See the notice on TED website
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universität Bielefeld
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Rahmenvertrag D.Velop Lizenzen
Beschreibung: Rahmenvertrag für Nutzungsrechte ("Lizenzen") für diverse Produkte für das Dokumentenmanagement d.documents. Rahmenvertragspartner ist auf Auftraggeberseite allein die Universität Bielefeld. Weitere Hochschulen sind abrufberechtigt.
Kennung des Verfahrens: df457eda-725b-456f-9088-aed15a3e9a45
Interne Kennung: 702-2025-31
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Universitätsstraße 25
Stadt: Bielefeld
Postleitzahl: 33615
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Erfüllungsort für die aus dem Rahmenvertrag erteilten Einzelaufträge sind die Adressen der jeweils abrufenden Hochschulen.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4RYTX41LSX1# Fragen stellen Sie bitte über das Kommunikationstool des Vergabemarktplatzes.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Hochschulen NRW
Beschreibung: Rahmenvertrag für Nutzungsrechte ("Lizenzen") für diverse Produkte für das Dokumentenmanagement d.documents. Es handelt sich hierbei um Softwareüberlassung auf Zeit ("Miete"). Im Einzelnen sind die folgenden Produkte umfasst: d.velop documents public sector d.velop documents public sector- read only d.velop documents public sector - process d.velop documents public sector - regular d.velop documents public sector- advanced d.velop documents public sector - premium d.velop documents public sector - students Upgrade d.velop documents public sector - read only auf d.velop documents public sector - regular Upgrade d.velop documents public sector - read only auf d.velop documents public sector - advanced Upgrade d.velop documents public sector - read only auf d.velop documents public sector - premium Upgrade d.velop documents public sector - process auf d.velop documents public sector - regular Upgrade d.velop documents public sector - process auf d.velop documents public sector - advanced Upgrade d.velop documents public sector - process auf d.velop documents public sector - premium Upgrade d.velop documents public sector - regular auf d.velop documents public sector - advanced Upgrade d.velop documents public sector - regular auf d.velop documents public sector - premium Upgrade d.velop documents public sector - advanced auf d.velop documents public sector - premium d.velop Lösungen & Templates d.velop contracts advanced d.velop document reader invoice d.velop enterprise search d.velop enterprise search for OpenSearchServer / Microsoft Exchange / Confluence d.velop enterprise search for Microsoft Exchange d.velop enterprise search for Confluence d.velop Anbindung an Storage Systeme d.ecs storage manager centera, NetApp FAS, TSM, FileLock, Silent Cubes, iCAS, Governikus LZA, NAS, celerra, Data Domain, HCP d.ecs storage manager synchronization d.velop Erweiterung d.classify d.ecs forms pdf converter d.ecs rendition service d.cold basis d.cold advanced Upgrade d.cold basis auf d.cold advanced d.ecs monitor advanced d.velop documents for SAP d.velop archivelink for SAP Solutions d.velop ecm services for SAP ERP d.velop file template for SAP ERP d.3one in SAP ERP d.velop document status for SAP ERP d.velop SAP data module d.velop archive migration for SAP ERP d.velop Scansoftware d.3 batch ocr advanced d.capture batch desktop d.capture batch enterprise d.capture batch index E-Mail Post-facharchivierung dbs I mailbox archiver for Microsoft Exchange / IBM Domino dbs | journal archiver for Microsoft Exchange / IBM Domino d.velop content crawler for Microsoft Exchange / IBM Domino d.velop public sector content crawler IMAP Zusatzlösungen - Named User d.velop records management | Aktenplan d.velop inbox management | Posteingangsbearbeitung d.velop public sector order workflow | Verfügungsworkflow d.velop template management | Vorlagenmanagement Zusatzlösungen - Instanz d.velop disposition management | Aussonderung d.velop travel management | Dienstreise d.velop travel management | Dienstreise, Teillösung Abrechnung d.velop travel management | Dienstreise, Teillösung Antrag d.velop meeting management | Sitzungsmanagement Integrationslösungen d.velop HIS Connector, MACH Connector, CAMPUSonline Connector d.velop connect SmartDocuments d.velop connect Formularserver-Integration mit Fachverfahrensschnittstelle d.velop connect Messenger Integration mit Fachverfahrensschnittstelle d.velop connect Client-Signatur / Server-Signatur Lösungstemplates d.velop Rechnungseingangsbearbeitung mit Fachverfahrensschnittstelle eAkte für Studierendenverwaltung mit Anbindung an das Campusmanagementsystem eAkte im Personalwesen mit Fachverfahrensschnittstelle eAkte für Drittmittelverwaltung Inbound Scan d.velop collaboration d.ecs pdf collector d.ecs flow d.ecs forms d.velop process studio d.velop process studio basic d.veolp process studio business d.velop sign d.velop sign d.velop sign d.velop sign (paket business) CMIS Connector d.velop documents public sector (Campuslizenz) Xential Vorlagenerstellung Xential Anwendung d.velop mobile LZA.NRW eAkte für Gebäude eAkte für Vertragsmanagement eAkte für Beschaffung Bite VMS ConjectFM Sharepoint Sisis-Sunrise evasys und evaexam d.3 client access license d.capture dialog d.3one in Microsoft Outlook d.3one in Microsoft Office d.3 sync d.3 web webserice dbs | case manager d.velop invoices d.ecs OCR Rahmenvertragspartner ist auf Auftraggeberseite allein die Universität Bielefeld. Weitere Hochschulen sind abrufberechtigt.
Interne Kennung: 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Universitätsstraße 25
Stadt: Bielefeld
Postleitzahl: 33615
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Erfüllungsort für die aus dem Rahmenvertrag erteilten Einzelaufträge sind die Adressen der jeweils abrufenden Hochschulen.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 96 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Aus dem Rahmenvertrag können im Los 1 die folgenden Abrufberechigten Einzelabrufe platzieren: HBZ Münster Universität Münster Bergische Universität Wuppertal Universität Duisburg Essen Evangelische Hochschule Rheinland-Westfalen-Lippe Fachhochschule Münster Hochschule Hamm-Lippstadt RWTH Aachen Hochschule Bochum Hochschule Ruhr-West Universität Bielefeld Technische Hochschule Köln Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf Technische Universität Dortmund Ruhr-Universität Bochum Westfälische Hochschule Fachhochschule Dortmund Universität zu Köln Hochschule Rhein-Waal Hochschule Bielefeld Hochschule Bonn-Rhein-Sieg Universität Paderborn Hochschule Düsseldorf Technische Hochschule OWL Fachhochschule Aachen Hochschule Niederrhein Universität Bonn Hochschule für Musik Detmold Kunstakademie Düsseldorf Robert Schumann Hochschule Düsseldorf Folkwang Universität der Künste Hochschule für Musik und Tanz Köln Kunsthochschule für Medien Köln Kunstakademie Münster FernUniversität in Hagen Fachhochschule Südwestfalen Katholische Hochschule Nordrhein-Westfalen Aus dem Rahmenvertrag können im Los 2 die folgenden Abrufberechigten Einzelabrufe platzieren: Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Universität Vechta Leuphana Universität Lüneburg Jade Hochschule Wilhelmshaven/Oldenburg/Elsfleth Stiftung Tierärztliche Hochschule Hannover Technische Hochschule Clausthal Universität Osnabrück BTU Cottbus Technische Hochschule Wildau Filmuniversität Babelsberg Fachhochschule Potsdam Technische Hochschule Brandenburg Universität Konstanz Universität Mannheim Universität Stuttgart Universität Tübingen Universität Heidelberg Carl Albrechts Universität Kiel Universität Ulm Universität Hohenheim Universität Freiburg Universität Siegen Universität Bremen Hochschule Offenburg Technische Universität Dresden Universität Göttingen Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen TU Braunschweig Zeppelin-Universität Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst Hildesheim/Holzminden/Göttingen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Bielefeld
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Hochschulen aus weiteren Bundesländern
Beschreibung: Rahmenvertrag für Nutzungsrechte ("Lizenzen") für diverse Produkte für das Dokumentenmanagement d.documents. Es handelt sich hierbei um Softwareüberlassung auf Zeit ("Miete"). Im Einzelnen sind die folgenden Produkte umfasst: d.velop documents public sector d.velop documents public sector- read only d.velop documents public sector - process d.velop documents public sector - regular d.velop documents public sector- advanced d.velop documents public sector - premium d.velop documents public sector - students Upgrade d.velop documents public sector - read only auf d.velop documents public sector - regular Upgrade d.velop documents public sector - read only auf d.velop documents public sector - advanced Upgrade d.velop documents public sector - read only auf d.velop documents public sector - premium Upgrade d.velop documents public sector - process auf d.velop documents public sector - regular Upgrade d.velop documents public sector - process auf d.velop documents public sector - advanced Upgrade d.velop documents public sector - process auf d.velop documents public sector - premium Upgrade d.velop documents public sector - regular auf d.velop documents public sector - advanced Upgrade d.velop documents public sector - regular auf d.velop documents public sector - premium Upgrade d.velop documents public sector - advanced auf d.velop documents public sector - premium d.velop Lösungen & Templates d.velop contracts advanced d.velop document reader invoice d.velop enterprise search d.velop enterprise search for OpenSearchServer / Microsoft Exchange / Confluence d.velop enterprise search for Microsoft Exchange d.velop enterprise search for Confluence d.velop Anbindung an Storage Systeme d.ecs storage manager centera, NetApp FAS, TSM, FileLock, Silent Cubes, iCAS, Governikus LZA, NAS, celerra, Data Domain, HCP d.ecs storage manager synchronization d.velop Erweiterung d.classify d.ecs forms pdf converter d.ecs rendition service d.cold basis d.cold advanced Upgrade d.cold basis auf d.cold advanced d.ecs monitor advanced d.velop documents for SAP d.velop archivelink for SAP Solutions d.velop ecm services for SAP ERP d.velop file template for SAP ERP d.3one in SAP ERP d.velop document status for SAP ERP d.velop SAP data module d.velop archive migration for SAP ERP d.velop Scansoftware d.3 batch ocr advanced d.capture batch desktop d.capture batch enterprise d.capture batch index E-Mail Post-facharchivierung dbs I mailbox archiver for Microsoft Exchange / IBM Domino dbs | journal archiver for Microsoft Exchange / IBM Domino d.velop content crawler for Microsoft Exchange / IBM Domino d.velop public sector content crawler IMAP Zusatzlösungen - Named User d.velop records management | Aktenplan d.velop inbox management | Posteingangsbearbeitung d.velop public sector order workflow | Verfügungsworkflow d.velop template management | Vorlagenmanagement Zusatzlösungen - Instanz d.velop disposition management | Aussonderung d.velop travel management | Dienstreise d.velop travel management | Dienstreise, Teillösung Abrechnung d.velop travel management | Dienstreise, Teillösung Antrag d.velop meeting management | Sitzungsmanagement Integrationslösungen d.velop HIS Connector, MACH Connector, CAMPUSonline Connector d.velop connect SmartDocuments d.velop connect Formularserver-Integration mit Fachverfahrensschnittstelle d.velop connect Messenger Integration mit Fachverfahrensschnittstelle d.velop connect Client-Signatur / Server-Signatur Lösungstemplates d.velop Rechnungseingangsbearbeitung mit Fachverfahrensschnittstelle eAkte für Studierendenverwaltung mit Anbindung an das Campusmanagementsystem eAkte im Personalwesen mit Fachverfahrensschnittstelle eAkte für Drittmittelverwaltung Inbound Scan d.velop collaboration d.ecs pdf collector d.ecs flow d.ecs forms d.velop process studio d.velop process studio basic d.veolp process studio business d.velop sign d.velop sign d.velop sign d.velop sign (paket business) CMIS Connector d.velop documents public sector (Campuslizenz) Xential Vorlagenerstellung Xential Anwendung d.velop mobile LZA.NRW eAkte für Gebäude eAkte für Vertragsmanagement eAkte für Beschaffung Bite VMS ConjectFM Sharepoint Sisis-Sunrise evasys und evaexam d.3 client access license d.capture dialog d.3one in Microsoft Outlook d.3one in Microsoft Office d.3 sync d.3 web webserice dbs | case manager d.velop invoices d.ecs OCR Rahmenvertragspartner ist auf Auftraggeberseite allein die Universität Bielefeld. Weitere Hochschulen sind abrufberechtigt.
Interne Kennung: 2
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Universitätsstraße 25
Stadt: Bielefeld
Postleitzahl: 33615
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Erfüllungsort für die aus dem Rahmenvertrag erteilten Einzelaufträge sind die Adressen der jeweils abrufenden Hochschulen.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 96 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Aus dem Rahmenvertrag können im Los 1 die folgenden Abrufberechigten Einzelabrufe platzieren: HBZ Münster Universität Münster Bergische Universität Wuppertal Universität Duisburg Essen Evangelische Hochschule Rheinland-Westfalen-Lippe Fachhochschule Münster Hochschule Hamm-Lippstadt RWTH Aachen Hochschule Bochum Hochschule Ruhr-West Universität Bielefeld Technische Hochschule Köln Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf Technische Universität Dortmund Ruhr-Universität Bochum Westfälische Hochschule Fachhochschule Dortmund Universität zu Köln Hochschule Rhein-Waal Hochschule Bielefeld Hochschule Bonn-Rhein-Sieg Universität Paderborn Hochschule Düsseldorf Technische Hochschule OWL Fachhochschule Aachen Hochschule Niederrhein Universität Bonn Hochschule für Musik Detmold Kunstakademie Düsseldorf Robert Schumann Hochschule Düsseldorf Folkwang Universität der Künste Hochschule für Musik und Tanz Köln Kunsthochschule für Medien Köln Kunstakademie Münster FernUniversität in Hagen Fachhochschule Südwestfalen Katholische Hochschule Nordrhein-Westfalen Aus dem Rahmenvertrag können im Los 2 die folgenden Abrufberechigten Einzelabrufe platzieren: Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Universität Vechta Leuphana Universität Lüneburg Jade Hochschule Wilhelmshaven/Oldenburg/Elsfleth Stiftung Tierärztliche Hochschule Hannover Technische Hochschule Clausthal Universität Osnabrück BTU Cottbus Technische Hochschule Wildau Filmuniversität Babelsberg Fachhochschule Potsdam Technische Hochschule Brandenburg Universität Konstanz Universität Mannheim Universität Stuttgart Universität Tübingen Universität Heidelberg Carl Albrechts Universität Kiel Universität Ulm Universität Hohenheim Universität Freiburg Universität Siegen Universität Bremen Hochschule Offenburg Technische Universität Dresden Universität Göttingen Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen TU Braunschweig Zeppelin-Universität Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst Hildesheim/Holzminden/Göttingen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Bielefeld
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
Ungefährer Wert der Rahmenvereinbarungen: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden
Sonstige Begründung: Die Beschaffung wurde im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt . Die Voraussetzungen für die Wahl dieser Verfahrensart liegen vor. Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 c) VgV darf das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gewählt werden, wenn der Auftrag wegen bestehender Ausschließlichkeitsrechte nur von einem einzigen Unternehmen ausgeführt werden kann. Das ist hier der Fall. Der Beschaffungsbedarf der Universität Bielefeld beschränkt sich auf Nutzungsrechte ("Lizenzen") für das Dokumentenmanagement d.documents. Dieses Dokumentenmanagementsystem ist an der Universität Bielefeld seit längerer Zeit im Einsatz. Es ist tief in die bestehende IT und in die Prozesse der Universität integriert. Ein Austausch würde erheblichen Aufwand bedeuten. Damit reduziert sich der Beschaffungsbedarf der Universität Bielefeld auf weitere Lizenzen an diesem Produkt. Das Produkt d.documents unterfällt dem Schutz für Computerprogramme gemäß § 69a ff UrhG. Gemäß § 69a Abs. 4 UrhG sind für Computerprogramme die Bestimmungen über den urheberrechtlichen Schutz von Sprachwerken entsprechend anzuwenden. An Sprachwerken hat der Urheber ein Ausschließlichkeitsrecht. Insbesondere kann er gemäß § 97 ff UrhG jede Nutzung durch Dritte unterbinden. Das Unternehmen d.velop AG ist Inhaber der Nutzungsrechte an d.documents. Diese Nutzungsrechte sind auch nicht von anderen Unternehmen ("Reseller") erhältlich. Für die Ausführung des Auftrags kommt damit allein die d.velop AG in Betracht. Aus ähnlichen Gründen ist auch der Ausnahmetatbestand des § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV gegeben: Die Universität Bielefeld hat d.documents bereits im Einsatz, so dass sich ihr Beschaffungsbedarf auf weitere Lizenzen für dieses Produkt reduziert. Dies ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Verengung der Parameter für die Beschaffung. Der obenstehende Beschaffungsbedarf besteht objektiv und wurde nicht zum Zweck der Einschränkung des Wettbewerbs erzeugt. Alternativlösungen sind zwar grundsätzlich denkbar, sie wären aber mit einem massiven zeitlichen Aufwand verbunden, da das bestehende System ausgetauscht werden müsste. Damit steht auch § 14 Abs. 6 VgV der Wahl dieser Verfahrensart nicht entgegen. Für die weiteren abrufberechtigten Hochschulen gilt das Obenstehende entsprechend. Es handelt sich ausschließlich um Hochschulen, die das Produkt d.documents bereits im Einsatz haben bzw. Einführungsprojekte unter Verwendung dieses Produktes durchführen. Sie benötigen daher für den weiteren Betrieb und ggfs. die Erweiterung ausschließlich Lizenzen für d.documents. Diese Begründung gilt für beide Lose. Für die Kunst- und Musikhochschulen in Nordrhein-Westfalen (Hochschule für Musik Detmold, Kunstakademie Düsseldorf, Robert Schumann Hochschule Düsseldorf, Folkwang Universität der Künste, Hochschule für Musik und Tanz Köln, Kunsthochschule für Medien Köln, Kunstakademie Münster) ergibt sich die Begründung für die Wahl der Verfahrensart gemäß § 14 Abs. 2 b) und c) VgV abweichend davon wie folgt: Die Kunst- und Musikhochschulen haben das Produkt d.velop derzeit nicht im Einsatz. Auch die Kunst- und Musikhochschulen beabsichtigen aber die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Für die Kunst- und Musikhochschulen beschränkt sich der Beschaffungsbedarf auf d.documents des Herstellers d.velop AG. Hintergrund ist, dass die Kunst- und Musikhochschulen als kleine Hochschulen darauf achten müssen, dass der Aufwand für IT-Projekte so gering wie möglich gehalten wird. Aufwendige Neukonzeptionierungen und Einführungen sind für die Kunst- und Musikhochschulen bereits aufgrund des eigenen Personalstandes nicht leistbar. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wird immer auch erhebliche Mitarbeit der Hochschulen selbst erfordern, hier sind die verfügbaren Ressourcen aufgrund der Größe der Hochschulen äußerst begrenzt. Gleiches gilt für Finanzmittel, die für die externe Unterstützung durch ein Implementierungsunternehmen zur Verfügung stehen. Bei der Einführung von d.documents kann auf Vorarbeiten zurückgegriffen werden, welche im Rahmen der Arbeiten des Kompetenzzentrums E-Akte.NRW erfolgt sind. Hier wurde ein "Landes-Master" für die Implementierung von d.documents entwickelt. Der Einsatz dieses "Bauplans" wird zu einer deutlichen Kostenersparnis führen. Die Dokumente und Erkenntnisse aus der E-Akte.NRW sind vollständig auf d.documents ausgerichtet und nur für dieses Dokumentenmanagemtsystem verwendbar. Auch hier gibt es keinen Resellerwettbewerb (siehe oben), so dass der Beschaffungsbedarf nur von der d.velop AG gedeckt werden kann.
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die Beschaffung wurde im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt . Die Voraussetzungen für die Wahl dieser Verfahrensart liegen vor. Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 c) VgV darf das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gewählt werden, wenn der Auftrag wegen bestehender Ausschließlichkeitsrechte nur von einem einzigen Unternehmen ausgeführt werden kann. Das ist hier der Fall. Der Beschaffungsbedarf der Universität Bielefeld beschränkt sich auf Nutzungsrechte ("Lizenzen") für das Dokumentenmanagement d.documents. Dieses Dokumentenmanagementsystem ist an der Universität Bielefeld seit längerer Zeit im Einsatz. Es ist tief in die bestehende IT und in die Prozesse der Universität integriert. Ein Austausch würde erheblichen Aufwand bedeuten. Damit reduziert sich der Beschaffungsbedarf der Universität Bielefeld auf weitere Lizenzen an diesem Produkt. Das Produkt d.documents unterfällt dem Schutz für Computerprogramme gemäß § 69a ff UrhG. Gemäß § 69a Abs. 4 UrhG sind für Computerprogramme die Bestimmungen über den urheberrechtlichen Schutz von Sprachwerken entsprechend anzuwenden. An Sprachwerken hat der Urheber ein Ausschließlichkeitsrecht. Insbesondere kann er gemäß § 97 ff UrhG jede Nutzung durch Dritte unterbinden. Das Unternehmen d.velop AG ist Inhaber der Nutzungsrechte an d.documents. Diese Nutzungsrechte sind auch nicht von anderen Unternehmen ("Reseller") erhältlich. Für die Ausführung des Auftrags kommt damit allein die d.velop AG in Betracht. Aus ähnlichen Gründen ist auch der Ausnahmetatbestand des § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV gegeben: Die Universität Bielefeld hat d.documents bereits im Einsatz, so dass sich ihr Beschaffungsbedarf auf weitere Lizenzen für dieses Produkt reduziert. Dies ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Verengung der Parameter für die Beschaffung. Der obenstehende Beschaffungsbedarf besteht objektiv und wurde nicht zum Zweck der Einschränkung des Wettbewerbs erzeugt. Alternativlösungen sind zwar grundsätzlich denkbar, sie wären aber mit einem massiven zeitlichen Aufwand verbunden, da das bestehende System ausgetauscht werden müsste. Damit steht auch § 14 Abs. 6 VgV der Wahl dieser Verfahrensart nicht entgegen. Für die weiteren abrufberechtigten Hochschulen gilt das Obenstehende entsprechend. Es handelt sich ausschließlich um Hochschulen, die das Produkt d.documents bereits im Einsatz haben bzw. Einführungsprojekte unter Verwendung dieses Produktes durchführen. Sie benötigen daher für den weiteren Betrieb und ggfs. die Erweiterung ausschließlich Lizenzen für d.documents. Diese Begründung gilt für beide Lose. Für die Kunst- und Musikhochschulen in Nordrhein-Westfalen (Hochschule für Musik Detmold, Kunstakademie Düsseldorf, Robert Schumann Hochschule Düsseldorf, Folkwang Universität der Künste, Hochschule für Musik und Tanz Köln, Kunsthochschule für Medien Köln, Kunstakademie Münster) ergibt sich die Begründung für die Wahl der Verfahrensart gemäß § 14 Abs. 2 b) und c) VgV abweichend davon wie folgt: Die Kunst- und Musikhochschulen haben das Produkt d.velop derzeit nicht im Einsatz. Auch die Kunst- und Musikhochschulen beabsichtigen aber die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Für die Kunst- und Musikhochschulen beschränkt sich der Beschaffungsbedarf auf d.documents des Herstellers d.velop AG. Hintergrund ist, dass die Kunst- und Musikhochschulen als kleine Hochschulen darauf achten müssen, dass der Aufwand für IT-Projekte so gering wie möglich gehalten wird. Aufwendige Neukonzeptionierungen und Einführungen sind für die Kunst- und Musikhochschulen bereits aufgrund des eigenen Personalstandes nicht leistbar. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wird immer auch erhebliche Mitarbeit der Hochschulen selbst erfordern, hier sind die verfügbaren Ressourcen aufgrund der Größe der Hochschulen äußerst begrenzt. Gleiches gilt für Finanzmittel, die für die externe Unterstützung durch ein Implementierungsunternehmen zur Verfügung stehen. Bei der Einführung von d.documents kann auf Vorarbeiten zurückgegriffen werden, welche im Rahmen der Arbeiten des Kompetenzzentrums E-Akte.NRW erfolgt sind. Hier wurde ein "Landes-Master" für die Implementierung von d.documents entwickelt. Der Einsatz dieses "Bauplans" wird zu einer deutlichen Kostenersparnis führen. Die Dokumente und Erkenntnisse aus der E-Akte.NRW sind vollständig auf d.documents ausgerichtet und nur für dieses Dokumentenmanagemtsystem verwendbar. Auch hier gibt es keinen Resellerwettbewerb (siehe oben), so dass der Beschaffungsbedarf nur von der d.velop AG gedeckt werden kann.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: d.velop AG
Angebot:
Kennung des Angebots: A
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: d.velop AG, 48712 Gescher
Datum des Vertragsabschlusses: 17/12/2025
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von kleinen Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinstunternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote, bei denen nicht überprüft wurde, ob sie zulässig oder unzulässig sind
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Bandbreite der Angebote:
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
Wert des höchsten zulässigen Angebots: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0002
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: d.velop AG
Angebot:
Kennung des Angebots: A
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: d.velop AG, 48712 Gescher
Datum des Vertragsabschlusses: 17/12/2025
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von kleinen Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinstunternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote, bei denen nicht überprüft wurde, ob sie zulässig oder unzulässig sind
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Bandbreite der Angebote:
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
Wert des höchsten zulässigen Angebots: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Konkrete Angaben zu den Konditionen des Rahmenvertrags können nicht gemacht werden, da dies vom Umfang der Einzelabrufe der einzelnen Hochschulen abhängt. Darüber hinaus hat das bezuschlagte Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, dass Preise nicht bekanntgemacht werden. Der Auftraggeber schätzt, dass über die Laufzeit des Rahmenvertrags in diesem Los Lizenzen mit einem Volumen von mehr als EUR 10.000.000,00 abgenommen werden.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universität Bielefeld
Registrierungsnummer: 05711-06001-79
Postanschrift: Universitätsstraße 25
Stadt: Bielefeld
Postleitzahl: 33615
Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Beschaffung
Telefon: +49 5211062437
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2514111604
Fax: +49 2514112165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: d.velop AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: AG Coesfeld HRB 4903
Postanschrift: Schildarpstraße 6-8
Stadt: Gescher
Postleitzahl: 48712
Land, Gliederung (NUTS): Borken (DEA34)
Land: Deutschland
Telefon: +49 593193980
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001, LOT-0002
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: da50be3c-31f3-4b1a-8497-665da40436b7 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 06/01/2026 07:38:16 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 5951-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 4/2026
Datum der Veröffentlichung: 07/01/2026