1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stiftung für Hochschulzulassung (SfH)
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2.1.
Verfahren
Titel: Bereitstellung und Einführung einer webbasierten Personalmanagementsoftware im Rahmen eines Cloud-basierten SaaS-Modells, einschließlich Customizing und ggfls. erforderlicher Anpassungsentwicklungen
Beschreibung: Bereitstellung und Einführung einer webbasierten Personalmanagementsoftware im Rahmen eines Cloud-basierten SaaS-Modells, einschließlich Customizing und gegebenenfalls erforderlicher Anpassungsentwicklungen. Die Leistungen sind auf Grundlage des EVB-IT Cloud Vertrages für die SfH zu erbringen. Für weitergehende Ausführungen wird auf den Vergabeleitfaden Leistungsbeschreibung, den Anforderungskatalog sowie auf den Vertrag verwiesen.
Kennung des Verfahrens: 98d3ecc6-f6c6-40a0-bb31-fcae8c05e979
Interne Kennung: BA2025/194
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Phase 1: Teilnahmewettbewerb (keine Begrenzung der Zulassung zur nächsten Phase). Phase 2: Erstangebote (Die 5 Bieter mit dem höchsten Z-Wert [Leistungspunkte geteilt durch Preis] ihrer Erstangebote werden zur nächsten Phase zugelassen) Phase 3: Verhandlung (keine Begrenzung der Zulassung zur nächsten Phase) Phase 4: endgültige Angebote
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Silberstraße 21
Stadt: Dortmund
Postleitzahl: 44137
Land, Gliederung (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Stiftung für Hochschulzulassung unterhält noch eine Zweigstelle in Berlin. Sämtliche Leistungen sind jedoch voraussichtlich ausschließlich am Standort Dortmund zu erbringen, da sich dort die (Personal-) Verwaltung befindet. Für die Mitarbeiter am Standort Berlin muss dennoch der Zugriff auf die Cloud-Dienstleistungen auf Nutzerebene gewährleistet sein.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPNYH8DP7T#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Bereitstellung und Einführung einer webbasierten Personalmanagementsoftware im Rahmen eines Cloud-basierten SaaS-Modells, einschließlich Customizing und ggfls. erforderlicher Anpassungsentwicklungen
Beschreibung: Der Auftraggeber ist die Stiftung für Hochschulzulassung (SfH). Die SfH ist eine Stiftung des öffentlichen Rechts. Gegenstand der Beschaffung ist die die Bereitstellung und Einführung einer webbasierten Personalmanagementsoftware im Rahmen eines Cloud-basierten SaaS-Modells, einschließlich Customizing und gegebenenfalls erforderlicher Anpassungsentwicklungen. Das Vergabeverfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Beim Teilnahmewettbewerb sind die entsprechenden Eignungskriterien zu erfüllen. Alle Teilnehmer, die die Kriterien des Teilnahmewettbewerbs erfüllen, werden zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Im Rahmen des Erstangebots sind als wertungsrelevante Unterlagen zwei Konzepte sowie der ausgefüllte Anforderungskatalog (Anlage 11 "Anforderungskatalog") und das Preisblatt einzureichen. Anhand der Konzepte und des Anforderungskatalogs werden die Leistungspunkte berechnet. Diejenigen 5 Bieter, die den besten Quotienten aus Leistung und Preis erreichen, (Kennzahl Z = Leistungspunkte geteilt durch Angebotspreis) werden zu den Verhandlungsgesprächen eingeladen. Ggfls. werden die Vergabeunterlagen anhand der Ergebnisse der Verhandlungsgespräche angepasst. Die o.g. 5 Bieter werden dann zur Abgabe ihres endgültigen Angebots aufgefordert. Der Zuschlag erfolgt auf Grundlage der endgültigen Angebote anhand der erweiterten Richtwertmethode: Dasjenige Angebot, das die höchste Kennzahl Z erreicht sowie alle weiteren Angebote, die um maximal 10 % (Schwankungsbereich) von dieser höchsten Kennzahl Z abweichen, stehen zur Auswahl. Von diesen Angeboten erhält das Angebot den Zuschlag, das die höchsten Leistungspunkte aufweist (Abschlusskriterium). Vertragsgrundlage ist der EVB-IT Cloudvertrag. Die Mindestvertragsdauer beträgt 48 Monate. Die Leistungsdauer verlängert sich um jeweils 12 Monate, wenn sie nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende gekündigt wird. Für weitergehende Ausführungen wird auf den Vergabeleitfaden Leistungsbeschreibung, den Anforderungskatalog sowie auf den Vertrag verwiesen.
Interne Kennung: BA2025/194
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Mittelfristig plant die Auftraggeberin, die derzeit bei ihr eingesetzte Zeiterfassungssoftware zu ersetzen. Daher werden optional die Funktionalitäten und die Kosten eines zusätzlichen Moduls "Zeitmanagement" abgefragt. Weder der Preis noch die Leistungspunkte für das Modul "Zeitmanagement" fließen in die Angebotsauswertung ein. Die Auftraggeberin kann zu einem späteren Zeitpunkt das Modul "Zeitmanagement" beauftragen, sofern es durch den Bieter angeboten wurde.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Silberstraße 21
Stadt: Dortmund
Postleitzahl: 44137
Land, Gliederung (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Stiftung für Hochschulzulassung unterhält noch eine Zweigstelle in Berlin. Sämtliche Leistungen sind jedoch voraussichtlich ausschließlich am Standort Dortmund zu erbringen, da sich dort die (Personal-) Verwaltung befindet. Für die Mitarbeiter am Standort Berlin muss dennoch der Zugriff auf die Cloud-Dienstleistungen auf Nutzerebene gewährleistet sein.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 99
Weitere Informationen zur Verlängerung: Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 48 Monate. Jeweils automatische Verlängerung um 12 Monate, wenn nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende gekündigt wird.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung: Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat anzugeben (Eigenerklärung), ob sein Jahresumsatz in den letzten 3 vollständigen Kalenderjahren (2022, 2023, 2024) jeweils 3 Mio. Euro überstiegen hat. Bei Bietergemeinschaften müssen die Mitglieder gemeinsam den geforderten Mindestjahresumsatz erfüllen. Ein Jahresumsatz von weniger als 3 Mio. Euro in einem der genannten Kalenderjahre führt zum Ausschluss. Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat für diese Erklärung die Anlage 23 "Eignungskriterien" zu verwenden. Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat diese Anlage ausgefüllt als Bestandteil seines Teilnahmeantrags einzureichen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung: Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat 2 Referenzen über die erfolgreiche Einführung einer HR-Software bei einer Organisation des öffentlichen Rechts vorzulegen. Die Anzahl der Nutzer:innen der HR-Software muss mindestens 150 Nutzer:innen betragen. Der erfolgreiche Abschluss der Einführung der HR-Software muss im Jahr 2022 oder später erfolgt sein. Die Vorlage der Referenz erfolgt unter Angabe von: - Name des Referenznehmers - Name / Bezeichnung des Referenzgebers - Anzahl der Nutzer:innen - Dauer der Einführung der Software (Zeitraum von Beginn bis zum Abschluss der Softwareeinführung in Monaten) - Abschluss der Einführung (Monat und Jahr) - Nennung der Module / Nennung des Funktionsumfangs. Unvollständige Angaben in einer Referenz führen zum Ausschluss der Referenz. Eine Referenz mit weniger als 150 Nutzer:innen führt zum Ausschluss der Referenz. Eine Anzahl von weniger als 2 Referenzen führt zum Ausschluss. Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat für die Referenzen die Anlage 23 "Eignungskriterien" zu verwenden. Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat diese Anlage ausgefüllt als Bestandteil seines Teilnahmeantrags einzureichen.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen / Systemfunktionalitäten
Beschreibung: siehe Vergabeleitfaden, Abschnitt 2.4.1
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzepte
Beschreibung: siehe Vergabeleitfaden, Abschnitt 2.4.2
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Netto-Angebotspreis
Beschreibung: siehe Vergabeleitfaden, Abschnitt 2.4.3
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Der Zuschlag erfolgt auf Grundlage der endgültigen Angebote anhand der erweiterten Richtwertmethode: Dasjenige Angebot, das die höchste Kennzahl Z (Leistungspunkte geteilt durch Angebotspreis) erreicht sowie alle weiteren Angebote, die um maximal 10 % (Schwankungsbereich) von dieser höchsten Kennzahl Z abweichen, stehen zur Auswahl. Von diesen Angeboten erhält das Angebot den Zuschlag, das die höchsten Leistungspunkte aufweist (Abschlusskriterium). vgl. Vergabeleitfaden, Abschnitt 2.4.4
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 15/12/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Jegliche Kommunikation zwischen Bewerbern / Bietern und der Vergabestelle (z. B. Fragen und Antworten; Aufklärungen; Nachforderungen) hat ausschließlich über die Kommunikationsfunktion der E-Vergabeplattform zu erfolgen. Rechtserhebliche Erklärungen werden ebenfalls über die vorgenannte Kommunikationsfunktion zugestellt. Bzgl. aller Informationen besteht eine Holschuld der Bewerber / Bieter.
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 06/01/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 22/12/2025 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 Abs.2 VgV kann der öffentliche Auftraggeber den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Der Auftraggeber wird jedoch Unterlagen nicht nachfordern, wenn diese explizit mit dem Teilnahmeantrag bzw. mit dem jeweiligen Angebot gefordert worden sind und diese fehlen. Gemäß §56 Abs. 3 VgV ist die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen ausgeschlossen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Über die Auftragsgegenständliche Leistung wird ein EVB-IT Cloud Vertrag geschlossen (Anlage 05 "EVB-IT Cloudvertrag") sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 09 "AVV (Muster)"). Die Abwicklung des Auftrags hat in Deutsch zu erfolgen. Es ist eine Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) vorzulegen, dass sich der Bieter mit der Einreichung des Angebots verpflichtet, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen (Anlage 41 "TVgG NRW"). Die Anlage ist mit dem Angebot vorzulegen. Der Bieter und - soweit relevant - jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und jeder eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für die Eigenerklärung gemäß der Verordnung (EU) 2022/576 zum Russlandbezug die Anlage 42 "Erklärung_Bezug_Russland" einzureichen. Die unterzeichnete Anlage ist mit dem Angebot vorzulegen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Bezirksregierung Münster
Informationen über die Überprüfungsfristen: §160 GWB: - Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit o der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, o Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, o Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, o mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. - § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. § 134 GWB: - Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. - Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. § 135 GWB: - Gemäß § 135 Abs. 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 GWB verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. - Gemäß § 135 Abs. 2 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stiftung für Hochschulzulassung (SfH)
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stiftung für Hochschulzulassung (SfH)
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stiftung für Hochschulzulassung (SfH)
Registrierungsnummer: 05913-099003-19
Postanschrift: Silberstraße 21
Stadt: Dortmund
Postleitzahl: 44137
Land, Gliederung (NUTS): Dortmund, Kreisfreie Stadt (DEA52)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Team Finanzen und Beschaffung
Telefon: +49 23110812290
Fax: +49 23110812151
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer: DE164242157
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2514111604
Fax: +49 2514112165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 314c4cf6-b6a9-4920-b6c8-32fba5fa62f5 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 21/11/2025 13:22:52 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 777862-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 226/2025
Datum der Veröffentlichung: 24/11/2025