1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Bereitstellung von Druck- und Kopiersystemen auf der Grundlage eines Full-Service-Vertrages für die Stadt Münster und die Gemeinde Everswinkel
Beschreibung: Bereitstellung von Druck- und Kopiersystemen auf der Grundlage eines Full-Service-Vertrages für die Stadt Münster und die Gemeinde Everswinkel
Kennung des Verfahrens: 1106b74c-1124-4bf4-ab26-92500b1b321c
Interne Kennung: 2025-1014-18
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30232100 Drucker und Plotter
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Münster
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Everswinkel
Land, Gliederung (NUTS): Warendorf (DEA38)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXTDYYDYTJEJMJ11# Rückfragen werden durch Unternehmenskommunikation für alle Interessenten beantwortet. Die Information über vorliegende Unternehmenskommunikation werden unaufgefordert per E-Mail nur an die Interessenten verschickt, die sich freiwillig registrieren lassen. Alle übrigen Interessenten werden aufgefordert, regelmäßig den Link in der Bekanntmachung zur angegebene Internetseite für das Herunterladen der Vergabeunterlagen aufzusuchen, um dort eventuelle Unternehmenskommunikationen abzurufen. Hinweise zur Datenverarbeitung nach Artikel 13 bzw. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Kontaktdaten der für die Verarbeitung verantwortlichen Stelle: Stadt Münster, Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement, Zentrales Vergabemanagement, 48127 Münster, E-Mail: Vergaben@stadt-muenster.de Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten: Die behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadtverwaltung Münster ist zu erreichen unter der Anschrift Stadt Münster, 48127 Münster, bzw. unter datenschutz@stadt-muenster.de Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Sinne des Artikels 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO. Für die gesetzlich gebotene transparente und diskriminierungsfreie Auswahl des günstigsten Anbieters der von der Stadt nachgefragten Waren, Werke oder Dienste ist es zwingend notwendig, die personenbezogenen Daten der Bieter (bei Unternehmen: deren Vertreter) zu speichern und zu verwenden. Datenkategorien und Datenherkunft: - Anrede, Vorname, Nachname, ggfs. Unternehmensbezeichnung - ggf. gültige E-Mail-Adresse, - Anschrift, - Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk), vollständige Angebots- oder Teilnahmeanträge - Weitere Informationen, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage/ Ihres Angebots / Ihres Teilnahmeantrags notwendig sind, Zu einer Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte kann es kommen, wenn Bieter Beschwerden gegen die Entscheidung erheben, mit wem die Stadt Münster den Vertrag schließen will. Dauer der Speicherung: Bis zum Abschluss des im Wettbewerb stehenden Vertrags. Ggf. länger, wenn die Stadt Münster nach spezialgesetzlichen Vorschriften zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder Bieter in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO eingewilligt haben. Rechte der betroffenen Person: Bei entsprechendem Identitätsnachweis können Interessenten bzw. Bieter bei der eingangs genannten Stelle jederzeit: 1) Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen für welchen Zweck und für welche voraussichtliche Dauer verarbeiten; 2) Berichtigung verlangen, sofern Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten, 3) Löschung der zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen, sofern sie für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, oder zur Verteidigung von Rechten der Stadt Münster nicht mehr notwendig sind. Das Recht zur Löschung besteht nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO. 4) Einschränkung der Datenverarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO verlangen; 5) Verlangen, personenbezogenen Daten, die uns bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln 6) Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO einlegen. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Wer der Ansicht ist, dass seine personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig verarbeitet werden, kann sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Die Kontaktdaten der für die Stadt Münster zuständigen Aufsichtsbehörde lauten: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf (Hausanschrift: Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf), Tel. 0211/38424-0, Fax 0211/38424-10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Bereitstellung von Druck- und Kopiersystemen auf der Grundlage eines Full-Service-Vertrages für die Stadt Münster und die Gemeinde Everswinkel
Beschreibung: Bereitstellung von Druck- und Kopiersystemen auf der Grundlage eines Full-Service-Vertrages für die Stadt Münster und die Gemeinde Everswinkel Aus "Informationen zum Teilnahmewettbewerb": 4. Art und Umfang der Leistung Die Stadt Münster nutzt für die Verwaltung und Schulen in zahlreichen Gebäuden innerhalb des Einzugsgebietes der Stadt Drucker und Kopierer verschiedener Leistungsstufen vom Arbeitsplatzdrucker bis hin zur eigenen Hausdruckerei. Neben der Stadtverwaltung und Schulen der Stadt Münster ist die citeq als städtischer IT-Dienstleister und eigenbetriebsähnliche Einrichtung der Stadt Münster zusätzlich für die Beschaffung solcher Geräte für die derzeit 28 Partner im Rahmen einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung (ÖrV) zuständig. Eine Teilnahme der Gemeinde Everswinkel im Rahmen von Kopiersystemen findet statt. Die citeq wird die Bereitstellung von Druck- und Kopiersystemen an einen geeigneten Anbieter auf der Grundlage eines Full-Service-Vertrages vergeben. Es ist beabsichtigt den Full-Service-Vertrag für eine Laufzeit von 60 Monaten zu schließen. Aufgrund wirtschaftlicher Beeinträchtigungen, die auf die Abschreibungsdauer höherer Leistungsklassen zurückzuführen ist, wird von der Richtlinie, (gemäß EU-weiter Ausschreibung) den Vertrag über 48 Monate zu schließen, abgewichen. Bestandteil der Ausschreibung werden Arbeitsplatzdrucker und Multifunktionsgeräte. Die Ausstattung der Hausdruckerei ist nicht Gegenstand der Ausschreibung. Zurzeit sind bei der Stadt Münster und bei den Schulen der Stadt Münster überwiegend Arbeitsplatzdrucker und Arbeitsplatzmultifunktionsgeräte der Firma Canon im Einsatz und werden über einen Full-Service-Vertrag gemietet. Der bestehende Vertrag und sämtliche Ein-zelmietverträge für die Stadt Münster und der Gemeinde Everswinkel enden zum 30.06.2026. Ausschnitt aus: "Besonderen Vertragsbedingungen": 2. Anforderungen/Projektbeschreibung [...] Um die Administration und Verwaltung der Drucker zentral zu ermöglichen, ist folgende Software anzubieten: - Flottenadministration/Gerätemanagement, im folgenden Gerätemanagement genannt - Follow-Me-Print - Online Tool/Shopsystem Der Anbieter hat demnach sicherzustellen, dass die über den hier ausgeschriebenen Vertrag bezogenen Geräte mit dem abzurufenden Druckmanagement, Follow-Me-Print-System und Onlinetool/Shopsystem kompatibel sind. Die Kosten für das Druckmanagement, Follow-Me-Print-System und Onlinetool/Shopsystem sind in den Verbrauchsmaterialien oder der Miete zu inkludieren. [...]
Interne Kennung: 2025-1014-18
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 30232100 Drucker und Plotter
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Münster
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Everswinkel
Land, Gliederung (NUTS): Warendorf (DEA38)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 60 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge
Beschreibung: 2031
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme# Ausschnitt aus "Informationen zum Teilnahmewettbewerb" Ziffer 2, Verfahren "Die Ausschreibung erfolgt gemäß § 119 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GwB) in Verbindung mit §14 Abs. 3 Nr. 1-4 und § 17 Vergabeverordnung (VgV) im Rahmen eines EU-weiten Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb). Es sollen maximal drei (3) Bewerber zur Teilnahme an dem Verhandlungsverfahren aufgefordert werden. Um zum Verhandlungsverfahren zugelassen werden zu können, muss eine Bewerbung im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbes erfolgen. Die Teilnahmeanträge werden bewertet, es können maximal 10.000 Leistungspunkte erreicht werden. Der Bewerber muss zum Nachweis seiner Eignung mindestens 7.000 Leistungspunkte erreichen. Wird ein Teilnahmeantrag mit weniger als 7.000 Leistungspunkten bewertet, wird die Bewerbung nicht weiter berücksichtigt. Gehen mehr als drei Bewerbungen ein, die die erforderlichen Leistungspunkte erreicht haben, werden die drei Bewerber mit der höchsten Anzahl an Leistungspunkten zum Verhandlungsverfahren zugelassen. Bei gleicher Punktzahl entscheidet das Los. Es sind bis zu drei (3) Verhandlungsphasen vorgesehen. Eine Reduzierung der Bewerber/Bieter im Laufe der aufeinander folgenden Verhandlungsphasen ist möglich. . Die Verhandlungsgespräche erfolgen auf Grundlage der Vergabeunterlagen, die Ausschlusskriterien sind grundsätzlich zu erfüllen. Das erste Angebot der Bewerber/Bieter wird als indikatives Angebot betrachtet, das im Rahmen der ersten Verhandlungsrunde detailliert erläutert und besprochen werden soll. Unter Berücksichtigung der Verhandlungsergebnisse mit allen Bewerbern/Bietern, werden im Nachgang zu jeder Verhandlungsrunde durch den Auftraggeber die Vergabeunterlagen überarbeitet und den Bewerbern/Bietern erneut zur Verfügung gestellt. Alle dem Indikativen Angebot folgenden Angebote der Bewerber/Bietern sind verbindlich und können bezuschlagt werden. Ausschnitte aus der "Information zum Verhandlungsverfahren": 4. Prüfung und Wertung der Angebote 4.1. Prüfung Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt nach den Bestimmungen der Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte (GwB, VgV). Die K.O.-Kriterien sind grundsätzlich zu erfüllen. Sollten auf Grund von neuen technischen oder sonstigen innovativen Lösungen die K.O.- Kriterien nicht in der geforderten Art und Weise erfüllt werden können, aber durch eine gleichwertige Lösung ersetzt werden können, ist dieser Lösungsansatz dem Angebot in detaillierter schriftlicher Form beizufügen. Kategorie: K.O. Das Kriterium muss erfüllt werden. Nichterfüllung führt zum Ausschluss des betroffenen Systems. B Das Kriterium soll erfüllt werden. Bei Erfüllung werden die erreichten Punkte der Gesamtpunktzahl des betroffenen Systems hinzugerechnet. [...] 4.2. Bewertungsmethode Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der einfachen Richtwertmethode nach UfAB. [...] 4.3. Leistungspunkte Als Gesamtsumme der Leistungspunkte (L) können 15.800 Leistungspunkte erreicht werden: 1. Allgemeiner Teil - Nicht-Funktionale Anforderungen 3.000 Punkte 2. Spezieller Teil - Funktionale Anforderungen 10.000 Punkte 3. Beschreibung Shopsystem/Onlinetool/Self-Service-Portal 800 Punkte 4. Präsentation inkl. Showcases 2.000 Punkte Die Gesamtsumme der Leistungspunkte muss mindestens 12.000 betragen, um berücksichtigt zu werden. Werden weniger als 12.000 Leistungspunkte erreicht, wird der Bieter von der Wertung ausgeschlossen. 4.4. Preisermittlung Der Preis (P) ergibt sich aus der Anlage 4 (Preisteil). [...] 6. Teststellung Nach Auswertung der formellen Vorgaben und Ermittlung der wirtschaftlichsten Angebote, wird die citeq die drei bestplatzierten Bieter auffordern, für jede Leistungsklasse den angebotenen Drucker inkl. der erforderlichen Verbrauchsmaterialien zum Zwecke einer verifizierenden Test-stellung für die Dauer von maximal 8 Wochen kostenlos zur Verfügung zu stellen. Die Drucker sind entsprechend den Anforderungen und Vorgaben konfiguriert zur Verfügung zu stellen. Die Softwarekomponenten soll zu Testzwecken auf Servern der citeq installiert werden. Die Test-konfiguration (Software + Testgeräte) sind innerhalb von 15 Arbeitstagen (montags bis freitags) nach Aufforderung durch die citeq frei Verwendungsstelle anzuliefern und in Betrieb zu neh-men. Falls dieses nicht realisiert werden sollte, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Während der Teststellung ist bei Bedarf ein Vor-Ort-Support seitens des Bie-ters/Herstellers zu gewährleisten. Das Transportrisiko übernimmt der Anbieter. Im Rahmen der Teststellung wird die Einhaltung der im Angebot/Vergabeunterlagen genannten und beschriebenen Eigenschaften und Anforderungen der Drucker geprüft. Die Nichterfüllung eines oder mehrerer KO-Kriterien führt zu einem Ausschluss des Druckers aus der Wertung. 8. Bewertung Die technischen und fachlichen Anforderungen der Angebote werden geprüft und bewertet und der Preis wird ermittelt. Die Bewertung der nicht-funktionalen Anforderungen und der funktionalen Anforderungen ergibt sich aus der im Lastenheft (Anlage 3) hinterlegten Bewertung. Soweit bei der Anforderung eine Gewichtung (Zielerfüllungsgrad) der Antwort erforderlich ist, erfolgt die Gewichtung nach den folgenden Kriterien. Dies findet Anwendung in Punkt 5 (Shopsystem/Onlinetool/Self-Service-Portal) und Punkt 7 (Präsentation inkl. Showcases). [Es folgt eine Aufstellung von Zielerfüllungsgraden 0 - 10]
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung: Zertifizierungen des Unternehmens (z. B. ISO 9001 Qualitätsmanagement, ISO 27001, Informationssicherheitsmanagement, ISO 14001 Umweltmanagement, ISO 20000 IT Service Management (ITSM), TISAX, ISO 50001 (Energiemanagement)) die im Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen.
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Beschreibung: Tariftreue
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Sonstiges
Gefördertes soziales Ziel: Faire Arbeitsbedingungen, Sonstiges
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung: 7.1. Referenzen (Siehe Anlage 1.1 Nummer 1.1 - 3.2) - siehe Ziffer 7 Teilnahmekriterien (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Stellen Sie drei Referenzprojekte bezogen auf einen möglichst vergleichbaren (Anzahl Gerä-te, Art des Services, Aufstellungsorte, Softwareausstattung, Abrechnungsmodell, Shopsys-tem) Auftragsgegenstand dar. Bitte beschreiben Sie die von Ihnen aufgeführten Referenzen ausführlich.
Kriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Beschreibung: 7.4. Zertifizierungen (Siehe Anlage 1.1 Nummer 6) - Siehe Ziffer 7 Teilnahmekriterien (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung): Der Bewerber hat den Nachweis entsprechender Zertifizierungen des Unternehmens, die im Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand steht, zu erbringen. Die Zertifizierungen haben im Zusammenhang zum Auftragsgegenstand zu stehen. Dies Zertifizierungen werden mit maximal 500 Punkten bewertet. Zertifizierungen des Unternehmens (z. B. ISO 9001 Qualitätsmanagement, ISO 27001, Informationssicherheitsmanagement, ISO 14001 Umweltmanagement, ISO 20000 IT Service Management (ITSM), TISAX, ISO 50001 (Energiemanagement)) die im Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Berufshaftpflichtversicherung (VgV) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachzuweisen: Bestand einer Haftpflichtversicherung (Betriebshaftpflicht und/oder Berufshaftpflicht). ("Eigenerklärung zur Eignung" liegt bei). Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Versicherungsnachweis einschließlich Angabe der versicherten Risiken und Deckungssumme) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen.
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung: Gesamtumsatz (VgV) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre. ("Eigenerklärung zur Eignung" liegt bei). Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Insolvenzverfahren, Liquidation (VgV) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachzuweisen: Es liegt keine Insolvenz, keine Liquidation vor. ("Eigenerklärung ..." liegt bei).
Kriterium: Finanzkennzahlen
Beschreibung: Steuern, Abgaben, Beiträge (VgV) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachzuweisen: Die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung ist erfüllt. Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse (soweit mein Betrieb Beitragspflichtig ist), sowie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt)) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen. ("Eigenerklärung zur Eignung" liegt bei)
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Auswahlverfahren (Bewertungsmatrix und Informationen zum Teilnahmewettbewerb) - Aus "Informationen zum Teilnahmewettbewerb": Ziffer 2: Die Ausschreibung erfolgt gemäß § 119 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GwB) in Verbindung mit §14 Abs. 3 Nr. 1-4 und § 17 Vergabeverordnung (VgV) im Rahmen eines EU-weiten Verhandlungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb). Es sollen maximal drei (3) Bewerber zur Teilnahme an dem Verhandlungsverfahren aufgefordert werden. Um zum Verhandlungsverfahren zugelassen werden zu können, muss eine Bewerbung im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbes erfolgen. Die Teilnahmeanträge werden bewertet, es können maximal 10.000 Leistungspunkte erreicht werden. Der Bewerber muss zum Nachweis seiner Eignung mindestens 7.000 Leistungspunkte erreichen. Wird ein Teilnahmeantrag mit weniger als 7.000 Leistungspunkten bewertet, wird die Bewerbung nicht weiter berücksichtigt. [...] Übersicht in "Informationen zum Teilnahmewettbewerb", ab Ziffer 7. Teilnahmekriterien, hier zusammengefasst Referenzen 1 - 3 In der Bewertung (Bewertungsmatrix) jeweils "Allgemeine Angaben" und "Leistungsmerkmale, Zielerfüllungsgrad: 1- 5, unterschiedliche Gewichtungen, je Referenz max. 2000 Leistungspunkte. Mittels beigefügter "Eigenerklärung": Anlage 1 Referenzabfrage. Beschreibung des Unternehmens: In der Bewertung (Bewertungsmatrix) jeweils "Firmenprofil mit Aussagen" und "Vertriebliche und fachliche Unterstützung", Zielerfüllungsgrad 1-5, unterschiedliche Gewichtungen, max. 1000 Leistungspunkte. Mittels selbst erstelltem Dokument. Beschreibung Rolloutkonzept: In der Bewertung (Bewertungsmatrix) jeweils "Beschreibung" und "Rolloutkonzept", Zielerfüllungsgrad 1 - 5, unterschiedliche Gewichtungen, max. 2.500 Leistungspunkte. Mittels selbst erstelltem Dokument. Zertifizierungen: In der Bewertung (Bewertungsmatrix) die Anzahl der vorgelegten Zertifizierungen, je Zertifizierung 125 Leistungspunkte, max. 500 Leistungspunkte. Mittels beigefügten Dritterklärungen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 1 000
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preiskriterium für "Einfache Richtwertmethode"
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungspunkte
Beschreibung: Als Gesamtsumme der Leistungspunkte (L) können 15.800 Leistungspunkte erreicht werden: 1. Allgemeiner Teil - Nicht-Funktionale Anforderungen 3.000 Punkte (Anlage 3 - Lastenheft) 2. Spezieller Teil - Funktionale Anforderungen 10.000 Punkte (Anlage 3 - Lastenheft) 3. Beschreibung Shopsystem/Onlinetool/Self-Service-Portal 800 Punkte (Details: Ziffer 5: "Die Bewertung des Onlinetools erfolgt auf Basis der vom Bieter erstellten Anlage 10 und des Testsystems (mit der Abgabe des Angebotes ist dem Auftraggeber zudem ein Testzugang zum Onlinetool zur Verfügung zu stellen). Diese Bewertung erfolgt gemäß Besondere Vertragsbe-dingungen 6.5 und den funktionalen Anforderungen im Lastenheft (Anlage 3), sowie auf Basis der nachstehenden Tabelle unter Berücksichtigung des Bewertungsschemas unter Punkt 8. Es können maximal 800 Punkte erreicht werden.") 4. Präsentation inkl. Showcases 2.000 Punkte (Details: Ziffer 7 "Die citeq lädt die drei bestplatzierten Anbieter zu jeweils einem Präsentationstermin ein, an dem diese die angebotenen Leistungen vollumfänglich präsentieren können. Hierbei ist zu beachten, dass sämtliche angebotenen Produkte (Hardware, Service, Geräte- und Druckmanagement, Onlinetool) vor Ort vorgeführt werden und die funktionalen Anforderungen anhand von Show-cases vorgestellt werden. Die Präsentation muss autark und somit losgelöst von der Infrastruktur der citeq erfolgen. Im Vorfeld des Termins müssen Produktdatenblätter und Informationen zu den angebotenen Leistungen und Produkten bereitgestellt werden. Die Präsentation geht mit 2.000 Punkten in die Wertung mit ein. [...] Die Gesamtsumme der Leistungspunkte (hier 1.-4.) muss mindestens 12.000 betragen, um berücksichtigt zu werden. Werden weniger als 12.000 Leistungspunkte erreicht, wird der Bieter von der Wertung ausgeschlossen. Vor der Einladung der drei bestplatzierten bzw. ausgelosten (bei Punktegleichstand) Anbieter erfolgt die Teststellung: Ziffer 6 in den Informationen zum Verhandlungsverfahren: "6. Teststellung Nach Auswertung der formellen Vorgaben und Ermittlung der wirtschaftlichsten Angebote, wird die citeq die drei bestplatzierten Bieter auffordern, für jede Leistungsklasse den angebotenen Drucker inkl. der erforderlichen Verbrauchsmaterialien zum Zwecke einer verifizierenden Test-stellung für die Dauer von maximal 8 Wochen kostenlos zur Verfügung zu stellen. Die Drucker sind entsprechend den Anforderungen und Vorgaben konfiguriert zur Verfügung zu stellen. Die Softwarekomponenten soll zu Testzwecken auf Servern der citeq installiert werden. Die Testkonfiguration (Software + Testgeräte) sind innerhalb von 15 Arbeitstagen (montags bis freitags) nach Aufforderung durch die citeq frei Verwendungsstelle anzuliefern und in Betrieb zu neh-men. Falls dieses nicht realisiert werden sollte, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Während der Teststellung ist bei Bedarf ein Vor-Ort-Support seitens des Bieters/Herstellers zu gewährleisten. Das Transportrisiko übernimmt der Anbieter. Im Rahmen der Teststellung wird die Einhaltung der im Angebot/Vergabeunterlagen genannten und beschriebenen Eigenschaften und Anforderungen der Drucker geprüft. Die Nichterfüllung eines oder mehrerer KO-Kriterien führt zu einem Ausschluss des Druckers aus der Wertung."
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungspunkte
Beschreibung: Als Gesamtsumme der Leistungspunkte (L) können 15.800 Leistungspunkte erreicht werden: 1. Allgemeiner Teil - Nicht-Funktionale Anforderungen 3.000 Punkte (Anlage 3 - Lastenheft) 2. Spezieller Teil - Funktionale Anforderungen 10.000 Punkte (Anlage 3 - Lastenheft) 3. Beschreibung Shopsystem/Onlinetool/Self-Service-Portal 800 Punkte (Details: Ziffer 5: "Die Bewertung des Onlinetools erfolgt auf Basis der vom Bieter erstellten Anlage 10 und des Testsystems (mit der Abgabe des Angebotes ist dem Auftraggeber zudem ein Testzugang zum Onlinetool zur Verfügung zu stellen). Diese Bewertung erfolgt gemäß Besondere Vertragsbe-dingungen 6.5 und den funktionalen Anforderungen im Lastenheft (Anlage 3), sowie auf Basis der nachstehenden Tabelle unter Berücksichtigung des Bewertungsschemas unter Punkt 8. Es können maximal 800 Punkte erreicht werden.") 4. Präsentation inkl. Showcases 2.000 Punkte (Details: Ziffer 7 "Die citeq lädt die drei bestplatzierten Anbieter zu jeweils einem Präsentationstermin ein, an dem diese die angebotenen Leistungen vollumfänglich präsentieren können. Hierbei ist zu beachten, dass sämtliche angebotenen Produkte (Hardware, Service, Geräte- und Druckmanagement, Onlinetool) vor Ort vorgeführt werden und die funktionalen Anforderungen anhand von Show-cases vorgestellt werden. Die Präsentation muss autark und somit losgelöst von der Infrastruktur der citeq erfolgen. Im Vorfeld des Termins müssen Produktdatenblätter und Informationen zu den angebotenen Leistungen und Produkten bereitgestellt werden. Die Präsentation geht mit 2.000 Punkten in die Wertung mit ein. [...] Die Gesamtsumme der Leistungspunkte (hier 1.-4.) muss mindestens 12.000 betragen, um berücksichtigt zu werden. Werden weniger als 12.000 Leistungspunkte erreicht, wird der Bieter von der Wertung ausgeschlossen. Vor der Einladung der drei bestplatzierten bzw. ausgelosten (bei Punktegleichstand) Anbieter erfolgt die Teststellung: Ziffer 6 in den Informationen zum Verhandlungsverfahren: "6. Teststellung Nach Auswertung der formellen Vorgaben und Ermittlung der wirtschaftlichsten Angebote, wird die citeq die drei bestplatzierten Bieter auffordern, für jede Leistungsklasse den angebotenen Drucker inkl. der erforderlichen Verbrauchsmaterialien zum Zwecke einer verifizierenden Test-stellung für die Dauer von maximal 8 Wochen kostenlos zur Verfügung zu stellen. Die Drucker sind entsprechend den Anforderungen und Vorgaben konfiguriert zur Verfügung zu stellen. Die Softwarekomponenten soll zu Testzwecken auf Servern der citeq installiert werden. Die Testkonfiguration (Software + Testgeräte) sind innerhalb von 15 Arbeitstagen (montags bis freitags) nach Aufforderung durch die citeq frei Verwendungsstelle anzuliefern und in Betrieb zu neh-men. Falls dieses nicht realisiert werden sollte, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Während der Teststellung ist bei Bedarf ein Vor-Ort-Support seitens des Bieters/Herstellers zu gewährleisten. Das Transportrisiko übernimmt der Anbieter. Im Rahmen der Teststellung wird die Einhaltung der im Angebot/Vergabeunterlagen genannten und beschriebenen Eigenschaften und Anforderungen der Drucker geprüft. Die Nichterfüllung eines oder mehrerer KO-Kriterien führt zu einem Ausschluss des Druckers aus der Wertung."
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums: Mindestpunktzahl
Zuschlagskriterium — Zahl: 12 000,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Die K.O.-Kriterien aus dem Lastenheft sind grundsätzlich zu erfüllen. Nichterfüllung führt zum Ausschluss des betroffenen Systems.
Beschreibung: Die K.O.-Kriterien aus dem Lastenheft sind grundsätzlich zu erfüllen. Sollten auf Grund von neuen technischen oder sonstigen innovativen Lösungen die K.O.- Kriterien nicht in der geforderten Art und Weise erfüllt werden können, aber durch eine gleichwertige Lösung ersetzt werden können, ist dieser Lösungsansatz dem Angebot in detaillierter schriftlicher Form beizufügen. Siehe auch Ziffer 6: Teststellung
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 0,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 29/12/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 22/01/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Beschreibung der finanziellen Sicherheit: keine
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 13/01/2026 07:30:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: keine
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Besondere Vertragsbedingungen 513 EU Vertragsbedingungen gemäß TVgG NRW VVB 214 Besondere Vertragsbedingungen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: gesamtschuldnerisch haftend
Finanzielle Vereinbarung: siehe Vertragsbedingungen des Landes NRW
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer kann bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Diese ist erst möglich, wenn die/der Auftraggeber/in die unterlegenen Bieter/innen über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen der/des Bieters/in, deren/dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung dieser Information zehn (10) Kalendertage (bei Versand auf elektronischem Weg oder per Fax) vergangen sind (§ 134 Abs. 2 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit - die/der Antragsteller/in den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber der/dem Auftraggeber/in nicht innerhalb einer Frist von zehn (10) Kalendertagen gerügt hat oder - Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden. Teilt die/der Auftraggeber/in einer/m Bewerber/in oder Bieter/in mit, dass sie/er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann die/der betroffene Bewerber/in oder Bieter/in wegen dieser Rüge nur innerhalb von fünfzehn (15) Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Registrierungsnummer: DE126118269
Postanschrift: Klemensstraße 10
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48143
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrales Vergabemanagement (15ZVM)
Telefon: +49 251492-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Registrierungsnummer: DE126118269
Postanschrift: Klemensstraße 10
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48143
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrales Vergabemanagement (15ZVM)
Telefon: +49 251492-0
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer: DE164242157
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2514113698
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 428dd95b-0b74-4dd6-92c3-f65ea5814614 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 04/12/2025 13:23:09 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 809784-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 235/2025
Datum der Veröffentlichung: 05/12/2025