Öffentliche Ausschreibung Bochum 2020 Workflow-Management-System (WMS) Referenznummer der Bekanntmachung: AS/4/2020/520048716 2020-12-24

Workflow-Management-System (WMS) Referenznummer der Bekanntmachung: AS/4/2020/520048716

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift: Universitätsstr. 150
Ort: Bochum
NUTS-Code: DEA51 Bochum, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 44801
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.rub.de

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYH7D5G1/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYH7D5G1

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Bildung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Workflow-Management-System (WMS)

Referenznummer der Bekanntmachung: AS/4/2020/520048716

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Ruhr-Universität Bochum (nachfolgend RUB genannt) gehört mit mehr als 43 000 Studierenden aus über 130 Ländern und ca. 6 000 wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlich Beschäftigten zu den zehn großen Universitäten Deutschlands. In insgesamt 20 Fakultäten wird geforscht und gelehrt, wobei der angebotene Fächerkanon das gesamte Spektrum der akademischen Disziplinen von den Geistes- und Sozialwissenschaften, über die Naturwissenschaften und Ingenieurswissenschaften bis hin zur Medizin abdeckt. Die RUB zeichnet sich wesentlich durch fachübergreifende Spitzenforschung aus, welche sowohl in wechselnden Forschungsverbunden, als auch in festen Research Departments multidisziplinär organisiert ist sowie durch eine konsequente Vernetzung der Wissenschaft und Forschung anhand von Kooperationen und Zusammenschlüssen auf regionaler, nationaler und internationaler Ebene. Zusätzlich zu den wissenschaftlichen Einrichtungen besitzt die RUB zentrale Betriebseinheiten, die den Betrieb auf dem Campus sicherstellen sowie neun Verwaltungseinheiten, in denen die Wissenschaft durch definierte Aufgaben und Verantwortungen unterstützt wird.

Mit Einführung des E-Government Gesetztes NRW (EGovG NRW) im Juli 2016 und unter Berücksichtigung der E-Rechnungsverordnung NRW (E-Rech-VO) von September 2019 müssen ab dem 1. April 2020 alle Hochschulen in NRW und somit auch die Ruhr-Universität Bochum in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach dem Standard XRechnung zu empfangen und zu verarbeiten. Dies erfordert die Anpassung des derzeitig papierbasierten Rechnungsprozesses (Rechnungsannahme, Rechnungsverarbeitung und Rechnungsarchivierung, einschließlich sämtlicher innerbetrieblichen Kontrollverfahren) an völlig neue technische Vorgaben. Zurzeit wird an der RUB die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben durch eine Übergangslösung sichergestellt, welche im vorliegenden Projekt durch eine ganzheitliche Lösung abgelöst werden soll.

Um das volle Potential eines E-Rechnungsprozesses auszuschöpfen hat sich die RUB entschlossen, den ganzheitlichen Prozess – von der Bestellvorbereitung, über die Bestellung, bis hin zur Rechnungsverarbeitung und zur Rechnungsarchivierung – zu digitalisieren. So können durch das Zusammenspiel der elektronischen Bestellung und Rechnung, welche prozessual eng miteinander verbunden sind, die Optimierungs- sowie Automatisierungspotentiale maximal ausgenutzt werden.

Da zurzeit nahezu alle Bearbeitungsschritte manuell und papierbasiert erfolgen, handelt es sich bei diesem Projekt nicht nur um eine technische Transformation, sondern vielmehr um eine grundlegende Umstellung der bisherigen Arbeitsweise an der RUB, da insbesondere der Bestellprozess sämtliche Bereiche und folglich fast alle Beschäftigen der RUB betrifft.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA51 Bochum, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Ruhr-Universität Bochum

Universitätsstr. 150

44801 Bochum

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Siehe Vergabeunterlagen.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 12

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Offenes Verfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 01/02/2021

Ortszeit: 12:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/05/2021

IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Tag: 01/02/2021

Ortszeit: 12:00

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bekanntmachungs-ID: CXPNYH7D5G1

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland

VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

22/12/2020

Datenschutzerklärung