Öffentliche Ausschreibung Dortmund 2020 Einführung einer stadtweiten Dokumentenmanagement-Lösung Referenznummer der Bekanntmachung: L457/20 2020-08-03

Einführung einer stadtweiten Dokumentenmanagement-Lösung Referenznummer der Bekanntmachung: L457/20

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift: Viktoriastraße 15
Ort: Dortmund
NUTS-Code: DEA52 Dortmund, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 44135
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: www.dortmund.de

I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYYFYW9Q/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYYFYW9Q

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Regional- oder Kommunalbehörde

I.5)Haupttätigkeit(en)

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Einführung einer stadtweiten Dokumentenmanagement-Lösung

Referenznummer der Bekanntmachung: L457/20

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket

II.1.3)Art des Auftrags

Lieferauftrag

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Einführung eines gesamtstädtischen Dokumenten Management Systems (DMS) mit kurzfristiger Bereitstellung einer städtisch standardisierten E-Akte (Basis-Akte) sowie der Anbindung von Fachverfahren mit Fach-Akten. Die ausgeschriebene Leistung umfasst den Abschluss eines Vertrages zur Bereitstellung eines gesamtstädtischen Dokumentenmanagementsystems gemäß Vergabeunterlagen.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA52 Dortmund, Kreisfreie Stadt

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Bei der Stadt Dortmund soll ein neues DMS als flächendeckend nutzbares Basissystem, für die in vielen Bereichen der Verwaltung zu führenden elektronischen Akten und zur Digitalisierung der internen Verwaltungsprozesse, eingeführt werden. Die Einführung einer DMS-Lösung soll schrittweise erfolgen. Der Gegenstand des Vergabeverfahrens wird in den Ausschreibungsunterlagen ausführlich beschrieben.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 48

Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja

Beschreibung der Verlängerungen:

Es ist nicht absehbar, wie schnell die Einführung des Dokumentenmanagementsystems tatsächlich umgesetzt werden kann.

Ggf. werden noch weitergehende Dienstleistungen diesbezüglich in Anspruch genommen.

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden

Geplante Mindestzahl: 3

Höchstzahl: 5

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen

Angebote sind in Form von elektronischen Katalogen einzureichen oder müssen einen elektronischen Katalog enthalten

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Für Details zum Verfahren wird auf die als Anlage beigefügten „Informationen zum Vergabeverfahren“ (Verfahrensbrief) verwiesen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der Bewerber: Vergleichbarkeit der Referenzen mit der für den Auftraggeber zu erfüllenden Aufgabe. Für die Details zum Verfahren wird auf die als Anlage beigefügten „Informationen zum Vergabeverfahren“ verwiesen.

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

— Erklärung über die Eintragung in das Berufsregister, z. B. Handwerkskammer, Industrie- und Handelskammer, am Sitz des Unternehmens oder gleichwertiger Nachweis zur erlaubten Berufsausübung.

— Erklärung darüber, dass ein Ausschlussgrund nach §§ 123 und 124 GWB nicht vorliegt.

Falls die Leistungen im Rahmen einer Bietergemeinschaft erbracht werden sollen, müssen diese Nachweise separat vom federführenden Büro und von dem weiteren Mitglied der Bietergemeinschaft vollständig ausgefüllt und rechtsverbindlich eingereicht werden.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.

Nachvollziehbare (möglichst positive) Jahresabschlussbeträge (Jahresüberschuss bzw. Jahresfehlbetrag).

Ein Nachweis zu Betriebshaftpflichtversicherung (Vermögensschadenshaftpflicht), mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert liegt den Bewerbungsunterlagen bei bei oder aber eine Eigenerklärung (formlos) des Bewerbers mit dem Inhalt, dass eine Versicherung im Zuschlagsfall abgeschlossen.

Alle Antworten müssen in der Teilnahmematrix im Excel-Format abgegeben werden.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren

— Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den letzten 10 Jahren DMS-Lösungen bezogen haben. Der Nachweis wird über eine Liste der Kunden (Kundenname, Jahr des Projektstarts) für die Mindestzahl erbracht;

— Die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers.

Des Weiteren werden zur technischen Leistungsfähigkeit des Bewerbers Referenzen abgefragt, die die angebotene DMS-Lösung produktiv betreiben.

Die Referenzen müssen aus dem Bereich der allgemeinen Verwaltung (Städte oder Landkreise / Kreise bzw. kommunale Verbände sowie Behörden, Ministerien bzw. vergleichbare Verwaltungsebenen) kommen, die die voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen.

Im Einzelnen werden folgende Punkte abgefragt:

— Identifikation (u. a. Name) der Referenz;

— Ansprechpartner und -kontaktdaten bei der Referenz;

— Die Anwender der Referenz nutzen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- bzw. Aktenstrukturen;

— Implementierte Lösung ist noch produktiv im Einsatz;

— Referenz seit (Jahr der Produktivsetzung der Gesamtlösung);

— Art der Verwaltung bzw. Behörde;

— Referenzgröße;

— Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten;

— Integration des DMS in Fachverfahren, welche bei der genannten Referenz ein-gesetzt werden;

— Implementierung eines Aktenplans;

— Implementierung von Verfügungsworkflows und konditionalen Workflows;

— Implementierung des Aktenlebenszyklus;

— Implementierung elektronischer Postverteilung;

— Anbindung aller Verwaltungsbereiche, die gesamte Verwaltung wurde mit dem DMS ausgestattet;

— Alle im Falle eines Zuschlags zugewiesen Schlüsselpersonen (u. a. der (Gesamt-) Projektleiter, sowie auch die (Teil-) Projektleiter und Berater, die dem Kunden zugewiesen werden und Beratung oder Konzeption verantworten werden), verfügen über mindestens 3 Jahre Erfahrung mit DMS-Produkten im Einsatz bei öffentlichen Verwaltungen. Der Nachweis (DMS-Produkte, Kunde, Projektzeitraum) ist in der Angebotsphase zu erbringen.

Alle Antworten müssen in der Teilnahmematrix im Excel-Format abgegeben werden.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Um die Eignung des Bieters festzustellen, müssen alle Ausschlusskriterien erfüllt werden. Mindestens 3 gültige Referenzen müssen angegeben werden. Es gibt keine Begrenzung bei der Referenznennung. Der Durchschnittswert der angegebenen Referenzen fließt in die Gesamtwertung ein.

III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen

III.2)Bedingungen für den Auftrag

III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Angaben und Formalitäten (hierzu liegt eine Übersicht über alle Unterlagen zum Verfahren bei), die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen (Eignungskriterien):

— Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift (entspricht Niveaustufe C1 – Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER)).

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs

Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung

Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen

IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 04/09/2020

Ortszeit: 23:59

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 27/10/2020

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 15/06/2021

IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Aktenzeichen: L457/20

Der Auftraggeber ist an die Bestimmungen des Runderlasses des Innenministeriums Nordrhein-Westfalen „Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung“ vom 26.4.2005 – IR 12.2.2006-Nr.3.1 und 3.3 gebunden.

Für die Auftragsvergabe gelten die Bedingungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW (TVgG-NRW).

Mit Angebotsabgabe sind Eigenerklärungen über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB abzugeben.

Der Auftraggeber wird bei Aufträgen ab einer Auftragssumme von [Betrag gelöscht] EUR für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, den Nachunternehmer und den Verleiher von Arbeitskräften einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz anfordern.

Subunternehmer:

Bei der Beauftragung von Subunternehmen oder der sonstigen Einschaltung Dritter können sich die Bieter zum Nachweis Ihrer Leistungsfähigkeit und Fachkunde auch dieser Unternehmen bedienen.

Bei Angebotsabgabe in Verbindung mit einem Sububternehmer ist eine Verpflichtungserklärung über das Bereitstellen entsprechender Mittel zur Auftragserfüllung einzureichen. Darüber hinaus ist von den Bietern anzugeben, in welcher Höhe sie beabsichtigen, Leistungen an Subunternehmen zu vergeben.

Bietergemeinschaften:

Die Anforderungen an Bietergemeinschaften sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen

Bereitstellung der Unterlagen:

Es erfolgt eine elektronische Bereitstellung auf dem Vergabemarktplatz Metropole Ruhr (Zu den unter http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/ genannten Nutzungsbedingungen können die Vergabeunterlagen kostenlos angefordert und heruntergeladen und Nachrichten der Vergabestelle eingesehen werden.)

Bekanntmachungs-ID: CXPSYYFYW9Q

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland
Telefon: [removed]
Fax: [removed]

VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.

Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§168 GWB).

Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Kalendertage nach Absendung der Information über die Vergabeentscheidung per Fax oder E-Mail und 15 Kalendertage nach Absendung der Information über die Vergabeentscheidung per Post, wobei die Frist jeweils unabhängig vom Zugang der Information beim betroffenen Bewerber oder Bieter am Tag nach Absendung der Information beginnt (§ 134 GWB).

Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsverfahrens setzt ferner voraus, dass erkannte Vergabeverstöße innerhalb der in § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB genannten Fristen vorliegen.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland
Telefon: [removed]
Fax: [removed]

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

03/08/2020

Datenschutzerklärung