1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: civillent GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2.1.
Verfahren
Titel: civillent GmbH - Softwarelösung zur automatisierten Rechnungsprüfung in der Eingliederungshilfe (BTHG)
Beschreibung: Softwarelösung zur automatisierten Rechnungsprüfung in der Eingliederungshilfe (BTHG)
Kennung des Verfahrens: d5a056f1-a1b6-4e80-8c4f-c639da9adf83
Interne Kennung: 2026/1266
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Reutlingen (DE141)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YMZMZ9K#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: civillent GmbH - Softwarelösung zur automatisierten Rechnungsprüfung in der Eingliederungshilfe (BTHG)
Beschreibung: Gegenstand des Ausschreibungsverfahrens ist die Beschaffung einer Softwarelösung ("Prüfkomponente") zur standardisierten und automatisierten Prüfung von Leistungsabrechnungen in der Eingliederungshilfe nach dem SGB IX unter Berücksichtigung der Anforderungen des Bundesteilhabegesetzes (BTHG). Ziel der Beschaffung ist es, die Verarbeitung und Prüfung eingehender Abrechnungsdaten durch den Einsatz einer digital gestützten, regelbasierten Lösung zu vereinheitlichen, transparenter zu gestalten und den manuellen Prüfaufwand nachhaltig zu reduzieren. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere die Entwicklung einer leistungsfähigen Prüfkomponente im Rahmen eines agilen, iterativen Vorgehensmodells, welche die strukturierte Entgegennahme, Validierung, Transformation, fachliche Prüfung sowie die nachvollziehbare Protokollierung und Weiterleitung von Prüfergebnissen gewährleistet. Darüber hinaus umfasst der Auftrag die Erbringung von Leistungen zur Softwarepflege, Fehlerbehebung, zum Support sowie zur Weiterentwicklung der Lösung über einen Zeitraum von acht Jahren im Rahmen eines Softwareservice unter Berücksichtigung definierter Service-Level-Agreements (SLA). Optional ist die Bereitstellung und der Betrieb der Softwarelösung im Rahmen eines Hosting-Modells vorgesehen, einschließlich der erforderlichen Infrastrukturleistungen, des Systemmonitorings sowie der Einhaltung anerkannter Informationssicherheitsstandards (z. B. ISO/IEC 27001). Bezüglich der Einzelheiten zum Leistungsumfang wird auf die übrigen Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung verwiesen.
Interne Kennung: 2026/1266
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Reutlingen (DE141)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 8 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung über die Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung über den Gesamtumsatz sowie den Umsatz mit vergleichbaren IT-Liefer- und Dienstleistungen im Bereich Softwareentwicklung und Rechnungsprüfungssysteme in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie 500.000 EUR für Vermögensschäden bzw. Eigenerklärung, dass im Auftragsfalle eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren ersichtlich ist.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärungen über erbrachte vergleichbare IT-Liefer- und Dienstleistungen des Unternehmens im Zusammenhang mit der Entwicklung von Softwarelösungen zur automatisierten Datenprüfung und -validierung, insbesondere im Bereich der Rechnungsprüfung und Abrechnungssysteme in den letzten drei Jahren vor Angebotsabgabe. Es gelten folgende Mindestanforderungen: Eigenerklärungen über mindestens drei geeignete Referenzprojekte des Unternehmens über erbrachte vergleichbare IT-Liefer- und Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Entwicklung von Softwarelösungen zur automatisierten Datenprüfung und -validierung, insbesondere im Bereich der Rechnungsprüfung und Abrechnungssysteme in den letzten drei Jahren vor Angebotsabgabe. Die Erklärungen über die Referenzleistungen müssen zudem jeweils folgende Angaben enthalten: - Bezeichnung des Auftrags - Beschreibung des Leistungsumfangs - Name des Auftraggebers inkl. Ansprechpartner - Zeitraum der Leistungserbringung - Volumen der Leistungserbringung in EUR netto für den gesamten Leistungszeitraum Für die Bewerberauswahl relevante Aspekte der vorzulegenden Mindestreferenzen: Darüber hinaus soll bei der Beschreibung des jeweiligen Referenzprojekts ("Beschreibung des Leistungsumfangs") insbesondere auf folgende Aspekte eingegangen werden: - Wurden die Leistungen für einen öffentlichen Auftraggeber erbracht? - Welche Leistungen wurden im Einzelnen erbracht? o Wie hoch war der Eigenentwicklungsanteil? o Welche Rolle hat der Bewerber im Projekt übernommen? o Wie wurde die Lösung betrieben, gewartet und weiterentwickelt? - Welche Software-Features und Funktionalitäten wurden dabei implementiert? - Wie hoch ist die Anzahl aktiver User im Referenzprojekt? - Wurde bei der Umsetzung ein agiles Projektmanagement- und Entwicklungsmodell angewandt? Falls ja, welche Methoden und Prozesse kamen dabei zum Einsatz? - Welcher Innovationsansatz wurde im Rahmen des Projekts verfolgt? Welche innovativen Technologien, Funktionen oder Lösungsansätze wurden implementiert? Für den Fall, dass sich mehr als 3 grundsätzlich geeignete Unternehmen beworben haben, wird unter den Bewerbern anhand der o. g. Mindestreferenzen beurteilt, wer unter den als grundsätzlich geeignet eingestuften Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt werden soll. In diesem Zusammenhang wird die besondere Vergleichbarkeit zu den hier ausgeschriebenen Leistungen unter Heranziehung der soeben genannten Aspekte im Rahmen der Bewertung der Mindestreferenzen berücksichtigt. Werden mehr als die drei geforderten Mindestreferenzen vorgelegt, zieht der Auftraggeber für die Bewerberauswahl jeweils die drei Referenzen heran, welche innerhalb der vorgelegten Referenzen am stärksten für die besondere Vergleichbarkeit mit dem Auftragsgegenstand sprechen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Höchstanzahl erfolgreicher Angebote: 5
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Zuschlagskriterien inhaltliche Anforderungen
Beschreibung: - Kann-Kriterien (10 %) - Entwicklungs- und Projektplan (inkl. Zeit- und Ressourcenplanung) (20 %) - Technisches Umsetzungs- und Innovationskonzept (30 %)
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 23/06/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 03/07/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Vergabestelle behält sich vor, von den Bewerbern die Nachreichung, Vervollständigung und/oder Korrektur von Unterlagen im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen zu verlangen. Werden Unterlagen nicht fristgemäß nachgereicht, vervollständigt oder korrigiert, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Am 1. Juli 2013 ist das Landestariftreue- und Mindestlohngesetz (LTMG) in Kraft getreten. Danach dürfen öffentliche Aufträge ab einem geschätzten Auftragswert von EUR 20.000,00 (netto) nur an Unternehmen vergeben werden, die sich bei der Angebotsabgabe schriftlich verpflichten, die Tariftreuepflichten nach § 3 LTMG zu erfüllen und die Zahlung des Mindestentgelts nach § 4 LTMG zu gewährleisten. Bei der Angebotsabgabe ist eine schriftliche Verpflichtungserklärung des Bieters gemäß § 3 Abs. 1 bis 3 (Tariftreueerklärung) sowohl für den Bieter als auch für die Nachunternehmen und Verleihunternehmen, die der Bieter bei der Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen einbinden möchte, abzugeben. Hierzu sind die den Vergabeunterlagen beigefügten Erklärungen zu verwenden. Darüber hinaus sind die Vorgaben des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG) zu beachten.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Telefax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: civillent GmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: civillent GmbH
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: civillent GmbH
Registrierungsnummer: HRB 352440
Stadt: Reutlingen
Postleitzahl: 72770
Land, Gliederung (NUTS): Reutlingen (DE141)
Land: Deutschland
Telefon: +49 711 86040-00
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Menold Bezler Rechtsanwälte Steuerberater Wirtschaftsprüfer Partnerschaft mbB
Registrierungsnummer: PR 155 (Registergericht Stuttgart)
Postanschrift: Stresemannstr. 79
Stadt: Stuttgart
Postleitzahl: 70191
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
Telefon: +49 711 86040-00
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Kapellenstr. 17
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76131
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 721926-8730
Fax: +49 721926-3985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8db6faed-9dec-4d99-83ca-fb330cf00d6a - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 03/06/2026 16:09:45 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 385590-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 107/2026
Datum der Veröffentlichung: 05/06/2026