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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universität Duisburg-Essen
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Software xSuite Invoice Premium
Beschreibung: Die Software xSuite Invoice Premium einschließlich der erforderlichen Dienstleistungen.
Kennung des Verfahrens: edd34e65-60fe-4fff-8158-b25e1a1f9141
Interne Kennung: AH 250918
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48921000 Automatisierungssystem
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Essen
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXS0YEQYTX6UA32M# Der Antrag auf Nachprüfung ist gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt." Es gelten die Vertrags- und Vergabebedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen in der aktuell gültigen Fassung, mitveröffentlicht in diesem Projektforum unter den Vergabeunterlagen. Auch im Fall des Zuschlags, werden Ihre AGB nicht anerkannt, sollten diese auf Schriftstücken wie Angeboten, Rechnungen oder Lieferscheinen abgebildet sein. Bewerber-/Bieterfragen können nur über das Bewerber-/Bietertool "Kommunikation" auf der Vergabeplattform www.evergabe.nrw.de bis zur Fristsetzung gestellt werden und werden nur über die Vergabeplattform beantwortet. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass interessierte Unternehmen im Falle von Bewerber-/Bieterfragen und/oder notwendigen Änderungen an den Vergabeunterlagen nur kontaktiert werden können, wenn sie sich unter Angabe einer E-Mailadresse freiwillig bei der Vergabeplattform www.evergabe.nrw.de registrieren. Soweit eine freiwillige Registrierung nicht erfolgt, können keine zusätzlichen Informationen übermittelt werden. Nicht registrierte Bewerber/Bieter sind selber dafür verantwortlich, auf der Vergabeplattform regelmäßig zu prüfen, ob neue Nachrichten vorliegen. Das Risiko der vollständigen und lesbaren Übermittlung des Auskunftsersuchens trägt der anfragende Bewerber/Bieter.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Software xSuite Invoice Premium
Beschreibung: Die Software xSuite Invoice Premium zur automatisierten Rechnungsverarbeitung sowie begleitende Dienstleistungen zur Implementierung und Systemanpassung im Rahmen der Umstellung auf SAP S/4HANA.
Interne Kennung: AH 250918
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48921000 Automatisierungssystem
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Essen
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge
Zuschlagskriterium — Zahl: 1,00
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde: Die Angebote werden einfach nach dem Preis gereiht (z. B. niedrigster Preis = Rang 1). Wobei eine Rangfolge aufgrund der Alleinstellung nicht begildet wurde.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der geltend gemachte Verstoß gegen Vergabevorschriften wurde vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber gerügt. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen. Ein Antrag auf Nachprüfung ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen. Ein Antrag zur Geltendmachung der Unwirksamkeit des vergebenen Auftrages ist innerhalb von 30 Kalendertagen bei der in nach VI.4.1 genannten Stelle einzulegen, gerechnet vom Tage nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Duisburg-Essen
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Es liegt keine Zustimmung zur Veröffentlichung vor. Die Auftragswerte werden grds. nicht veröffentlicht, um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu schützen und damit die Möglichkeit der Kenntnisnahme von Kalkulation oder Produktions- und Verfahrensabläufe des Auftragnehmers durch Dritte - und damit auch durch Wettbewerber - zu unterbinden.
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Das Sachgebiet für Anlagen- und Finanzbuchhaltung (6.2) benötigt die Software xSuite Invoice Premium. Dabei handelt es sich um eine Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung, mit der eingehende Rechnungen gescannt, relevante Daten automatisch erkannt und anschließend an die zuständigen Personen zur Freigabe weitergeleitet werden. Dadurch wird die Bearbeitung von Rechnungen deutlich beschleunigt und effizienter gestaltet. Im Rahmen der Umstellung auf SAP S/4HANA ist die Anschaffung der neuen Version erforderlich, da die aktuell eingesetzte Softwareversion nicht mehr kompatibel ist. Zudem bietet die aktuelle Version erweiterte Funktionalitäten, die zur Optimierung bestehender Prozesse, zur Vereinfachung der Arbeitsabläufe und damit zur Entlastung der Mitarbeitenden beitragen. Neben der Softwarebeschaffung umfasst der Bedarf auch begleitende Dienstleistungen zur Implementierung und Anpassung der Lösung an die Systemumgebung der Uni. Dazu zählen insbesondere konzeptionelle und technische Maßnahmen im Zusammenhang mit der Systemeinführung, der kundenspezifischen Konfiguration sowie der Sicherstellung eines stabilen Produktivbetriebs nach dem Go-Live. Diese Leistungen sind notwendig, um einen reibungslosen Übergang auf die neue Version sicherzustellen und die Funktionsfähigkeit im laufenden Betrieb zu gewährleisten. Der Auftragswert in Höhe von 271.000 EUR netto wurde auf Grundlage eines Orientierungsangebots ermittelt. Der EU-Schwellenwert i.H.v. 221.000,00 EUR netto gem. der Richtlinie der Europäischen Union 2014/24/EU i.V.m. § 106 I, II GWB wird hierbei überschritten. Somit ist §14 VgV für die Wahl der Verfahrensart einschlägig. Nach §14 II VgV ist für Beschaffungen als Vergabeart grds. das offene Verfahren oder das nicht offene Verfahren mit Teilnahmewettbewerb vorgesehen, sofern kein Ausnahmetatbestand einschlägig ist. Gemäß § 14 IV VgV können Liefer- und Dienstleistungen im Rahmen einer Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden. Nach § 14 IV Nr. 2 b) VgV liegt ein Ausnahmetatbestand vor, wenn zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Angebotsabgabe der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen ausgeführt oder bereitgestellt werden kann, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb besteht. Die Bedarfsstelle weist darauf hin, dass die benötigte Software ausschließlich bei der Firma xSuite Group GmbH zu beschaffen ist. Hintergrund ist, dass der an der UDE etablierte Workflow zur Rechnungsverarbeitung auf der Softwarelösung von xSuite basiert. Im Rahmen des S/4HANA-Projektes wurde ein sogenannter Brownfield-Ansatz gewählt, bei dem die bestehenden Systeme und Prozesse weiter genutzt und auf die neue Umgebung migriert werden. Wenn anstelle der Software von der Firma xSuite Group GmbH eine andere Lösung beschafft würde, hätte dies weitreichende Folgen. Die Universität arbeitet seit vielen Jahren mit der Software von xSuite, und die bestehenden Abläufe zur Rechnungsverarbeitung sind darauf abgestimmt. Ein Wechsel auf eine andere Software würde bedeuten, dass Schnittstellen zu SAP S/4HANA komplett neu eingerichtet, Prozesse neu gestaltet und Mitarbeitende erneut geschult werden müssten. Dies wäre mit erheblichen Mehrkosten, zusätzlichem Zeitaufwand und einem erhöhten Risiko für Störungen im laufenden Betrieb verbunden. Darüber hinaus wurde bei der Umstellung auf SAP S/4HANA ausdrücklich festgelegt, dass die bisherigen Systeme und Arbeitsweisen beibehalten und lediglich in die neue Umgebung übertragen werden. Ein Abweichen hiervon würde die Stabilität und Kontinuität im Rechnungswesen gefährden. Nur durch die Fortführung mit der Lösung der xSuite Group GmbH ist die vollständige Funktionsfähigkeit des vorhandenen Workflows sowie die nahtlose Integration in das neue SAP-System gewährleistet. Aus den genannten Gründen bestehen technische Gegebenheiten, die einen Wettbewerb ausschließen. Die Voraussetzungen des § 14 IV Nr. 2 b VgV sind damit erfüllt, sodass die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb zulässig ist. Daher soll nun ein Angebot der Firma xSuite Group GmbH eingeholt und anschließend vergeben werden. Der Vertrag soll am 01.01.2026 beginnen und eine Laufzeit von drei Jahren mit der Option auf eine Verlängerung um ein weiteres Jahr haben. Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist (§ 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV).
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: xSuite Group GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 1 - 547043
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Es liegt keine Zustimmung zur Veröffentlichung vor. Die Auftragswerte werden grds. nicht veröffentlicht, um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu schützen und damit die Möglichkeit der Kenntnisnahme von Kalkulation oder Produktions- und Verfahrensabläufe des Auftragnehmers durch Dritte - und damit auch durch Wettbewerber - zu unterbinden.
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Es liegt keine Zustimmung zur Veröffentlichung vor. Die Auftragswerte werden grds. nicht veröffentlicht, um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu schützen und damit die Möglichkeit der Kenntnisnahme von Kalkulation oder Produktions- und Verfahrensabläufe des Auftragnehmers durch Dritte - und damit auch durch Wettbewerber - zu unterbinden.
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: xSuite Group GmbH, 22926 Ahrensburg
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Bandbreite der Angebote:
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Es liegt keine Zustimmung zur Veröffentlichung vor. Die Auftragswerte werden grds. nicht veröffentlicht, um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu schützen und damit die Möglichkeit der Kenntnisnahme von Kalkulation oder Produktions- und Verfahrensabläufe des Auftragnehmers durch Dritte - und damit auch durch Wettbewerber - zu unterbinden.
Wert des höchsten zulässigen Angebots: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Es liegt keine Zustimmung zur Veröffentlichung vor. Die Auftragswerte werden grds. nicht veröffentlicht, um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu schützen und damit die Möglichkeit der Kenntnisnahme von Kalkulation oder Produktions- und Verfahrensabläufe des Auftragnehmers durch Dritte - und damit auch durch Wettbewerber - zu unterbinden.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universität Duisburg-Essen
Registrierungsnummer: DE811272995
Postanschrift: Forsthausweg 2
Stadt: Duisburg
Postleitzahl: 47057
Land, Gliederung (NUTS): Duisburg, Kreisfreie Stadt (DEA12)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle/Strategischer Einkauf
Telefon: +49 203379-2999
Fax: +49 2033791217
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstr. 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2211473055
Fax: +49 2211472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: xSuite Group GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: HRB 3382 AH
Postanschrift: Hamburger Str. 12
Stadt: Ahrensburg
Postleitzahl: 22926
Land, Gliederung (NUTS): Stormarn (DEF0F)
Land: Deutschland
Telefon: 04102 8838-266
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 141ad4ee-92f8-41b7-a20c-a1d16741d55e - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/12/2025 11:53:21 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 837877-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 243/2025
Datum der Veröffentlichung: 17/12/2025