1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Vermögen und Bau Amt Mannheim und Heidelberg, Dienstsitz Mannheim
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2.1.
Verfahren
Titel: RV Layout
Beschreibung: RV Layout
Kennung des Verfahrens: dd392bf1-0575-4723-a73b-5f1ce621162e
Interne Kennung: 25-95042
Verfahrensart: Nichtoffenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Schlossraum 22a
Stadt: Bruchsal
Postleitzahl: 76646
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Landkreis (DE123)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 130 500,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch Vorlage der Eintragung in eine PQ-Datenbank. Nicht präqualifizierte Unternehmen haben als vorläufigen Nachweis der Eignung mit dem Teilnahmeantrag/Angebot das ausgefüllte Formblatt 'Eigenerklärung zur Eignung Liefer-/ Dienstleistungen' (124LD) vorzulegen. Gelangt der Teilnahmeantrag/das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der in der 'Eigenerklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen' genannten Bescheinigung zuständiger Stellen zu bestätigen beziehungsweise die übrigen Nachweise zur Eignung einzureichen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: RV Layout
Beschreibung: Die Staatlichen Schlösser und Gärten Baden-Württemberg öffnen, bewahren, vermitteln und entwickeln 63 historische Monumente im deutschen Südwesten. 2024 besuchten rund 4 Mio. Menschen diese Originalschauplätze mit Kulturschätzen vom höchsten Rang: darunter Schloss Heidelberg, Schloss und Schlossgarten Schwetzingen, das Residenzschloss Ludwigsburg, Schloss und Schlossgarten Weikersheim, Welterbe Kloster Maulbronn, Kloster und Schloss Salem sowie die Festungsruine Hohentwiel. Die Staatlichen Schlösser und Gärten präsentieren sich ganzheitlich und optisch stringent in den unterschiedlichen Kommunikationskanälen (Print und Online) der Öffentlichkeit und ihren Zielgruppen. Dazu gehören unter anderem vielfältige Publikationen, klassische Werbung, Messen, Promotion-Aktionen und die Kommunikation vor Ort. Dabei streben die Staatlichen Schlösser und Gärten nach Exzellenz und Effizienz bei hohem Kostenbewusstsein. Der Erfolg des Marketings lässt sich auch dadurch belegen, dass SSG seit 2016 mehrfach ausgezeichnet oder nominiert wurde (German Brand Award, German Design Award, Europäischen Kulturmarkenaward). Die Markenbekanntheit konnte von 13% im Jahr 2011 auf 34% im Jahr 2016 gesteigert werden (Besucherbefragungen mit jeweils über 3000 Befragten). Im Mittelpunkt der Regelkommunikation stehen immer die herausragenden Monumente mit ihrer authentischen Aura und ihrer vielfach überregionalen Bedeutung und das Besuchserlebnis, wenn die Mauern "zu sprechen" beginnen. Durch die veränderten Mediennutzungsgewohnheiten setzen die SSG verstärkt digitale Konzepte um, um auch in der Zukunft relevant zu bleiben. Die SSG möchte möglichst viele Menschen aus dem In- und Ausland mit den kulturellen Leuchttürmen des Landes Baden-Württemberg in Kontakt bringen, zu Botschaftern und Wiederholungsbesuchern machen und auch sinn- und identifikationsstiftend wirken. Innerhalb dieser Ausschreibung suchen die Staatlichen Schlösser und Gärten Baden-Württemberg einen Auftragnehmer der in den kommenden vier Jahren folgende Kreativleistungen übernimmt: - Printprodukte für den Besuchermarkt (ca. 150 verschiedene bestehende Flyer), - Verschiedene Flyer und Plakate zu verschiedenen Themen und Projekten in allen Formaten, Umfängen, Falz- und Bindungsarten, - Anzeigenmotive (Print- und Onlinemedien), - Verschiedene Werbemittel (Plakate, Flyer, Folder, Anzeigen mit einem Key Visual für z.B. Events/Ausstellungen), - Messe- und Promotion- Bedarf (Grafiken zu den Wandelementen und Banner für die Messestände), - Werbeartikel und Merchandising, - Geschäftsausstattung (Schlosscard, Eintritts-, Gruß-, Post-,2 für 1-, Weihnachtskarte), - Publikationen (Einbände der wissenschaftlichen Reihe, Kurzführer, Kunstführer), - Presse (Pressewand, Pressemappe), - Sonstiges (verschiedene Verkaufshilfen, Gebrauchsgegenstände), - Einzelelemente (Piktogramme, Grafikelemente, sonstige Grafiken, Illustrationen, Überblickskarte, Anfahrtsskizzen, Pläne/Grundrisse der Monumente und Räume, Quer- und Längsschnitte der Monumente), - Einzelleistungen (Key Visual, Headline bzw. Werbeslogan, Texten, Bildrecherche) Voraussetzungen: Erreichbarkeit des Dienstleisters: Mo.-Fr. 9-18 Uhr (MEZ/MESZ) Reaktionszeiten des Dienstleisters: (bei Dringlichkeit) 2 Stunden per E-Mail/Telefon, innerhalb von 24 Stunden persönliches Treffen in der Zentrale in Bruchsal Vertragssprache: Deutsch Es handelt sich um den Abschluss einer Rahmenvereinbarung.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 02/03/2026
Enddatum der Laufzeit: 28/02/2030
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 130 500,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung: 1. Aktuelle Referenzliste über mindestens 3 Einzelleistungen der letzten 3 Jahre, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, mit Angabe des Ansprechpartners; der Art der ausgeführten Leistung; der Auftragssumme; des Ausführungszeitraums. 2. 1 Referenz zu Corporate Design-Projekten der letzten 5 Jahre aus dem Bereich Kultur oder Tourismus oder / öffentliche Auftraggeber / Ministerien in Form von Kurzexposés mit Bildern, kurzer Beschreibung und in ausgedruckter Form 3. 3 Referenzen zu Kampagnen und / oder Kommunikationsmaßnahmen der letzten 5 Jahre aus dem Bereich Kultur oder Tourismus oder / öffentliche Auftraggeber / Ministerien in Form von Kurzexposés mit Bildern, kurzer Beschreibung und in ausgedruckter Form 4. 1 Referenz über die Durchführung umfangreicher Layout- und Druckprojekte (mind. 20 Versionen) mit einem Kunden innerhalb der letzten 5 Jahre 5. Eigenerklärung über die Durchführung von Workshops in den letzten 5 Jahren im Bereich Markenentwicklung und Markenkommunikation für Kunden 6. Referenz über mind. 1 Projekt unter Einsatz von Künstlicher Intelligenz in den Bereichen Organisation und Projektmanagement (z.B. Projektplanung, Vereinfachung des Briefings, Datenmanagement), Bilderzeugung (KI-Personen erzeugen, ohne dass authentische Räume verändert werden) oder Entwicklung von Werbemotiven (z.B. Illustrationen) Folgende Mindeststandards werden gefordert: zu 1.: 3 Referenzen zu 2.: 1 Corporate Design zu 3.: 3 Kampagnen und/oder Kommunikationsmaßnahmen zu 4.: 1 Referenz zu 6.: 1 Projekt
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: 1. Angabe über die Anzahl der jahresdurchschnittlich Beschäftigten der letzten drei Jahre mit Angabe der für die Leitung vorgesehenen Personen. 2. Eigenerklärung über Mindestgröße fester Mitarbeiter, die in der Agentur im Bereich von Kreativleistungen gestaltend oder kaufmännisch tätig sind 3. Eigenerklärung über eingesetztes Personal, und verbindlich tätige Mitarbeiterzahl (Mitarbeiter in einem festen Arbeitsverhältnis) für den Kunden 4. Eigenerklärung über die Anzahl an festen Mitarbeitern, die im CD des Kunden geschult sind und den Kunden dauerhaft betreuen: Qualifikationen mit Lebenslauf, Angaben zu Betriebszugehörigkeit und Bildungsweg Folgende Mindeststandards werden gefordert:
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: 1. Eigenerklärung, dass kein Insolvenzverfahren beantragt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. 2. Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts bzw. Bescheinigung in Steuersachen. 3. Eigenerklärung, dass keine schweren Verfehlungen begangen wurden. 4. Erklärung über Berufs- und Handelsregistereintragung mit entsprechender Bescheinigung. 5. Gültige Bescheinigung der Krankenkasse zur Zahlung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung bei der die meisten Beschäftigten versichert sind. 6. Kopie der gültigen Police einer Berufs/Betriebshaftpflichtversicherung 7. Kopie der Gewerbeanmeldung/-Erlaubnis 8. Kopie der aktuellen Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung: 1. Eigenerklärung über den Umsatz der letzten drei Jahre. 2. Eigenerklärung über den Umsatz im Bereich Kreativleistungen der letzten 3 Jahre
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität der gelösteb Aufgabenstellung
Beschreibung: Entwurf für die Jahrespublikation
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: ---
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 03/11/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 06/10/2025 23:59:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: -
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüberdem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zuwollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Vermögen und Bau Amt Mannheim und Heidelberg, Dienstsitz Mannheim
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vermögen und Bau Baden-Württemberg Amt Mannheim und Heidelberg
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Vermögen und Bau Amt Mannheim und Heidelberg, Dienstsitz Mannheim
Registrierungsnummer: 08-A9858-64
Postanschrift: L4, 4-6
Stadt: Mannheim
Postleitzahl: 68161
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Landkreis (DE123)
Land: Deutschland
Telefon: +49 621 292 3400
Fax: +49 621 292 2070
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 721926-0
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Vermögen und Bau Baden-Württemberg Amt Mannheim und Heidelberg
Registrierungsnummer: ---
Postanschrift: L 4, 4-6
Stadt: Mannheim
Postleitzahl: 68161
Land, Gliederung (NUTS): Mannheim, Stadtkreis (DE126)
Land: Deutschland
Telefon: +49 621 292-3415
Fax: +49 6212922070
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c236f81e-e65d-47c3-9734-ecb41199954e - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 04/09/2025 11:09:58 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 579871-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 170/2025
Datum der Veröffentlichung: 05/09/2025