5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Universitätsstraße 25
Stadt: Bielefeld
Postleitzahl: 33615
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung des Auswahlkriteriums: (Formular 533a / 533b) Einsatz von Unternauftragnehmern (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Angabe, welche Teile des Auftrags als Unteraufträge vergeben werden sollen. Die Formulare 533a und 533b sind zu verwenden. Beachten Sie Nummer 5 der Bewerbungsbedingungen NRW (Formular 511). Die Unterauftragnehmer haben die Eigenerklärung (Formular 521) einzureichen. Im Fall einer elektronischen Einreichung ist die Eigenerklärung (Formular 521) von den Unterauftragnehmern zu unterschreiben, als pdf einzuscannen und mit dem Teilnahmeantrag/ Angebot einzureichen.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: (Formular 534a / 534b) Inanspruchnahme Eignungsleihe (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Aufgrund fehlender Auswahlmöglichkeiten unter wirtschaftliche und finanzielle Anforderungen: Eigenerklärung Formular 521 (EU).
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung Sanktionen (Formular 523) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Aufgrund fehlender Auswahlmöglichkeiten unter wirtschaftliche und finanzielle Anforderungen: Eigenerklärung Sanktionen (Formular 523)
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Haftpflichtversicherung (betrieblich) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Mit Abgabe des Angebots erklärt der Bewerber / Bieter, über die geforderte Betriebshaftpflichtversicherung zu verfügen. - Deckungssumme Personenschäden 0,5 Mio / Schadensfall - Deckungssumme Sach- und Vermögensschäden 1 Mio / Schadensfall
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Referenzen zu Dienstleistungen (Anlage Referenzen) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Zum Beleg der Eignung müssen die Bewerber zwei geeignete Referenzaufträge mit einer erfolgreich umgesetzten S/4HANA-Einführung oder -Migration einreichen.
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis Jahresumsatz (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): durchschnittlicher Jahresumsatz im Bereich SAP, insbesondere Entwicklung, Consulting und Support in den letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahren (Gj)
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis Anzahl Beschäftigte (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Durchschnittliche Jahresanzahl der Beschäftigten in der Projektleitung, Consulting, Customizing, Entwicklung und im Service der letzten drei Jahre (2023-2025)
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis S/4HANA-Projekterfahrung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Nachweis zur Erfüllung der Eignungskriterien bzw. zur Bewertung der S/4HANA-Projekterfahrung - S/4HANA-Einführung oder -Migration als Hauptvertragspartner erfolgreich umgesetzt - S/4HANA-Einführung oder -Migration als Subpartner begleitet - S/4HANA-Einführung oder -Migration erfolgreich umgesetzt/begleitet >= 10 Projekte - S/4HANA-Einführung oder -Migration erfolgreich umgesetzt/begleitet >= 5 < 10 Projekte - S/4HANA-Einführung oder -Migration erfolgreich umgesetzt/begleitet < 5 Projekte - S/4HANA-Einführung oder -Migration erfolgreich umgesetzt/begleitet = 2
Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Umsatz (Honorare) netto in EUR - durchschnittlicher Jahresumsatz im Bereich SAP, insbesondere Entwicklung, Consulting und Support in den letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahren (Gj) Als Mindestbedingungen wird ein durchschnittlicher Jahresumsatz von =/>1,0 Million EUR/netto gefordert.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 75
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Anzahl Beschäftigte - Durchschnittliche Jahresanzahl der Beschäftigten in der Projektleitung, Consulting, Customizing, Entwicklung und im Service der letzten drei Jahre (2023-2025) Die durchschnittliche Jahresanzahl der Beschäftigten muss mindestens ? 10 betragen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 75
Kriterium: Genehmigung oder Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation erforderlich für Dienstleistungsverträge
Beschreibung des Auswahlkriteriums: SAP-PartnerEdge-Status - Es muss mindestens der SAP-PartnerEdge-Status Silber vorliegen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 50
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: S/4HANA-Projekterfahrung
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 400
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Referenzen - Zum Beleg der Eignung müssen die Bewerber zwei geeignete Referenzaufträge mit einer erfolgreich umgesetzten S/4HANA-Einführung oder -Migration einreichen. Gibt es mehr als die in der Verfahrensbeschreibung festgelegte Mindestanzahl an geeigneten Bewerbern, so erfolgt die Auswahl nach der Rangfolge der erreichten Punktzahl gemäß der nachfolgenden Auswahlkriterien. - Branche des/der Auftraggeber - Umgesetzte Projektschwerpunkte neben den technischen Haupttätigkeiten
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 400
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Consultants
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung - Erklärung oder Nachweis, dass die geforderte Versicherung zum Leistungsbeginn vorhanden ist - Deckungssumme Personenschäden 0,5 Mio / Schadensfall - Deckungssumme Sach- und Vermögensschäden 1 Mio / Schadensfall
Kriterium: Genehmigung oder Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation erforderlich für Dienstleistungsverträge
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bewertung Eignungsmatrix - Maßgeblich für die Bewertung ist die Eignungsmatrix (Siehe Dokument TW-Eignungsmatrix). Zum Beleg der Eignung müssen die Bewerber die Mindestbedingungen (= M) erfüllen und mindestens 600 Punkte in der Bewertung der Eignungsmatrix erhalten. Die Bewertung erfolgt anhand der Angaben des eingereichten Fragebogens_Eignungsprüfung, der zugehörigen Nachweise und der eingereichten Referenzen. Es werden mindestens fünf Bewerber aufgefordert, deren Teilnahmeanträge in der Wertung führen. Die maximale Anzahl an Bewerbern, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, beträgt sieben. Bei Punktgleichheit mehrerer Teilnahmeanträge entscheidet das Los.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 7
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 10/03/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 20/03/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 18/03/2026 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich im Fall von fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften Unterlagen vor, gemäß § 56 Abs. 2 bis 5 VgV vorzugehen. Danach können Unterlagen auf Aufforderung des Auftraggebers nachgereicht oder zum Teil sogar korrigiert werden. Ob eine Aufforderung zur Nachreichung, Vervollständigung oder Korrektur im konkreten Fall erfolgt, wird der Auftraggeber unter ordnungsgemäßer Ausübung seines Ermessens entscheiden. Hierbei wird er insbesondere den Gleichbehandlungsgrundsatz beachten. Die Frist zur Nachreichung, Vervollständigung oder Korrektur wird mindestens sieben Kalendertage betragen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Teilnahmeantrag ** Mittels Eigenerklärung: - (Formular 531) Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung - Fragebogen Eignungsprüfung * Mit dem Angebot - Personalprofile: Der Bieter hat mit seinem Angebot folgende Personalprofile vorzulegen: - Je zwei Profile für die Modulbereiche FI, CO und HCM, insgesamt sechs Profile. - ausgefüllte Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO: Abschluss einer ausgefüllten Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Das beigefügte Muster ist ausgefüllt inkl. der entsprechenden TOM einzureichen. - ausgefüllter EVB-IT-Dienstvertrag: Es sind alle gelb markierten Stellen auszufüllen. Das Vertragsdokument ist unterschrieben einzureichen. - ausgefülltes Dokument "Preisblatt_Angebotsbewertung": Es sind alle gelb markierten Stellen auszufüllen. - Konzept des Auftragnehmers: Es ist eine Lösungsbeschreibung einzureichen, die den Anforderungen aus der Anlage Wirtschaftlichkeitswertung entspricht.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Finanzielle Vereinbarung: Es gelten die im Preisblatt aufgeführten Zahlungsbedingungen.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung, teilweise mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb, teilweise ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Bielefeld
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Universität Bielefeld