Öffentliche Ausschreibung Köln 2025 Deutschland – Software-Implementierung – Bereitstellung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems inklusive Leistungen des Systemservices für das Gesamtsystem 2025-10-08

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Deutsche Sporthochschule Köln

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung

2.1.

Verfahren

Titel: Bereitstellung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems inklusive Leistungen des Systemservices für das Gesamtsystem

Beschreibung: Die Deutsche Sporthochschule Köln (DSHS) möchte mit dem hier vorliegenden Verhandlungsverfahren ein Dokumenten-Management-System (DMS) beschaffen, um die Digitalisierung der Unterstützungsprozesse für Lehre, Forschung und Transfer voranzutreiben.

Kennung des Verfahrens: 6dc3eb1e-f9d0-49bc-b791-399203b899ae

Vorherige Bekanntmachung: 570264-2024

Interne Kennung: 0489-2024_2

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

Zentrale Elemente des Verfahrens: Die Vergabe wird europaweit im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 Abs. 1 VgV durchgeführt. Der mittlerweile abgeschlossene Teilnahmewettbewerb diente der Feststellung, welche Bewerber geeignet sind und daher zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen. Anschließend wurden alle Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, die einen wertungsfähigen Teilnahmeantrag eingereicht haben.

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 48311100 Dokumentenverwaltungssystem

2.1.2.

Erfüllungsort

Ort im Europäischen Wirtschaftsraum

2.1.3.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 2 587 250,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPNYRVDP0R

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Bereitstellung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems inklusive Leistungen des Systemservices für das Gesamtsystem

Beschreibung: Gegenstand des vorliegenden Verfahrens ist der Abschluss eines Vertrags über die Erstellung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sowie dessen Bereitstellung als Software as a Service und die damit verbundenen Serviceleistungen. Das DMS soll die folgenden funktionalen Bedarfe abedecken: 1) Die Erfassung, Ablage, Speicherung und Löschung digitaler Dokumente und Daten nach gesetzlichen, steuer- und datenschutzrechtlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen im Sinne einer durchgängigen elektronischen Aktenführung. 2) Workflow-Management-Funktionalitäten, um den Dokumenten- und Informationsaustausch innerhalb der Organisation im Sinne einer durchgängigen elektronischen Vorgangsbearbeitung digital abzubilden. 3) Formular-Management-Funktionalitäten, damit die unterschiedlichen Kundengruppen der Verwaltung die Serviceprozesse über digitale Anträge starten und Informationen und Nachweise an die Organisation übermitteln können. Die Beschaffung soll für den AG als Software-as-a-Service-Lösung im Cloud-Betrieb erfolgen und beinhaltet über die Lieferung des Systems hinaus auch die Implementierung bei dem AG in einer Reihe von spezifizierten Anwendungsfällen, zielgruppenspezifische Anwenderschulungen und Systemserviceleistungen für den Produktivstart. Aus heutiger Sicht soll der Projektstart innerhalb von 4 Wochen nach Zuschlagserteilung durch die Aufnahme der gemeinsamen Projektplanung seitens der Projektleitungen auf AG- und Auftragnehmerseite erfolgen. Der Bieter verpflichtet sich, den Projektstart mit dem gesamten Projektteam im Sinne einer Kick-Off-Veranstaltung innerhalb von 6 Wochen nach Zuschlagserteilung zu gewährleisten. Mit dem Zeitpunkt des Projektstarts wird seitens der AG eine Projektlaufzeit von 24 Monaten für die vollständige Herstellung der hier ausgeschriebenen Leistungen erwartet. Weiterhin sind Wartungs- und Supportleistungen (Systemservice) Gegenstand dieser Beschaffung. Der Systemservice beginnt mit der Betriebsbereitschaft* der ersten Systemkomponente. Nach Erstellung des Gesamtsystems hat der Systemservice eine Laufzeit von bis zu 120 Monaten. Ergänzend zu den vorgenannten Leistungen erbringt der Auftragnehmer für den Auftraggeber weitere Leistungen im Zusammenhang mit dem Gesamtsystem gemäß einem abzuschließenden Rahmenvertrag:. - Weiterentwicklung und Optimierung des Gesamtsystems - Anpassung des Gesamtsystems an Änderungen in der Systemumgebung, insbesondere Anbindung an neue weitere Systeme des Auftraggebers - Individuelle Schulungen - Beratung im Zusammenhang mit dem Gesamtsystem Das Volumen dieser Leistungen beträgt maximal 400 Personentage innerhalb der vorgesehenen Vertragslaufzeit von 120 Monaten.

Interne Kennung: 0489-2024_2

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 48311100 Dokumentenverwaltungssystem

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber weitere Leistungen im Zusammenhang mit dem Gesamtsystem. Hierfür gelten die folgenden rahmenvertraglichen Bestimmungen: Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber auf entsprechenden Einzelabruf Leistungen aus den folgenden Bereichen: - Weiterentwicklung und Optimierung des Gesamtsystems - Anpassung des Gesamtsystems an Änderungen in der Systemumgebung, insbesondere Anbindung an neue weitere Systeme des Auftraggebers - Individuelle Schulungen - Beratung im Zusammenhang mit dem Gesamtsystem

5.1.2.

Erfüllungsort

Ort im Europäischen Wirtschaftsraum

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 144 Monate

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Informationen über frühere Bekanntmachungen:

Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 570264-2024

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Anforderungskatalog

Beschreibung: Für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots wird die erweiterte Richtwertmethode nach UfAB 2018 mit einem Schwankungsbereich von 10 % verwendet. Die nachfolgenden Informationen zu den Zuschlagskriterien und deren Gewichtung ist in diesem Sinne zu verstehen. Anforderungskatalog Der Anforderungskatalog enthält einige grundlegende Anforderungen, welche als Ausschlusskriterien (Muss-Kriterium) gekennzeichnet sind. Bei Nichterfüllung dieser Muss-Kriterien bzw. beim Nichtvor-handensein der in den Muss-Kriterien beschriebenen Funktionalitäten zum Zeitpunkt der indikativen Angebotsphase wird der Bewerber aus dem weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Die dazugehörigen Akzeptanzkriterien hingegen müssen nicht erfüllt sein Der Anforderungskatalog ist in mehrere Reiter aufgeteilt, um die definierten Anforderungen zu strukturieren. Eine ausführliche Beschreibung zur Behandlung und Ausfüllung des Anforderungskatalogs findet sich im ersten Reiter des Anforderungskatalogs. Die Anforderungen sind in Form von User Stories dokumentiert und werden aus Nutzersicht beschrieben, ohne auf eine technische Umsetzung einzugehen. Sie enthalten neben der Beschreibung der jeweiligen Anforderungen und der mit dieser Anforderung verbundenen Zielstellung auch Akzeptanzkriterien. Neben den Muss-Kriterien gibt es noch Anforderungen die als Soll- Prio-1-Kriterium oder Soll-Prio-2-Kriterium gekennzeichnet sind. Zu diesen Kriterien ist pro Anforderung inklusive der Akzeptanzkriterien der jeweilige Erfüllungsgrad in Prozent anzugeben. Die maximal pro Einzelanforderung erreichbaren Leistungspunkte werden in Abhängigkeit des Erfüllungsgrades zu 100%, zu 50% oder zu 0% vergeben. Es können maximal 5.000 Punkte erreicht werden.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 25,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Konzepte

Beschreibung: Der Auftraggeber bewertet die mit dem finalen Angebot eingereichten Konzepte einzeln unter Ausübung des ihr zustehenden Beurteilungsspielraums im Hinblick auf die Frage, ob und inwieweit die vom Bieter eingereichten Konzepte eine möglichst termin- und kosten- und anforderungsgerechte Ausführung des Auftrags erwarten lassen. Vor diesem Hintergrund vergibt der Auftraggeber pro Konzept folgende Prozentwerte: - Konzept lässt eine sehr gute Erfüllung des Auftrags erwarten = 80 bis 100%. - Konzept lässt eine gute Erfüllung des Auftrags erwarten = 60 bis 79%. - Konzept lässt eine befriedigende Erfüllung des Auftrags erwarten = 40 bis 59% - Konzept lässt eine ausreichende Erfüllung des Auftrags erwarten = 20 bis 39% - Konzept lässt eine mangelhafte bzw. ungenügende Erfüllung des Auftrags erwarten = 0 bis 19%. Die so vergebenen Prozentwerte pro Konzept werden mit den oben in der Tabelle pro Konzept genannten Maximalpunktzahlen multipliziert. So wird für jedes Konzept eine Punktzahl ermittelt. Es können maximal 2.000 Punkte erreicht werden.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 10,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Teststellung

Beschreibung: Der Auftraggeber wird die Bieter nach Abgabe des Erstangebotes auffordern, ihm Zugang zu einem Testsystem zu verschaffen. Das Testsystem soll so vorbereitet sein, dass der Auftraggeber vorab definierte Bedienschritte vornehmen kann. Die hierfür erforderlichen Dokumente erstellt sie selbst und übermittelt diese den Bietern. Das Testsystem wird anhand des Kriteriums "Usability" bewertet. Der Auftraggeber bewertet in diesem Kriterium, inwieweit die angebotene Software durch den Benutzer in einem bestimmten Anwendungskontext genutzt werden kann, um bestimmte Ziele effektiv, effizient und zufriedenstellend zu erreichen. "Effektiv" bedeutet dabei, dass der Anwender sein Ziel erreichen kann. "Effizient" meint, dass das Ziel mit möglichst geringem Aufwand erreichbar ist und "zufriedenstellend" stellt auf eine positive Einstellung gegenüber der Nutzung ab. Einfluss haben insbesondere die Aspekte der Übersichtlichkeit der Benutzeroberfläche, die Einfachheit der Bedienschritte und die Zahl der Bedienschritte, die zur Ausführung des Anwendungsfalls erforderlich sind. Vor diesem Hintergrund vergibt der Auftraggeber folgende Prozentwerte: - Das Testsystem erfüllt das Kriterium sehr gut = 80 bis 100% - Das Testsystem erfüllt das Kriterium gut = 60 bis 79% - Das Testsystem erfüllt das Kriterium befriedigend = 40 bis 59% - Das Testsystem erfüllt das Kriterium ausreichend = 20 bis 39% - Das Testsystem erfüllt das Kriterium mangelhaft bzw. ungenügend = 0 bis 19%. Der so vergebene Prozentwert wird mit der Maximalpunktzahl von 3.000 Punkten multipliziert.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 15,00

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Gesamtwertungspreis

Beschreibung: Der Gesamtwertungspreis setzt sich aus den einzelnen, im Dokument Preisblatt aufgeführten, wertungsrelevanten Positionen zusammen.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland

Informationen über die Überprüfungsfristen: Vergabeverfahren werden von der zuständigen Vergabekammer nur auf Antrag überprüft. Zulässig ist ein Nachprüfungsverfahren nur in den Fällen, in denen - der Antragsteller den Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber der Auftraggeberin innerhalb von zehn Tagen gerügt hat, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die bereits in der Bekanntmachung erkennbar sind, bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Angebotsfrist gegenüber der Auftraggeberin gerügt hat, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, innerhalb der Angebotsfrist gegenüber der Auftraggeberin gerügt hat, - nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Ergänzend hierzu wird auf die §§ 160 ff GWB verwiesen.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Deutsche Sporthochschule Köln

Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 288 000,00 EUR

Ungefährer Wert der Rahmenvereinbarungen: 288 000,00 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

Rahmenvereinbarung:

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 288 000,00 EUR

Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung: 288 000,00 EUR

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Dortmund mbH

Angebot:

Kennung des Angebots: OSVD

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert der Ausschreibung: 1 862 400,00 EUR

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: V800

Titel: Vertrag über die Erstellung und den Cloud-Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems

Datum des Vertragsabschlusses: 10/09/2025

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers