1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Südwestfalen IT (Zweckverband)
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Rahmenvertrag über die Lieferung von Lizenzen für das besondere Behördenpostfach beBPo
Beschreibung: Die SIT hat einen Rahmenvertrag über 48 Monate mit FP Digital zur Lieferung der entsprechenden Lizenzen abgeschlossen.
Kennung des Verfahrens: 4dc2361d-3139-4f1a-b06a-a81982edec0d
Interne Kennung: 146-V-2025-EU-BL RV
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Hemer
Postleitzahl: 58675
Land, Gliederung (NUTS): Märkischer Kreis (DEA58)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 350 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 350 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YYV5T1Y#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Rahmenvertrag über die Lieferung von Lizenzen für das besondere Behördenpostfach beBPo
Beschreibung: Die vorliegende Beschaffung baut auf dem bestehenden Systembestand des besonderen Behördenpostfaches (beBPo) auf. Daher ist weiterhin eine verzugslose Beschaffungsmöglichkeit der erforderlichen Lizenzen bei FP Digital notwendig, um eine nahtlose Integration und eine reibungslose Fortführung der bestehenden Infrastruktur zu gewährleisten.
Interne Kennung: 146-V-2025-EU-BL RV
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Hemer
Postleitzahl: 58675
Land, Gliederung (NUTS): Märkischer Kreis (DEA58)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Beschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Südwestfalen IT (Zweckverband)
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Westfalen
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 350 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden
Sonstige Begründung: Ein Wechsel des Lieferanten würde aus Sicht der SIT zu erheblichen Mehrkosten führen,da doppelte Serverinfrastrukturen,zusätzliche Einrichtungs- und Programmieraufwände sowie doppelte Grundlizenzkosten erforderlich wären u teilweise beschafft werden müssten.Dies würde die Wirtschaftlichkeit für die SIT erheblich beeinträchtigen. Ein Wechsel ist nicht möglich,da die bestehende Lösung bei der SIT u ihren Verbandsmitgliedern bereits in Betrieb ist.Der parallele Betrieb zweier Systeme würde zu erheblichen Koordinations- und Integrationsproblemen führen.Es ist technisch nicht möglich,ein beBPo-Postfach an zwei Gateways anzubinden.Die beBPo-Postfächer liegen nicht auf einem eigenen Server der SIT,sondern bei einem Intermediär.Das Gateway ist dafür zuständig, die Verbindung zwischen dem Intermediärspostfach und dem gesicherten Netz der SIT herzustellen und somit den SIT-Kunden Zugriff auf die Nachrichten zu ermöglichen.Nachrichten können beim Intermediär nur einmal abgerufen werden u gelten danach als zugestellt. Über das Gateway wird zudem eine Schnittstelle bereitgestellt,die es ermöglicht,beBPo-Mails aus bestimmten Fachverfahren zu versenden.Ein Parallelbetrieb würde dazu führen, dass mehr beBPo-Postfächer angelegt werden müssten als es beim Einsatz einer einzelnen Lösung der Fall wäre.Dieses Vorgehen würde dem EGVP-Standard widersprechen.Dieser legt fest, dass pro Kommune nur ein beBPo-Postfach je Anwendungszweck (Hauptpostfach, Schulen, Gutachterausschuss) anzulegen ist.Hintergrund ist, dass beim Versand von EGVP-Nachrichten das Empfängerpostfach aus dem SAFE-Verzeichnisdienst gewählt werden muss.Viele Postfächer würden dieses Verzeichnis erweitern.Zudem ist die Multi-User-Fähigkeit,die für Vertretungen benötigt wird,nicht mehr gegeben,wenn die Mitarbeiter derselben Behörde ihre beBPo-Konten über unterschiedliche Gateways abrufen. Bei beBPo handelt es sich um einen Teil der Infrastruktur des elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP).Die Nachrichten enthalten äußerst sensible Informationen. Der Kommunikationsweg erfolgt nur über verschlüsselte Nachrichten innerhalb des EGVP u ist nach außen abgeschottet.Die Einbindung eines EGVP-fähigen Gateways unterliegt strengen Sicherheitsanforderungen u erfordert hohen Programmieraufwand.Zudem müssen Fristen und Anweisungen von Gerichten zeitnah durch die Kommunen umgesetzt werden,was eine Mehrbenutzerfähigkeit zwingend erforderlich macht:Einerseits muss eine Zugriffsmöglichkeit für Vertretungen im Urlaubs- oder Krankheitsfall gegeben sein.Zugleich muss sichergestellt sein, dass Nachrichten nicht von Unbefugten gelesen werden.Andere am Markt verfügbare Lösungen sind entweder nur als Einzelplatzlösung erhältlich o erfordern erhebliche Anpassungen in Form von Eigen-Programmierungen.Hierfür bestehen weder personelle Ressourcen noch liegen die Fachkenntnisse bei der SIT vor.Die Leistungen sind nicht nur in die IT-Infrastruktur der SIT und deren Verbandskommunen eingebunden,sondern auch in die betriebliche Organisation der Kommunen (Multi-User-Fähigkeit).Ein zweites Verfahren würde den Arbeitsalltag der Kommunen massiv erschweren.Sachbearbeitende müssten sich mit zwei Benutzeroberflächen u unterschiedlichen Abläufen auseinandersetzen.Die Frage,welches System für welchen Fall verwendet wird,würde zu Verzögerungen und Unsicherheiten führen.Vertretungssituationen wären nicht lösbar,da nicht jede Person in beiden Systemen ausreichend geschult und erfahren sein kann.Auch die Zusammenarbeit innerhalb der Behörde würde erschwert:Fachliche Rückfragen,Abstimmungen,Kontrolle u Einarbeitung neuer Mitarbeiter müssten doppelt organisiert werden.Einheitliche Arbeitsanweisungen und Qualitätsstandards wären nicht mehr realistisch umsetzbar.Das birgt die Gefahr von Bearbeitungsfehlern,Verzögerungen u einem sinkenden Vertrauen in die Verwaltung.Zudem werden sensible Daten über beBPo-Postfächer ausgetauscht,die nur von festgelegten Personen bearbeitet werden dürfen.Die Einbindung einer zusätzlichen EGVP-Lösung erhöht die organisatorischen Anforderungen,da der Funktionsumfang jeder Lösung unterschiedlich ist.Die ausschließliche Fortführung der Bestandslösung ist erforderlich, um eine konsistente,verlässliche u rechtssichere Leistung sicherzustellen.Eine Aufspaltung der Fachpraxis auf 2 Systeme ist mit den Anforderungen an eine moderne,serviceorientierte und rechtssichere Verwaltung nicht vereinbar. Ein Austausch würde für den Kunden zusätzlichen Schulungsaufwand,erhöhte Supportkosten u eine aufwändige Migration bedeuten. Ein zweites Fachverfahren verursacht erheblichen zusätzlichen Schulungsaufwand.Hintergrund ist nicht die Fachlichkeit, sondern die unterschiedliche technische Umsetzung:Aufbau, Benutzerführung, Bezeichnung u Positionierung von Funktionen variieren von System zu System.Einzelne Funktionen sind je Verfahren anders aufgebaut u technisch anders erreichbar.Schon abweichende Menüstrukturen, Symboliken o Begrifflichkeiten führen zu Verzögerungen,Fehlern und erhöhtem Rückfragebedarf.Ein effektiver Austausch im Team z. B. bei Rückfragen oder Vertretungen wäre kaum möglich,wenn nicht alle mit derselben Oberfläche arbeiten.Selbst erfahrene Mitarbeiter müssten in beiden Verfahren geschult,fortgebildet und im Alltag betreut werden.Ein paralleler Betrieb eines anderen Fachverfahrens würde somit den Schulungsbedarf u die Einarbeitungszeit ohne funktionalen Mehrwert verdoppeln. Aus diesen Gründen ist es im vorliegenden Fall zulässig,sinnvoll u wirtschaftlich alternativlos,die Leistungen direkt beim bisherigen Hersteller FPDigital zu beschaffen u somit die Kontinuität sowie Effizienz des Projekts sicherzustellen. Die SIT ist gem.§135 Abs. 3 Satz 1 Nr.1 GWB der Ansicht,dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung zulässig war.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 350 000,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: FP Digital Business Solutions GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 20250728
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 350 000,00 EUR
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: RV zu 146-V-2025-EU-BL
Titel: Rahmenvertrag beBPo
Datum der Auswahl des Gewinners: 22/09/2025
Datum des Vertragsabschlusses: 15/10/2025
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Südwestfalen IT (Zweckverband)
Registrierungsnummer: UStID. DE310256502
Postanschrift: Sonnenblumenallee 3
Stadt: Hemer
Postleitzahl: 58675
Land, Gliederung (NUTS): Märkischer Kreis (DEA58)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +49 271 30 321-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer: DE 164 242 157
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Geschäftsstelle der Vergabekammer
Telefon: +49 251411-0
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: FP Digital Business Solutions GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: UStID. DE 224 542 346
Postanschrift: Barbara-McClintock-Str. 11
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 12489
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 388f9bf2-afd4-4019-827b-1498b1e1e1e6 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 29/10/2025 09:25:38 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 720027-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 209/2025
Datum der Veröffentlichung: 30/10/2025