Personaldienstleister zur Unterstützung im Gewährungsprozess von Corona-Wirtschaftshilfen Referenznummer der Bekanntmachung: 2021-029
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [removed]
Telefon: [removed]
Fax: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.brk.nrw.de
Abschnitt II: Gegenstand
Personaldienstleister zur Unterstützung im Gewährungsprozess von Corona-Wirtschaftshilfen
Die Bezirksregierung Köln (nachfolgend „Auftraggeber“) ist zuständig für die Bearbeitung der Anträge zu den Corona-Wirtschaftshilfen. Um die zeitgerechte Bearbeitung der hohen Anzahl an eingehenden Anträgen sicherzustellen, benötigt der Auftraggeber spätestens ab dem 12.5.2021 die Bereitstellung von Personal- und Beratungsressourcen zur Unterstützung der Antragsbearbeitung und Vorbereitung etwaiger Bewilligungen und Ablehnungen. Inhalt und Umfang der zu erbringenden Leistungen sind Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung.
Für die Bearbeitung der Corona-Wirtschaftshilfen sollen Beratung und Personalressourcen in einem Umfang von 10 vollzeitäquivalenten (im Folgenden: VZÄ) Sachbearbeitern/Sachbearbeiterinnen und 1 VZÄ Teamleiter/Teamleiterin zur Unterstützung der Antragsbearbeitung herangezogen werden.
Die Leistungserbringung ist spätestens ab dem 12.5.2021 zunächst für die Dauer von 2 Monaten vorgesehen. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag 3 Mal um die Laufzeit von jeweils einem Monat zu verlängern. Die Verlängerung muss jeweils spätestens bis zum 1. des Monats, in dem der Vertrag jeweils enden würde, erklärt werden. Die Anzeige erfolgt per E-Mail gegenüber dem Auftragnehmer. Der Vertrag endet demnach spätestens am 12.10.2021.
Bezirksregierung Köln
Zeughausstr. 2-10
50667 Köln
Die Arbeiten sind in den Räumlichkeiten und mit Arbeitsplatzausstattung des Auftragnehmers zu erbringen.
Gegenstand der Leistung des Auftragnehmers:
— Einsatz und Steuerung qualifizierter Arbeitskräfte zur operativen Durchführung der Aktivitäten,
— Bearbeitung der Fördermittelanträge entlang der mit dem Auftraggeber abgestimmten und von diesem freigegebenen Prozesskette und den Arbeitsanweisungen in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers und mit eigener Arbeitsplatzausstattung. Der Bedarf an Arbeitsmitteln und IT-Infrastruktur wird vom Auftragnehmer gestellt. Die Bearbeitung der Förderanträge erfolgt als vollständig digitales Verfahren im dafür vom Bund zur Verfügung gestellten Portal und mit den wesentlichen Aktivitäten:
— Vollständigkeitsprüfung, Plausibilisierung und Prüfung der Antragsvoraussetzungen,
— Kontaktaufnahme mit den Antragstellern/Antragstellerinnen oder Vertretern/Vertreterinnen der Antragsteller/Antragstellerinnen über die Kommunikationsfunktion des Portals,
— Einsatz und Steuerung erfahrener Teamleiter/Teamleiterinnen zur Koordination des Tagesgeschäfts und als Multiplikatoren in das Sachbearbeiterteam/Sachbearbeiterinnenteam. Die Teamleitung steht im fachlichen Austausch mit den vorgesehenen Projektressourcen und Fachansprechpartnern/Fachansprechpartnerinnen des Auftraggebers. Es wird erwartet, dass die Teamleitung Auskunft zur Gesamtschau der Leistung sowie dem weiteren Projektvorgehen geben kann. Die Erreichbarkeit der Teamleitung in den Geschäftszeiten des Auftraggebers (6.30 Uhr-19.00 Uhr) ist zu gewährleisten,
— Einrichtung einer Projektorganisation und Verantwortlichkeiten zur regelmäßigen Abstimmung mit dem Auftraggeber,
— Projektsteuerung, Qualitätssicherung, Umsetzungs- und Beratungskompetenz zur fortlaufenden Optimierung über Teamleitung des Auftragnehmers,
— Leistungsmessung und -dokumentation (Reporting-Tool) zur Abstimmung mit den Projektverantwortlichen des Auftraggebers.
Der Auftragnehmer übernimmt ausschließlich nicht hoheitliche Tätigkeiten. Die hoheitlichen Tätigkeiten verbleiben beim Auftraggeber Schwerpunkt des Auftrags ist zunächst die sogenannte Überbrückungshilfe III. Aufgrund der nur geschätzten Anzahl an Anträgen soll bei freien Arbeitskapazitäten ebenfalls ein Einsatz im Rahmen der sonstigen Corona-Wirtschaftshilfen (z. B. Überbrückungshilfen, Novemberhilfe, Dezemberhilfe, u.a.) erfolgen, da die Bearbeitungsabläufe und Qualifikationsanforderungen in den Verfahren ähnlich sind. Zudem ist aus heutiger Sicht nicht prognostizierbar, ob und inwieweit weitere Corona-Wirtschaftshilfen aufgelegt werden.
Die Leistungserbringung ist spätestens ab dem 12.5.2021 zunächst für die Dauer von 2 Monaten vorgesehen. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag 3 Mal um die Laufzeit von jeweils einem Monat zu verlängern. Die Verlängerung muss jeweils spätestens bis zum 1. des Monats, in dem der Vertrag jeweils enden würde, erklärt werden. Die Anzeige erfolgt per E-Mail gegenüber dem Auftragnehmer. Der Vertrag endet demnach spätestens am 12.10.2021.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
— Bescheinigung Handelsregister (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Aktueller Auszug aus dem Handelsregister oder anderen Berufsregistern, soweit die Eintragung nach den jeweils einschlägigen Rechtsnormen vorgeschrieben ist (nicht älter als 6 Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Angebotsfrist endet).
— Bescheingung Finanzamt (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Aktuelle Bescheinigung der zuständigen Behörde des betreffenden Staates, dass der Anbieter seine Verpflichtung zur Zahlung der Steuern und Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Auftragsgeber ansässig ist, erfüllt hat (nicht älter als 6 Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Angebotsfrist endet),
— Bescheinigung Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Aktueller Nachweis einer Haftpflichtversicherung (nicht älter als 6 Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Angebotsfrist endet),
— Formular wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Angaben über den Gesamtumsatz (in Euro) des Unternehmens, welches sich als Bieter oder Mitglied einer Bietergemeinschaft bewirbt, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2018, 2019, 2020).
— Umsetzungskonzept (mit dem Angebot vorzulegen): Mit dem Angebot ist dem Auftraggeber ein schriftlich formuliertes Umsetzungskonzept einzureichen, das aus verschiedenen Bestandteilen zu bestehen hat. Das Umsetzungskonzept hat in transparenter, nachvollziehbarer und überzeugender Weise schriftliche Ausführungen zu folgenden Aspekten zu enthalten, welche Gegenstand des Wertungsprozesses sein werden. Die Ausführungen müssen nachstehende Aspekte (Unterkriterien) umfassen:
— Verfügbare Ressourcen/Vertretungsmanagement,
— Projektmanagement/Steuerung,
— Qualitätssicherung & Berichtswesen,
— Schulung/ Einarbeitung der Mitarbeiter.
a) Verfügbare Ressourcen/Vertretungsmanagement (UK 1)
Es sind Ausführungen zu den geplanten und zur Verfügung stehenden Personalressourcen für das Projektteam einschließlich vorliegender Erfahrungen zu machen. Eine namentliche Nennung der Teammitglieder einschließlich deren Qualifikationen ist (mit Ausnahme der Teamleitung) zwar im Angebot nicht erforderlich, wird jedoch positiv bewertet, soweit diese bereits mit dem Angebot zumindest in Teilen erfolgt.
Darüber hinaus ist darzustellen, wie die Verfügbarkeit der erforderlichen Personalkapazitäten – insbesondere durch ein geeignetes Vertretungsmanagement – sichergestellt werden soll.
b) Projektmanagement/Steuerung (UK 2)
Das Umsetzungskonzept hat unter dem vorgenannten Unterkriterium Ausführungen zu folgenden Punkten zu enthalten:
Es wird vom späteren Auftragnehmer erwartet, eine Projektstruktur aufzusetzen, die auf Arbeits- und Entscheidungsebene wirksame Kommunikations-, Entscheidungs- und Eskalationswege ermöglicht.
Es wird erwartet, dass auf Teamleitungsebene des Auftragnehmers versierte und in der Thematik erfahrene feste Ansprechpartner während der Projektdauer zur Verfügung stehen. Es wird erwartet, dass die Projektleitung Auskunft zur Gesamtschau der Leistung sowie dem weiteren Projektvorgehen geben kann. Die Erreichbarkeit der Projektleitung in den Geschäftszeiten des Auftraggebers (6.30 Uhr-19.00 Uhr) ist zu gewährleisten.
Ein fortlaufender gemeinsamer Austausch mit der Teamleitung des Auftragnehmers über Qualitätssicherung, Leistungsmessung und Ursachendiagnose zur Ermöglichung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses wird ebenfalls ausdrücklich erwartet.
c) Qualitätssicherung & Berichtswesen (UK 3)
Die Bieter haben zu erläutern, wie sie folgende Anforderungen sicherstellen:
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber durch Qualitätssicherungsmaßnahmen.
Er erhebt auf Anforderung durch den Auftraggeber Statistiken über den Umfang und die Qualität der eingegangenen sowie der bearbeiteten Anträge, u.a.:
— durch Messung der Bearbeitungsquantität und -qualität sowie Liegezeiten,
— Klassifizierung von Problemstellungen und Auswertung der zeitlichen Entwicklung,
— durch Transparenzmachung und Clusterung von delinquenten Fällen,
— durch Problemerforschung mit qualitätsbezogenen Fragestellungen, z. B. in Form von Beobachtungsstudien, Interviews, Befragungen vom Auftragnehmer wird erwartet, im Rahmen der erbrachten Arbeitsraten eine wirksame und risikoorientierte Kontrollumgebung aufzubauen und diese im operativen Tagesgeschäft zu etablieren.
Der Auftragnehmer kann Anwendung eines Reporting-Tools anbieten.
d) Schulungskonzept (UK 4)
Der Auftragnehmer hat durch ein flexibel anpassbares Schulungskonzept dafür zu sorgen, dass das von ihm eingesetzte Personal in der Lage ist, die gemäß Leistungsbeschreibung geforderten Aktivitäten in der notwendigen Art, Umfang und Güte durchzuführen.
— Formular technische und berufliche Leistungsfähigkeit (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Benennung von Referenzen aus den letzten 3 Jahren, die die Erbringung mit dem Auftragsgegenstand vergleichbarer Leistungen zum Gegenstand hatten (Mindestanforderung: Mindestens eine Referenz zu Unterstützungsleistungen im Rahmen der Prüfung und Bearbeitung von Anträgen zu Corona-Unterstützungsprogrammen)
Mindestens eine Referenz zu Unterstützungsleistungen im Rahmen der Prüfung und Bearbeitung von Anträgen zu Corona-Unterstützungsprogrammen
Abschnitt IV: Verfahren
Die Angebotsfrist wird gemäß § 15 Abs. 3 VgV abgekürzt. Denn es liegt eine hinreichend begründete Dringlichkeit vor, die die Einhaltung der Angebotsfrist gemäß § 15 Abs. 2 VgV unmöglich macht. Nur durch die kurzfristige Beauftragung eines externen Personaldienstleisters kann die rechtzeitige und rechtssichere Bearbeitung der Anträge sichergestellt werden. In der derzeitigen Corona-Pandemie und dem damit verbundenen Lockdown sind zahlreiche Unternehmen daran gehindert, ihrer Arbeit nachzugehen. Dies führt zu nicht unerheblichen Umsatzeinbußen. Diese Umsatzeinbußen werden durch die Corona-Wirtschaftshilfen aufgefangen. Die Corona-Wirtschaftshilfen setzen ein Verwaltungsverfahren voraus. Dieses Verwaltungsverfahren muss möglichst rechtssicher durchlaufen werden. Die Anträge auf Corona-Wirtschaftshilfe sind zahlreich. Mangels ausreichendem Personal entsteht ein Antragsrückstau. Insoweit ist es notwendig, dass unverzüglich zusätzliches Personal beschafft wird.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Vertraulichkeit:
Die Unterlagen einschließlich sämtlicher Formulare und Vertragsunterlagen sowie die darin enthaltenen Informationen und alle weiteren von dem Auftraggeber zur Verfügung gestellten Informationen sind vom Bieter vertraulich zu behandeln. Die betreffenden Unterlagen bzw. die in ihnen enthaltenen Informationen dürfen von dem Bieter nur für Zwecke dieses Vergabeverfahrens verwendet, vervielfältigt oder Dritten zugänglich gemacht werden.
Die Leistungserbringung ist spätestens ab dem 12.5.2021 zunächst für die Dauer von 2 Monaten vorgesehen. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag 3 Mal um die Laufzeit von jeweils einem Monat zu verlängern. Die Verlängerung muss jeweils spätestens bis zum 1. des Monats, in dem der Vertrag jeweils enden würde, erklärt werden. Die Anzeige erfolgt per E-Mail gegenüber dem Auftragnehmer. Der Vertrag endet demnach spätestens am 12.10.2021.
Mit dem Angebot ist dem Auftraggeber ein schriftlich formuliertes Umsetzungskonzept einzureichen, das aus verschiedenen Bestandteilen zu bestehen hat. Das Umsetzungskonzept hat in transparenter, nachvollziehbarer und überzeugender Weise schriftliche Ausführungen zu folgenden Aspekten zu enthalten, welche Gegenstand des Wertungsprozesses sein werden. Die Ausführungen müssen nachstehende Aspekte (Unterkriterien) umfassen:
— Verfügbare Ressourcen/Vertretungsmanagement,
— Projektmanagement/Steuerung,
— Qualitätssicherung & Berichtswesen,
— Schulung/ Einarbeitung der Mitarbeiter,
Bekanntmachungs-ID: CXS7YDCYY4H.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: [removed]
Fax: [removed]
Internet-Adresse: https://www.brk.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/
Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Weiter wird auf die Rügeobliegenheiten gemäß § 160 Abs. 3 GWB verwiesen.