Veranstaltungsagentur
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Jülich
NUTS-Code: DEA26 Düren
Postleitzahl: 52428
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.rheinisches-revier.de
Abschnitt II: Gegenstand
Veranstaltungsagentur
Das Rheinische Revier steht angesichts einer vorzeitigen Beendigung der Braunkohleverstromung vor der großen Herausforderung, neue Wertschöpfung und Beschäftigung zu schaffen, mit hoher Qualität den Raum weiterzuentwickeln und sich als Modellregion für Energieversorgungs- und Ressourcensicherheit zu profilieren. Das Revier ist nicht nur die größte zusammenhängende Braunkohlelagerstätte, sondern auch in Charakter und räumlicher Ausdehnung einzigartig in Europa. Die Zukunftsagentur als zentrale Koordinierungsplattform im Transformationsprozess des Rheinischen Braunkohlereviers erarbeitet gemeinsam mit ihren Partnern Leitbilder, Strategien und Handlungskonzepte entlang von vier Zukunftsfeldern und gestaltet den Strukturwandel durch die Initiierung und Durchführung von Projekten. Die Zukunftsfelder werden im Rahmen einer Internationalen Bau- und Technologieausstellung gebündelt und ins Schaufenster gestellt. Die Zukunftsagentur wird die neue Förderkulisse des Bundes durch ein Wirtschafts- und Strukturprogramm operationalisieren.
Mit der vorliegenden Ausschreibung wird eine Rahmenvereinbarung zur Organisation von Veranstaltungsleistungen im Zusammenhang mit dem Strukturwandel Rheinisches Revier/Jülich vergeben.
Jülich u. a.
Die Veranstaltungsagentur soll für die Zukunftsagentur Veranstaltungen wie Gremiensitzungen (Aufsichtsrat, Gesellschafterversammlung, Anrainerkonferenz), Fach-Workshops, Werkstätten und Workshops mit speziellen Zielgruppen (z. B. Bürgerschaft), mittlere bis große Konferenzen (z. B. halbjährliche Revierkonferenz) betreuen. Die Veranstaltungen finden sowohl in Präsenz, als Hybrid oder rein online statt. In Präsenzveranstaltungen erwarten wir erfahrungsgemäß – je nach Veranstaltung – zwischen 30 und 600 Teilnehmern. Online sind zwischen 50 und 1 800 Personen zugeschaltet. Die Veranstaltungsagentur ist somit Partner in der Veranstaltungskonzeption, -planung und -umsetzung. Im Einzelnen übernimmt die Veranstaltungsagentur insbesondere folgende Aufgaben:
— Umsetzungsbezogene Beratung bei der Erstellung von Ablaufplänen und Drehbüchern,
— Beratung des Auftraggebers bei der Lokation-Auswahl, Recherche und Auswahl der Veranstaltungslokation und -räumlichkeiten (inkl. Bestuhlungspläne und Raumverteilungskonzept),
— Erstellung von Leistungsverzeichnissen für rechtssichere Vergaben,
— Ablaufplanung und Koordination aller Gewerke und Dienstleister,
— Technische Planung inkl. Technikkonzept passend zur jeweiligen Lokation,
— Planung der protokollarischen Rahmenbedingungen,
— Planung und Organisation Catering, Fotografie, Moderation und Sicherheitspersonal,
— Planung und Organisation des Gästemanagements,
— ggf. Zusammenarbeit mit Medienpartnern und mit Fachabteilungen des Auftraggebers und ggf. mit seinen Dienstleistern (z. B. Kommunikation und Bürgerbeteiligung) (Umsetzungsphase),
— Erstellung von Grafiken für Präsentationsunterlagen,
— Nachbereitung und Rechnungsprüfung,
— Kreative Neu- und Weiterentwicklung von Veranstaltungsformaten,
— Konzeptions- und Planungsphase: Zusammenarbeit mit Fachabteilungen des Auftraggebers und ggf. mit seinen Dienstleistern (z. B. Kommunikation und Bürgerbeteiligung).
Der zukünftige Auftragnehmer muss sich darauf einstellen, dass mit der Vertragsdurchführung zeitnah nach Vertragsschuss begonnen werden muss.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
a) Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach § 123 und § 124 GWB (Anlage 3),
b) Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder Vertragsstaates des EWR-Abkommens in Kopie (nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsabgabefrist).
Sofern das Angebot durch eine Bietergemeinschaft abgegeben wird, sind die Unterlagen für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Darüber hinausgehende Unterlagen/Erklärungen sind nicht vorzulegen. Ausländische Bieter haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institutionen ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind ins Deutsche zu übersetzen.
Die Auftraggeberin behält sich vor, für die Bestätigung der in der Eigenerklärung gemachten Angaben weitergehende Nachweise zu verlangen.
Die in diesem Abschnitt geforderten Erklärungen und Nachweise müssen im Falle einer Bietergemeinschaft durch die Bietergemeinschaft insgesamt erfüllt sein. Es ist daher ausreichend, wenn mindestens ein Mitglied der Bietergemeinschaft die geforderten Erklärungen und Nachweise erbringt bzw. die Mitglieder der Bietergemeinschaft die Anforderungen gemeinsam erbringen.
Beruft sich ein Bieter hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit auf Erklärungen/Nachweise eines Dritten/Nachunternehmers, sind die Erklärungen/Nachweise für den Dritten/Nachunternehmer gesondert beizufügen. In diesem Fall muss der Bieter eine Verpflichtungserklärung des Dritten/Nachunternehmers (z. B. auf Formblatt 2) vorlegen.
Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institutionen ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind ins Deutsche zu übersetzen.
a) Bescheinigung über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit Angaben zur Deckungssumme oder alternativ eine Eigenerklärung, dass eine den Mindeststandards entsprechende Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall für das Projekt abgeschlossen wird,
b) Angaben zum Gesamtumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.
Die Auftraggeberin behält sich vor, für die Bestätigung der in den Eigenerklärungen gemachten Angaben weitergehende Nachweise zu verlangen.
a) Der Nettoumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren muss in jedem Jahr mindestens [Betrag gelöscht] EUR betragen,
b) Die Haftpflichtversicherung muss Deckungssummen von mindestens [Betrag gelöscht] EUR je Schadensfall für Personen- und Sachschäden und mindestens [Betrag gelöscht] EUR für Vermögensschäden, jährlich jeweils 2-fach maximiert, aufweisen.
Die in diesem Abschnitt geforderten Erklärungen und Nachweise müssen im Falle einer Bietergemeinschaft durch die Bietergemeinschaft insgesamt erfüllt sein. Es ist daher ausreichend, wenn mindestens ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft die geforderten Erklärungen und Nachweise erbringt bzw. die Mitglieder der Bietergemeinschaft die Anforderungen gemeinsam erbringen.
Beruft sich ein Bieter hinsichtlich der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf Erklärungen/Nachweise eines Dritten/Nachunternehmers, sind die Erklärungen/Nachweise für den Dritten/Nachunternehmer gesondert beizufügen. In diesem Fall muss der Bieter eine Verpflichtungserklärung des Dritten/Nachunternehmers (z. B. auf Formblatt 2) vorlegen.
Ausländische Bieter haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institutionen ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind ins Deutsche zu übersetzen.
a) Nachweis über Grundkenntnisse bei der zur Erstellung und Umsetzung von Hygienekonzepten für Veranstaltungen durch Teilnahme an einer Veranstaltung einer anerkannten Weiterbildungsakademie b) Vorlage von Referenzen, welche die für die Prüfung der Mindeststandards erforderlichen Angaben zuzüglich der Angabe eines Ansprechpartners beim Auftraggeber nebst Telefonnummer und einer Angabe von Ort und Zeit (von ... bis ...) der Leistungserbringung enthalten.
a) Mindestens 8 Unterrichtsstunden,
b) Referenzen, welche die für die Prüfung der Mindeststandards erforderlichen Angaben zuzüglich der Angabe eines Ansprechpartners beim Auftraggeber nebst Telefonnummer und einer Angabe von Ort und Zeit (von … bis …) der Leistungserbringung enthalten, in den letzten 5 Jahren (2015-2021) tatsächlich realisiert und ab-geschlossen worden sind und folgende weitere Mindestanforderungen erfüllen:
— Mindestens 2 Referenzprojekte zu Planung und Organisation einer Präsenzveranstaltung mit mindestens 400 Teilnehmern, bei welcher die Agentur folgende Aufgaben erbracht hat: Ablaufplanung und Koordination aller Gewerke und Dienstleister, Technische Planung inklusive Technikkonzept, Bestuhlungspläne und Raumverteilungskonzept, Planung und Organisation des Gästemanagements, Erstellung von Leistungsverzeichnissen, Formblatt Anlage 6,
— Mindestens 1 Referenzprojekt zu Planung und Organisation einer Präsenzveranstaltung mit mindestens 100 Teilnehmern unter Beachtung von Corona-Bedingungen, bei welcher die Agentur folgende Aufgaben erbracht hat: Ablaufplanung und Koordination aller Gewerke und Dienstleister, Technische Planung inklusive Technikkonzept, Bestuhlungspläne und Raumverteilungskonzept, Planung und Organisation des Gästemanagements, Erstellung von Leistungsverzeichnissen, Formblatt Anlage 7,
— Mindestens 1 Referenzprojekt zu Planung und Organisation einer Veranstaltung in Form eines Live-Streams, bei welcher die Agentur folgende Aufgaben erbracht hat: Ablaufplanung und Koordination aller Gewerke und Dienstleister, Technische Planung inklusive Technikkonzept, Erstellung von Leistungsverzeichnissen, Formblatt Anlage 8,
— Mindestens 1 Referenzprojekt, bei dem bei der Veranstaltung ein PC-Programm für ein Rendering (2D-Bestuhlungsplan oder 3D-Rendering) eingesetzt wurde auf Formblatt Anlage 9 zuzüglich aussagekräftiges Pdf zum Einsatz des Programms.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Ende 2024
1. Das Vergabeverfahren wird elektronisch über die Plattform subreport durchgeführt. Bei Rückfragen zur Nutzung wenden Sie sich bitte an die Hotline [removed]. Der elektronische Zugang zum Verfahren erfolgt über https://www.subreport-elvis.de/E36168114.
2. Die Kommunikation in diesem Vergabeverfahren (wie z. B. Bieterfragen und Antworten auf Bieterfragen, Information über etwaige Anpassungen der Unterlagen) erfolgt ausschließlich über die Plattform subreport. Die Auftraggeberin regt daher dringend an, sich bei Interesse an der Ausschreibung unter https://www.subreport-elvis.de/E36168114 kostenlos zu registrieren
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: [removed]
Fax: [removed]
Internet-Adresse: www.bezreg-koeln.nrw.de
Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach u. a. insbesondere unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: [removed]
Fax: [removed]
Internet-Adresse: www.bezreg-koeln.nrw.de