5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 34430000 Fahrräder
Zusätzliche Einstufung (cpv): 34422000 Fahrräder mit Hilfsmotor, 34431000 Fahrräder ohne Motor, 34432000 Teile und Zubehör für Fahrräder, 37400000 Sportgeräte und -ausrüstungen, 66000000 Finanz- und Versicherungsdienstleistungen, 50100000 Reparatur, Wartung und zugehörige Dienste für Fahrzeuge und zugehörige Ausrüstungen
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Coesfeld
Land, Gliederung (NUTS): Coesfeld (DEA35)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/03/2026
Enddatum der Laufzeit: 29/02/2028
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Die Rahmenvereinbarung verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, soweit sie nicht von dem Auftraggeber mit einer Frist von jeweils sechs Monaten zum jeweiligen Ablauf gekündigt wird, höchstens aber auf vier Jahre (Höchstlaufzeit).
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Niedrigster Preis
Beschreibung: 1. Für die erforderlichen Preisangaben ist der Vordruck 08 (= Preisblatt) zu verwenden. Die im Preisblatt angegebenen Mengen bilden zum Zwecke der einheitlichen Angebotskalkulation das in Aussicht genommene Auftragsvolumen ab. Alle monatlichen Leasingraten sind einheitlich wie abgefragt (orangefarbene Felder) in Euro (brutto) mit zwei Nachkommastellen (kaufmännisch gerundet) anzugeben. Sie müssen alle bei vertragsgemäßem Gebrauch anfallenden Zusatzkosten und Steuern beinhalten, d. h. insbesondere auch alle anfallenden Versicherungskosten, Versicherungssteuern sowie Provisionen, die an die Fachhändler zu zahlen sind, Servicegebühren, Skonti oder sonstige Zahlungen an Fachhändler etc. Hinsichtlich des Störfallmanagements und der Versicherung ist jeweils das maximal buchbare Leistungspaket ("Premium Paket") zugrunde zu legen. Als Gebrauchtkaufpreis für den Fall des Verkaufs der Leasingräder nach dem Ende der Regel-Leasinglaufzeit von 36 Monaten sind in der Angebotskalkulation einheitlich 20 % des tatsächlichen Neukaufpreises (gemäß UVP des Herstellers) zuzüglich der notwendigen Versteuerung anzusetzen. Diese Vorgabe dient der Sicherstellung der Vergleichbarkeit der Angebotspreise im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung. Im Falle eines Verkaufs des Rades an den Nutzer nach Ablauf der Leasinglaufzeit ist die Versteuerung des geldwerten Vorteils nach den zu dem Zeitpunkt des Kaufangebots jeweils geltenden rechtlichen Vorgaben durchzuführen. Etwa anfallende Steuern für den Fall einer möglichen Übernahme des Fahrrades nach dem Ende der Leasinglaufzeit sind auftragnehmerseits zu tragen und nicht in die Leasingrate, die Servicerate oder die Versicherungsrate einzukalkulieren. 2. Änderungen, Ergänzungen oder Kommentierungen des Vordrucks 08 sind unzulässig und führen regelmäßig zum Ausschluss vom Verfahren. 3. Maßgeblich für die Bildung des Angebotsvergleichspreises ist der Wert "Gesamtsumme (brutto) = Angebotsvergleichspreis". Hierzu werden die monatlichen Gesamtraten des Bieters mit den jeweils angegebenen Schätzmengen multipliziert und die sich hierdurch ergebenden Produkte addiert. Spalte F des Vordrucks 08 muss die Summe der Einzelbestandteile der monatlichen Kosten für ein Fahrrad enthalten, Spalte G die Multiplikation der Spalte F mit 36 Monaten und anschließend Multiplikation dieses Ergebnisses mit der geschätzten Auftragsmenge aus Spalte B. Der sich ergebende Betrag wird auf die Laufzeit eines Einzelleasingvertrags hochgerechnet, um dessen volle Kosten darzustellen. Der Bieter mit dem hiernach in Summe niedrigsten Angebotsvergleichspreis (vgl. Preisblatt) erhält die volle Punktzahl in Höhe von 30 Punkten. Alle anderen Bieter erhalten gemessen an dem niedrigsten Preis eine geringere Punktzahl (Formel: 30 multipliziert mit dem niedrigsten Preis dividiert durch den angebotenen Preis des Bieters).
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Störfallmanagement
Beschreibung: 1. Zur Bewertung der Angebotsqualität im Hinblick auf das Zuschlagskriterium 2: Störfallmanagement hat jeder Bieter ein Konzept vorzulegen. Dafür ist der Vordruck 09: Konzept zum Störfallmanagement zu verwenden. Der Vordruck 09 darf einschließlich Voreintragungen des Auftraggebers maximal 10 DIN-A4-Seiten umfassen. Bei Überschreitung werden nur die ersten 10 Seiten berücksichtigt. 2. Die abgefragten Angaben sind direkt im Vordruck 09 unter der vorgesehenen Überschrift einzutragen. Es ist nicht zulässig, gesonderte Dokumente vorzulegen; diese werden nicht berücksichtigt. Seitenränder, Abstände, Schriftart, Schriftgröße und Zeilenabstand sind voreingestellt und dürfen nicht verändert werden. Skizzen sind nicht zulässig. Es ist ausschließlich zulässig, den Platzhalter "[Eintragungen des Bieters]" zu streichen. Die Einreichung erfolgt ausschließlich als bearbeitbare Word-Datei (.docx). Bei Abweichung von den vorgegebenen Formatvorgaben erfolgt keine Berücksichtigung. Eine Nachforderung erfolgt nicht. 3. In dem Konzept werden jeweils auftragsbezogene schlüssige, konkrete und verbindliche Leistungszusagen für den ausgeschriebenen Auftrag erwartet. Die Anforderungen, worauf es dem Auftraggeber insoweit ankommt, werden wie folgt präzisiert: Möglichst umfassendes Störfallmanagement nach Art und Umfang bei größtmöglicher Vermeidung von Aufwand und Kosten. Dabei ist das maximal buchbare Leistungspaket ("Premium Paket") zugrunde zu legen. 4. Die Angaben werden zu dem Zuschlagskriterium nach dem angegebenen Bewertungsschema bewertet. Dabei müssen für das Zuschlagskriterium mindestens 2,5 Wertungspunkte erreicht werden; anderenfalls kann das Angebot nicht berücksichtigt werden. 10,00 Punkte Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen weit überdurchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine sehr gute Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten. 07,50 Punkte Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen überdurchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine gute Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten. 05,00 Punkte Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen durchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine befriedigende Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten. 02,50 Punkte Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen zwar bereits teilweise, aber noch nicht in jeder Hinsicht durchschnittlich Rechnung, und lassen deshalb eine ausreichende Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten. 00,00 Punkte Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen überwiegend nicht Rechnung und lassen deshalb nicht die Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten. 5. Der Bieter bzw. die Bieter mit der jeweils höchsten vergebenen Wertungspunktzahl erhält/ erhalten die auf das Zuschlagskriterium entsprechend der vorgegebenen Gewichtung entfallenden Maximalpunkte. Alle anderen Bieter erhalten gemessen hieran eine geringere Qualitätspunktzahl. Hierbei wendet der Auftraggeber die folgende Formel an: Maximal für das jeweilige Zuschlagskriterium erreichbare Punktzahl dividiert durch die höchste vergebene Wertungspunktzahl multipliziert mit der bieterseits erreichten Wertungspunktzahl.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 25,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Versicherungskonzept
Beschreibung: 1. Zur Bewertung der Angebotsqualität im Hinblick auf das Zuschlagskriterium 3: Versicherungskonzept hat jeder Bieter ein Konzept vorzulegen. Dafür ist der Vordruck 10: Versicherungskonzept zu verwenden. Der Vordruck 10 darf einschließlich Voreintragungen des Auftraggebers maximal 10 DIN-A4-Seiten umfassen. Bei Überschreitung werden nur die ersten 10 Seiten berücksichtigt. 2. Die abgefragten Angaben sind direkt im Vordruck 10 unter der vorgesehenen Überschrift einzutragen. Es ist nicht zulässig, gesonderte Dokumente vorzulegen; diese werden nicht berücksichtigt. Seitenränder, Abstände, Schriftart, Schriftgröße und Zeilenabstand sind voreingestellt und dürfen nicht verändert werden. Skizzen sind nicht zulässig. Es ist ausschließlich zulässig, den Platzhalter "[Eintragungen des Bieters]" zu streichen. Die Einreichung erfolgt ausschließlich als bearbeitbare Word-Datei (.docx). Bei Abweichung von den vorgegebenen Formatvorgaben erfolgt keine Berücksichtigung. Eine Nachforderung erfolgt nicht. 3. In dem Konzept werden jeweils auftragsbezogene schlüssige, konkrete und verbindliche Leistungszusagen für den ausgeschriebenen Auftrag erwartet. Die Anforderungen, worauf es dem Auftraggeber insoweit ankommt, werden wie folgt präzisiert: Möglichst umfassende Versicherungsdeckung nach Art und Höhe insbesondere auch im Hinblick auf Verschleiß und Mobilität (Pickup-Service / Ersatz-Fahrrad /Hotel etc.). Dabei ist das maximal buchbare Leistungspaket ("Premium Paket") zugrunde zu legen. 4. Die Angaben werden zu dem Zuschlagskriterium nach dem angegebenen Bewertungsschema bewertet. Dabei müssen für das Zuschlagskriterium mindestens 2,5 Wertungspunkte erreicht werden; anderenfalls kann das Angebot nicht berücksichtigt werden. 10,00 Punkte Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen weit überdurchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine sehr gute Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten. 07,50 Punkte Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen überdurchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine gute Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten. 05,00 Punkte Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen durchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine befriedigende Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten. 02,50 Punkte Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen zwar bereits teilweise, aber noch nicht in jeder Hinsicht durchschnittlich Rechnung, und lassen deshalb eine ausreichende Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten. 00,00 Punkte Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen überwiegend nicht Rechnung und lassen deshalb nicht die Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten. 5. Der Bieter bzw. die Bieter mit der jeweils höchsten vergebenen Wertungspunktzahl erhält/ erhalten die auf das Zuschlagskriterium entsprechend der vorgegebenen Gewichtung entfallenden Maximalpunkte. Alle anderen Bieter erhalten gemessen hieran eine geringere Qualitätspunktzahl. Hierbei wendet der Auftraggeber die folgende Formel an: Maximal für das jeweilige Zuschlagskriterium erreichbare Punktzahl dividiert durch die höchste vergebene Wertungspunktzahl multipliziert mit der bieterseits erreichten Wertungspunktzahl.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 25,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Umsetzungskonzept
Beschreibung: 1. Zur Bewertung der Angebotsqualität im Hinblick auf das Zuschlagskriterium 4: Umsetzungskonzept hat jeder Bieter ein Konzept vorzulegen. Dafür ist der Vordruck 11: Umsetzungskonzept zu verwenden. Der Vordruck 11 darf einschließlich Voreintragungen des Auftraggebers maximal 10 DIN-A4-Seiten umfassen. Bei Überschreitung werden nur die ersten 10 Seiten berücksichtigt. 2. Die abgefragten Angaben sind direkt im Vordruck 11 unter der vorgesehenen Überschrift einzutragen. Es ist nicht zulässig, gesonderte Dokumente vorzulegen; diese werden nicht berücksichtigt. Seitenränder, Abstände, Schriftart, Schriftgröße und Zeilenabstand sind voreingestellt und dürfen nicht verändert werden. Skizzen sind nicht zulässig. Es ist ausschließlich zulässig, den Platzhalter "[Eintragungen des Bieters]" zu streichen. Die Einreichung erfolgt ausschließlich als bearbeitbare Word-Datei (.docx). Bei Abweichung von den vorgegebenen Formatvorgaben erfolgt keine Berücksichtigung. Eine Nachforderung erfolgt nicht. 3. In dem Konzept werden jeweils auftragsbezogene schlüssige, konkrete und verbindliche Leistungszusagen für den ausgeschriebenen Auftrag erwartet. Die Anforderungen, worauf es dem Auftraggeber insoweit ankommt, werden wie folgt präzisiert: Möglichst verbindlicher Zeit- und Maßnahmenplan bis zur Bereitstellung der Fahrräder für die Tarifbeschäftigten und Beamten ab dem 1. März 2026, der alle erforderlichen Arbeits- und Abstimmungsprozesse für die vertragsgemäße Bereitstellung von Fahrrädern für die Beamten bis zum 28. Februar 2026 bei gleichzeitig weitestmöglicher Entlastung des Auftraggebers Erfolg versprechend abdeckt. 4. Die Angaben werden zu dem Zuschlagskriterium nach dem angegebenen Bewertungsschema bewertet. Dabei müssen für das Zuschlagskriterium mindestens 2,5 Wertungspunkte erreicht werden; anderenfalls kann das Angebot nicht berücksichtigt werden. 10,00 Punkte Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen weit überdurchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine sehr gute Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten. 07,50 Punkte Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen überdurchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine gute Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten. 05,00 Punkte Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen durchschnittlich Rechnung und lassen deshalb eine befriedigende Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten. 02,50 Punkte Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen zwar bereits teilweise, aber noch nicht in jeder Hinsicht durchschnittlich Rechnung, und lassen deshalb eine ausreichende Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten. 00,00 Punkte Die Angaben tragen den dargelegten Anforderungen überwiegend nicht Rechnung und lassen deshalb nicht die Erfüllung der in den Vertragsunterlagen dargelegten Anforderungen erwarten. 5. Der Bieter bzw. die Bieter mit der jeweils höchsten vergebenen Wertungspunktzahl erhält/ erhalten die auf das Zuschlagskriterium entsprechend der vorgegebenen Gewichtung entfallenden Maximalpunkte. Alle anderen Bieter erhalten gemessen hieran eine geringere Qualitätspunktzahl. Hierbei wendet der Auftraggeber die folgende Formel an: Maximal für das jeweilige Zuschlagskriterium erreichbare Punktzahl dividiert durch die höchste vergebene Wertungspunktzahl multipliziert mit der bieterseits erreichten Wertungspunktzahl.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Baker Tilly Rechtsanwaltsgesellschaft mbH