Öffentliche Ausschreibung Mönchengladbach 2025 Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Direktvergabe mit ex-post-Transparenzbekanntmachung zur Beschaffung von SAP S/4 HANA Utilities als Nachfolgelösung der bisherigen Abrechnungssoftware "SAP IS-U" 2025-11-18

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: NEW AG

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten

2.1.

Verfahren

Titel: Direktvergabe mit ex-post-Transparenzbekanntmachung zur Beschaffung von SAP S/4 HANA Utilities als Nachfolgelösung der bisherigen Abrechnungssoftware "SAP IS-U"

Beschreibung: Die Auftragsvergabe erfolgte im Namen der NEW AG zugunsten ihrer Tochtergesellschaft NEW Niederrhein Energie und Wasser GmbH. Die NEW Niederrhein Energie und Wasser nutzt die Systeme der Firma SAP seit vielen Jahren. Sie sind in fast alle Prozesse der Unternehmensgruppe integriert und gewährleisten die ineinandergreifenden Funktionalitäten von technischen und kaufmännischen Prozessen sowie der Befolgung aller rechtlichen Vorgaben die (Informations-) Sicherheit und vor allem die Sicherheit der elementaren Geschäftsprozesse der NEW betreffend. Mit dem Update auf die SAP S/4 HANA Utilities stellt die NEW auch für die Zukunft sicher, dass die Software und die damit erfolgende Abwicklung aller relevanten Prozesse den Anforderungen an IT-Sicherheit und allen neuen technischen IT-Standards genügt.

Kennung des Verfahrens: 02502a9f-7260-4e06-9703-c63237ea0306

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Mönchengladbach

Land, Gliederung (NUTS): Mönchengladbach, Kreisfreie Stadt (DEA15)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv - §§ 97 ff. GWB i.V.m. den Regelungen der Vergabeverordnung (VgV)

5.1.

Los: LOT-0000

Titel: Direktvergabe mit ex-post-Transparenzbekanntmachung zur Beschaffung von SAP S/4 HANA Utilities als Nachfolgelösung der bisherigen Abrechnungssoftware "SAP IS-U"

Beschreibung: siehe Beschreibung "Einzelheiten zum Verfahrenstyp"

Interne Kennung: SAP S/4 Hana Utilities Lizenznutzungsvertrag

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Mönchengladbach

Land, Gliederung (NUTS): Mönchengladbach, Kreisfreie Stadt (DEA15)

Land: Deutschland

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Qualität

Beschreibung: - Technische Notwendigkeit und Systemkompatibilität - Sicherheits- und Regulatorik-Anforderungen - Ausschließlichkeitsrechte

Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: gem. Spezifikation im Rahmen der Leistungsbeschreibung.

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland

Informationen über die Überprüfungsfristen: Wir verweisen auf die Regelungen des § 135 Abs. 2 Satz 2 GWB. Nach Ablauf der Frist von 30 Kalendertagen gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung ist der geschlossene Vertrag rechtsgültig. Nach Ablauf dieser Frist kann eine Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nicht mehr geltend gemacht werden.

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 7 812 978,85 EUR

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen oder Dienstleistungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer

Sonstige Begründung: Mit dem Update auf die SAP S/4 HANA Utilities stellt die NEW auch für die Zukunft sicher, dass die Software und die damit erfolgende Abwicklung aller relevanten Prozesse den Anforderungen an IT-Sicherheit und allen neuen technischen IT-Standards genügt. Durch die fortgesetzte Nutzung der SAP-Komponenten minimiert die NEW den Anpassungs- und Integrationsbedarf an bestehende Umsysteme und an die betriebswirtschaftlichen Kernsysteme und sorgt so für Sicherheit: Bei der Umsetzung können keine überraschenden Inkompatibilitäten oder andere Schwierigkeiten auftreten, die weitreichende Folgen für die Sicherheit der unternehmenskritischen Geschäftsprozesse haben würden. Außerdem wird mit der Nutzung von SAP S/4 HANA Utilities der technologische Wandel im Bereich der IT-Systeme (Cloud Strategie) und die Erfüllung der IT-Sicherheitskriterien sichergestellt. Die Systeme des bisher genutzten Produkts SAP IS-U können nicht weiter genutzt werden. Dies ist wegen sicherheitsrelevanter Überlegungen auch kommerziell nicht möglich, da die bisherige Software von SAP abgekündigt wurde. Die Systeme würden ab 2028 inhaltlich nicht mehr den regulatorischen Anforderungen genügen. Die bisher lizensierten spezifischen Produkte und deren Kosten im Bereich IS-U werden mit dem Wechsel auf S/4 HANA Utilities angerechnet. Dadurch ergibt sich für die NEW auch noch ein kommerzieller Nutzen. Durch die weitere bzw. erweiterte Nutzung von SAP-Komponenten, insbesondere auch der Cloud-Komponenten wird der Anpassungsaufwand an die bestehenden Systeme und die betriebswirtschaftlichen Kernsysteme minimiert und damit insbesondere auch zukünftig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gesichert. Teilweiser Ersatz oder Ausweitung vorhandener Lieferungen oder Anlagen des ursprünglichen Auftragnehmers, die zur teilweisen Erneuerung bereits erbrachter Leistungen bestimmt sind: In der Weiterbeauftragung der SAP mit dem Software-Paket S/4 HANA Utilities ist weniger ein technischer Systemwechsel als vielmehr ein Releasewechsel mit geringfügigen Erweiterungen zu sehen. Es handelt sich eher um ein Update als um ein neues Produkt. Technisch liegt eine Erweiterung des bereits bestehenden Systems des ursprünglichen Auftragnehmers vor. Es handelt sich insofern um den Fall einer Erneuerung und Erweiterung einer bereits erbrachten Leistung. Ein Umstieg im Rahmen eines Anbieter- bzw. Systemwechsels würde eine große Umstellung bedeuten, verbunden mit erheblichem finanziellem und zeitlichem Aufwand. Für sämtliche Nutzungen müssten Schulungen bei einer Vielzahl von Mitarbeitern durchgeführt werden. Mit Blick auf die unverzichtbare IT-Sicherheit bei den elementaren Geschäftsprozessen stellt dies ein unverhältnismäßig hohes Risiko dar. Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden: Alle Entwicklungen, die die NEW auf der bisherigen SAP-Plattform IS-U vorgenommen hat, müssen vorsichtshalber als geistiges Eigentum der SAP eingeordnet werden. Das Risiko, hier von SAP ggf. mit einem Rechtsstreit überzogen zu werden, ist jedenfalls hoch. Bei einem Anbieter-/Systemwechsel würde damit zwangsläufig das geistige Eigentum der SAP verletzt werden. Bei der Übertragung des bisherigen Systems und der bisherigen Daten auf eine neue Plattform eines neuen Systems/Anbieters müsste der neue Anbieter in den bisherigen Datenbestand eingreifen, v.a. bei Abrechnungsregeln, Kalkulation, Preisfindung, BAdIs und Customer Exits. Außerdem könnten bestehende Z-Tabellen und Eigen- bzw. Weiterentwicklungen der SAP nicht geschützt werden. Bei Einsicht und/oder Zugriff eines neuen Anbieters würde ggf. unmittelbar das geistige Eigentum der SAP verletzt. Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist: Der Business-Kern des bisherigen SAP-Systems IS-U entspricht im Coding dem neuen System. Die zugrundeliegende Technologie ist also identisch, und in Bezug auf die Weiterverwendung der Technologie bzw. des Codings ist in technischer Hinsicht kein Wettbewerb vorhanden. Viele der erforderlichen Prozesse und Daten können nur innerhalb der SAP-Software, von IS-U zu S/4 HANA Utilities übertragen werden. Ansonsten wäre eine komplette Neuimplementierung notwendig. Für die sinnvolle, effiziente, kostengünstige und vor allem sichere Lösung eines weiterentwickelten Systems ohne zwingende (Neu-) Implementierung eines neuen Systems ist aus den dargestellten technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden. Bei einem Wechsel des Anbieters würden mit hoher Wahrscheinlichkeit technische Schwierigkeiten auftreten, insbesondere Kompatibilitätsprobleme, die im Vorhinein kaum belastbar abzuschätzen sind, die aber ein hohes (Sicherheits-) Risiko mit sich bringen würden. Insofern gibt es auch bzgl. einer technisch möglichst störungsfreien Umsetzung ebenso wenig Wettbewerb. Auch die (Daten-) Sicherheit ist ein entscheidender Faktor des bisherigen und des weiterentwickelten Systems, die bei einem Systemwechsel gefährdet wäre. Insofern gibt es auch in dieser Hinsicht aus technischen Gründen keinen Wettbewerb.

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: SAP Deutschland SE & Co. KG

Angebot:

Kennung des Angebots: Vertragsnummer: 3063233681

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000

Wert der Ausschreibung: 7 812 978,85 EUR

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: Lizenzvertrag 3063233681

Datum des Vertragsabschlusses: 14/11/2025

6.1.4.

Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1