5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Carl-Zeiss-Str. 15
Stadt: Reutlingen
Postleitzahl: 72770
Land, Gliederung (NUTS): Reutlingen (DE141)
Land: Deutschland
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Kündigt die Auftraggeberin die bestehende Vereinbarung nicht spätestens 3 Monate vor Vertragsende, verlängert sich diese jeweils um weitere 12 Monate, maximal 24 Monate.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Noch nicht bekannt
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Eigenerklärung über die Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister.
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Angaben zum Umsatz (in EUR) des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Hinweis: Neu gegründete Unternehmen, die den Nachweis noch nicht oder nicht vollständig erbringen können, haben darauf hinzuweisen und entsprechende andere Unterlagen (z.B. Unternehmensplanungen) vorzulegen, die eine Beurteilung in finanzieller und wirtschaftlicher Hinsicht zulassen.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: Eigenerklärung über das jährliche Mittel der bei dem Unternehmen Beschäftigten und die Anzahl der für die ausgeschriebene Leistung qualifizierten Mitarbeiter in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Hinweis: Neu gegründete Unternehmen, die den Nachweis noch nicht oder nicht vollständig erbringen können, haben darauf hinzuweisen und entsprechende andere Unterlagen (z.B. Unternehmensplanungen) vorzulegen, die eine Beurteilung in finanzieller und wirtschaftlicher Hinsicht zulassen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Kommunen und Landkreise in Deutschland; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Weniger als 3 Kommunen 5 Punkte: 3 Kommunen alle unter 250.000 Einwohner 10 Punkte: 3 Kommunen und mind. 1 über 250.000 Einwohner
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Verwendung von Large Language Modells (LLM); Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: keine Verwendung von LLMs 5 Punkte: Verwendung älterer LLMs (> 3 Monate) 10 Punkte: Verwendung modernerer LLMs (< 3 Monate)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Optionen für datenschutzkonforme LLM-Nutzung; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: keine Verwendung datenschutzkonformer LLMs 5 Punkte: Verwendung eines datenschutzkonformen LLMs 10 Punkte: Verwendung einer Auswahl datenschutzkonformer LLMs
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Verwendung von RAG, alternativ Verwendung eines Realtime RAGs; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Weder RAG noch Realtime RAG 5 Punkte: RAG oder Realtime RAG 10 Punkte: RAG & Realtime RAG
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Quellenangabe vorhanden und korrekt; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Quellenangaben werden unvollständig oder ohne Links dargestellt 5 Punkte: Quellenangaben werden vollständig und mit anklickbaren Links dargestellt 10 Punkte: Quellenangaben werden vollständig mit korrekten und anklickbaren Links sowie einer passenden, kompakten Quellenüberschrift dargestellt
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Referenz mit Voiceboteinführung vorhanden; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: kein Voicebot eingeführt 5 Punkte: mind. 1 Voicebot vorhanden (Audio-IN) 10 Punkte: Mind. 1 Voicebot vorhanden (Audio-IN und Audio-OUT)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Umsetzung der Feedbackfunktion (negative und positive Bewertung); Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Keine Feedbackfunktion 2 Punkte: Sterne-Funktion oder Kommentarfeld mit der Möglichkeit positiv und negativ zu kommentieren 5 Punkte: Sterne-Funktion und Kommentarfeld mit der Möglichkeit positiv und negativ zu kommentieren
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Inwiefern wurde die Barrierefreiheit bei der Umsetzung bei den Projekten berücksichtigt; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Nicht berücksichtigt 5 Punkte: Einfache Sprache vorhanden 10 Punkte: Leichte Sprache und Audio-IN vorhanden
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Welche Sprachen werden unterstützt; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Chatbot spricht nur Deutsch 5 Punkte: Die gängigsten 20 Sprachen für Anfragen (u.a. DE, FR, EN, ESP, IT, TÜRK, RU, PO, ARAB, GR, RU, UK, HR, HU, PT) 10 Punkte: Alle gängigen Sprachen (Ca. 100)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Wie wurde der Chatbot an das Corporate Design des Kunden angepasst; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Keine Anpassung 5 Punkte: Angepasst an CD des Kunden
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Avatargestaltung; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: keine Standardavatare verfügbar 5 Punkte: Auswahl an 5 Standardavataren 10 Punkte: Auswahl an 5 Standardavataren und zusätzlich können individuelle Avatare gestaltet oder eingebunden werden
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1
Kriterium: Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen
Beschreibung: Der Bieter stimmt den Inhalten der Anlage "Vertraulichkeits- und Sicherheitserklärung" zu und bestätigt damit die Einhaltung der Regelungen zur Vertraulichkeit und der Sicherheit.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Angebotspreis inkl. Rabatten
Beschreibung: Angebotspreis inkl. Rabatten
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Technik
Beschreibung: Systemarchitektur, Technologie, Datenschutz, Zukunftsfähigkeit
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzept
Beschreibung: Konzept für Schulungen und Durchführung des Projektes
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 13/01/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 23/01/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 20/01/2026 09:59:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Vergabestelle behält sich vor, Bewerber aufzufordern, bei Einreichung des Teilnahmeantrags fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, ins-besondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Ein Anspruch hierauf besteht jedoch nicht.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Noch nicht bekannt
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Es wird darauf hingewiesen, dass das am 1.7.2013 in Kraft getretene Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG) sowie das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz) Anwendung finden. Die sich hieraus ergebenden Verpflichtungen, insbesondere auch bei dem Einsatz von Nach- und Verleihunternehmen, sind daher zu beachten. Bei Angebotsabgabe ist eine entsprechende Verpflichtungserklärung abzugeben.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Informationen über die Überprüfungsfristen: Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es: "Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: civillent GmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: civillent GmbH