und organisatorischer Anforderungen für die Ausweitung des Service-Angebots auf weitere kommunale Leistungsprozesse.
— Implementierung und Überwachung von Maßnahmen und Verfahren zur Einhaltung des Datenschutzes und zur Erfüllung der Anforderungen zur Datensicherheit.
— Bereitstellung von Berichten und statistischen Daten zur Leistungserbringung.
— Erfüllung der vom Auftraggeber in Abstimmung mit den Nutzerkommunen definierten Kriterien und Parameter zur Messung und Bewertung der Leistungsqualität.
Es besteht die Option, den Gegenstand des Rahmenvertrages über die Bereiche Verkehrsordnungswidrigkeiten und kreditorisches Rechnungswesen hinaus auf weitere Fachbereiche und Leistungsprozesse zu erweitern, soweit dem Auftragnehmer auch insoweit eine Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und Aufbewahrung der Originaldokumente möglich und zumutbar ist.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt V: Auftragsvergabe
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 21033
Land: Deutschland
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXP4YYVD1EX
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland
Fax: [removed]