Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA2 Köln
Postleitzahl: 50829
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Fax: +49 221 / 5061-2801
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.rundfunkbeitrag.de/der_rundfunkbeitrag/beitragsservice/ausschreibungen/index_ger.html

Andere: Öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten; hier ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice

Andere Tätigkeit: Einzug des Rundfunkbeitrags

Druckdienstleistungen

Referenznummer der Bekanntmachung: BW 02/19

Lieferauftrag

Der Beitragsservice von ARD ZDF und Deutschlandradio schreibt im Rahmen dieses Vergabeverfahrens zum einen die Produktion und Weiterverarbeitung der vom Beitragsservice jährlich ca. 71,9 Mio. auszubringenden personalisierten Briefe aus. Darüber hinaus sollen im Rahmen dieses Vergabeverfahrens die für den Briefversand benötigten ca. 82 Mio. Aussende- und Antwortbriefhüllen beschafft werden.

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR

NUTS-Code: DEA2 Köln

Hauptort der Ausführung:

Standort des externen Dienstleisters (Auftragnehmer)

Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio schreibt im Rahmen dieses Vergabeverfahrens zum einen den Druck und die Weiterverarbeitung der vom Beitragsservice jährlich ca. 71,9 Mio. auszubringenden personalisierten Briefe aus. Darüber hinaus hat der externe Dienstleister die für den Briefversand benötigten ca. 82 Mio. Aussende- und Antwortbriefhüllen zu beschaffen und zur Verfügung zu stellen. Ziel der Vergabemaßnahme ist der Abschluss eines Rahmenvertrages mit einer 4-jährigen Festlaufzeit und der Möglichkeit der Verlängerung (nachfolgend „Verlängerungsoption“) um ein weiteres Jahr. Frühester Leistungbeginn ist der 17.11.2020. Vor Übernahme der vollständigen Produktion ist zwingend eine mindestens drei- bis sechsmonatige Testphase durchzuführen. Arbeitstäglich müssen bis zu ca. 500 000 Briefe produziert und versandt werden. Der externe Dienstleister muss über die erforderliche technische Ausstattung, insbesondere über EDV, Hard- und Software sowie ausreichend dimensionierte Druck- und Kuvertiermaschinen verfügen.

Die mit dieser Zielsetzung zu beschaffenden Leistungen umfassen insbesondere:

— Einrichtung der technischen Verbindung zur Annahme der über eine gesicherte sftp-Verbindung elektronisch übermittelten Druckdateien;

— Übernahme der Druckdateien in das Auftragsverwaltungssystem des Auftragnehmers;

— Auslesen der übermittelten Druckdateien und Aufbereitung dieser Dateien bzw. Datensätze (AFP-Datenstrom) inkl. der zusätzlichen NOP-Sätze (enthalten Metadaten zur Steuerung von Folgesystemen bspw. für die Kuvertierung);

— Bereitstellung einer Web-Anwendung für die Produktions-/Druckfreigabe pro Auftrag sowie zur Überwachung des Produktionsfortschritts;

— Einrichtung der DV-Freimachung inkl. PremiumAdress oder eines anderen elektronischen Postverfahrens;

— Erstellen der Postentgeltabrechnung nach den Vorgaben des Beitragsservice (bspw. für Briefpost inkl. Portooptimierung zum Erhalt von maximalen Rabatten);

— Portooptimierung gemäß den Vorgaben der zum Einsatz kommenden Postdienstleister (bspw. Teilleistungsrabatte für BZA/BZE bzw. Infrastrukturrabatt der DP AG oder entsprechende Vorgaben alternativer Postdienstleister);

— Optionale Entgeltsicherung am Produktionsstandort des Auftragnehmers durch einen Mitarbeiter der DP AG, soweit die DP AG als Postdienstleister eingesetzt wird;

— Lieferung von Datensätzen an das elektronische Auftragsmanagement der vom Beitragsservice eingesetzten Postdienstleister im Rahmen der Erstellung von Postentgeltabrechnungen (bspw. per AM.exchange der DP AG);

— Einrichtung der Endlosdrucker und Druck der Briefe mit DV-Freimachung inkl. PremiumAdress oder eines anderen elektronischen Postverfahrens;

— Programmierung und Steuerung der Kuvertiermaschinen (bspw. über DataMatrixCode (DMC) oder vergleichbaren Code) für die Sendungsverfolgung sowie automatische und/oder selektive Beilegersteuerung;

— Auslesen und Speichern der Daten aus dem DMC der DV-Freimachung für spezielle Briefe nach der Kuvertierung und elektronische Weiterleitung der Versanddaten im vorgegebenen Format an den Beitragsservice;

— Automatisierte Steuerung der Reprint-Funktion durch Soll-/Ist-Vergleich innerhalb der Sendungsverfolgung (Closed Loop Produktion);

— Beschaffung der für den Versand der Briefe erforderlichen Aussende- und Antwortbrief hüllen;

— Bereitstellung der fertigen Massenpost zu dem (bspw. Dialogpost Standard) vom Beitragsservice vorgegebenen Termin zur Abholung durch den/die eingesetzten Postdienstleister (bspw. Behälterfertigung und Palettierung);

— Postauflieferung der fertigen Briefpost (bspw. Standardbriefe) zu dem vom Beitragsservice vorgegebenen Termin im Briefzentrum des/der eingesetzten Postdienstleister (bspw. Behälterfertigung und Palettierung);

— Übergabe der fertigen Briefpost zu dem vom Beitragsservice vorgegebenen Termin an den eingesetzten Konsolidierer zur Abholung (bspw. Behälterfertigung und Übergabebeleg). Die zu produzierenden und weiterzuverarbeitenden Briefe haben in der Regel einen Umfang von bis zu 2 Blättern und bis zu 2 Beileger pro Brief. Hiervon ausgenommen sind Briefe mit individueller Anzahl von Blättern je Brief. Dies sind die Textbriefe mit 1 Blatt bis 3 Blätter/Textbrief (Standardbrief) und 4 bis 6 Blätter/Textbrief (Kompaktbrief) und die sog. Überläufer mit 4 bis 6 Blätter/Formbrief (Kompaktbrief) und 8 bis 84 Blätter/Formbrief (Großbrief). Die vom Beitragsservice gestellten Vordrucke haben eine Standardbreite von 450 mm (netto 210 mm x 2 zzgl. jeweils 15 mm Führungslochrand an beiden Seiten). Die verwendeten Abrisslängen liegen bei 11 4/6 Zoll, 12 Zoll und 12 ½ Zoll. Als zu bedruckende Papiergrammaturen wird 80 g/m² Belegleserpapier holzfrei weiß verwendet. Darüber hinaus kommen bei einigen Briefen ein bis 2 automatische und/oder selektive Beileger zum Einsatz. Die Aussende- und Antwortbriefhüllen haben das Format DIN C6/5 (229 mm x 114 mm). Für den Versand von Großbriefen beträgt das Format der Versandtaschen DIN C4 (229 mm x 324 mm). Der Beitragsservice liefert dem Auftragnehmer pro Maßnahme einen Druckbestand als AFP-Datenstrom inkl. Inline-Ressourcen. Der Auftragnehmer muss eine Software einzusetzen, die die vom Beitragsservice übermittelten AFP-Dateien inkl. der zugehörigen AFP-Ressourcen verarbeiten kann. Jeder AFP-Datenstrom enthält zusätzlich NOP-Sätze (nicht ausführbare Daten), die zur Steuerung der Produktion ausgelesen und verwendet werden müssen. Der Auftragnehmer hat für die Produktion der personalisierten Briefe ausschließlich das vom Beitragsservice bereitgestellte Papier zu verwenden. Die Texte, Grafiken und Barcodes sind ausnahmslos in schwarzer Farbe zu drucken. Der Auftragnehmer hat hierzu Endlosdrucker mit einer Auflösung von mindestens 300 dpi einzusetzen. Die personalisierten Briefe sind im Simplex- oder Duplex-Verfahren zu produzieren. Die Wahl des Drucksystems (bspw. Laserdruck/Farbdigitaldruck) obliegt dem Auftragnehmer. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass das gewählte Drucksystem die Automatisierungsfähigkeit der Briefe und Papiere gewährleistet. Insbesondere müssen die technischen Vorgaben des vom Beitragsservice eingesetzten Postdienstleisters (bspw. „Automationsfähige Briefsendungen“ (01.2020) gemäß Broschüre der DP AG) und der Deutschen Kreditwirtschaft (bspw. „Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke (2016)“) eingehalten werden. Der Druck der personalisierten Briefe erfolgt zu ca. 88 % nur auf die Papiervorderseite (Simplexdruck) und zu ca. 12 % auf Vorder- und Rückseite des Papiers (Duplexdruck). Die Produktion der ca. 71,9 Mio. jährlich auszubringenden personalisierten Briefe erfolgt in ca. 2.342 verschiedenen Produktionsstepps (= Druckjobs) pro Jahr (250 Arbeitstage). Bei ca. 116 Produktionsstepps pro Jahr ist es erforderlich, die Versanddaten der kuvertierten Briefe mit Hilfe eines Scanners aus dem Brieffenster komplett auszulesen (DMC der DV-Freimachung), die Daten zu speichern und die erfassten Daten (inkl. dem Datum der Postauflieferung) in elektronischer Form zeitnah an den Beitragsservice weiterzuleiten. Die Abrechnung der Portokosten erfolgt unmittelbar zwischen dem Beitragsservice und dem jeweiligen Postdienstleister. Es besteht – insbesondere aufgrund von Gesetzesänderungen – jederzeit die Möglichkeit, dass der Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit zusätzliche personalisierte Briefe für den Beitragsservice produzieren und weiterverarbeiten muss. Die maximale Höchstmenge einer Tagesproduktion liegt bei ca. 500 000 Briefen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auf Anforderung des Beitragsservice mit einer Vorankündigung von ca. 2 Werktagen Testandrucke auf Basis eines Testbestands in der Produktionsumgebung zu erstellen und unmittelbar (innerhalb von bis zu drei Werktagen) an den Beitragsservice zu liefern. Derartige Testandrucke müssen vor jeder Änderung eines Briefs und/oder des Papiers kurzfristig vorgenommen werden. Die Anzahl der monatlich durchzuführenden Testandrucke unterliegt erheblichen Schwankungen. Für die Testandrucke kann Endlospapier als Falzware verwendet werden. Die zu verwendenden Aussende- und Antwortbriefhüllen bzw. Versandtaschen werden nach technischen und qualitativen Vorgaben des Beitragsservice vom Auftragnehmer beschafft und sind Bestandteil des Angebotes. Das für die Produktion der personalisierten Briefe benötigte restliche Material (Vordrucke, Beileger usw.) beschafft der Beitragsservice bei geeigneten Lieferanten. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die notwendigen Materialmengen selbständig bei den entsprechenden Lieferanten für Briefhüllen, Vordrucke, Beileger usw. abzurufen. Darüber hinaus muss der Auftragnehmer die rechtzeitige Produktion der Briefe für den Beitragsservice sicherstellen und zu diesem Zweck die benötigten Materialien eigenverantwortlich in ausreichender Menge bevorraten und am Produktionsstandort lagern. In der Regel liefert der Beitragsservice dem Auftragnehmer zur Mitte des laufenden Quartals die Mengen- und Terminvorgaben für die Produktion der zu personalisierenden Briefe für das kommende Quartal. Der Auftragnehmer hat daraufhin Produktionspläne auf Monatsbasis zu erstellen und diese mit dem Beitragsservice abzustimmen. Eine Ausnahme bilden die Maßnahmen zur Marktbearbeitung des Beitragsservice (jährlich ca. 6,5-8,5 Mio. Briefe). Im Rahmen dieser Maßnahmen werden am Ende eines Monats die Produktionsdaten für den Folgemonat durch den Beitragsservice festgelegt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die ausgeschriebenen Leistungen einmal monatlich gegenüber dem Beitragsservice abzurechnen.Der Auftragnehmer unterstützt den Beitragsservice kostenfrei bei evtl. Verfahrensänderungen in Bezug auf die ausgeschriebene Leistung, erstellt Produktionslisten (Statistiken) und liefert unterstützende Unterlagen zur DV-Freimachung.

Qualitätskriterium - Name: Qualität / Gewichtung: 50,00

Preis - Gewichtung: 50,00

Optionen: ja

Beschreibung der Optionen:

Verlängerungsoptionen (Vgl. Vergabeunterlagen)

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Verhandlungsverfahren

Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2020/S [removed]

Auftrags-Nr.: 1

Druckdienstleistungen

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

19/03/2021

Anzahl der eingegangenen Angebote: 5

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 5

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Lütjensee
NUTS-Code: DE60 Hamburg
Postleitzahl: 22952
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: [removed]
Fax: [removed]

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

Gesamtwert des Auftrags/Loses: [Betrag gelöscht] EUR

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Telefon: [removed]
Fax: [removed]

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]

25/03/2021