1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Werkstatt für angepasste Arbeit GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Sozialwesen
2.1.
Verfahren
Titel: externe Entgeltabrechnung und Personalverwaltung
Beschreibung: Die Werkstatt für angepasste Arbeit GmbH mit Sitz in der Marienburger Straße 24, 40599 Düsseldorf, ist eine Werkstatt für Menschen mit Behinderung. Im Unternehmen werden derzeit rund 414 Abrechnungsfälle betreut, darunter 21 geringfügig Beschäftigte, 2 Beschäftigte im sogenannten Midi-Job, 7 Auszubildende sowie 4 Teilnehmende im Rahmen eines Freiwilligen Ökologischen Jahrs (FÖJ). Zudem gibt es einen AT-Vertrag und 6 Mitarbeitende im Alterszeitmodell. 1.1 Projektgegenstand Im vorliegenden Verfahren wird die All-in-One-Softwarelösung für die Bereiche • Entgeltabrechnung, • Zeitwirtschaft, • HR-Self-Services, • Digitale Personalakte und • Bewerbungsmanagement im Sinne einer externen Full-Service-Leistung ausgeschrieben. Die genannte Dienstleistung wird aktuell durch einen externen Dienstleister erbracht, der die entsprechende Dienstleistung künftig nicht mehr anbietet und daher auch nicht als vorbefasstes Unternehmen an dem vorliegenden Verfahren teilnehmen wird. 1.2 Aufgabenstellung und Leistungspflichten Die Dienstleistung wird ausschließlich als Gesamtleistung vergeben. Die Einbindung von Subunternehmen ist ausgeschlossen. Die vorhandenen Zeiterfassungsterminals der Firma dormakaba, Typ 9700 und 9320 müssen weiterverwendet werden, so dass eine kompatible Schnittstelle Voraussetzung für die Leistungserbringung ist. Die Übernahme der bisherigen Struktur der digitalen Personalakte und der dort hinterlegten Dokumente muss im Wege der Datenmigration möglich sein. Dabei muss v.a. auch die Übernahme der bisherigen sechsstelligen Personalnummern möglich sein. Die eingesetzte Software muss eine HR-Cloud-Lösung sein. Viele der Mitarbeitenden verfügen über keinen eigenen PC. Es ist eine Vielzahl von IGEl-Rechnern im Einsatz, lokale Installationen sind deshalb ausgeschlossen. Die Abwicklung muss über ein eigenes Rechenzentrum in Deutschland erfolgen. Der Dienstleister muss über die folgenden Zertifikate verfügen: • BSI-ISO 27001, • BSI-ISO C5 und • ISAE 3402 (jeweils oder vergleichbar) Änderungen im gesetzlichen, sozialversicherungsrechtlichen, steuerrechtlichen und tarifvertraglichen Umfeld müssen durch den Dienstleister eigenständig erkannt und im System eingepflegt werden. Der Dienstleister muss seine Tätigkeit ausreichend versichern. Die Ansprechpartner des Dienstleisters müssen fließend deutsch sprechen und zu den üblichen Geschäftszeiten der WfaA zwischen 07:00 Uhr und 16:00 Uhr regelmäßig erreichbar sein. Das genutzte Abrechnungssystem ist SAP HR; die Abrechnung erfolgt in drei Abrechnungskreisen jeweils zum 15. eines Monats. Die Gehaltsabrechnungen zeichnen sich durch zahlreiche individuelle Vertragsbestandteile, wie beispielsweise Zulagen, aus. Eine leistungsorientierte Bezahlung gemäß TVöD findet statt. Es werden die Tarifverträge • TVöD VKA, • TVöD SuE, • TV-AöD, • TVPöD und • TVSüD abgerechnet. Außerdem müssen folgende Kriterien abgedeckt werden: • Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket, • Zugang zu Dienstrad und Dienstwagen, • Pfändungen, • Zulagen für besondere Aufgaben, • Prämien für „Mitarbeitende werben Mitarbeitende“, • Mitarbeiterdarlehen sowie • Vorschüsse und Übergangsgeld gemäß ehemaligem BAT Die betriebliche Altersvorsorge wird bei der Rheinischen Versorgungskasse geführt. Lebensarbeitszeitkonten sind für die Zukunft geplant. Das aktuelle System der Finanzbuchhaltung ist CSS, das eingesetzte Zeitwirtschaftssystem basiert auf SAP HR mit einer Schnittstelle zum HR-Portal. Grundlage für die Arbeitszeitregelung ist der TVöD sowie eine entsprechende Betriebsvereinbarung. Die Pausenregelung erfolgt automatisiert im System. Arbeitszeit- und Überstundenkonten sind vorhanden, der Ausgleich von Guthaben kann wahlweise in Freizeit oder Entgelt erfolgen. Es bestehen über 70 verschiedene Arbeitszeitmodelle. Die Zeitbuchung erfolgt über Terminals des Herstellers Dormakaba (insgesamt 10 Stück) sowie über ein Webportal. Die digitale Personalakte wird mit dem System Aconso geführt. 1.3 Termine und Laufzeiten Der bestehende Vertrag läuft zum 31.12.2026 aus. Vertragsbeginn ist daher der 01.01.2027, wobei der Zuschlag für den Sommer 2026 geplant ist, so dass ausreichend Vorlaufzeit für Implementierung und Rollout besteht. Die Laufzeit des Vertrags ist auf ein Jahr begrenzt, wobei die WfaA den Vertrag einseitig maximal vier Mal verlängern kann; die maximale Vertragsdauer beträgt insofern fünf Jahre.
Kennung des Verfahrens: 7418ca2e-639f-4332-9983-abaaa4e3e319
Interne Kennung: WfaA_EA_1
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 75112000 Verwaltungsdienstleistungen für Unternehmenstätigkeit
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: 3.2.1 Allgemeine Teilnahmebedingungen Als generelle Voraussetzungen für die Teilnahme am Verfahren müssen die Bewerbenden folgende Nachweise erbringen bzw. Erklärungen abgeben: • Nachweis über aktuell gültige Eintragung in ein Handelsregister, soweit nach den jeweiligen Bestimmungen des Mitgliedsstaats am Sitz oder Wohnsitz des Bewerbers entsprechendes verpflichtend vorgesehen ist (Checkliste Leistungsfähigkeit plus Nachweis, kein Formular). • kurze Unternehmensdarstellung auf maximal zwei DIN A4-Seiten (insb. Gesellschaftsstruktur, Geschäftsfelder, ggf. bestehende wirtschaftliche Verflechtungen) (Checkliste Leistungsfähigkeit plus Darstellung, kein Formular). • Eigenerklärung zur Eignung (Formular). • Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern rechtsverbindliche, unterzeichnete Erklärung (Formular) abzugeben, in der o die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt wird, o alle Mitglieder aufgeführt sind, o ein von allen Mitgliedern gegenüber dem Auftraggeber im Vergabeverfahren und darüber hinaus uneingeschränkt für jedes Mitglied bevollmächtigter Vertreter bezeichnet ist und o die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder im Auftragsfall erklärt wird. Eine besondere Rechtsform der Bewerbergemeinschaft und/oder Arbeitsgemeinschaft wird nicht vorgeschrieben. Mehrfachbewerbungen, d.h. parallele Beteiligung als Einzelbewerbender und gleichzeitig als Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, sind unzulässig. Mehrfachbewerbungen sind auch Bewerbungen rechtlich unselbständiger Niederlassungen eines Bewerbenden. Geforderte Eigenerklärungen sind von jedem Mitglied einer Bewerber-gemeinschaft separat zu unterzeichnen, geforderte Nachweise separat vorzulegen und zusammen mit dem Teilnahmeantrag abzugeben. Bedient sich der Bewerbende/die Bewerbergemeinschaft eines Nachunternehmens und beruft er/sie sich auf dessen technische, wirtschaftliche und/ oder finanzielle Leistungsfähigkeit, so hat er die Nachweise und Erklärungen in entsprechender Weise auch von dem Nachunternehmen mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Wenn für die geforderten Nachweise keine Gültigkeitsdauer angegeben ist, dürfen sie zum Zeitpunkt des Schluss-termins für den Eingang des Teilnahmeantrages nicht älter als 12 Monate sein. 3.2.2 Technische Leistungsfähigkeit Die Bewerbenden müssen ihre technische Leistungsfähigkeit wie folgt nachweisen (Mindestkriterien): a. Vorlage von mindestens drei (3) vergleichbaren Referenzprojekten (Formular Referenzen). Ein Referenzprojekt ist vergleichbar, wenn o eine All-in-One-Softwarelösung für die Bereiche Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, HR-Self-Services, Digitale Personalakte und Bewerbungsmanagement umgesetzt wurde (Inhalt der Leistung) UND o mindestens 250 Mitarbeitende verwaltet wurden (Größenordnung des Projekts) UND o das Projekt in den letzten 5 Jahren umgesetzt wurde (Zeitraum des Projekts). Bei einer ARGE müssen die Voraussetzungen der technischen Leistungsfähigkeit nicht für jedes einzelne ARGE-Mitglied, sondern für die ARGE insgesamt vorliegen. b. Der Dienstleister muss über die folgenden Zertifikate verfügen: • BSI-ISO 27001, • BSI-ISO C5 und • ISAE 3402 (jeweils oder vergleichbar) 3.2.3. Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit Die Bewerbenden müssen ihre wirtschaftliche Leistungsfähigkeit wie folgt nachweisen (Mindestkriterien): a. Mindestumsatz in den vergangenen drei Jahren in Höhe von jeweils mindestens 150.000,00 EUR für vergleichbare Tätigkeiten (Formular Checkliste Leistungsfähigkeit). b. Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung für Sach- und Vermögensschäden in Höhe von mindestens 1.500.000,00 EUR (jährlich jeweils mindestens 2-fach maximiert). Alternativ ist ausreichend, eine verbindliche, schriftliche Verpflichtung abzugeben, bei Auftragserteilung entsprechende Policen abzuschließen oder bestehende Policen aufzustocken (Formular Checkliste Leistungsfähigkeit plus Nachweis oder Erklärung). Bei einer ARGE müssen die Voraussetzungen der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit für alle ARGE-Mitglied nachgewiesen werden. Eine Ausnahme gilt bzgl. der Versicherungssummen, für die ggf. auch eine Erklärung der ARGE als solcher ausreichend ist. 3.3 Kriterien zur Auswahl der Teilnehmenden am Verhandlungsverfahren Verbleiben nach der ersten und zweiten Stufe mehr als fünf geeignete Bewerbende, erfolgt auf der dritten Stufe die Auswahl der Teilnehmenden am Verhandlungsverfahren anhand der eingereichten Referenzen der Bewerbenden. Ein Bewerber muss nach oben Gesagtem mindestens drei (3) vergleichbare Referenzen einreichen. Damit soll gesichert werden, dass die spezifischen Besonderheiten und insbesondere das anspruchsvolle Zusammenspiel der unterschiedlichen Anforderungen der Gesamtleistung dargestellt werden können. Es können und sollen jedoch weitere Referenzen eingereicht werden, welche die Mindestkriterien erfüllen und ggf. Besonderheiten aufweisen, die eine bessere Wertung rechtfertigen. Es werden ausschließlich Referenzen gewertet, die auf dem dafür vorgesehenen Formular „Referenzen“ eingereicht werden. Zunächst werden die mindestens geforderten drei (3) vergleichbaren Referenzen gewertet. Es können und sollen jedoch mehr als drei (3) Referenzen eingereicht werden. Dabei können so viele Referenzen eingereicht werden, wie gewünscht. Gewertet werden allerdings nur die besten zehn (10) im obigen Sinne vergleichbaren Referenzen. Zudem werden Referenzeigenschaften positiv gewertet, die über die Mindestanforderungen hinausgehen und durch hohe Ähnlichkeit mit dem ausgeschriebenen Auftrag eine hohe Wahrscheinlichkeit ergeben, dass einschlägige Erfahrungswerte sich positiv auf die spätere Auftragserfüllung auswirken können. Die Anzahl der eingereichten Referenzen und deren Vergleichbarkeit mit dem vorliegenden Auftrag entscheidet über die Zulassung zum Verhandlungsverfahren. Es ergibt sich folgende Matrix für die Auswertung der Referenzen: • jede vergleichbare Referenz, maximal zehn Referenzen werden gewertet: je 2 Punkte • vergleichbare Referenz betrifft Abrechnung für mehr als 400 Mitarbeitende: zusätzlich je 1 Punkt • vergleichbare Referenz betrifft Unternehmen der Sozialwirtschaft: zusätzlich je 1 Punkt • vergleichbare Referenz betrifft Abrechnung nach Tarif TVöD VKA: zusätzlich je 3 Punkte • vergleichbare Referenz betrifft Abrechnung nach Tarif TVöD SuE: zusätzlich je 3 Punkte HINWEIS: Es werden ausschließlich vergleichbare Referenzen (siehe Ziffer 3.2.2) gewertet. Werden die in Ziffer 3.2.2 geforderten Kriterien nicht sämtlich erfüllt, wird die Referenz nicht gewertet, da sie nicht vergleichbar ist. Eine Referenz kann damit maximal 10 Punkte erhalten, die Bewerbenden maximal 100 Punkte. 3.4 Auswahl bei Punktgleichstand Die fünf Bewerbenden mit der höchsten Punktzahl werden zum Verhandlungsverfahren zugelassen. Bei Punktgleichstand auf dem ersten oder auf nachrangigen Plätzen werden bis zu sieben Bewerbende zugelassen. Sollten in diesem Sinne mehr als sieben Bewerbende die gleiche Punktzahl erreichen, entscheidet über die Teilnahme neben den ggf. höher platzierten Bewerbenden die höhere Anzahl von Referenzen mit mehr als 6 Punkten. Ist auch diese Anzahl gleich, entscheidet unter diesen gleichrangigen Bewerbenden das Los. 4. Zuschlagskriterien im Verhandlungsverfahren Die konkreten Inhalte des Verhandlungsverfahrens ergeben sich aus der späteren Aufforderung zur Angebotsabgabe. Aus Gründen größtmöglicher Transparenz gibt die Vergabestelle gleichwohl vorab einige generelle Regelungen bekannt, auf deren Einhaltung kein Anspruch besteht und die im Rahmen der Angebotsaufforderung Konkretisierungen und Änderungen erfahren können: 4.1 Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Bewertung erfolgt anhand des angebotenen Preises (40 %) sowie der Qualität des Umsetzungskonzepts (60 %). Der Angebotspreis des endgültigen Angebots wird insofern mit 40 % in die Wertung einfließen. Dabei wird das günstigste Angebot 40 Punkte erhalten. Ein fiktives oder tatsächliches Angebot, welches mindestens 150 % des günstigsten Angebots entspricht, wird 0 Punkte erhalten. Der Punktwert der Angebote, die preislich zwischen günstigstem Angebot und fiktivem Angebot liegen, wird über lineare Interpolation bis zu 3 Stellen hinter dem Komma ermittelt. Ferner ist ein absolut belastbares, optimales Umsetzungskonzept von großer Bedeutung für die WfaA. Dessen schriftliche Darstellung und spätere Vorstellung im Rahmen des Präsentations- und Verhandlungsgesprächs wird daher mit insgesamt 60 % in die Endwertung einfließen, es werden somit maximal 60 Punkte zu erreichen sein. Die Bietenden sollen insofern konzeptionell darstellen, wie sie das Projekt angehen wollen. Weitere Unterwichtungskriterien sind noch nicht festgelegt, diese werden ggf. bei Start des Verhandlungsverfahrens transparent dargestellt. ACHTUNG: FÜR DEN TEILNAHMEANTRAG MUSS WEDER EIN ANGEBOT KALKULIERT NOCH EINE PRÄSENTATION ERSTELLT WERDEN. DIE HIER ENTHALTENDEN ERLÄUTERUNGEN DIENEN LEDIGLICH DER MAXIMALEN TRANSPARENZ FÜR DAS SPÄTERE VERHANDLUNGSVERFAHREN!
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Korruption: §123, § 124 GWB
Betrug: §123, § 124 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: §123, § 124 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: §123, § 124 GWB
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: §123, § 124 GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: §123, § 124 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: §123, § 124 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: §123, § 124 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: §123, § 124 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: §123, § 124 GWB
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: §123, § 124 GWB
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: §123, § 124 GWB
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: §123, § 124 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: §123, § 124 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: §123, § 124 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: §123, § 124 GWB
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: §123, § 124 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: §123, § 124 GWB
Zahlungsunfähigkeit: §123, § 124 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: §123, § 124 GWB
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: §123, § 124 GWB
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Vergabe der externen Dienstleistungen im Rahmen der Entgeltabrechnung und Personalverwaltung für die Mitarbeitenden der WfaA
Beschreibung: 1. Projektbeschreibung Die Werkstatt für angepasste Arbeit GmbH mit Sitz in der Marienburger Straße 24, 40599 Düsseldorf, ist eine Werkstatt für Menschen mit Behinderung. Im Unternehmen werden derzeit rund 414 Abrechnungsfälle betreut, darunter 21 geringfügig Beschäftigte, 2 Beschäftigte im sogenannten Midi-Job, 7 Auszubildende sowie 4 Teilnehmende im Rahmen eines Freiwilligen Ökologischen Jahrs (FÖJ). Zudem gibt es einen AT-Vertrag und 6 Mitarbeitende im Alterszeitmodell. 1.1 Projektgegenstand Im vorliegenden Verfahren wird die All-in-One-Softwarelösung für die Bereiche • Entgeltabrechnung, • Zeitwirtschaft, • HR-Self-Services, • Digitale Personalakte und • Bewerbungsmanagement im Sinne einer externen Full-Service-Leistung ausgeschrieben. Die genannte Dienstleistung wird aktuell durch einen externen Dienstleister erbracht, der die entsprechende Dienstleistung künftig nicht mehr anbietet und daher auch nicht als vorbefasstes Unternehmen an dem vorliegenden Verfahren teilnehmen wird. 1.2 Aufgabenstellung und Leistungspflichten Die Dienstleistung wird ausschließlich als Gesamtleistung vergeben. Die Einbindung von Subunternehmen ist ausgeschlossen. Die vorhandenen Zeiterfassungsterminals der Firma dormakaba, Typ 9700 und 9320 müssen weiterverwendet werden, so dass eine kompatible Schnittstelle Voraussetzung für die Leistungserbringung ist. Die Übernahme der bisherigen Struktur der digitalen Personalakte und der dort hinterlegten Dokumente muss im Wege der Datenmigration möglich sein. Dabei muss v.a. auch die Übernahme der bisherigen sechsstelligen Personalnummern möglich sein. Die eingesetzte Software muss eine HR-Cloud-Lösung sein. Viele der Mitarbeitenden verfügen über keinen eigenen PC. Es ist eine Vielzahl von IGEl-Rechnern im Einsatz, lokale Installationen sind deshalb ausgeschlossen. Die Abwicklung muss über ein eigenes Rechenzentrum in Deutschland erfolgen. Der Dienstleister muss über die folgenden Zertifikate verfügen: • BSI-ISO 27001, • BSI-ISO C5 und • ISAE 3402 (jeweils oder vergleichbar) Änderungen im gesetzlichen, sozialversicherungsrechtlichen, steuerrechtlichen und tarifvertraglichen Umfeld müssen durch den Dienstleister eigenständig erkannt und im System eingepflegt werden. Der Dienstleister muss seine Tätigkeit ausreichend versichern. Die Ansprechpartner des Dienstleisters müssen fließend deutsch sprechen und zu den üblichen Geschäftszeiten der WfaA zwischen 07:00 Uhr und 16:00 Uhr regelmäßig erreichbar sein. Das genutzte Abrechnungssystem ist SAP HR; die Abrechnung erfolgt in drei Abrechnungskreisen jeweils zum 15. eines Monats. Die Gehaltsabrechnungen zeichnen sich durch zahlreiche individuelle Vertragsbestandteile, wie beispielsweise Zulagen, aus. Eine leistungsorientierte Bezahlung gemäß TVöD findet statt. Es werden die Tarifverträge • TVöD VKA, • TVöD SuE, • TV-AöD, • TVPöD und • TVSüD abgerechnet. Außerdem müssen folgende Kriterien abgedeckt werden: • Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket, • Zugang zu Dienstrad und Dienstwagen, • Pfändungen, • Zulagen für besondere Aufgaben, • Prämien für „Mitarbeitende werben Mitarbeitende“, • Mitarbeiterdarlehen sowie • Vorschüsse und Übergangsgeld gemäß ehemaligem BAT Die betriebliche Altersvorsorge wird bei der Rheinischen Versorgungskasse geführt. Lebensarbeitszeitkonten sind für die Zukunft geplant. Das aktuelle System der Finanzbuchhaltung ist CSS, das eingesetzte Zeitwirtschaftssystem basiert auf SAP HR mit einer Schnittstelle zum HR-Portal. Grundlage für die Arbeitszeitregelung ist der TVöD sowie eine entsprechende Betriebsvereinbarung. Die Pausenregelung erfolgt automatisiert im System. Arbeitszeit- und Überstundenkonten sind vorhanden, der Ausgleich von Guthaben kann wahlweise in Freizeit oder Entgelt erfolgen. Es bestehen über 70 verschiedene Arbeitszeitmodelle. Die Zeitbuchung erfolgt über Terminals des Herstellers Dormakaba (insgesamt 10 Stück) sowie über ein Webportal. Die digitale Personalakte wird mit dem System Aconso geführt. 1.3 Termine und Laufzeiten Der bestehende Vertrag läuft zum 31.12.2026 aus. Vertragsbeginn ist daher der 01.01.2027, wobei der Zuschlag für den Sommer 2026 geplant ist, so dass ausreichend Vorlaufzeit für Implementierung und Rollout besteht. Die Laufzeit des Vertrags ist auf ein Jahr begrenzt, wobei die WfaA den Vertrag einseitig maximal vier Mal verlängern kann; die maximale Vertragsdauer beträgt insofern fünf Jahre.
Interne Kennung: LOT-0001 WfaA_EA_1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 75100000 Dienstleistungen der Verwaltung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: vier mal ein Jahr Verlängerung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2031
Andere Laufzeit: Unbekannt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#, #Besonders auch geeignet für:selbst#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Auftragsunterlagen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 7
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 19/01/2026 13:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Auf der ersten Stufe wird die Vollständigkeit der geforderten Erklärungen und Unterlagen geprüft. Sodann werden fehlende Angaben, Erklärungen und Nachweise einmalig unter Setzung einer Frist (sechs Kalendertage) nachgefordert. Liegen nach Ablauf dieser Frist die Angaben, Erklärungen und Nachweise weiterhin nicht bzw. nicht vollständig vor, so werden die jeweiligen Bewerbenden auf dieser Stufe ausgeschlossen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Noch nicht bekannt
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Im vorliegenden Verfahren wird die All-in-One-Softwarelösung für die Bereiche • Entgeltabrechnung, • Zeitwirtschaft, • HR-Self-Services, • Digitale Personalakte und • Bewerbungsmanagement im Sinne einer externen Full-Service-Leistung ausgeschrieben. Die Dienstleistung wird ausschließlich als Gesamtleistung vergeben.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland
Informationen über die Überprüfungsfristen: Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die Vergabestelle zu richten. Statthafter Rechtsbehelf ist gem. §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim Bieter/Bewerber kommt es nicht an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 3 GWB).
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Werkstatt für angepasste Arbeit GmbH
Registrierungsnummer: t492118825841674
Postanschrift: Marienburger Str. 24
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40599
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Telefon: +49211 88 25 84 16 74
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: a25d4a61-7201-4360-a3f1-717fa0929c64 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 19/12/2025 16:47:37 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 857960-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 247/2025
Datum der Veröffentlichung: 23/12/2025