1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Gastronomische Versorgung im Gebäude Eurogress Aachen und im Neuen Kurhaus durch einen Konzessionsnehmer (Dienstleistungskonzession im Sinne von § 105 Abs. 1 Nr. 2 GWB i.V.m. § 1 KonzVgV)
Beschreibung: Gegenstand dieser Ausschreibung ist die exklusive Vergabe der gastronomischen Bewirtschaftung von Veranstaltungen im Eurogress Aachen sowie im Neuen Kurhaus gegen Zahlung einer Umsatzprovision an die Konzessionsgeberin. Der Auftragsgegenstand umfasst die umfassende gastronomische Versorgung von Besucherinnen und Besuchern, Gästen, Kundinnen und Kunden sowie Mitwirkenden während verschiedener Veranstaltungsformate in den genannten Veranstaltungsstätten. Dazu zählen insbesondere Tagungen, Kongresse, Galaveranstaltungen, Konzerte, Empfänge, Kulturveranstaltungen, Messen, private Anlässe (wie z. B. Jubiläen, Hochzeiten, Geburtstage) sowie öffentliche Events mit hohem Gästeaufkommen. In beiden Locations ist die gastronomische Versorgung individuell vor, während und nach den Veranstaltungen sicherzustellen. Insbesondere bei publikumsintensiven Großveranstaltungen wird eine effiziente, qualitativ und quantitativ überzeugende Versorgung großer Besucherzahlen an mehreren Verkaufs- und Ausgabestellen (Points of Sale) erwartet. Zum Leistungsumfang zählen unter anderem: - die zielgruppenspezifische Entwicklung, Kalkulation und Umsetzung gastronomischer Angebote, - die gastronomische Abstimmung und Kommunikation mit Kunden, Veranstaltern und dem Auftraggeber, der Einkauf und die Produktion von Speisen und Getränken unter Berücksichtigung regionaler und nachhaltiger Aspekte, - die personelle und logistische Durchführung der gastronomischen Leistung vor Ort, - sowie die entsprechende Nachbereitung der Veranstaltungen. Ziel der Ausschreibung ist es, einen gastronomischen Partner zu gewinnen, der durch Qualität, Zuverlässigkeit, Flexibilität und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt - sowohl im anspruchsvollen Business-Kontext des Eurogress als auch im repräsentativen, publikumsnahen Rahmen des Kurhauses sowie bei öffentlichen Veranstaltungen in beiden Locations.
Kennung des Verfahrens: c2b1a4ea-513c-42f9-a7cc-03fb832c352f
Interne Kennung: FB60/310-2025/597-DU
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: ja
Begründung des beschleunigten Verfahrens: Nach § 12 KonzVgV ist der Konzessionsgeber in der Ausgestaltung des Verfahrens frei. Vorliegend wird ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gewählt. Dieses Verfahren gewährleistet eine unmittelbare Angebotsabgabe, ohne vorgelagertes Eignungsprüfungsverfahren, und vermeidet damit eine zweistufige Verfahrensstuktur. Zugleich wird durch die europaweite Bekanntmachung sichergestellt, dass jeder interessierte Bieter Zugang erhält und Angebote einreichen kann.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 55300000 Restaurant- und Bewirtungsdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 39220000 Küchenausstattung, Haushalts- und Heimartikel, Catering-Zubehör
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Monheimsallee 44 & 48
Stadt: Aachen
Postleitzahl: 52062
Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Eurogress Aachen & Neues Kurhaus Aachen
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXT2YYBYTFPXMUEE 1. Als Sicherheit wird gefordert: - Sicherheitsleistungen werden nicht gefordert 2. Die Unterlagen stehen ausschließlich als kostenloser Download unter http://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/company/welcome.do zur Verfügung. Die Weitergabe der Ausschreibungsunterlagen an Dritte sowie die gewerbliche Nutzung der Ausschreibungsunterlagen sind nicht gestattet. 3. Auskünfte über die Vergabeunterlagen sind schriftlich bis zum 29.09.25 über das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen zu beantragen! 4. Die nachfolgenden Bedingungen sind zwingend zu berücksichtigen: a. Die gemachten Vorgaben zu Form und Inhalt müssen eingehalten werden. b. Das Bieterangebot muss vollständig sein. c. Eventuelle Fragen zum Ausschreibungs-Verlauf oder dessen Inhalt sind zwingend bis zur Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen zu stellen. Fragen, die nach der Frist eingereicht werden, können nicht mehr beantwortet werden. d. Es gilt deutsches Recht. e. Angebotseinreichungen über die unter 5.4. definierten Kanäle hinaus, z. B. telefonische Angebote, werden nicht akzeptiert. f. Ein Verstoß gegen die hier benannten Angebotsbedingungen kann zum Ausschluss des Verfahrens führen. g. Sämtliche gemachten Angaben zu historischen Veranstaltungsaufkommen oder Umsätzen stellen keine Garantie für ein zukünftiges Veranstaltungsaufkommen oder Umsätze dar. 5. Wertung der Angebote: Die Bewertung der Bieterangebote erfolgt auf Grundlage des nachfolgend beschriebenen Schemas und unter Anwendung der Anlage Bewertungsmatrix. Aus der erreichten Gesamtpunktzahl je Bieter ergibt sich eine Rangfolge - vom Angebot mit der höchsten bis zur niedrigsten Punktzahl. Insgesamt können maximal 100,00 Punkte erreicht werden, die sich auf zwei unterschiedlich gewichtete Teilbereiche verteilen: - 60,00 Punkte im Bereich Organisation und Konzept - 40,00 Punkte im Bereich Wirtschaftlichkeit Weitere Informationen zu der Wertung der Angebote: Vgl Dokument "Leistungsbeschreibung" unter Punkt 5.3. Im weiteren Angebots- und Verhandlungsverlauf beabsichtigt der Auftraggeber zudem die Durchführung einer sensorischen Prüfung. Hierzu werden maximal drei Bieter aufgefordert, die zum jeweiligen Zeitpunkt der Bewertung die höchste Punktzahl erreicht haben und somit die größte Aussicht auf den Zuschlag besitzen. Die konkreten Kriterien, Anforderungen sowie der Ort und die organisatorische Ausgestaltung dieser Prüfungen werden zu einem späteren Zeitpunkt im Verfahren durch den Auftraggeber bekanntgegeben. 6. Ziel dieses Verfahrens ist die exklusive Vergabe der gastronomischen Bewirtschaftung gegen Zahlung einer Umsatzprovision. Die Vergabe erfolgt als Dienstleistungskonzession im Sinne von § 105 Abs. 1 Nr. 2 GWB i.V.m. § 1 KonzVgV. 7. Nach § 12 KonzVgV ist der Konzessionsgeber in der Ausgestaltung des Verfahrens frei. Vorliegend wird ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gewählt. Das VMS stellt ein solches Vergabeverfahren jedoch nicht dar. Der Teilnahmewettbewerb dient somit der direkten Angebotsabgabe.Somit wird jedem Bieter eine unmittelbare Angebotsabgabe ohne vorgelagertes Eignungsprüfungsverfahren ermöglicht. Weiterhin wird dadurch eine europaweite Bekanntmachung sichergestellt.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: gemäß Vertragsbedingungen
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: gemäß Vertragsbedingungen
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: gemäß Vertragsbedingungen
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: gemäß Vertragsbedingungen
Betrug: gemäß Vertragsbedingungen
Korruption: gemäß Vertragsbedingungen
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: gemäß Vertragsbedingungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: gemäß Vertragsbedingungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: gemäß Vertragsbedingungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: gemäß Vertragsbedingungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: gemäß Vertragsbedingungen
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: gemäß Vertragsbedingungen
Zahlungsunfähigkeit: gemäß Vertragsbedingungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: gemäß Vertragsbedingungen
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: gemäß Vertragsbedingungen
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: gemäß Vertragsbedingungen
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: gemäß Vertragsbedingungen
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: gemäß Vertragsbedingungen
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: gemäß Vertragsbedingungen
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: gemäß Vertragsbedingungen
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: gemäß Vertragsbedingungen
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: gemäß Vertragsbedingungen
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Gastronomische Versorgung im Gebäude Eurogress Aachen und im Neuen Kurhaus durch einen Konzessionsnehmer (Dienstleistungskonzession im Sinne von § 105 Abs. 1 Nr. 2 GWB i.V.m. § 1 KonzVgV)
Beschreibung: Ziel der Ausschreibung ist es, einen gastronomischen Partner zu gewinnen, der durch Qualität, Zuverlässigkeit, Flexibilität und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt - sowohl im anspruchsvollen Business-Kontext des Eurogress als auch im repräsentativen, publikumsnahen Rahmen des Kurhauses sowie bei öffentlichen Veranstaltungen in beiden Locations. Die Laufzeit des Vertrags beginnt mit Zuschlagserteilung und endet, vorbehaltlich einer Verlängerung, mit Ablauf des 31.07.2031. Die Konzessionsgeberin ist berechtigt, das Vertragsverhältnis einmalig um weitere drei Jahre bis zum 31.07.2034 zu verlängern. Die Ausübung dieser Verlängerungsoption erfolgt schriftlich und wird dem Konzessionsnehmer spätestens bis zum 31.07.2030 mitgeteilt. Im Eurogress erfolgt die Übergabe der dauerhaft überlassenen Räume und Flächen zum 01.08.2026. Für das Neue Kurhaus liegt zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch kein verbindliches Eröffnungsdatum vor. Derzeit wird mit einer Pre-Opening-Phase ab dem Frühjahr 2026 gerechnet. Der konkrete Zeitpunkt der Inbetriebnahme hängt vom Baufortschritt und den behördlichen Freigaben ab. Erste Veranstaltungen im Rahmen eines Soft Openings könnten ab Juni 2026 stattfinden; ein Hard Opening wäre ab Mitte Juni 2026 denkbar. Weitere Ausführungen entnehmen Sie bitte der Datei "Leistungbeschreibung". Die vertragliche Zusammenarbeit mit dem Konzessionsnehmer für das Neue Kurhaus beginnt mit Zuschlagserteilung. Dadurch kann der Konzessionsnehmer frühzeitig die Pre-Opening-Phase vorbereiten, aktiv an Planung, Angebotskalkulation und Abstimmung laufender Veranstaltungsanfragen mitwirken, die dem Auftraggeber zum Zeitpunkt der Ausschreibung bereits vorliegen. Unabhängig vom vorgezogenen Vertragsbeginn endet das Vertragsverhältnis für beide Locations am 31.07.2031, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Die Verlängerungsoption um weitere drei Jahre gilt gleichermaßen für beide Locations. Das konkrete Eröffnungsdatum des Neuen Kurhauses und damit verbundene vertragliche Fristen werden nach Festlegung ergänzend im Vertrag aufgenommen.
Interne Kennung: FB60/310-2025/597-DU
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 55300000 Restaurant- und Bewirtungsdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 39220000 Küchenausstattung, Haushalts- und Heimartikel, Catering-Zubehör
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Monheimsallee 44 & 48
Stadt: Aachen
Postleitzahl: 52062
Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Eurogress Aachen & Neues Kurhaus Aachen
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 60 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: Die Vertragslaufzeit für die gastronomische Bewirtschaftung im Eurogress Aachen beginnt am 01.08.2026 und beträgt zunächst fünf Jahre. Sie endet automatisch am 31.07.2031, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf. Eine darüberhinausgehende stillschweigende Verlängerung ist ausgeschlossen. Der Auftraggeber behält sich jedoch vor, eine einmalige Verlängerungsoption um weitere drei Jahre zu ziehen.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Fragenkatalog gemäß Punkt 6 der Leistungsbeschreibung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): ab Seite 30 bis Seite 39 der Leistungsbeschreibung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Provisionsangebot (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Provisionsangebot
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Eigenerklärung des Unternehmens gemäß §§ 123, 124 GWB (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Angebotsschreiben (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 29/09/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 27/10/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 13/10/2025 12:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: - Eigenerklärung des Unternehmens gemäß §§ 123, 124 GWB - Angebotsschreiben - Formular 523 EU VHB NRW - Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Abs. 3 der Verordnung (EU) 2022/576 - Fragenkatalog gemäß Punkt 6 der Leistungsbeschreibung (ab Seite 30 bis Seite 39)
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Gesamtschuldnerisch haftende Arbeitsgemeinschaft mit bevollmächtigtem Vertreter
Finanzielle Vereinbarung: Gemäß VOL/B und den Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB)
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Einlegung von Rechtsbehelfen richtet sich nach den §§ 160 ff. GWB. Die Fristen insbesondere des § 160 Abs. 3 GWB sind zu beachten. Ein Antrag auf Nachprüfung ist u.a. gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 unzulässig, wenn er nicht innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, erhoben wird.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300
Registrierungsnummer: 053340002002-32003-19
Postanschrift: Lagerhausstraße 20
Stadt: Aachen
Postleitzahl: 52064
Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Herr Ungermann
Telefon: +49 2414326062
Fax: +49 241413541-6094
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/300
Registrierungsnummer: FB60/310-2025/597-DU (2)
Postanschrift: Lagerhausstraße 20
Stadt: Aachen
Postleitzahl: 52064
Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle FB60/300
Telefon: +49 2414326030
Fax: +49 241413541-6094
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Land: Deutschland
Telefon: +49 221147-0
Fax: +49 221-1472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: f96b7949-9762-4104-82a9-bfc51c3ec223 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 05/09/2025 00:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 584918-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 171/2025
Datum der Veröffentlichung: 08/09/2025