1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Düsseldorf
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2.1.
Verfahren
Titel: Chatbot
Beschreibung: Das Universitätsklinikum Düsseldorf (UKD) und das Dekanat der Medizinischen Fakultät der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU) möchten Verwaltungsprozesse effizienter gestalten und nutzerfreundlich optimieren. Als Teil dieser Digitalisierungsstrategie soll ein KI-gestützter virtueller Assistent (Chatbot) entwickelt und implementiert werden, der Anfragen zu Verwaltungsprozessen effektiv kanalisiert und rund um die Uhr qualitativ hochwertige Antworten liefert. Dieses Angebot wird sowohl von Studierenden als auch von Mitarbeitenden nachgefragt. Der Chatbot soll zunächst im Bereich der Verwaltungsprozesse des Dekanats sowie der Stabsstellen Recht und Compliance sowie Datenschutz eingesetzt und auf den zugehörigen Webseiten implementiert werden. Dabei soll er die Mitarbeitenden entlasten und gleichzeitig eine fachkundige Beratung bieten. In späteren Entwicklungsstufen ist geplant, auch interne Verwaltungsprozesse mit der Nutzung nicht öffentlicher Daten zu integrieren. Diese Erweiterung ist nicht Gegenstand der aktuellen Beauftragung soll aber hinsichtlich der potentiellen Erweiterbarkeit um Rollenkonzepte berücksichtigt werden.
Kennung des Verfahrens: 1b50ced8-54df-4399-9e68-8c798c072267
Vorherige Bekanntmachung: 285933-2025
Interne Kennung: 064a/24
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Moorenstr. 5
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40225
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPNYBBDP39#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Chatbot
Beschreibung: Entwicklung bzw. Bereitstellung; - Der Auftragnehmer hat die Inbetriebnahme und Administration auf Test- und Produktivsystem einschließlich der Administration der Server sicherzustellen. - Unterstützung beim Aufbau der Wissensdatenbank - Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber hinsichtlich der Erstellung eines IT-Sicherheitskonzeptes und einer Datenschutzfolgeabschätzung - Vollständige Arbeiten zum Trainieren des Chatbots, Anlernen von UKD-Mitarbeitern zum Trainieren des Chatbots - Dokumentation - Unterstützung bei der Abnahme hinsichtlich Datensicherheit Betrieb, Pflege & Administration nach Produktivsetzung; - Es werden unter anderem aktuelle Softwareversionen, Updates, Fehlerbehebungen oder bei Ausfall Sicherstellung des Betriebes in Zusammenarbeit mit der UKD erwartet. Damit verbundener Kontakt mit dem Auftraggeber ist inbegriffen und wird nicht gesondert als Support abgerechnet. - Zum Zweck der Qualitätssicherung bzw. zur Identifizierung von Schwachstellen und Problemen hat der Auftragnehmer durch anlassbezogene Tests sicherzustellen, dass der Chatbot zuverlässig und effizient funktioniert. Der Auftragnehmer soll den Chatbot kontinuierlich überwachen, evaluieren und ggf. verbessern. Dies umfasst die Analyse der Leistung und Behebung von Fehlern. - Lizenzen - Anlassbezogen nachträglich entstehende Anpassungen zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderung sowie IT-Sicherheitsanforderungen inklusive Penetrationstests durch das LSI und Barrierefreiheitstests, soweit erforderlich - Der Auftragnehmer hat Administration auf Test- und Produktivsystem einschließlich der Administration der Server sicherzustellen. - Der Auftragnehmer soll den Chatbot kontinuierlich überwachen, evaluieren und ggf. verbessern. Dies umfasst die Analyse der Leistung und Behebung von Fehlern. Support und Unterstützungsleistungen nach der Produktivsetzung - 60 Personentage Supportleistungen für den gesamten Vertragszeitraum (Personentag = 8 Std.) - Eine Mindestabnahmeverpflichtung besteht nicht - Ansprechpartner bei Fragen und Problemen; - Anweisung und bei Bedarf Unterstützung beim Training des Chatbots. Ziel ist es, dass das Training selbstständig durch die UKD erfolgen kann. - Ggf. gemeinsame Lösungsfindung in Zusammenarbeit mit der hausinternen IT-Abteilung bzw. dem UKD-IT/FIT Support-Kontingent darf somit nur für die folgenden Unterstützungsleistungen abgerechnet werden: - Fortgeschrittene Analyse und Berichterstellung - Benutzerspezifische Anfragen Anwenderschulung - Schulung für die Redaktion, die Redaktionelle Freigabe und die Administration (z.B. Rechte- und Rollenverteilung) - 3 Personentage für den gesamten Vertragszeitraum (ein Personentag entspricht 8 Std.) - Eine Mindestabnahmeverpflichtung besteht nicht Weiterentwicklung - 40 Personentage Supportleistungen für den gesamten Vertragszeitraum (Personentag = 8 Std.) - Eine Mindestabnahmeverpflichtung besteht nicht - Benutzerdefinierte gesonderte Anpassungen nach dem Go-Live - Anpassungen, die der Fehlerbehebung, Qualitätserhaltung oder Erfüllung von datenschutzrechtlichen Anforderungen, Barrierefreiheit und IT-Sicherheit dienen - Kosten für eventuell später folgende Weiterentwicklung des Chatbots inklusive nachträglich entstehende Anpassungen zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderung sowie IT-Sicherheits- und Barrierefreiheitsanforderungen sowie Penetrationstests durch das BSI und Barrierefreiheitstests, so-weit erforderlich.
Interne Kennung: 064a/24
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Moorenstr. 5
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40225
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 2 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Verlängerungsoption: Im Falle der Ausübung der Option durch den Auftraggeber, verlängert sich der Vertrag zum Betrieb, Pflege und Administration sowie zur Weiterentwicklung, Support und Training maximal zwei Mal um jeweils ein weiteres Jahr vorbehaltlich verfügbarer Finanzmittel. Diese Option muss aktiv durch den Auftraggeber mittels Bestellung durch den zentralen Einkauf erfolgen.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 285933-2025
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Angebotspreis
Beschreibung: Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt.
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Umsetzungszeitraum
Beschreibung: 1-3 Monate: 10 Punkte 3-6 Monate: 5 Punkte > 6 Monate: 0 Punkte
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 10,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität des Angebots
Beschreibung: Die Qualität des Angebots wird anhand der Angaben des Anbieters zu den in der "Anlage 2 - Zuschlagskriterien und Bewertung" angegebenen Kriterien bewertet: - C5 Testat (max. Punktzahl 2) - Möglichkeit des Trainings in Update-Zyklen in Testumgebung und Freigabe durch Auftraggeber (max. Punktzahl 2) - Intent Erkennung (Accuracy, 50 Fragen) (2.3.4) (max. Punktzahl 2) - Confidence Score Handling (2.3.4) (max. Punktzahl 4) - Fehlertoleranz (2.3.8) (max. Punktzahl 4) - Mehrstufige Dialoge (2.3.5) (max. Punktzahl 4) - Quellenverweis (2.3.9) (max. Punktzahl 6) - Regelungen zur Informellen Zuverlässigkeit (2.3.10) (max. Punktzahl 4 ) - Rollen- und Rechteverteilung (2.3.13) (max. Punktzahl 2) - Konzept (max. Punktzahl 20)
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsklinikum Düsseldorf
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde kein Wettbewerbsgewinner ermittelt, und der Wettbewerb ist abgeschlossen.
Grund, warum kein Gewinner ausgewählt wurde: Entscheidung des Beschaffers aufgrund geänderter Anforderungen
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 34
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universitätsklinikum Düsseldorf
Registrierungsnummer: DE119432190
Postanschrift: Moorenstr. 5
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40225
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Submissionsstelle
Telefon: +49 2118119301
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 221147-3055
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: DE 812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Telefon: +49 221147-3055
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: a8ddc79b-2465-465c-abf3-64cff7e73622 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 05/11/2025 10:27:18 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 734866-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 214/2025
Datum der Veröffentlichung: 06/11/2025